Slik gjennomfører du rettferdige HR-undersøkelser: Veiledning i 6 trinn

1. Ansatte klager på for eksempel trakassering, diskriminering, mobbing eller mindre alvorlige tjenesteforsømmelser. I slike tilfeller igangsettes en HR-undersøkelse vanligvis på bakgrunn av klagen for å innhente fakta, vurdere situasjonen og avgjøre hva som er riktig fremgangsmåte.
2. Det er mistanke om at en ansatt har brutt virksomhetens retningslinjer, for eksempel ved å opptre uetisk, bryte taushetsplikten eller ikke følge sikkerhetsprosedyrer. Det bør igangsettes en HR-undersøkelse for å bidra til å fastslå fakta og iverksette egnede disiplinærtiltak.
3. Det foreligger anklager om alvorlig tjenesteforsømmelse, inkludert bedrageri, underslag, tyveri eller annen ulovlig aktivitet i organisasjonen. Dette sikrer en rettferdig og upartisk prosess for å fastslå sannheten og håndtere eventuelle juridiske eller etiske brudd.
4. I tilfeller der det oppstår konflikter mellom ansatte eller avdelinger, kan en HR-undersøkelse bidra til å avdekke de underliggende problemene, innhente relevant informasjon og legge til rette for en løsning som kan forbedre arbeidsforholdet mellom de ansatte.
5. For å sikre etterlevelse av juridiske og regulatoriske forpliktelser. Det kan for eksempel være nødvendig med en HR-undersøkelse for å håndtere mulige brudd på arbeidsmiljølovgivning, forskrifter om sikkerhet på arbeidsplassen eller bransjespesifikke standarder.
6. I situasjoner der en ansatts prestasjoner konsekvent ligger under forventningene, kan det gjennomføres en HR-undersøkelse for å identifisere eventuelle underliggende problemer, tilby støtte eller opplæring ved behov og avgjøre egnede tiltak, for eksempel planer for forbedring av prestasjonene.

Hva må til for at en HR-undersøkelse skal bli vellykket?

Hvis du leser en HR-tråd på Reddit lenge nok, vil du se mange historier om hvordan dette går galt, men ikke like mange om hvordan det bør gjøres riktig. Gjennom årene har jeg lært at enhver undersøkelse må være:

Rask

Svar raskt på alle klager, men bruk den tiden som trengs for å utvise nødvendig grundighet i en omfattende og konfidensiell undersøkelse (mer om dette senere).

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Rettferdig og objektiv

Behandle alle parter med respekt og verdighet. Ikke foregrip resultatet av en undersøkelse før alle parter er intervjuet og alle relevante dokumenter er gjennomgått.  

Dette vil sikre at resultatet og eventuelle tiltak som iverksettes på grunnlag av undersøkelsen, blir både rettferdige og objektive.

Upartisk

Unngå å uttrykke meninger når du gjennomfører intervjuer, og konsentrer deg om å avdekke fakta. Sørg for at intervjuene i undersøkelsen er seriøse og profesjonelle, og forhold deg rolig og ha kontroll gjennom hele intervjuet. Du vil sannsynligvis ha egne meninger om saken, men det er viktig å forbli upartisk.

Organisert

Forbered deg til undersøkelsen ved å lage en arbeidsplan og en oversikt over spørsmål som de ulike partene må besvare.

Sørg imidlertid for at arbeidsplanen er fleksibel, slik at du kan justere den etter hvert som du får større forståelse av faktaene under undersøkelsen.

Ved å bruke programvare for saksbehandling blir det enkelt å holde orden under og etter undersøkelser. Hvis du ikke har tilgang til dette, fungerer det også godt å organisere sakene i individuelle mapper på en begrenset nettverksstasjon.

Godt dokumentert

Dokumenter innholdet i intervjuene, og skriv ned nøyaktig hva intervjuobjektet sier. Bruk direkte sitater når det er mulig.

Det er å foretrekke at vitneforklaringer skrives ned eller fortelles av partene med deres egne ord, i tillegg til intervjunotatene dine. 

Dokumenter også eventuelle ytterligere bevis som presenteres av partene du intervjuer, og noter hvem de kom fra og når.  

Igjen: Dette er ikke stedet for å oppgi dine personlige tolkninger, oppfatninger eller antakelser – bare fakta!

Trinnvis gjennomføring av en HR-undersøkelse

Før HR-undersøkelsen begynner, bør det avgjøres hvem som skal gjennomføre den. 

Selv om jeg håndterer de fleste undersøkelsene på arbeidsplassen min, håndterer HR-direktøren undersøkelser som involverer personer på visepresidentnivå eller høyere. Og hvis saken involverer et medlem av HR-teamet, vil vår juridiske direktør gjennomføre undersøkelsen. 

Husk at prosessen for å gjennomføre en undersøkelse kan variere avhengig av de spesifikke omstendighetene og organisasjonens retningslinjer, og det kan hende du må innhente råd fra juridisk rådgiver underveis i undersøkelsen.

La oss se nærmere på et rammeverk du kan bruke til å gjennomføre undersøkelser på arbeidsplassen.

Steg én – Møt personen som tar opp bekymringen

Møt personen som tar opp bekymringen, for å diskutere saken. Denne personen kan være direkte berørt av problemet, men trenger ikke å være det. Du vil få detaljer om hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan i saken. 

Få så mange detaljer som mulig under samtalen. Still åpne spørsmål for å oppmuntre den du intervjuer til å svare, og prøv å unngå enkle ja/nei-spørsmål. 

For eksempel:

• «Fortell meg fra ditt perspektiv hva du så da du kom tilbake fra lunsj denne dagen» i stedet for «Så du at denne hendelsen fant sted?». 
• «Kan du fortelle meg hva du hørte i det møtet?» i stedet for «Hørte du dem krangle under møtet?»

Spør om det finnes vitner eller personer med kjennskap til hendelsen som diskuteres, og hvor omfattende kunnskap de har (mer om dette i neste steg).

Spør også om det finnes bevis som kan kaste lys over påstandene som er fremsatt, for eksempel e-poster, notater, lyd- eller videoopptak, tekstmeldinger osv.

Steg to – Møt de mulige vitnene

Møt de mulige vitnene som ble nevnt i steg én. Du kan også oppdage at flere vitner blir kjent med saken etter hvert som du gjennomfører undersøkelsen. 

Når du forbereder spørsmål til vitner, bør du tenke på hvordan du kan formulere dem for å minimere eller eliminere behovet for å avsløre kilden til opplysningene som ligger til grunn for spørsmålene dine. Husk at dette kanskje ikke er mulig, avhengig av sakens art. 

Før du intervjuer hvert vitne, må du forklare behovet for fullstendige og ærlige svar og minne dem på virksomhetens retningslinjer mot gjengjeldelse. Hvis det er hensiktsmessig, bør du informere dem om at undersøkelsen pågår, og be dem om å bevare konfidensialitet så lenge undersøkelsen varer.

Innhent eventuelle bevis fra vitnene som underbygger forklaringene deres eller er relevante for saken, og be den du intervjuer om å kontakte deg hvis vedkommende kommer på eller får vite om noe nytt, eller hvis vedkommende får nye bekymringer, inkludert gjengjeldelse. 

Steg tre – Møt den anklagede medarbeideren

Møt den anklagede medarbeideren. På samme måte som med spørsmålene du har forberedt til vitnene, bør du minimere behovet for å avsløre kilden til opplysningene. 

Basert på samtalene med klageren og vitnene vil du ha en liste over spørsmål som den anklagede må besvare. Det er viktig å være objektiv og ikke uttrykke meninger under denne samtalen.

Innhent bevis som den anklagede kan ha, og som er relevante for saken. Dette kan være den samme dokumentasjonen som du har mottatt fra andre, men den bør likevel samles inn. 

Forklar igjen behovet for fullt samarbeid, og minn den anklagede på virksomhetens retningslinjer mot gjengjeldelse før samtalen begynner.

Steg fire – Gå gjennom og analyser 

Gå gjennom og analyser all informasjonen som er samlet inn under undersøkelsen. Se etter eventuelle uoverensstemmelser, mønstre eller ytterligere bevis som kan bidra til en rettferdig og upartisk konklusjon.

Utarbeid en detaljert undersøkelsesrapport som dokumenterer funnene. Ta med et sammendrag av klagen eller hendelsen, gjennomførte intervjuer, skriftlige forklaringer, alle innsamlede bevis og eventuelle konklusjoner.

Fastsett riktig fremgangsmåte basert på undersøkelsens funn. Dette kan innebære korrigerende tiltak eller disiplinære reaksjoner, mekling, konfliktløsning eller andre tiltak, avhengig av problemets alvorlighetsgrad og art.

Steg fem – Del resultatene og foreslåtte tiltak

Del resultatene og de foreslåtte tiltakene med ledelsen først, når det er hensiktsmessig. Gi informasjon om tiltakene som skal iverksettes, og eventuelle oppfølgingssteg.

Del deretter den endelige beslutningen med den anklagede, og iverksett tiltaket du fastsatte i steg fire for å rette opp situasjonen, når det er hensiktsmessig.

Til slutt kommuniserer du resultatene av undersøkelsen til klageren, men ikke del konfidensiell informasjon, som kan omfatte utfallet og tiltakene som er iverksatt overfor den anklagede. Dette kan være en vanskelig samtale og må håndteres på riktig måte. 

More Articles

• Slik gjennomfører du et avslutningsintervju: En eksperts veiledning
• Møter på tvers av nivåer: En omfattende veiledning med prosess
• 7 måter å forbedre forholdet til de ansatte i organisasjonen på
• 41 viktige HR-policyer & beste praksiser (med eksempler)
• 7 viktige HR-retningslinjer med eksempler fra personalhåndbøker

Steg seks – Vurder effektiviteten

Vurder regelmessig hvor effektive tiltakene som er iverksatt, er, og følg med på situasjonen for å sikre at problemet er håndtert på riktig måte. 

Følg opp de involverte partene ved behov. Dette er et viktig steg som ofte overses, og som kan føre til at problemet forverres eller til og med skape en gjengjeldelseshendelse. 

En merknad om gjengjeldelse

Gjengjeldelse er det hyppigst påberopte grunnlaget for diskriminering, ifølge EEOC. 

Påminnelse til deltakerne i undersøkelsen om virksomhetens retningslinjer mot gjengjeldelse er nevnt i flere av trinnene ovenfor. Alle parter må forstå at det er nulltoleranse for gjengjeldelse på arbeidsplassen.

En rettidig, upartisk og rettferdig HR-undersøkelse

Det er viktig å merke seg at HR-undersøkelser bør gjennomføres på en rettferdig og konfidensiell måte, i samsvar med lovkrav og virksomhetens retningslinjer. Hovedmålet er å sikre et trygt, inkluderende og regelverksetterlevende arbeidsmiljø, samtidig som eventuelle problemer som oppstår, håndteres. 

Ved å følge trinnene ovenfor bør din neste undersøkelse gjennomføres rettidig, upartisk og rettferdig. 

Abonner på People Managing People-nyhetsbrevet for å holde deg oppdatert på det siste fra People Managing People.

Noen ytterligere ressurser som kan hjelpe deg med spørsmål knyttet til medarbeiderrelasjoner:

• 7 måter å forbedre medarbeiderrelasjoner i virksomheten din på
• Tillit på arbeidsplassen: Hvorfor det er viktig, og hvordan du bygger den