Programmer for medarbeiderhenvisninger: En komplett guide

Hvorfor utvikle et program for medarbeiderhenvisninger

Programmer for medarbeiderhenvisninger regnes som en viktig rekrutteringsstrategi i de fleste organisasjoner. Spesifikke fordeler omfatter:

1. Mer kostnadseffektiv rekruttering

Medarbeiderhenvisninger kan bidra til å redusere rekrutteringskostnader, ettersom tradisjonelle metoder for rekrutteringsmarkedsføring, som stillingsportaler og annonser, kan bli kostbare, i likhet med kostnadene ved kandidatsøk eller bruk av rekrutteringsbyråer.

Som Josh Barker, ansettelsesansvarlig i BWZ, påpeker: "Vi har ansatt 12 % av alle henviste kandidater de siste 12 månedene. Fra rekrutteringsteamets perspektiv er det 37 ganger flere enn direkte søkere, så vi har sterke insentiver til å oppmuntre til og fremme henvisninger fra teamet der det er mulig!"

2. Høyere kvalitet på ansettelsene

Nåværende medarbeidere vil neppe henvise noen de ikke tror vil passe godt inn i organisasjonen. 

Som Scott Millar, senior visepresident for HR i Canon USA, påpeker: "Nåværende Canon-medarbeidere kjenner selskapet og kulturen vår, samt egenskapene som gjør at folk lykkes her, så dette er en flott måte å begynne å identifisere talenter til nøkkelstillinger på."

3. Forbedret medarbeiderbevaring

Medarbeidere som er henvist, har ofte høyere bevaringsgrad fordi de 1) er en ansettelse av bedre kvalitet, og 2) allerede har noen som kan støtte dem og hjelpe dem med å finne seg til rette i virksomheten.

"Vi har erfart at kandidater som henvises av nåværende Grainger-teammedlemmer, ofte gjør det godt når de begynner i selskapet. Nåværende teammedlemmer forstår hva som kreves, og er ofte flinke til å oppdage talenter," sier Randy Tosch, visepresident for talent i Grainger.

4. Større medarbeiderengasjement

Et program for medarbeiderhenvisninger kan øke medarbeiderengasjementet ved å involvere nåværende medarbeidere i rekrutteringsprosessen. Medarbeiderne føler seg verdsatt når meningene og nettverkene deres brukes til å utvikle selskapet.

I tillegg fungerer insentivene eller belønningene knyttet til vellykkede henvisninger som en motivasjon og anerkjennelse av bidraget deres.

5. Kulturell tilpasning og teamsamhold

Medarbeidere vil sannsynligvis henvise personer som de tror vil passe godt inn i den eksisterende bedriftskulturen. Dette fører til ansettelser som i større grad samsvarer med selskapets verdier, og som lettere kan integreres i teamene. 

Over tid kan dette føre til en mer sammensveiset og samarbeidsorientert arbeidsplass, men pass på at dere ikke blir for ensartede. 

Mariya Hristova har noen gode råd om dette i artikkelen sin om strategi for mangfoldig rekruttering:

"Når jeg ber om henvisninger, sørger jeg alltid for å tilføre spørsmålet en ekstra vri. Jeg spør alltid: “Hvilken stemme har vi ikke hørt i teamet ditt? Hvordan kan vi få vedkommende hit for å bidra?”. Det får folk til å tenke litt annerledes."

6. Tilgang til passive kandidater

Mange av de beste medarbeiderne er passive kandidater som ikke aktivt ser etter en ny jobb. Medarbeiderhenvisninger kan gi tilgang til disse kandidatgruppene, ettersom medarbeidere kan kjenne personer som ikke aktivt søker, men som ville være interessert i en god mulighet.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

7. Skalerbarhet

Et program for medarbeiderhenvisninger skalerer i takt med selskapets vekst. Etter hvert som organisasjonen utvides, vokser også henvisningsnettverket, noe som fører til en enda større gruppe potensielle kandidater. Denne skalerbarheten sikrer at programmet forblir effektivt etter hvert som rekrutteringsbehovene øker.

8. Datadrevet innsikt

Henvisningsprogrammer kan gi verdifulle data og innsikt i rekrutteringstrender, for eksempel hvilke avdelinger eller roller som mottar flest henvisninger, og hvor stor suksess disse ansettelsene har. 

Disse dataene kan bidra til å forbedre rekrutteringsstrategiene, styrke den overordnede ansettelsespraksisen og sette søkelys på eventuelle utfordringer teamet står overfor.

Hva du bør vurdere før du innfører et medarbeiderhenvisningsprogram

Medarbeiderhenvisningsprogrammer er relativt enkle å innføre. Her er det du må ta stilling til.

1. Insentivstruktur

• Belønningssystem: Bestem hvilken type insentiver som skal tilbys, for eksempel kontantbonuser, gavekort, ekstra feriedager eller ikke-monetære belønninger som anerkjennelse i intern kommunikasjon.
• Tidspunkt for belønninger: Bestem når insentivene skal gis (for eksempel etter at den henviste kandidaten er ansatt, har fullført prøvetiden eller har blitt værende i en bestemt periode).
• Budsjettering: Sørg for at du har satt av et budsjett til belønningene, og at det er bærekraftig etter hvert som programmet skaleres.

2. Retningslinjer for programmet og kvalifisering

• Tydelige regler: Utarbeid klare retningslinjer for hvem som kan delta, hvilke roller det kan henvises kandidater til, og eventuelle begrensninger (for eksempel at enkelte stillinger på høyt nivå eller avdelinger kan være unntatt).
• Åpenhet: Kommuniser reglene, kvalifiseringskravene og prosessen tydelig til alle medarbeidere for å unngå forvirring og sikre rettferdighet.
• Håndtering av konflikter: Vurder hvordan situasjoner der flere medarbeidere henviser den samme kandidaten, eller der det henvises kandidater til roller med ulik vanskelighetsgrad, skal håndteres.

3. Markedsføring og kommunikasjon av programmet

• Intern markedsføring: Planlegg hvordan programmet skal markedsføres i organisasjonen, slik at alle medarbeidere kjenner til det og forstår hvordan det fungerer.
• Regelmessige oppdateringer: Hold medarbeiderne informert om programmets resultater og eventuelle endringer, og fremhev medarbeidere som sender inn flest henvisninger som en del av det løpende engasjementet.
• Tilbakemeldingsmekanisme: Opprett kanaler der medarbeiderne kan gi tilbakemeldinger på programmet, slik at det kan forbedres over tid.

4. Henvisningsprosess

• Brukervennlighet: Sørg for at henvisningsprosessen er enkel og lett for medarbeiderne å bruke, enten den foregår via en nettportal, e-post, direktemelding eller andre metoder.
• Sporing og oppfølging: Innfør et system for å spore henvisninger, følge utviklingen deres og sikre at medarbeiderne får riktig anerkjennelse for henvisningene.
• Anerkjennelse: Opprett en prosess for å anerkjenne hver henvisning, selv om den ikke fører til en ansettelse, for å opprettholde medarbeidernes motivasjon.

5. Juridiske og etiske hensyn

• Overholdelse av lover: Sørg for at programmet er i samsvar med lokale arbeidslover og forskrifter, inkludert retningslinjer mot diskriminering.
• Rettferdighet og inkludering: Vær oppmerksom på mål for mangfold og inkludering; sørg for at programmet ikke utilsiktet stiller enkelte grupper dårligere eller fører til et mindre mangfoldig kandidatgrunnlag.
• Personvern: Sørg for at håndteringen av dataene til de henviste kandidatene er i samsvar med personvernlovgivningen og virksomhetens retningslinjer.

6. Måling og nøkkeltall

• Viktige nøkkeltall: Identifiser de viktigste resultatindikatorene (KPI-ene) for å måle hvor effektivt programmet er, for eksempel antall henvisninger, konverteringsraten fra henvisninger til ansettelser, hvor lenge medarbeiderne blir værende, og kostnad per ansettelse.
• Regelmessig gjennomgang: Planlegg regelmessige evalueringer av programmet for å vurdere effekten og foreta nødvendige justeringer basert på dataene.

7. Integrasjon med eksisterende systemer

• Integrasjon med HR-systemer: Sørg for at all programvare for medarbeiderhenvisninger kan integreres med de eksisterende HR-systemene deres, for eksempel systemet for søkersporing eller annen HR-programvare for små bedrifter.
• Samsvar med bedriftskulturen: Sørg for at programmet passer godt inn i virksomhetens kultur og verdier, og at det styrker positiv atferd og engasjement.

Utforming og administrasjon av et program for medarbeiderhenvisninger

Bruk denne veiledningen til å utforme og administrere et effektivt program for medarbeiderhenvisninger.

1. Etabler tydelig eierskap og ansvar

• Programadministrasjon: Utnevn en person eller et team med ansvar for å administrere programmet. Dette kan være noen fra HR, talentanskaffelse eller et tverrfunksjonelt team.
• Roller og ansvar: Definer rollene tydelig, for eksempel hvem som skal følge opp henvisninger, administrere kommunikasjonen, håndtere utbetalinger og overvåke programmets resultater.

2. Effektiviser henvisningsprosessen

• Forenkle prosessen: Sørg for at henvisningsprosessen er brukervennlig og enkel. Bruk rekrutteringsprogramvare eller andre digitale plattformer der ansatte enkelt kan sende inn henvisninger, følge statusen deres og motta oppdateringer.
• Gi tydelige instruksjoner: Tilby trinnvise veiledninger eller ofte stilte spørsmål som forklarer hvordan programmet fungerer, hvordan man sender inn en henvisning, og hva som skjer videre.

3. Kommuniser 

• Lansering av programmet: Annonser programmet med tydelig kommunikasjon som forklarer formålet, prosessen og fordelene ved å delta. Dette kan gjøres via e-post, intranett, allmøter eller informasjonsmøter.
• Løpende oppdateringer: Hold de ansatte informert med regelmessige oppdateringer om programmets resultater, endringer og eventuelle nye insentiver. Fremhev suksesshistorier og anerkjenn ansatte som har sendt inn vellykkede henvisninger.

4. Motiver og belønn deltakelse

• Belønninger i rett tid: Sørg for at belønningene gis raskt når kriteriene for henvisningen er oppfylt. Dette skjer vanligvis etter at den ansatte har vært i virksomheten i en viss periode.
• Anerkjennelse: Anerkjenn ansatte som henviser kvalifiserte kandidater gjennom kunngjøringer for hele virksomheten, priser eller andre former for anerkjennelse, i tillegg til økonomiske belønninger.

5. Overvåk og følg opp resultatene

• Datainnsamling: Bruk programvare eller verktøy til å følge henvisninger fra innsending til ansettelse, inkludert rekrutteringsmåltall som antall henvisninger, konverteringsfrekvens, tid til ansettelse og hvor lenge de henviste ansatte blir værende.
• Rapportering: Gå regelmessig gjennom dataene for å vurdere programmets effektivitet og identifisere områder som kan forbedres. Dette bør omfatte både kvantitative måltall og kvalitative tilbakemeldinger fra deltakerne.

6. Frem kontinuerlig engasjement

• Oppmuntre til deltakelse: Oppmuntre de ansatte kontinuerlig til å delta i programmet for medarbeiderhenvisninger ved å minne dem på fordelene og fremheve oppdateringer eller suksesshistorier.
• Tilbakemeldingssløyfe: Samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte om programmet og gjør justeringer etter behov. Dette kan gjøres gjennom undersøkelser, fokusgrupper eller uformelle samtaler.

7. Oppretthold juridisk samsvar

• Juridiske hensyn: Sørg for at programmet overholder alle relevante arbeidslover og forskrifter, inkludert regler knyttet til personvern og diskriminering.
• Dokumentasjon: Oppbevar detaljerte opplysninger om alle henvisninger, all kommunikasjon og alle utbetalinger av belønninger for revisjonsformål.

Eksempler på programmer for medarbeiderhenvisninger

HubSpot

HubSpot tilbyr belønninger ikke bare for vellykkede ansettelser, men også for kandidater som når de siste intervjurundene. Dette oppmuntrer ansatte til å henvise kvalifiserte kandidater, selv om de ikke blir ansatt.

HubSpot belønner også både henviseren og den som blir henvist, med ekstra fordeler under introduksjonsprosessen​.

The Cheesecake Factory

Henvisningsprogrammet deres «Suksessbiten» gir ikke bare økonomiske belønninger, men også personlige fordeler som gratis måltider og arrangementer der ansatte blir anerkjent.

Denne tilnærmingen legger vekt på det personlige, slik at de ansatte føler seg verdsatt samtidig som de oppmuntres til å bidra til selskapets vekst.

Marriott International

Marriotts «Gjestfrihetsambassadører»-program oppmuntrer ansatte til å henvise kandidater med fremragende ferdigheter innen kundeservice. Vellykkede henvisninger kan gi belønninger som gratis hotellopphold, matkuponger eller reiseopplevelser.

Intel

For å oppmuntre til en mangfoldig talentpool dobler Intel henvisningsbelønningen til ansatte for kvinner, minoriteter og veteraner.

Accenture

Accenture lar ansatte donere deler av henvisningsbonusen sin til en veldedig organisasjon de selv velger, og selskapet matcher denne donasjonen.

Abonner på nyhetsbrevet fra People Managing People

Hvis du vil ha flere råd om henvisningsprogrammer for ansatte og andre rekrutteringsstrategier, kan du abonnere på nyhetsbrevet vårt for HR- og bedriftsledere, som gir deg kunnskap og beste praksis for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og gjøre en større forskjell i organisasjonen din.