Nøkkelen til suksess ligger i dataene
De siste årene, etter å ha vært involvert i rundt et dusin HR-teknologiprosjekter, kan jeg si én ting med sikkerhet – jeg har ennå ikke møtt en 100 % datadrevet HR funksjon.
Jeg vil begynne med å gjøre det klart at dette innlegget ikke handler om å kritisere HR-medarbeidere, men om å gjøre HR-funksjonen mer verdifull og etterspurt i organisasjonen. Det handler også om å bevise at det er enklere å begrunne forretningscaser for HR-teknologi. Og når HR blir mer verdsatt, har de ikke bare en plass rundt bordet – de blir invitert til å ta den beste plassen rundt bordet.
Så hvordan begynner det hele? Med disse tre enkle trinnene:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dokumenter alle prosesser
Begynn med å dokumentere alle prosessene dine i en omfattende datasamling som beskriver teknologiene som brukes, med volum, hastighet, involverte personer (inkludert leverandører og kunder), inndata og utdata. Dette omtales ofte som et SIPOC diagram.
Dette burde ikke komme som noen overraskelse, men i tilfelle det gjør det, er det her HR må begynne. Det spiller ingen rolle om du ikke har en forretningsanalytiker eller den riktige programvaren og kompetansen eller et team av konsulenter som gir deg sammenligningsdata om hvordan andre i bransjen gjør det.
Selv om alt det ovennevnte gjør prosessen raskere og enklere, er en enkel måte å komme i gang på å bruke noen store ark papir, noen klistrelapper og penner – og selvfølgelig HR-folk.
Når forretningsprosessene er kartlagt, kan de enkelt legges inn i et flytskjema i MS Word eller en annen gratis programvare for kartlegging. Ideen er enkel, og når virksomheten og HR vet hvordan ting gjøres, hvem som gjør det, hvor lang tid det tar, hva som går inn og ut av hvert trinn, og hvor mange ganger hele prosessen gjentas, er det enkelt å beregne følgende:
- Hvor lang tid alt tar
- Hva HR-prosessene koster virksomheten
- Hva som kan spares ved å bruke teknologi
Kartlegg teknologi
Dette må være et av de enkleste trinnene HR-funksjoner kan ta akkurat nå, og det burde ikke kreve at man ansetter noen konsulenter eller skaffer ekstra ressurser. Lag en enkel tabell, et diagram eller et kart over HR-teknologiene som brukes i dag, hva de koster HR-funksjonen og organisasjonen, og dermed hvem som eier dem.
Det finnes ingen annen måte å si det på: Hvis du ikke har denne informasjonen klar, bør du ikke kaste bort tiden din på møter med konsulenter eller interne interessenter som informasjons- og kommunikasjonsteknologiteam (ICT-team), økonomiteam og sluttbrukere. For at interessenter skal ta jakten på ny teknologi på alvor, er dette et absolutt minimum.
Beregn personalkostnader
Sist, men ikke minst: Minst 75 % av kostnadene i de fleste virksomheter er knyttet til mennesker. Derfor burde det være enkelt å legge denne informasjonen inn i prosessoversikten, sammen med kostnadene for personene som utfører hvert trinn.
Dette vil fortelle virksomheten nøyaktig hvor mye hver HR-prosess koster, og hva vedlikeholdskostnaden er. Dette burde ikke være et fremmed konsept for HR. Utfordringen er vanligvis å få prosessene dokumentert i utgangspunktet, noe som bringer oss tilbake til trinn 1 ovenfor!
Alle trinnene bidrar til å måle personell-, prosess, og teknologidata tydelig, noe som baner vei for å ta datadrevne beslutninger.
Noe som kan være til hjelp, er programvare for utgiftsrapportering, som kan hjelpe deg med å forstå hvordan hver dollar brukes.
Hvis du bekymrer deg for kostnadene i virksomheten, bør du benytte deg av gratis eller rimelige ressurser. Åpen kildekode-basert HR-programvare har ofte en gratis og svært fleksibel plan.
Konklusjon
Å kjenne de faktiske kostnadene ved å drive organisasjonen begynner med å lage en fullstendig oversikt. Uten dette risikerer du å overse detaljer som kan virke harmløse, men som kan vise seg å være skadelige for organisasjonens suksess. Les om hvordan en HRMS-analytiker enkelt kan håndtere alle disse oppgavene, i artikkelen vår her.
For enda mer nyttig informasjon kan du melde deg på nyhetsbrevet People Managing People i dag!
Relatert lesning:
