Lønn for tannleger: Lønnsstrukturer, skatt & etterlevelse
Det jeg kan si med én gang, er at lønnskjøring for tannleger er langt mer sammensatt enn lønnskjøring for de fleste virksomheter. Du håndterer fastlønnede tannleger, timelønnede tannpleiere, produksjonsbasert lønn og etterlevelse av helseregelverket samtidig. Etter min erfaring er det nettopp i denne kompleksiteten at kostbare feil ofte skjuler seg.
Denne veiledningen tar deg gjennom alt: lønnsmodeller, klassifisering av arbeidstakere, oppsettstrinn, skatteregler, krav til etterlevelse og personalgoder. Jeg tar også for meg vanlige feil jeg ser tannlegepraksiser gjøre, og hva god lønnsprogramvare kan gjøre for å redusere risikoen din. Enten du driver din første praksis eller forbedrer en eksisterende prosess, vil du sitte igjen med en tydelig og handlingsrettet vei videre.
Hva gjør lønnskjøring for tannlegepraksiser annerledes?
Som jeg sa, er lønnskjøring i tannlegepraksiser annerledes fordi du bruker flere lønnsmodeller samtidig, mens de fleste virksomheter forholder seg til én lønnsstruktur. I dette tilfellet håndterer du tre eller fire samtidig.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
To andre faktorer forsterker denne kompleksiteten: variable arbeidstidsplaner og etterlevelse av helsespesifikke krav. De ansattes arbeidstid varierer ofte med pasientetterspørsel og skiftordninger, noe som gjør nøyaktig tidsregistrering og beregning av lønn mer utfordrende.
I tillegg må tannlegekontorer følge generelle arbeidsrettslige lover og helsespesifikke forskrifter, noe som ofte gjør det nødvendig å holde tritt med overvåking av etterlevelse og kan komplisere administrasjonen av personalgoder og permisjonsordninger.
Håndtering av flere lønnsmodeller
Lønnskjøring i tannlegepraksiser blir raskt komplisert fordi ulike roller kan følge helt forskjellige lønnsmodeller i samme praksis.
Cheri Joseph, en konsulent innen lønnsdrift med over 30 års erfaring, som tidligere behandlet lønn for tannlege- og helsepraksiser hos Oasis Outsourcing, sier at dette også har vært hennes største utfordring.
Det mest utfordrende var de mange motstridende lønnsmodellene. Resepsjonister og kontorledere er enkle – de er svært grunnleggende. Den ene får timelønn, den andre fastlønn. Det er når du kommer til tannpleierne og de ansatte tannlegene, at utfordringene virkelig oppstår.
Joseph sier at kompleksiteten blir enda tydeligere når disse lønnsmodellene samspiller med overtidsregler og systemer som ikke er koblet sammen:
Det fører til feilberegning av OT, og oftere enn ikke kommuniserer ikke programvaren tannlegepraksisen bruker, godt med de fleste lønnssystemer. Dette skaper i seg selv manuelle arbeidsflyter, noe som åpner for feil.
Slik lønner tannlegepraksiser ulike roller
Tannlegepraksiser bruker ofte flere lønnsmodeller samtidig. Her er en rask oversikt over hvordan vanlige roller i tannlegepraksiser vanligvis lønnes, og hvilket hovedproblem innen lønnskjøring du bør være oppmerksom på.
| Rolle | Vanlig lønnsmodell | Vær oppmerksom på |
|---|---|---|
| Assosierte tannleger | Fastlønn eller % av produksjon/innbetalinger | Hvordan produksjonen defineres og minimumsgarantier |
| Tannpleiere | Timelønn + mulig produksjonsbonus | Beregning av overtid og bonus |
| Tannlegeassistenter | Timelønn | Overtid og endrede arbeidsplaner |
| Resepsjonspersonale | Timelønn | Ekstra timer og overtid |
| Kontorledere | Fastlønn eller timelønn | Riktig klassifisering og rett til overtidsbetaling |
Slik lønner du assosierte tannleger
Assosierte tannleger får vanligvis lønn etter én av to modeller: fastlønn eller en prosentandel basert på produksjon/innbetalinger. Produksjonsbasert lønn er vanligere, og knytter tannlegens inntekt til det vedkommende faktisk genererer for klinikken. En vanlig modell er en prosentandel av innbetalingene (ofte 25–35 %), noen ganger med en garantert daglig eller månedlig minimumsbetaling.
Den vanskelige delen for oss var avstemmingen. Hver måned sammenlignet vi rapporter fra administrasjonsprogramvaren vår med lønningssystemet, og hver gang noe ble endret med tilbakevirkende kraft, måtte vi gå tilbake til en assosiert tannlege og forklare hvorfor penger vedkommende allerede hadde fått utbetalt, måtte justeres i neste lønnskjøring.
Når en assosiert tannlege får lønn basert på produksjon, må dere ha tydelige definisjoner på plass: Hvilken produksjon teller? Brutto eller netto etter justeringer? Hva skjer i en rolig uke der produksjonen faller under minimumsbeløpet? Dokumenter alt dette før dere kjører én eneste lønnskjøring.
Timelønnede medarbeidere: tannpleiere og assistenter
Resepsjonsassistenter, tannlegeassistenter og tannpleiere er vanligvis ansatte uten overtidsunntak og kan ha rett til overtidsbetaling. Det er viktig fordi mange klinikker betaler tannpleiere en grunnleggende timelønn pluss en produksjonsbonus, og begge deler må tas med i beregningen av overtidslønnen (ikke bare grunnlønnen). Mer om dette i delen om feil.
For tannpleiere som får lønn basert på grunnlønn pluss produksjon, må dere bekrefte hvordan og når produksjonsbonuser beregnes og utbetales, og sørge for at bonusene er tydelig spesifisert på lønnsslippene.
Administrasjons- og resepsjonspersonale
Administrativt personale er nesten alltid fastlønnede eller timelønnede ansatte uten overtidsunntak. Den største risikoen her er overtid. Hvis resepsjonskoordinatoren deres dekker for en syk kollega og passerer 40 timer, er tiden overtidsarbeid, uavhengig av om det var planlagt. Verktøy for tidsregistrering som registrerer timer i sanntid, er verdt hver eneste krone.
Klassifisering av arbeidstakere: ansatte kontra selvstendige oppdragstakere
Feilklassifisering av en arbeidstaker er en av de dyreste lønnsfeilene en tannklinikk kan gjøre. IRS og delstatenes arbeidsmyndigheter gransker nøye tilfeller der ansatte feilklassifiseres som selvstendige oppdragstakere. Ved å velge å klassifisere en assosiert tannlege som en W-2-ansatt kan dere redusere den juridiske risikoen.
IRS' kontrolltest
Klassifiseringen av en arbeidstaker avgjøres av det økonomiske realitetsforholdet. Hvis klinikkeieren kontrollerer den kliniske arbeidsplanen, stiller utstyret til rådighet og bestemmer pasientlisten, er arbeidstakeren ansatt. En kontrakt som kaller noen en oppdragstaker, endrer ikke dette. Hvis etaten mener at arbeidstakeren er ansatt basert på alle relevante faktorer, vil en kontrakt som utpeker den assosierte tannlegen som selvstendig oppdragstaker, bli ansett som rent egennyttig og derfor verdiløs.
Hvem er vanligvis ansatt på et tannlegekontor?
I de fleste tilfeller er det mer riktig å klassifisere assosierte tannleger og tannpleiere som ansatte enn som selvstendige oppdragstakere. Ettersom en tannpleier arbeider under tilsyn av en tannlege og bruker klinikkens utstyr og lokaler, oppfyller vedkommende nesten alltid de føderale og delstatlige definisjonene av en ansatt.
Unntaket er den reelle tilkallingsbaserte eller reisende fagpersonen som arbeider selvstendig og betjener flere klienter, for eksempel tilkallingsbaserte tannpleiere eller reisesykepleiere. Selv da kan tester på delstatsnivå overstyre føderale retningslinjer. Enkelte delstater, som California (AB5-loven), har strenge retningslinjer som gjør det vanskelig å klassifisere tannleger som selvstendige oppdragstakere.
Kostnadene ved å gjøre det feil
I mange situasjoner kan en praksis bli pålagt å betale ubetalte føderale og delstatlige arbeidsgiveravgifter, samt FICA-avgifter. Disse avgiftene kommer i tillegg til gebyrer og straffer, for ikke å nevne advokathonorarene en praksis kan pådra seg i forsøket på å forsvare feilklassifiseringen. Jeg anbefaler på det sterkeste å rådføre seg med en arbeidsrettsadvokat før en avtale med en oppdragstaker sluttføres.
Slik setter du opp lønn for en tannlegepraksis: trinn for trinn
Hvis du setter opp lønn for første gang, går du gjennom disse trinnene i rekkefølge:
- Skaff deg EIN: Søk om et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer gjennom IRS før du kan kjøre lønn eller levere skattemeldinger. Hvis du driver virksomhet på tvers av delstater, må du kontrollere registreringskravene i hver delstat separat.
- Registrer deg for delstatlige og lokale lønnsskatter: Hver delstat har sin egen prosess for registrering av skattekonto. Noen har også inntektsskatter på lokalt nivå. Gjør dette før den første lønningsdatoen.
- Klassifiser alle arbeidstakere riktig: Før noen får utbetalt lønn, må du avgjøre om hver person er en W-2-ansatt eller en uavhengig 1099-oppdragstaker ved hjelp av IRS' kontrolltest som er omtalt ovenfor.
- Samle inn dokumenter ved oppstart: Samle inn en signert W-4 (føderalt skattetrekk), delstatens tilsvarende skjema for skattetrekk, en utfylt I-9 for kontroll av arbeidsberettigelse og fullmakt for direkte innskudd for hver ansatt.
- Velg en lønnsplan: Lønn annenhver uke (26 lønnsperioder per år) er vanligst i tannlegepraksiser fordi det balanserer forutsigbarhet med håndterbar likviditet. Lønn to ganger i måneden (24 perioder) fungerer også, men følg med på delstatslovene – enkelte delstater fastsetter en minste lønnsfrekvens.
- Sett opp tidsregistrering: Velg et system som registrerer inn- og utstempling på minuttnivå, inkludert tid til morgenmøter og opprydding ved dagens slutt. Muntlig rapportering eller timelister på papir skaper overtidskonflikter du ønsker å unngå.
- Konfigurer lønnstyper i lønnssystemet: Sett opp hver inntektskode – timelønn, fastlønn, produksjonsprosent og bonuser – slik at beregningene kjøres automatisk i hver periode.
- Kjør en testlønn: Før du betaler noen, kjører du en testperiode og kontrollerer bruttolønn, skattetrekk og nettolønn for minst én ansatt i hver lønnskategori.
Lønnsskatter, skattetrekk og fradrag for tannlegekontorer
Føderale skatter
Alle ansatte i en tannlegepraksis er underlagt føderalt skattetrekk basert på W-4-skjemaet de har levert inn, samt FICA-avgifter – Social Security (6.2 %) og Medicare (1.45 %). Du matcher disse FICA-bidragene som arbeidsgiver. Føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA) gjelder for de første $7,000 av hver ansatts lønn hvert år.
Delstatlige og lokale skatter
Satser og regler for delstatlig inntektsskatt varierer betydelig. Noen delstater har ingen inntektsskatt, mens andre har lokale skatter i tillegg til delstatlige skatter. Du må registrere deg, trekke skatt og betale inn til hver relevante jurisdiksjon – ikke bare delstaten der praksisen din har hovedkontor, men potensielt også enhver delstat der en ansatt bor eller arbeider.
Fradrag
Fradrag før skatt reduserer den ansattes skattepliktige inntekt og ditt FICA-ansvar. Disse omfatter vanligvis:
- Helseforsikringspremier: Den ansattes bidrag under en kollektiv helseforsikringsordning
- Tann- og synsforsikring: Hvis du tilbyr tilleggsgoder
- Bidrag til 401(k) eller SIMPLE IRA: Utsettelser før skatt innenfor IRS-grensene
- Fleksible utgiftskontoer (FSA-er) og helsesparekontoer (HSA-er)
Fradrag etter skatt – som bidrag til Roth 401(k) eller enkelte frivillige goder – trekkes etter at skattene er beregnet.
Håndtering av bonuser og ikke-monetære belønninger
Ansatte har krav på halvannen gang sin vanlige lønnssats, inkludert bonuser og provisjoner, som overtidsbetaling. Det betyr at hvis du betaler en tannpleier en produksjonsbonus, inngår denne bonusen i den vanlige lønnssatsen ved overtidsberegninger – den er ikke et separat tillegg du kan holde utenfor. Dette er en av de vanligste reglene som overses ved lønnsutbetaling i tannlegepraksiser.
Regelverksetterlevelse og dokumentasjon alle tannlegepraksiser må kjenne til
Grunnleggende om FLSA
Den føderale loven om arbeidsstandarder (FLSA) fastsetter det føderale minimumsnivået for minstelønn og overtidsbetaling. Føderal lov krever overtidsbetaling for kvalifiserte ansatte som arbeider mer enn 40 timer per uke. Enkelte delstater går lenger, særlig for helsearbeidere som har vakt eller arbeider delte skift. De fleste kliniske og administrative ansatte i en tannlegepraksis er ikke unntatt og har krav på overtidsbetaling.
Det er ulovlig på de fleste private arbeidsplasser å tilby avspasering i stedet for overtidsbetaling. Likevel kan enkelte tannlegepraksiser utilsiktet bruke denne tilnærmingen fordi de tror det er et gyldig alternativ. Ikke gjør det.
Delstatsspesifikke regler du bør følge med på
I tillegg til føderal lovgivning kan delstatsreglene stille krav til:
- Mat- og hvilepauser: Ansatte har ofte krav på mat- og hvilepauser, avhengig av delstatslovgivningen. Det er en vanlig forglemmelse å ikke gi disse pausene eller å betale ansatte for pauser de ikke har fått.
- Betalt sykefravær: Mange delstater pålegger et minimum av opptjent, betalt sykefravær.
- Utbetalingshyppighet: Enkelte delstater krever som standard ukentlige eller annenhver uke-lønnsutbetalinger.
- Tidspunkt for sluttoppgjør: De fleste delstater har strenge frister for utbetaling av sluttoppgjør etter avslutning av arbeidsforholdet.
Krav til dokumentasjon
Etter FLSA er du pålagt å oppbevare lønnsopplysninger i minst tre år. Disse opplysningene bør omfatte arbeidede timer hver dag og uke, lønnssatser, samlet utbetalt lønn, foretatte trekk og eventuelle overtidsberegninger. Oppbevar dem sikkert – og hvis du bruker skybasert lønnsprogramvare, må du bekrefte at opplysningene er tilgjengelige og sikkerhetskopiert.
HIPAA og lønnsdata
Lønnsdata berører ofte beskyttede helseopplysninger (PHI) når trekk for ytelser er knyttet til helsedekning. Begrens tilgangen til lønnssystemene til bare de personene som trenger den. Kontroller at bare de riktige personene – vanligvis eieren, praksislederen og kanskje én betrodd administrator – har tilgang til lønnssystemet. Fjern tilgangen for tidligere kontorledere eller eksterne leverandører du ikke lenger bruker.
Vanlige feil ved lønnsutbetaling i tannlegepraksiser (og hvordan de unngås)
Dette er feilene jeg oftest ser i tannlegepraksiser. De fleste kan unngås med de riktige systemene på plass:
- Å holde produksjonsbonuser utenfor overtidsberegningen: Overtid beregnes korrekt basert på den vanlige lønnssatsen, som kan inkludere enkelte bonuser. Hvis du beregner overtid bare ut fra en tannpleiers grunnlønn per time og ser bort fra produksjonsbetalingen, betaler du sannsynligvis for lite.
- Å klassifisere ansatte som ikke er unntatt, som unntatt: Unntaket avhenger av rollen og lønnen deres i henhold til FLSA. Mange ansatte på tannlegekontorer er ikke unntatt og må få overtidsbetaling.
- Unøyaktig tidsregistrering: Uten et pålitelig system for registrering av arbeidede timer risikerer arbeidsgivere å betale ansatte for lite eller håndtere overtidsbetaling feil. Å basere seg på muntlige rapporter eller utdaterte systemer kan føre til feil.
- Å betale bonuser for sent: Forsinkede produksjonsbonuser er ikke bare dårlig for arbeidsmoralen. Mer enn halvparten av arbeidsstyrken (53 %) ville vurdert å slutte hvis arbeidsgiveren gjentatte ganger gjorde feil i lønnsutbetalingene. I et stramt arbeidsmarked er dette en reell risiko for å miste ansatte.
- Å la oppsagte ansatte forbli aktive: Fjern tidligere ansatte fra aktive lønns- og ytelsessystemer, slik at de ikke får utbetalt lønn eller mottar ytelser ved en feil. Sørg for at alle sluttoppgjør, inkludert eventuelle påkrevde utbetalinger for ubrukt betalt fri, er utbetalt og registrert korrekt.
- Å ikke oppdatere lønnssatser etter lønnsøkninger: Hvis en lønnsøkning trer i kraft og ikke oppdateres i lønnssystemet umiddelbart, betaler du enten for lite eller skaper en korrigeringsprosess som koster tid og tillit.
Håndtering av ansattgoder: betalt fri, helseforsikring og pensjon
PTO-opptjening på variable arbeidsplaner
PTO-opptjening er enkelt på en fast arbeidsplan – det blir mer komplisert når tannpleiere jobber tre dager den ene uken og fem den neste. Jeg vil anbefale en timebasert opptjeningsmetode (f.eks. X PTO-timer opptjent per arbeidstime) i stedet for en fast ukentlig eller annenhver uke-kreditering. Det er mer rettferdig overfor deltidsansatte og ansatte med variable arbeidsplaner, og den tåler bedre gransking fra delstatlige myndigheter.
Kontroller reglene i delstaten din for utbetaling av PTO ved fratreden. Flere delstater krever at du betaler ut all ubrukt, opptjent PTO i den siste lønnsutbetalingen, noe som gjør det enda viktigere å holde oversikt over saldoene gjennom hele året.
Trekk for helse- og tannhelseforsikring
Hvis du tilbyr kollektiv helseforsikring, trekkes de ansattes premieinnbetalinger vanligvis før skatt gjennom en kafeteriaplan etter paragraf 125. Sett dette opp riktig i lønnssystemet, slik at beløpene holdes utenfor beregningen av føderal inntektsskatt og FICA-trekk. Hvis de kodes feil som trekk etter skatt, betaler både de ansatte og praksisen for mye.
Pensjonsordninger
Tannlegepraksiser tilbyr oftest 401(k)-ordninger eller SIMPLE IRA-ordninger. Begge har årlige innskuddsgrenser fastsatt av IRS. Ansattes innskudd reduserer den skattepliktige inntekten, mens arbeidsgivers matchende innbetalinger kan være før skatt eller ikke, avhengig av hvordan ordningen er utformet. Uansett hva du tilbyr, må lønnsavdelingen og administratoren for pensjonsordningen være samkjørte – trekkene må gå til riktige kontoer til rett tid for å unngå problemer med regelverket.
De reelle lønnskostnadene for en tannlegepraksis
Lønn som andel av innbetalingene
Personalkompensasjon er den største kategorien av faste kostnader i enhver tannlegepraksis. Referanseintervallet er 25–30 % av netto innbetalinger, inkludert all lønn, arbeidsgiveravgifter, helseforsikringsbidrag, arbeidsgivers matchende pensjonsinnbetalinger og eventuelle bonuser til teammedlemmer som ikke er tannleger. I en praksis med 1,2 millioner dollar i inntekter tilsvarer intervallet på 25–30 % totale personalkostnader på 300 000 til 360 000 dollar.
Personalkostnader på over 32 % av innbetalingene er et faresignal. Når du ligger over dette nivået over tid, er den underliggende årsaken vanligvis for mange ansatte i forhold til pasientvolumet, lønn over markedsnivå uten tilsvarende produktivitet eller for mye overtid som følge av dårlig planlegging.
Hva lønnstjenester faktisk koster
Kostnaden for lønnsprogramvare for en liten til mellomstor tannlegepraksis ligger vanligvis mellom 50 og 200 dollar per måned, i tillegg til et gebyr per ansatt. Leverandører av komplette lønnstjenester (som håndterer skatteinnrapportering og årsoppgaver på dine vegne) koster vanligvis mer, men flytter ansvaret for etterlevelse bort fra teamet ditt.
De skjulte kostnadene ved å gjøre det feil
Du kan håndtere lønn selv, men jo flere lønnsmodeller, overtidsregler og skatteforpliktelser du administrerer, desto større er risikoen for kostbare feil. Lønnsfeil medfører kostnader utover selve korrigeringen: bøter fra IRS for sene innbetalinger, krav om etterbetaling, bøter fra delstatlige arbeidsmyndigheter og advokatutgifter dersom en uenighet om klassifisering ender i rettssak.
I en praksis der lønn er en stor utgift, kan selv små feil – og tiden det tar å rette dem – raskt spise opp marginene.
Slik velger du riktig lønnsprogramvare eller lønnstjeneste for praksisen din
Intern eller utsatt lønnshåndtering
Å kjøre lønn internt med programvare gir deg kontroll og innsyn i sanntid. Intern lønnshåndtering kan virke kostnadseffektivt i begynnelsen. Det kan imidlertid bli arbeidskrevende og kreve betydelig tid og ressurser. De ansatte må holde seg oppdatert på endringer i skattelovgivning og lønnsregler. Dette tar ikke bare verdifull tid fra den sentrale driften av tannlegepraksisen, men øker også risikoen for manglende etterlevelse, noe som kan føre til bøter og gebyrer.
Ved å sette bort lønnshåndteringen overfører du ansvaret for etterlevelse til en tredjepart. Ifølge en undersøkelse fra Den amerikanske tannlegeforeningen (ADA) setter 52 % av tannlegepraksisene ut noen eller alle lønnsfunksjonene sine. For de fleste solopraksiser og små gruppepraksiser mener jeg at det å sette ut lønnshåndteringen er det smarteste utgangspunktet, særlig hvis personen som håndterer lønnen, også har ansvar for resepsjonen.
10 Beste lønnssystem for tannlegepraksiser
Hvis du er klar til å sammenligne leverandører, er dette noen av lønnsplattformene det er verdt å vurdere for tannlegepraksiser.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Viktige funksjoner i lønnssystemer for tannlegepraksiser
Se etter disse funksjonene før du bestemmer deg for en plattform:
- Støtte for produksjonsbasert lønn: Systemet bør håndtere lønn basert på en prosentandel av innbetalingene direkte, ikke gjennom manuelle omveier.
- Beregning av gjennomsnittlig overtidsbetaling: Dette er avgjørende når ansatte kombinerer timelønn og produksjonsbasert lønn i samme uke.
- Integrasjon med tidsregistrering: Direkte synkronisering mellom tidsregistreringsverktøyet og lønnssystemet eliminerer manuell registrering og feilene som følger med den.
- Automatisk skatterapportering: Føderale, delstatlige og lokale skatteinnbetalinger og -rapporteringer bør skje automatisk, ikke overlates til deg å planlegge.
- Selvbetjening for ansatte: De ansatte bør kunne få tilgang til lønnsslipper, W-2-skjemaer og PTO-saldoer uten å ringe kontorsjefen.
- Støtte for flere lokasjoner: Hvis du driver mer enn én praksislokasjon, trenger du én innlogging med rapportering på lokasjonsnivå.
- Sammenkoblede ansattdata: Se etter lønnssystemer som enten inkluderer eller integreres tett med HR- og tidsregistreringssystemene dine. Når ansattopplysninger, timer, PTO, fordeler og lønnsdata finnes i sammenkoblede systemer, reduserer du dobbeltregistrering og risikoen for motstridende informasjon mellom plattformene.
- Integrasjon med praksisadministrasjon: Lønnsdata for tannlegepraksiser kommer ofte fra andre steder enn selve lønnssystemet. Produksjon, innbetalinger, justeringer og refusjoner kan alle registreres i praksisadministrasjonssystemet, noe som betyr at lønnsnøyaktigheten i stor grad avhenger av hvor godt disse systemene fungerer sammen. Oestervemb sier at integrasjonsproblemer med avstemming har endret hvordan han ser på lønnssystemer for tannlegepraksiser:
Den viktigste lærdommen for meg har vært at lønn for tannlegepraksiser i realiteten håndteres i praksisadministrasjonssystemet, ikke i lønnssystemet. Lønnskjøringen er nesten det siste trinnet. De fleste feilene oppstår i mellomrommet mellom disse to systemene.
Spørsmål du bør stille før du velger lønnsleverandør
Når du har definert praksisens behov, kan du bruke disse behovene til å kvalitetssikre aktuelle leverandører. Spør hvordan de håndterer produksjonsbasert lønn, etterfølgende justeringer, overtidsberegninger, lønnskorrigeringer og integrasjoner med praksisadministrasjonssystemet for tannlegepraksisen din.
Hvis du sammenligner flere leverandører, kan en formell anbudsforespørsel for lønnssystem hjelpe deg med å stille de samme spørsmålene på en konsekvent måte og sammenligne svarene side om side.
- Støtter plattformen produksjonsbasert lønn direkte, eller må jeg beregne dette manuelt for hver lønnskjøring?
- Hvordan håndterer den gjennomsnittlig overtidsbetaling på tvers av ulike lønnstyper?
- Vil den rapportere og betale skatt på mine vegne i alle delstater der jeg har ansatte?
- Hvordan ser implementeringsprosessen ut, og hvor lang tid tar den?
- Hvilken support er tilgjengelig hvis noe går galt på lønningsdagen?
Ofte stilte spørsmål
Hvem har ansvaret for lønnskjøringen på et tannlegekontor?
Det er til syvende og sist eieren av praksisen som har ansvaret. Den daglige gjennomføringen håndteres vanligvis av en kontorsjef, praksisadministrator eller ekstern lønnstjeneste. Uansett hvem som behandler lønnen, er eieren ansvarlig for eventuelle feil eller manglende overholdelse av regelverket.
Hvor ofte bør jeg kjøre lønn?
Annenhver uke er den vanligste lønnskjøringsfrekvensen i tannlegepraksiser. Det gir de ansatte forutsigbarhet samtidig som det gjør kontantstrømmen håndterbar for praksisen. Sjekk delstatens minimumskrav til lønnsutbetalinger før du fastsetter planen.
Hvilke lover påvirker lønnskjøring i tannlegepraksiser?
Som et minimum er du underlagt FLSA, IRS-regelverket for lønnsskatt og delstatens lover om lønn og arbeidstid. Avhengig av hvor du holder til, kan du også være omfattet av lokale inntektsskatteforpliktelser, delstatsspesifikke krav om betalt permisjon og helserelatert regelverk som berører administrasjon av ytelser.
Kan jeg kjøre lønn selv, eller bør jeg sette det ut?
Du kan gjøre det selv med riktig programvare – men jeg ville vurdert tidsbruken nøye. USA har rundt 135 000 tannlegepraksiser med mer enn én million ansatte, og de fleste er små kontorer der personen som kjører lønn, også bemanner resepsjonen. Hvis det er situasjonen din, er det verdt å vurdere å sette ut lønnskjøringen seriøst.
Klar til å finne riktig lønningsverktøy for praksisen din?
Når du vet hva praksisen din trenger, vil valg av lønnsprogramvare som håndterer produksjonsbasert lønn, vektet overtidsbetaling og automatisert skatterapportering, spare deg for mer tid og redusere risikoen mer enn noen annen driftsbeslutning du tar.
