Slik lager du en sjekkliste for HR-prosesser
Det mangler ikke på oppgaver HR kan gå seg vill i. En sjekkliste for HR-prosesser er veikartet ditt for å sikre at ingenting faller mellom sprekkene, fra det brede spekteret av ansvarsområder du håndterer, som ansettelser og lønnskjøring.
I denne artikkelen skal jeg bryte ned hvordan du kan utarbeide en tilpasningsdyktig sjekkliste for HR-prosesser, uansett hvilken prosess du må gjennomføre. Enten du finpusser arbeidsflyten for ansettelser eller strammer inn rutinene for avslutning av arbeidsforhold, vil du lære hvordan du kan effektivisere arbeidet, redusere risiko og levere en mer profesjonell og konsekvent medarbeideropplevelse.
Hva er en sjekkliste for HR-prosesser?
En sjekkliste for HR-prosesser er en strukturert liste over oppgaver og prosedyrer som HR-medarbeidere bruker for å håndtere ansvarsområdene sine effektivt. Den fungerer som en veiledning som hjelper HR-team med å utføre oppgavene sine systematisk og sikrer at alle nødvendige trinn følges i ulike HR-prosesser.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eHR-prosessene dine kan utvikle seg over tid, og en sjekkliste eller et system bør gjøre det mulig for deg å ha kontroll på alle områder og tilpasse deg uten å måtte gjennomføre en fullstendig overhaling. Du bør kunne tilpasse arbeidsflyter og rapporter etter behovene som er i endring.\u003c/span\u003e\r\n\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022226\u0022 data-end=\u0022627\u0022\u003eHR-team håndterer et bredt spekter av ansvarsområder – fra rekruttering og introduksjon til håndtering av etterlevelse, fordeler og avslutning av arbeidsforhold. Med så mange bevegelige deler er det lett for viktige trinn å falle mellom sprekkene. Det er her en gjennomarbeidet sjekkliste for HR-prosesser blir uvurderlig. Den gir klarhet, konsekvens og trygghet – og sikrer at alle bokser er krysset av og at hver prosess går smidig.\u003c/p\u003e\r\n\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022629\u0022 data-end=\u0022973\u0022\u003eI denne artikkelen skal jeg vise deg hvordan du kan lage en tilpasningsdyktig sjekkliste for HR-prosesser som passer til alle stadier i medarbeiderens livssyklus. Enten du finpusser arbeidsflyten for ansettelser eller strammer inn rutinene for avslutning av arbeidsforhold, vil du lære hvordan du kan effektivisere arbeidet, redusere risiko og levere en mer profesjonell og konsekvent medarbeideropplevelse.\u003c/p\u003e
Enten du introduserer nye medarbeidere eller gjennomfører medarbeidersamtaler, gir en sjekkliste for HR-prosesser deg en vei mot konsekvens og etterlevelse på alle områder, og den vil være et godt supplement til HR-programvaren din, selv om den automatiserer noe av dette arbeidet.
Effektiviser sjekklisten for HR-prosesser ved å integrere plattformer for dokumenthåndtering for organisert dokumentasjon som er tilgjengelig overalt.
Hvorfor er HR-sjekklister viktige?
HR-sjekklister er mer enn bare gjøremålslister. De er viktige av flere grunner:
- Bedre effektivitet: Sjekklister er spesielt viktige når du håndterer gjentakende HR-oppgaver som lønnskjøring eller papirarbeid for nyansatte.
- Konsekvens: En sjekkliste sikrer at alle HR-oppgaver håndteres på samme måte hver gang, noe som hjelper deg med å ivareta rettferdighet og unngå feil.
- Etterlevelse: En sjekkliste bidrar til å sikre at alle nødvendige trinn følges, noe som reduserer risikoen for manglende etterlevelse og potensielle juridiske problemer.
Tips: Ved å integrere skybaserte HR-plattformer i sjekklisten for HR-prosesser sikrer du at arbeidsflytene dine alltid er oppdaterte.
Elementer i en sjekkliste for HR-prosesser
En omfattende sjekkliste for HR-prosesser bør dekke alle kritiske områder innen HR-drift. Nedenfor finner du de viktigste elementene som bør inkluderes:
Ansettelser og rekruttering
Ansettelsesprosessen er grunnlaget for å bygge et godt team. Men den er uten tvil en av de mer komplekse prosessene du skal gjennomføre, med flere interessenter og større eksponering mot verden utenfor organisasjonen enn de øvrige prosessene.
En undersøkelse fra CareerPlug blant jobbsøkere viste at kandidatopplevelsen ikke bare påvirket beslutningen om å takke ja til en jobb for det store flertallet av jobbsøkerne, men at mer enn halvparten oppga at de hadde takket nei til en jobb på grunn av en negativ opplevelse med en potensiell arbeidsgiver.
En ting som kan føre til en negativ opplevelse, er at viktige trinn i en god rekrutteringsprosess mangler. Sjekklisten din bør inneholde de nødvendige trinnene for hver av følgende oppgaver:
- Stillingsannonser: Utarbeide stillingsbeskrivelser som tar hensyn til strategien din for SEO for rekruttering, er nøyaktige, og publisere dem på relevante plattformer.
- Gjennomgang av CV-er: Gå gjennom søknader og velge ut kandidater til neste runde.
- Intervjuer: Planlegge og gjennomføre intervjuer, etterfulgt av vurderinger.
- Oppfølging: Kommunikasjon under hvert trinn i prosessen for å avklare forventninger og beskrive de neste trinnene.
- Valg av kandidat: Ta de endelige beslutningene og sende ut jobbtilbud.
Introduksjon og oppstart
Introduksjon og oppstart er metoden din for å integrere nyansatte i bedriftskulturen og legge til rette for at de skal lykkes. Det er den første erfaringen en person som begynner i organisasjonen din, får som ansatt, og den setter tonen for alt som kommer senere. Derfor bør optimalisering av introduksjons- og oppstartsprosessen være et kontinuerlig mål.
Sjekklisten for introduksjon og oppstart bør dekke:
- Utfylling av dokumenter: Sikre at alle juridiske dokumenter, som kontrakter og skatteskjemaer, er signert.
- Introduksjon til teamet: Arrangere møter med teammedlemmer og annet nøkkelpersonell.
- Opplæring: Sette opp innledende opplæringsøkter og gi tilgang til nødvendige verktøy og systemer.
- Oppfølging: Planlegge oppfølgingssamtaler for å ta opp spørsmål eller bekymringer i løpet av de første månedene.
Opplæring og utvikling av ansatte
Kontinuerlig opplæring bidrar til å fremme utvikling og beholde ansatte, og slik har det vært en stund. I 2018 gjennomførte EdAssist en undersøkelse som viste at 60% av respondentene ville velge en jobb med gode muligheter for faglig utvikling, og 53% sa at tilgang til opplæring og utvikling får dem til å bli lenger i en jobb.
Svært lite har endret seg siden da, og mer enn halvparten av ansatte i Gen Z oppgir at utviklingsmuligheter er viktige for dem.
En god HR-sjekkliste for opplæring og utvikling inneholder detaljerte trinn for:
- Identifisere opplæringsbehov: Vurdere kompetansegap og identifisere nødvendig opplæring.
- Planlegge opplæring: Organisere interne eller eksterne opplæringsøkter. Team kan bruke programvare for planlegging av opplæring til å håndtere datoer, deltakere og ressurser.
- Følge fremdriften: Overvåke gjennomføringen av opplæringsprogrammer og vurdere hvor effektive de er.
- Karriereutviklingsplaner: Bruke ferdighetsvurderinger av ansatte til å utvikle individuelle planer for karriereutvikling.
Resultatstyring
Resultatstyring er avgjørende for å fremme en produktiv arbeidsstyrke, men det er også en viktig faktor for å øke de ansattes tilfredshet. Forskning fra Reflektive viser at færre enn 30% av ledere gjennomfører ukentlige oppfølgingssamtaler om prestasjoner med sine direkte rapporterende. I direkte tilknytning til dette sier 61% av arbeidsgiverne at mangel på regelmessige tilbakemeldinger hindrer de ansattes prestasjoner.
For å skape regelmessige tilbakemeldingssløyfer bør sjekklisten din inneholde:
- Fastsette mål: Etablere tydelige resultatmål for de ansatte.
- Gjennomføre vurderinger: Forberede og gjennomføre prestasjonsvurderinger regelmessig.
- Tilbakemeldinger og forbedringsplaner: Gi konstruktive tilbakemeldinger og utarbeide forbedringsplaner ved behov.
- Dokumentasjon: Oppbevare oversikter over prestasjonsvurderinger og eventuelle disiplinærtiltak.
Avslutning av arbeidsforhold
Avslutning av arbeidsforhold er like viktig som introduksjon og oppstart, og sikrer at ansattes avgang håndteres profesjonelt. Med 60,000 stillinger kuttet i teknologibransjen alene i 2024 har betydningen av å håndtere nedbemanninger aldri vært tydeligere for alle.
Sjekklisten din bør dekke:
- Sluttintervjuer: Dette er bare relevant når noen slutter, men det er nyttig å gjennomføre intervjuer for å samle inn tilbakemeldinger og forstå årsakene til avgangen, slik at man får innsikt i hva selskapet kan gjøre bedre.
- Tilbakelevering av selskapets eiendeler: Sikre at alle selskapets eiendeler leveres tilbake, for eksempel bærbare datamaskiner eller ID-kort.
- Sluttbehandling av lønn: Gjøre opp eventuelle utestående utbetalinger, inkludert ubrukte feriedager.
- Deaktivering av kontoer: Trekke tilbake tilgangen til selskapets systemer og nettverk.
Slik lager du en sjekkliste for HR-prosesser
Greit, nå ser du hvilke typer prosesser du ønsker å beskrive i en sjekkliste. Det er på tide å faktisk lage en som en del av arbeidet med HR-planlegging.
Slik kommer du i gang:
Idémyldring og samarbeid
Begynn med å innhente innspill fra HR-teamet og andre interessenter. Denne samarbeidsbaserte tilnærmingen hjelper deg med å lage en omfattende sjekkliste som dekker alle nødvendige oppgaver.
Involver for eksempel avdelingsledere når du lager en sjekkliste for ansettelser, slik at du får med krav som gjelder spesifikke roller. Uansett hvor godt du tror du kjenner en rolle, vet du ikke hvilke nye krav teamet kan ha til den neste ingeniøren de ønsker å ansette, eller hva som kan ha endret seg innen innholdsdesign siden du sist ansatte noen i stillingen.
Dette er også et godt tidspunkt å gå tilbake og vurdere hvor effektivt du klarte å besette en rolle eller en beslektet rolle tidligere. Hvis resultatene dine ikke var helt som ønsket, er dette et godt tidspunkt for å idémyldre med teamet om hvordan dere kan endre kravene til stillingen, eller hvor dere plasserer stillingsannonsen.
Organisering av oppgaver etter prioritet
Ikke alle HR-oppgaver er like viktige. Prioriter oppgavene basert på hvor presserende de er og hvilken innvirkning de har. Det kan for eksempel være viktigere å sikre juridisk samsvar i arbeidsavtaler enn å organisere teambyggingsaktiviteter.
Hvis du derimot har et team som ikke fungerer godt sammen før et kritisk prosjekt, kan det være lurt å sørge for at alle trekker i samme retning før du ansetter nye personer eller setter i gang et prosjekt som blir sabotert av interne konflikter.
Prioritering setter oppgavene inn i en større sammenheng i et prosjekt, et initiativ eller en rekrutteringsinnsats.
Detaljeringsgrad
Gi tydelige og detaljerte instruksjoner for hver oppgave for å unngå uklarheter. I stedet for bare å skrive «Gjennomfør intervjuer» kan du for eksempel spesifisere trinn som «Forbered intervjuspørsmål», «Koordiner med panelmedlemmene» og «Følg opp kandidatene».
Regelmessige oppdateringer og gjennomganger
HR-prosesser utvikler seg, og det bør også sjekklistene dine gjøre. Gå regelmessig gjennom og oppdater sjekklisten for å gjenspeile endringer i selskapets retningslinjer, juridiske krav eller beste praksis i bransjen. Fastsett en tidsplan for disse gjennomgangene, for eksempel kvartalsvis eller halvårlig.
Ved å inkludere gratis HR-verktøy i sjekklisten kan du effektivisere prosessene uten ekstra kostnader. Dette er nyttig for alle avdelinger som nettopp har startet opp, og som trenger en prøveordning før de får støtte fra ledelsen.
Eksempler på maler for sjekklister for HR-prosesser
Her er noen eksempler på maler for sjekklister for HR-prosesser som du kan tilpasse etter organisasjonens behov:
Sjekkliste for rekruttering og ansettelser
- Opprett stillingsbeskrivelse
- Definer stillingen og ansvarsområdene.
- Samarbeid med ansettelsesansvarlig for å spesifisere nødvendige kvalifikasjoner og erfaring.
- Beskriv viktige resultatindikatorer (KPI-er) for stillingen.
- Publiser ledig stilling
- Velg jobbportaler og plattformer (LinkedIn, Indeed, bedriftens nettsted).
- Tilpass stillingsannonsen for hver plattform og optimaliser den for SEO.
- Angi en søknadsfrist og følg med på svarene.
- Gå gjennom søknader
- Filtrer søknadene basert på nødvendige kvalifikasjoner.
- Lag en kortliste over kandidater som oppfyller minimumskravene.
- Forbered et poengsystem for vurdering av kandidater.
- Planlegg og gjennomfør intervjuer
- Koordiner med medlemmene av intervjupanelet for å velge datoer og tidspunkter.
- Forbered en liste med standardiserte intervjuspørsmål.
- Gjennomfør innledende telefonintervjuer, etterfulgt av personlige intervjuer eller videointervjuer.
- Samle inn tilbakemeldinger fra alle intervjuerne.
- Gi et jobbtilbud
- Utarbeid tilbudsbrevet, inkludert lønn, fordeler og startdato.
- Send tilbudsbrevet til den valgte kandidaten.
- Følg opp for å få en bekreftelse, og diskuter eventuelle mottilbud eller forhandlinger.
- Utarbeid arbeidsavtale
- Utarbeid arbeidsavtalen med alle juridiske krav.
- Ta med klausuler om konfidensialitet, konkurransebegrensning og oppsigelse.
- Legg til rette for kandidatens signatur, og oppbevar en kopi til arkivformål.
Se et eksempel på hvordan du kan utforme en sjekkliste med denne typen oppgaver, ved å se på vår mal for sjekkliste for nyansatte.
Sjekkliste for administrasjon av fravær
Ansatte ønsker raskt å finne lønnsslippene sine, registrere fri og få tilgang til fordelene sine uten hindringer. Det er avgjørende at HR sørger for at systemene og prosessene er enkle, slik at unødvendig frustrasjon unngås.
- Registrer ansattes permisjonssøknader
- Gi de ansatte et standardisert skjema for permisjonssøknader.
- Loggfør alle søknader i et HR-administrasjonssystem.
- Bekreft typen permisjon (f.eks. ferie, sykefravær eller foreldrepermisjon).
- Godkjenn eller avslå permisjonssøknader
- Kontroller tilgjengelig permisjonssaldo og bemanningen i avdelingen.
- Godkjenn eller avslå permisjonssøknaden i henhold til retningslinjene.
- Informer den ansatte skriftlig om avgjørelsen.
- Oppdater lønnsopplysninger
- Juster lønnen slik at den godkjente permisjonen gjenspeiles.
- Trekk riktig antall permisjonsdager fra den ansattes saldo.
- Sørg for at eventuell ulønnet permisjon behandles korrekt.
- Følg med på permisjonssaldoer
- Gjennomgå regelmessig permisjonssaldoen for hver ansatt.
- Kommuniser med ansatte som nærmer seg permisjonsgrensene sine.
- Sørg for at alle lovpålagte krav til opptjening og bruk av permisjon overholdes.
- Kommuniser permisjonsretningslinjene
- Gi de ansatte oppdaterte permisjonsretningslinjer hvert år.
- Tilby opplæring eller spørsmål-og-svar-økter om permisjonsadministrasjon.
- Gjør permisjonsretningslinjene lett tilgjengelige via bedriftens intranett eller HR-portal.
Sjekkliste for prestasjonsstyring
- Sett resultatmål
- Samarbeid med de ansatte om å sette SMART-mål (spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsavgrensede).
- Dokumenter målene og del dem med de ansatte.
- Sørg for at individuelle mål er i tråd med avdelingens og organisasjonens mål.
- Gjennomfør halvårsvurdering
- Planlegg møter for halvårsvurdering med hver ansatt.
- Bruk resultatdata og tilbakemeldinger som er samlet inn gjennom året.
- Snakk om fremdriften mot målene og identifiser eventuelle hindringer.
- Gi tilbakemeldinger
- Gi konstruktive tilbakemeldinger med fokus på styrker og områder som kan forbedres.
- Bruk konkrete eksempler for å illustrere poengene.
- Utarbeid om nødvendig en forbedringsplan og gi tilgang til ressurser.
- Utarbeid en forbedringsplan (ved behov)
- Identifiser konkrete tiltak og tidsfrister for forbedring.
- Utnevn en mentor eller veileder som kan støtte den ansatte.
- Planlegg oppfølgingsmøter for å følge med på fremdriften.
- Dokumenter resultatene fra vurderingen
- Noter samtalen og resultatene fra prestasjonsvurderingen.
- La både lederen og den ansatte godkjenne vurderingsdokumentet.
- Oppbevar dokumentet sikkert i den ansattes HR-mappe.
Beste praksis for bruk av sjekklister for HR-prosesser
Følg disse beste praksisene for å sikre at HR-sjekklistene dine er effektive:
Fordel ansvar
Fordel oppgaver tydelig til bestemte teammedlemmer, og hold dem ansvarlige. Utnevn for eksempel ett HR-teammedlem til å håndtere introduksjon av nyansatte, mens et annet tar seg av medarbeidersamtaler. Når folk får et område å spesialisere seg på, blir oppgavene gjennomført effektivt og grundig.
Følg med på fremdriften
Ta i bruk et system for å følge med på fullføringen av oppgavene i sjekklisten. Enten du bruker et enkelt regneark eller et HR-program, bidrar fremdriftssporing til å sikre at tidsfristene overholdes og at ingenting blir oversett.
Etabler alltid HR-prosesser manuelt før du tar i bruk teknologi. Når du først kjenner behovene dine, er det enklere å velge verktøy som er tilpasset arbeidsflytene og målene dine.
Utnytt teknologi
Bruk HR-programvare og verktøy til å administrere og automatisere oppgaver i sjekklistene. Verktøy som Trello eller Asana kan bidra til å organisere og følge med på fremdriften, mens spesialisert HR-programvare som BambooHR eller Workday kan automatisere mange HR-oppgaver og sikre at ingenting blir oversett.
Vil du holde deg oppdatert på de nyeste beste praksisene innen HR og personaladministrasjon? Meld deg på nyhetsbrevet fra People Managing People, så får du de nyeste innsiktene, trendene og ekspertrådene rett i innboksen.
