Fordeler ved å ansette fjernarbeidere

Før vi går inn på den operative veiledningen for å ansette fjernarbeidere, vil jeg si noen ord om hvorfor du kan vurdere å gjennomføre dette i det hele tatt.

• Tilgang til et større talentgrunnlag: En fjernrekrutteringsprosess gir deg tilgang til et globalt talentgrunnlag som ikke er begrenset av geografiske grenser. Det betyr større sjanse for å finne den perfekte kandidaten til bestemte roller, med et bredt utvalg av ferdigheter og erfaringer.
• Kostnadsbesparelser: Du kan spare kostnader knyttet til å opprettholde et fysisk kontor, inkludert husleie, strøm og kontorrekvisita. I tillegg kan fjernarbeidere godta lavere lønn i bytte mot fleksibilitet og besparelser på pendling.
• Mangfoldig arbeidsstyrke: Fjernrekruttering legger til rette for en mer mangfoldig arbeidsstyrke, ettersom arbeidsgivere ikke er begrenset til å ansette kandidater fra en bestemt region. Dette mangfoldet kan tilføre ulike perspektiver og ideer som fremmer innovasjon og kreativitet.
• Bedre trivsel blant de ansatte: Fjernarbeid kan føre til bedre psykisk helse og generell trivsel for de ansatte, ettersom de har større kontroll over arbeidsmiljøet sitt og kan opprettholde en bedre balanse mellom arbeid og fritid.
• Kontinuitet i virksomheten: Et fjernteam kan være tilgjengelig døgnet rundt og gjøre virksomheten din mer robust i krisetider.

Jeg husker at vi en gang måtte lete etter en iOS-utvikler i Grimsby i Storbritannia fordi det var der kontoret vårt lå, og jeg kan fortelle deg at ingen hadde det særlig bra. Verken vi, teamet eller kandidatene.

Etter flere måneder med resultatløs leting bestemte vi oss for å ansette noen som skulle jobbe eksternt, og vi fullførte ansettelsen innen en måned.

Author's Tip

Fjernrekruttering gir også muligheten til å rette innsatsen mot virksomhetens verdier og det som bringer mennesker sammen – uavhengig av hvor de befinner seg. Når jeg ser organisasjoner få panikk fordi de er redde for å miste «virksomhetskulturen» når de mister et kontor, sier jeg: “Jeg beklager at dere ikke hadde en virksomhetskultur, dere hadde en kontorkultur”.

Slik ansetter du fjernarbeidere

Så la oss komme i gang. Å ansette fjernarbeidere innebærer å tilpasse den nåværende ansettelsesprosessen slik at den tar hensyn til ting som språkforskjeller og hvor du skal lete etter kandidater. 

Her er det du bør fokusere på:

Tilpasse stillingsbeskrivelser

Et av de første stegene er å gjennomgå stillingsbeskrivelsene dine for å sikre at de er enkle å forstå for ulike målgrupper. Det betyr at de bør være skrevet på et tilgjengelig språk uten slang og idiomer. 

Prøv for eksempel å unngå klisjeer som «drivkraft» eller å gjøre noe som «god humoristisk sans» til et krav.

Folk kan snakke utmerket engelsk uten nødvendigvis å forstå slang og idiomer, og ingen bør måtte lese stillingsbeskrivelsen din med en ordbok. 

Sørg for at eventuelle begrensninger, som lønn, tidssone eller skift, vises tydelig i stillingsbeskrivelsen.

I tillegg liker jeg alltid å nevne hvilken innstilling vi ser etter, altså noen som er entreprenørorientert og proaktiv.

Fjernarbeid innebærer vanligvis mindre detaljstyring, men det betyr at mye arbeid må gjøres selvstendig.

Potensielle kandidater bør være klare for dette og kunne demonstrere det i et intervju ved å vise eksempler på situasjoner der de tok initiativ til å oppdage problemer og løse dem, eller der de kommuniserte effektivt med flere interessenter for å levere et komplekst prosjekt eksternt.

Hvis du vil vite mer om å skrive stillingsbeskrivelser, kan du lese artikkelen min om hvordan du skriver en stillingsbeskrivelse.

Variere hvor du publiserer stillingsannonser

Selv om noen av de tradisjonelle jobbportalene har forsøkt å legge til rette for flere stillinger med fjernarbeid, kan det være lurt å se nærmere på jobbportaler som er spesifikke for fjernarbeid.

De fleste er betalte, men det finnes noen gratis. Mine forslag er: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Et godt system for søkersporing hjelper deg med å bygge opp kandidatbasen din og følge opp kandidatene gjennom prosessen.

Det er også viktig å utvikle en god rekrutteringsside for å markedsføre ledige stillinger overfor potensielle søkere som kanskje følger selskapet ditt direkte.

Programvare for karrieresider kan gjøre det mye enklere å administrere denne prosessen, samtidig som stillingsannonsene dine er i tråd med arbeidsgiverprofilen din.

Litt mer forberedelse til intervjuet

Fjernintervjuer kan kreve litt mer forberedelse fra deg og alle på teamet ditt som skal gjennomføre dem.

Du må sørge for at du er forberedt både når det gjelder utstyr og innstilling:

Sørg for at du har et godt oppsett for fjernintervjuer. Du trenger ikke et 4K-kamera og utstyr på strømmer- eller YouTuber-nivå, men sørg for at du er godt synlig på kamera, og at det er få distraksjoner når du gjennomfører intervjuer. 

Ideelt sett sitter du ved et skrivebord – unngå å gjennomføre intervjuer i en bil eller på vei et sted. Du vil bli distrahert, og det er respektløst overfor den andres tid. 

Streb alltid etter å ha kameraet på, slik at du kan få bedre kontakt med personen, og be personen om å ha kameraet på minst én gang i løpet av prosessen, så sant det er mulig. 

Du må hente ut mye informasjon fra en videosamtale – noe som kan være vanskeligere – og det betyr at du sannsynligvis må bruke mer tid på hver kandidat. 

Og akkurat som du kan trenge mer tid for å danne deg et inntrykk, kan de også trenge det samme for å forstå mer om deg og selskapet ditt. 

Fokuser på å tilbringe tid med hver kandidat for å hjelpe dem med å forstå kulturen og målene til teamet eller selskapet.

Kanskje kommer de fra en annen kultur, så du må sørge for at de forstår forventningene og normene, og at de er komfortable med disse.

Hvis du for eksempel har et svært samarbeidsorientert team, mens kandidaten kanskje har vært konsulent og bare fått tildelt et prosjekt som skulle leveres uten særlig kommunikasjon, må du sørge for å forklare forskjellen og avklare at dette er greit for kandidaten.

Hvis du intervjuer personer til fjernarbeid fra et kontor, må du i tillegg være forberedt på å svare på spørsmål om hvordan selskapet ditt balanserer kontorbaserte og fjernarbeidende ansatte når det gjelder muligheter og synlighet. 

En merknad om intervjuer på tvers av kulturer. Hvis du åpner kandidatbasen din for hele verden, bør du være forberedt på alle slags kommunikasjonsstiler. 

Jeg anbefaler Kulturkartet av Erin Meyer som en god innføring i kommunikasjon på tvers av kulturer.

Hvis du vil ha flere råd om bedre intervjuer generelt, kan du lese artikkelen min om nøkkelen til fokuserte og engasjerende intervjuer, der jeg går gjennom strukturerte, standardiserte intervjuer (som er enda viktigere å ha ved fjernrekruttering).

Hvis du i tillegg trenger hjelp til å finne programvare som kan gjøre det enklere å gjennomføre fjernintervjuer, kan du lese People Managing Peoples artikkel om den beste programvaren for videointervjuer på markedet i dag.

Mer tålmodighet når du gir et tilbud 

Som alltid må du sørge for at du er godt informert og tilstrekkelig utrustet til å gi et tilbud før du er i nærheten av dette stadiet.

Et tilbud kan kreve litt mer frem og tilbake med fjernkandidater, og kanskje litt mer håndholding for å veilede folk gjennom prosessen din, siden dette kan være første gang en kandidat har kontakt med et selskap fra landet ditt. 

Væpn deg med tålmodighet. 

Hvis du vil vite mer om hvordan du gir et tilbud, kan du lese artikkelen min om hvordan du gir et jobbtilbud.

Beste praksis for ansettelse av fjernarbeidende ansatte

Det kreves andre prosesser og arbeidsmåter når du ansetter fjernarbeidende ansatte. Her er noen gode fremgangsmåter du bør følge når du utvider den fjernarbeidende arbeidsstyrken din.

Undersøk lokale arbeidsrettslige lover

Når du ansetter fjernarbeidere, er det viktig å først gjøre deg kjent med arbeidslovgivningen i delstatene eller landene der potensielle fjernarbeidere bor. 

Dette innebærer å forstå regelverk for arbeidstid, minstelønn, ytelser og prosedyrer for oppsigelse.

Lag en global lønnsstrategi

Til syvende og sist er lønn den viktigste grunnen til at de fleste av oss går på jobb, så det er verdt å tenke gjennom hvordan du skal håndtere dette når du ansetter eksternt.

Som Liam Reese anbefaler i sin utmerkede artikkel om global lønn: «De fleste organisasjoner vil velge å tilpasse grunnlønnen til lokale forhold, så her må du bruke tid på å undersøke lokale markedsnivåer og deretter justere ut fra strategien din for hver rolle (ligge under, matche eller ligge over markedet).

Selvfølgelig må du også ta hensyn til lokale regler, inkludert lover om minstelønn, regler for overtidsarbeid, skattemessige konsekvenser og lovpålagte ytelser.

Hvis du mangler ressursene til å gjennomføre denne typen analyse for hver rolle i hvert land, kan du alltid justere basert på levekostnadene. Dette kan også være relevant for land der du ikke har så mange roller.»

Vis frem fjernarbeidskulturen din tidlig

Når du ansetter eksternt, får ikke kandidatene muligheten til å gå rundt på kontoret, se hvordan teamene samarbeider eller få et inntrykk av kulturen deres gjennom uformelle møter. 

Det betyr at det er opp til deg å aktivt vise dem hvordan det er å jobbe med teamet ditt.

Det innebærer å introdusere dem for fremtidige kolleger, ikke bare ansettelsesansvarlige, og la dem høre hvordan folk kommuniserer og samarbeider. 

Du kan også dele ting som retningslinjene deres for bruk av Slack, et utdrag fra personalhåndboken eller til og med en kort Loom-video som viser teamets rutiner.

Du kan også gi kandidatene et innblikk i verdiene deres i praksis. Hvis du sier at dere prioriterer asynkront arbeid eller legger stor vekt på selvstendighet, bør du vise hvordan dette fungerer i praksis – fortell hvordan dere gjennomfører standup-møter eller tar beslutninger uten endeløse møter.

Det er også lurt å være ærlig om utfordringer («Vi prøver fortsatt å finne den ideelle møtefrekvensen»). Denne ærligheten bygger tillit og hjelper kandidatene med å føle at de tar et informert valg, i stedet for å bare la seg overbevise av en polert presentasjon.

Vurder eksperthjelp

Det kan bli for mye for enkelte organisasjoner å sette seg inn i de mange ukjente arbeidsrettslige reglene og lønnsprosessene i en ny jurisdiksjon.

Derfor velger mange organisasjoner å bruke en arbeidsgiver på vegne av virksomheten-tjeneste. Det betyr at du raskt kan ansette heltidsansatte uten å måtte opprette en utenlandsk juridisk enhet eller håndtere lønn selv.

Alternativt kan du ansette oppdragstakere eller opprette en utenlandsk juridisk enhet og samarbeide med en lokal PEO eller et HR-konsulentselskap for å sikre at alt blir gjort riktig.

Vurderinger ved ansettelse av fjernansatte

Det høres flott ut å utvide talentbasen du har tilgang til, men det kan medføre enkelte komplikasjoner.

Håndtering av lønn

Lønn kan være komplisert, særlig for små virksomheter. Lønnsbehandling i ulike jurisdiksjoner gjør det mer komplekst og innebærer risiko dersom det ikke håndteres riktig.

Beregning av lønn

Å fastsette en rettferdig lønn for fjernarbeidere innebærer å ta hensyn til lokale lønnsnivåer, levekostnader og forventede ytelser.

Risiko for fast driftssted

En virksomhetstilstedeværelse i et annet land kan medføre selskapsskatt og ytterligere krav til etterlevelse av regelverk.

Fast driftssted viser til den minste terskelen som, når den overskrides, utløser skattlegging av et selskap og gjør det underlagt regelverket i et annet land.

Feilklassifisering av ansatte som oppdragstakere

Feilklassifisering av arbeidstakere kan føre til bøter, straffereaksjoner og juridiske tvister. Derfor er det viktig å definere rollene tydelig og vurdere å gjøre oppdragstakere til ansatte for å overholde regelverket (for å veilede deg gjennom dette komplekse underemnet anbefaler jeg at du deretter leser forklaringen vår på feilklassifisering av ansatte og hvordan du kan unngå det.)

Immaterielle rettigheter og oppfinnelsesrettigheter

Internasjonale ansettelser kan gjøre beskyttelsen av immaterielle rettigheter (IP) mer komplisert på grunn av ulik lovgivning om immaterielle rettigheter og arbeidsmiljøer for fjernarbeid.

Skattlegging av fjernarbeidere

Det er avgjørende å fastslå hvor fjernarbeidere skal betale skatt. Det kan være vanskelig å forstå hvordan man skal navigere i dette, og det kan hende du må rådføre deg med en tjenesteleverandør som kan hjelpe deg med å forstå utfordringer knyttet til etterlevelse og utenlandske skatteregler.

Legg til rette for at fjernarbeidere skal lykkes

Jeg har ledet fjernteam i noen år nå, så til slutt tenkte jeg å dele noen erfaringer som kan hjelpe deg med å legge til rette for at fjernarbeiderne dine skal lykkes.

Grundig introduksjon 

Det er vanskeligere å introdusere noen på avstand enn å ønske dem velkommen på et kontor, siden det ofte koker ned til møte etter møte og ventetid mellom møtene, der de enten må lese utenat eller vente på neste oppgave.

Her er et par ting jeg fokuserer på for å gjøre introduksjonsprosessen på avstand så smidig som mulig: 

• Sørg for at du er klar til å sende ut all informasjon og alt utstyr på forhånd.
• Begynn å invitere dem til korte statusmøter og samtaler allerede før dag 1. På den måten kan de allerede kjenne igjen navn og vite hvem de eventuelt skal kontakte når de begynner. 
• Hvis dere har en firmatur like etter startdatoen, kan du spørre om den nyansatte kan bli med (men sørg for at du respekterer tiden til den nyansatte – vedkommende kan kanskje ikke delta på alle møter og turer, siden de kan trenge tid til å avslutte i sin tidligere jobb).

Hvis du vil lese mer, kan du se 11 tips for introduksjon av fjernarbeidere.

Tilpass tilbakemeldingene

Når du leder et fjernteam, vil du ofte være avhengig av teammedlemmenes egen oppfinnsomhet og gründerånd. 

Som nevnt ovenfor liker jeg å ta dette med i stillingsbeskrivelsene mine. Men du må sørge for at du fortsatt gir alle tilbakemeldinger og veiledning i tide 

Det kan hende du ikke har hatt mulighet til å bygge et like nært forhold til teammedlemmene dine som du ville gjort dersom de ikke jobbet på avstand

Derfor er det avgjørende at du prøver å få en så god forståelse som mulig av situasjonen og personens tanker før du gir tilbakemeldinger. 

Sørg for å stille spørsmål som «Hvor står vi med dette? Hvilke hindringer ser vi for oss, og hvilke hindringer har vi? Hva trenger du fra meg for at jeg skal kunne støtte deg i å levere dette?». 

Jeg liker også å diskutere målene jeg setter for det kommende kvartalet med teamet mitt, for å sammenligne dem med det som skjer med hver enkelt og deretter med alle samlet. Jeg går gjennom og setter de viktigste målene én gang i kvartalet, og så følger vi opp fremdriften hver måned. 

Jeg følger også jevnlig opp individuelle mål i våre 1:1-samtaler annenhver uke, og bruker også denne tiden til å sjekke hvordan personen har det.

Du ser ikke folk i virkeligheten, så du vet ikke om barnet deres er sykt, eller om de har hatt problemer som midlertidig kan påvirke arbeidet deres. Derfor bør du ikke trekke forhastede konklusjoner. 

Du kan starte møter med rødt/gult/grønt eller en skala fra 1 til 10 for å få en følelse av hvordan teamet ditt har det. Sørg for å følge opp personer som gir signaler (lave tall eller gult/rødt).

Kontekst er avgjørende, men den går lettere tapt når man jobber på avstand. Sørg derfor for å sette av tid til å forstå teamet ditt bedre, og ikke bare gjennomføre overfladiske innsjekker.

Teambygging 

For å bygge relasjoner liker jeg å sette av tid til uformell samhandling som ikke handler om arbeid. Det kan være en sosial time eller en teseremoni for teamet.

Det kan være en spilløkt i lunsjen eller at dere oppretter en Discord-server der folk kan stikke innom et rom med bare lyd (for å motvirke videotretthet) og samhandle så lite eller så mye de ønsker mens de gjør litt arbeid. 

Folk kan også dele flere skjermer samtidig for å gjøre samarbeidet enklere.

Akkurat nå, mens jeg skriver dette, er jeg på en Discord-server etter arbeidstid sammen med vennene mine, som spiller noen spill, og jeg føler meg ikke sliten i det hele tatt etter en hel dag med videosamtaler. 

Å ansette fjernarbeidere kan hjelpe deg med å nå målene dine

Å ansette folk som skal jobbe på avstand, er en god måte å sikre at du får den beste personen til rollen, i stedet for den beste personen innenfor en bestemt radius.

Ja, det kan kreve mye arbeid å få det til, men belønningen er stor, siden du kan få et så stort mangfold av perspektiver.

I selskapet mitt setter vi stor pris på å høre folks ulike perspektiver, siden vi ønsker å utvikle et globalt produkt.

Fjernarbeid er ikke en moteflopp, og det er ikke lenger bare for de få «digitale nomadene» – det er et skifte i arbeidsparadigmet.

For ytterligere hjelp med å finne talentet du trenger, kan du ta en titt på disse tipsene for kandidatsøk, spesifikke tipsene for å ansette internasjonale medarbeidere eller rådene for å bygge en sterk arbeidsgivermerkevare for å tiltrekke kandidater.

Vanlige spørsmål om hvordan du ansetter fjernarbeidere

More Articles

• PEO vs. EOR: Viktige forskjeller som hjelper deg å velge

Hvilke roller er vanlige for fjernarbeidere?

Vanlige fjernroller omfatter:

• Programvareutviklere
• Markedsførere
• Kundestøttemedarbeidere
• Designere
• Innholdsprodusenter
• Prosjektledere.
  

Roller som baserer seg på digitale verktøy og selvstendig arbeid, tilpasser seg generelt godt til fjernarbeid.

Hva er den beste måten å betale fjernarbeidere på?

Hvis du håndterer dette selv, kan du bruke globale lønnsplattformer som Deel, Remote.com eller Papaya Global til å håndtere etterlevelse av regelverk, skatter og valutaomregning.

Alternativt kan du ansette gjennom en registrert arbeidsgiver (EOR) hvis du ikke har en lokal juridisk enhet i medarbeiderens land.

Er det billigere å ha fjernarbeidere?

Ofte, ja – selskaper sparer på kontorlokaler, strøm og andre driftskostnader, flytting og i noen tilfeller lønn, avhengig av geografiske levekostnader.

Det bør imidlertid også tas høyde for kostnader som teknologitilskudd for fjernarbeid, globale lønnstjenester og lokale gebyrer for etterlevelse av regelverk.

Abonner på People Managing People-nyhetsbrevet

For mer veiledning om hvordan du ansetter fjernarbeidere og andre temaer innen talentledelse, abonner på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du vil motta alle våre nyeste artikler, som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.