Slik automatiserer du prestasjonsstyring i 5 trinn

Økt effektivitet og nøyaktighet

Oppgaver som datainntasting eller rapportgenerering kan være tidkrevende og utsatt for feil gjort av ansatte. Ved å automatisere dem kan HR-fagfolk fjerne den administrative belastningen ved slike oppgaver, redusere feil og få mer tid til å fokusere på mer strategisk arbeid. 

Konsistens og standardisering 

For å automatisere tradisjonelle oppgaver innen resultatstyring krever automatiseringsteknologi at prosessene følger konsistente regler og kriterier.

Ved å innarbeide dette i resultatstyringsprosessen kan man redusere risikoen for skjevheter eller diskriminering og sikre at det benyttes en mer rettferdig og likeverdig tilnærming til evaluering av ansattes resultater.

Løsninger for medarbeiderevaluering støtter kontinuerlige tilbakemeldinger, slik at resultatstyring blir en pågående prosess.

Tilbakemeldinger i sanntid

Automatisering kan utløse tilnærmet umiddelbare tilbakemeldinger for både ansatte og ledere i sanntid, slik at de kontinuerlig kan følge fremdriften mot målene.

Dette hjelper ansatte med å oppdage når de har mistet oversikten over målene eller prioriteringene sine, og hjelper ledere med å kommunisere hva som må gjøres for å korrigere dette i tide. 

For å sikre sømløs gjennomføring krever automatisering av oppgaver innen resultatstyring HRMS-verktøy med robuste nøkkelfunksjoner. Viktige funksjoner for automatisering av tilbakemeldinger omfatter måloppfølging i sanntid, påminnelser om tilbakemeldinger og dashbord for resultatanalyse.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Økt medarbeiderengasjement

Automatiserte oppgaver innen resultatstyring gjør det mulig å knytte sammen funksjoner som måloppfølging og lærings- og utviklingsplaner for ansatte. Dette gjør det mulig for ansatte å utarbeide sin egen utviklingsstrategi, noe som igjen øker motivasjonen og engasjementet.

«Årlige mål fungerer ikke i vår tid», sa Liz Lockhart Lance, stabssjef i Performica. «Kvartalsmål passer bedre, men de må være resultatorienterte og knyttet til det som er viktigst på øverste nivå. Hvis folk kan knytte arbeidet sitt til organisasjonens ønskede resultater på overordnet nivå, kan de se hvordan innsatsen deres bidrar, og finne mening i arbeidet.»

Hva bør automatiseres?

Når du har tydeliggjort hvorfor du ønsker å automatisere, kan du begynne prosessen med målsetting, fastsette hvilke prosesser og oppgaver i disse du skal automatisere, og vurdere hvilke verktøy for resultatstyring du bør velge.

Her er fire aspekter ved resultatstyring som egner seg godt for automatisering. 

Resultatevalueringer

Automatisering av planlegging samt distribusjon og innsamling av materiell som inngår i resultatvurderingsprosessen, kan spare tid og gjøre organiseringen av dette materialet langt enklere.

Det kan også hjelpe deg med å finjustere evalueringssyklusen for å opprettholde målene for talentstyringen.

Ressurs: Slik gjennomfører du en bedre resultatevaluering 

Målsetting og måloppfølging

Et automatisert system for opprettelse og sporing av SMART (spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte) mål vil hjelpe ledere og ansatte med å holde seg samkjørte med virksomhetens mål. Men SMART er bare én modell for målsetting. 

Andre modeller omfatter OKR-modellen (mål og nøkkelresultater) eller modellen for kaskaderende mål. Du bør finne ut hvilken modell som fungerer best for organisasjonen din, og hvordan du kan automatisere prosesser knyttet til den.

Veiledning og tilbakemeldinger

En kultur for kontinuerlige tilbakemeldinger kan støttes av automatiserte mekanismer som gir ansatte jevnlige innspill, slik at de kan holde kursen, forbedre prestasjonene, anerkjenne milepæler og utvikle seg profesjonelt.

Men tilbakemeldinger går begge veier. Du bør også opprette en mekanisme som oppfordrer ansatte til å gi deg tilbakemeldinger når ting ikke fungerer.

«En praktisk tilnærming til endring innebærer å trekke i to spaker samtidig», sa Lauren Scholtz, leder for læring og utvikling i intelliHR. «Hvis vi skulle snakke om en båt, ville det handlet om å kvitte seg med ankrene og heise seilene; vi trenger begge deler for å kunne bevege oss raskt. Å bygge en kultur for kontinuerlige tilbakemeldinger er et godt eksempel på dette i praksis. Dette er ankrene som får det til å virke som om ting går tregt. Det kan finnes store problemer, som at en ansatt føler at vedkommende ikke har alt som trengs for rollen sin, eller at den årlige medarbeidersamtalen er tidkrevende og lite nyttig. Ved å åpne en kanal der folk kan dele dette med deg, kan du heise seilene.»  

Nyttig ressurs: Viktige formuleringer i medarbeidersamtaler  

Dataanalyse

Automatisering av dataanalyse med AI-verktøy for resultatstyring vil bidra til å identifisere trender i prestasjoner samt områder som kan forbedres. Det kan bidra til å forhindre feilaktige fremstillinger, gi større kontekst rundt hvilken innflytelse den ansatte har på virksomhetens overordnede mål, og støtte beslutningsprosessen for fremtidige målsettingsøvelser og forfremmelser. 

Steg for å implementere automatisering av resultatstyring

Automatisering av resultatstyring med medarbeideropplevelsen i tankene krever en forståelse av alle kontaktpunktene og variablene som er involvert.

Dette krever en trinnvis prosess for å sikre at automatiseringen støtter medarbeideropplevelsen du ønsker å tilby, og bidrar til arbeidet med å beholde og engasjere ansatte. 

Steg 1: Kartlegging 

For å forstå hvordan arbeidet med resultatstyring kan forbedres, må du først ha et tydelig bilde av den nåværende prosessen.

Alle trinnene som inngår, må dokumenteres for å identifisere utfordringer og muligheter for å forbedre effektiviteten, samt definere hva målet med automatiseringen er.

Som en del av dette bør du også lage en liste over effektive oppgaver innen resultatstyring, vurdere hvilke av dem som kan automatiseres, og gjennomføre en kost–nytte-analyse av automatiseringen. 

Steg 2: Analyse og valg av verktøy 

En forståelse av verktøy som kan hjelpe deg med å automatisere resultatstyring, samt en gjennomgang av den nåværende infrastrukturen din, vil hjelpe deg med å fastslå hvilken funksjonalitet som mangler, og om teknologistakken for HR din er i stand til å støtte automatiseringen av oppgavene du har identifisert.

En del av dette handler om å forstå hva du ikke trenger nye verktøy til å gjøre, og hva de ansatte allerede bruker. Sunder Nookala, medgrunnlegger og administrerende direktør i Huminos, snakker om dette når han omtaler friksjonsfrie medarbeideropplevelser.

«Det ene vi i praksis kan gjøre for å skape en bedre arbeidsverden, er å tenke nytt rundt prosessene fra ansettelse til pensjonering og forenkle dem, slik at arbeidet kan møte arbeidstakeren på favorittstedet hans eller hennes, i stedet for å tvinge arbeidstakeren til å navigere gjennom flere systemer for å få utført arbeidet», sa Nookala.

«La oss for eksempel se på prosessene for målsetting og prestasjonsevaluering: Moderne intelligenssystemer som Huminos gjør det mulig å fullføre daglige oppgaver som fremdriftsoppfølging, planlegging av 1:1-samtaler og å gi eller motta anerkjennende og utviklingsorienterte tilbakemeldinger i Slack eller Microsoft Teams, uten å bytte til en annen programvareapplikasjon.»

Som et utgangspunkt kan du se nærmere på vårt utvalg av den beste programvaren for resultatstyring.

Steg 3: Datahensyn 

Overholdelse av regelverk for datasikkerhet og personvern er bare toppen av isfjellet når det gjelder datahensynene som følger med automatisering.

Å forstå hvilke typer data som kan samles inn, hvilke nøkkelindikatorer (KPI-er) de kan understøtte, og hvordan og av hvem de kan brukes, er faktorer som vil gi innsikt i hvordan datainnsamling og -analyse kan forbedre prosessen for prestasjonsstyring av ansatte. 

Du bør også sammen med IT-teamet kartlegge hvordan datamigrering fra eksisterende systemer til nye teknologiløsninger vil skape en sømløs overgang mellom prosessene dere har nå, og de nye prosessene dere skal opprette. 

Steg 4: Tilpasning 

Arbeidsflyter, hierarkier og rapporteringsstrukturer er forskjellige i alle organisasjoner. Uansett hvilke evalueringsverktøy og prosesser dere velger, må de tilpasses organisasjonens behov og mål, samtidig som de integreres med HRIS-systemet for å effektivisere datainnsamling og -analyse.

Pilotprogrammer for å teste gjennomførbarheten og effektiviteten av automatisering i mindre skala kan hjelpe dere med å finjustere verktøy og prosesser ytterligere, samt utarbeide en plan for endringsledelse som tar opp ansattes bekymringer rundt hva automatisering kan bety for arbeidet deres. 

Steg 5: Opplæring

Omfattende opplæring for HR-team og ledere vil spille en viktig rolle i en vellykket innføring av automatisering.

Ved å innarbeide tilbakemeldinger fra interessenter som deltar i et opplæringsprogram kan dere forbedre prosesser og brukeropplevelsen i teknologiløsningene før fullskalaimplementering. 

Måling av effekten av automatisering av prestasjonsstyring 

Effekten av arbeidet med å automatisere kan vises på flere områder, fra tilbakemeldinger fra ansatte til erfaringsundersøkelser og en rekke måltall som vil bidra til å gi HR-ledere et tydeligere bilde. 

Noen viktige måltall for å følge med på prestasjoner inkluderer:

• Spart tid
• Reduksjon av feil
• Medarbeidertilfredshet
• Nøyaktighet og fullføringsgrad for hvert trinn i prosessen for prestasjonsstyring
• Samlede resultater. 

Disse måltallene er viktige når dere beregner avkastningen på investeringen (ROI) for automatisering og videreutvikler kostnads- og nytteanalysen over tid.

Vil du lære mer om hvordan du kan forbedre tilnærmingen din til prestasjonsstyring? Les artikkelen vår om typer systemer for prestasjonsstyring og beste praksis for implementering av dem.