11 måter et HR-informasjonssystem kan være til nytte for bedriften din

I bunn og grunn handler det om å utnytte teknologiens kraft til å smøre tannhjulene i organisasjonsmaskineriet og skape en lykkeligere og mer produktiv arbeidsstyrke.

11 fordeler med et HRIS

Fra organisering av personalinformasjon til automatisering av administrative oppgaver og innsikt ved hjelp av HR-data kan den rette HRIS-plattformen være transformerende for organisasjonen din.

Fordeler for HR-avdelinger

Mange av fordelene med HRIS-programvare vil merkes i HR-avdelingen, siden det frigjør tid og ressurser til å arbeide med den givende delen av jobben: talentutvikling.

Effektivitet og tidsbesparelser

Et HRIS reduserer repetitive administrative oppgaver ved å automatisere oppgaver som oppdatering av personalregistre, lønnsbehandling og håndtering av permisjoner.

Ansatte kan for eksempel sende inn forespørsler om fri gjennom en selvbetjeningsportal, der ledere vurderer og godkjenner forespørslene, mens HR følger med på permisjonsbeholdningen uten å måtte holde styr på e-poster eller regneark. Noen systemer bruker også HR-chatboter til å svare på rutinespørsmål.

Dette frigjør HR-medarbeidere slik at de kan fokusere på rekruttering, medarbeiderutvikling og andre strategiske prioriteringer.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Bedre etterlevelse

En viktig HRIS-funksjon er å bidra til å sikre etterlevelse av arbeidslover og forskrifter ved å tilby oppdatert informasjon og automatiske påminnelser om viktige frister og krav knyttet til etterlevelse.

Rapportering og analyse

Et system for HR-rapportering og -analyse gjør det mulig for HR-team å generere rapporter om ulike HR-måltall, som antall ansatte, utskifting og demografi, og støtter datadrevne beslutninger.

Bedre kommunikasjon

Forbedrer kommunikasjonen i organisasjonen ved å tilby en plattform for kunngjøringer til hele virksomheten, oppdateringer av retningslinjer og annen viktig informasjon.

Fordeler for ansatte

Et HRIS kan også gjøre hverdagen enklere for de ansatte og få dem til å føle seg mer engasjert og tilknyttet.

Enklere introduksjon

En god introduksjonsprosess bidrar til å sette tonen for nyansatte og fremmer de ansattes suksess og lojalitet.

Som en HRIS-funksjon kan dette være en utvidelse av søkersporingssystemet som bidro til å få kandidaten i mål. 

Nyansatte kan logge inn på selvbetjeningsportalen for ansatte, håndtere administrative oppgaver, starte opplæringen og bli kjent med rollen og det nye teamet sitt.

Større selvstendighet

Med en selvbetjeningsportal får medarbeidere mulighet til å få tilgang til og administrere personopplysninger, arbeidsplaner, ferieforespørsler, fordeler og frynsegoder.

Det er mindre risiko for at administrative feil påvirker lønn eller fritid, og de kan også dra nytte av automatiske påminnelser.

Større medarbeiderengasjement

Et HRIS øker medarbeiderengasjementet ved å effektivisere kommunikasjonen, innhente tilbakemeldinger og tilpasse utviklingsmuligheter. 

Slike funksjoner omfatter anerkjennelse i sanntid, pulsmålinger og selvbetjent tilgang til ressurser for fordeler og karriereutvikling.

Ved å tilby datadrevet innsikt kan HR proaktivt håndtere utfordringer, forbedre arbeidsplasskulturen og øke den generelle tilfredsheten blant de ansatte.

Organisasjonsfordeler

Selvfølgelig er den endelige mottakeren av HRIS organisasjonen som helhet (slik det bør være).

Kostnadsbesparelser

Ved å effektivisere prosesser, redusere manuelt arbeid og minimere feil bidrar et HRIS til å senke administrative kostnader og øke den samlede produktiviteten.

Et HRIS er også mer kostnadseffektivt enn andre typer HR-administrasjonssystemer, inkludert HCM- og HRMS-systemer, men det er også det mest grunnleggende (hvis du tror du kan trenge et system med mer avanserte funksjoner, kan du lese vår gjennomgang av HRIS-, HRMS- og HCM-systemer for tips om hvordan du tar det riktige valget).

Bedre beslutninger innen talentforvaltning

HRIS forbedrer beslutninger innen talentforvaltning ved å gi sanntidsinnsikt i ansattes prestasjoner, ferdigheter og trender for engasjement. 

Med sentraliserte data kan HR identifisere ansatte med høyt potensial, følge opp utviklingsbehov og optimalisere arbeidsstyrkeplanleggingen.

Prediktiv analyse bidrar dessuten til planlegging av etterfølgere og strategier for å beholde ansatte, noe som sikrer bedre samsvar mellom talenter og virksomhetens mål.

Sentraliserte ansattdata og forbedret nøyaktighet

Et HRIS samler ansattregistre, stillingsdetaljer, lønnsinformasjon og fraværsinformasjon i ett sentralisert system, noe som reduserer doble registreringer og spredte regneark.

Ved å opprettholde konsistente og oppdaterte registre kan HR-team minimere administrative feil, få tilgang til pålitelig informasjon og ta bedre informerte beslutninger.

Forbedret datasikkerhet

Et HRIS forbedrer datasikkerheten ved å samle sensitive ansattopplysninger i et sikkert system med tilgangskontroll, kryptering og autentiseringsprotokoller. 

Rollebasert tilgang sikrer at bare autorisert personell kan se eller redigere bestemte data, noe som reduserer risikoen for sikkerhetsbrudd. 

I tillegg bidrar revisjonslogger og funksjoner for etterlevelse til å spore endringer, oppdage avvik og oppfylle lovpålagte krav til databeskyttelse.

Author's Tip

Virksomheter som ønsker å maksimere fordelene med HRIS, bør vurdere å ansette fagpersoner som har fullført\u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/articles/best-hris-certifications/\u0022\u003e ledende HRIS-sertifiseringsprogrammer\u003c/a\u003e.

Funksjoner i et HR-informasjonssystem

HRIS-systemer finnes i mange ulike former og størrelser for å passe alle organisasjoner. Her er noen av de viktigste HRIS-funksjonene du bør se etter:

• Ansattdatabaseadministrasjon: Sentralisert arkiv for lagring av all ansattrelatert informasjon, inkludert personopplysninger, ansettelses- og jobbinformasjon samt informasjon om lønn og lønnsutbetalinger.
• Registrering av arbeidstid og fremmøte: Verktøy for registrering av ansattes arbeidstid, fremmøte, permisjonssøknader og fravær, ofte integrert med stemplingsur eller biometriske systemer.
• Lønnsadministrasjon: Automatisert lønnsbehandling, inkludert lønnsberegninger, skattetrekk, trekk for personalgoder og administrasjon av direkte lønnsinnskudd.
• Administrasjon av personalgoder: Administrasjon av programmer for personalgoder, for eksempel helseforsikring, pensjonsordninger og andre fordeler, inkludert registrering, sporing og rapportering.
• Rekruttering og kandidatsporing: Funksjoner i rekrutteringsprogramvare som hjelper deg med å administrere utlysing av ledige stillinger, gjennomgå søknader, følge kandidater gjennom ansettelsesprosessen og ta imot nyansatte.
• Resultatstyring: Verktøy for å fastsette resultatmål, gjennomføre prestasjonsvurderinger, gi tilbakemeldinger og følge med på målbare resultater for ansatte.
• Etterlevelsesstyring: Sikrer etterlevelse av arbeidsrettslige lover og forskrifter, inkludert automatiske varsler om kommende frister og rapporteringskrav.
• Selvbetjeningsportal for ansatte: Gir ansatte mulighet til å få tilgang til og oppdatere personopplysningene sine, se lønnsslipper, søke om permisjon og administrere personalgoder gjennom et selvbetjeningsgrensesnitt.
• Opplæring og utvikling: Verktøy for administrasjon av opplæringsprogrammer for ansatte, sporing av fremgang, planlegging av kurs og vedlikehold av sertifiseringer og opplysninger om kompetanseutvikling.

Author's Tip

Det er verdt å merke seg at selv om leverandører hevder at løsningene deres kan gjøre alt, er det sannsynlig at de bare vil gjøre et par ting godt. Derfor er det som regel lurt å kombinere ulike løsninger når du bygger HR-teknologistakken din.

Slik kommer du i gang med et HRIS

Nå tenker du kanskje at et HRIS kan være ganske nyttig, eller vurderer hvordan det nåværende systemet ditt kan oppgraderes.

Med så mange alternativer tilgjengelig er det viktig å finne den beste HRIS-programvaren for virksomhetens behov.

Når du velger et HRIS, bør HR-fagfolk se nærmere på brukervennlighet, hvilke kjernefunksjoner som er inkludert, hvor tilpasningsbar tjenesten er, om løsningen kan integreres med eldre systemer, skalerbarhet og selvfølgelig verdi for pengene. Et godt sted å begynne er veiledningen vår til de beste HRIS-systemene.

Viktig tips: Hvis kravene dine er komplekse eller du fortsatt definerer dem, kan det være lurt å vurdere å utarbeide en HRIS-forespørsel om tilbud for å hjelpe deg med å definere kravene og få bedre tilbud fra leverandører.