Gecertificeerde loonadministratie: een complete gids voor 2026

Gewaarmerkte loonadministratie is een vereiste die voortvloeit uit de Davis-Bacon Act, die bepaalt dat werknemers aan dergelijke projecten ten minste het geldende loon en de secundaire arbeidsvoorwaarden moeten ontvangen die gelden voor het gebied waarin ze werken.

De Davis-Bacon Act

De Davis-Bacon Act werd in 1931 door het Congres aangenomen om werknemers te beschermen tegen lage uurlonen.

Volgens deze wet moet je voldoen aan de vereisten voor gewaarmerkte loonadministratie als de overheid je bedrijf een contract van meer dan $2,000 toekent voor de bouw, aanpassing, het onderhoud of de reparatie van openbare gebouwen of openbare werken.

Dit betekent dat je je wekelijkse rapport van de gewaarmerkte loonadministratie moet indienen en je werknemers het geldende loon en de secundaire arbeidsvoorwaarden moet betalen die overeenkomen met hun geografische locatie.

De geldende lonen worden door het DOL vastgesteld aan de hand van enquêtes. Voor alle gewerkte uren boven de 40 uur is betaling van overwerk tegen 1,5 keer het basisloon van de werknemer vereist bij contracten die vallen onder de wet op de standaardwerktijden voor contracten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Formulier WH-347

Formulier WH-347 gebruik je om je rapport van de gewaarmerkte loonadministratie bij het DOL in te dienen. Instructies worden uitgebreid door het DOL verstrekt, maar hier volgt een samenvatting van wat het formulier bevat:

Bedrijfsinformatie

• Classificatie
• Naam
• Adres
• Loonadministratienummer
• Voor de week die eindigt op (datum)
• Project en locatie
• Project- of contractnummer.

Werknemersinformatie

• Naam en identificatienummer van de werknemer
• Functieclassificaties (vermeld de classificatie die de daadwerkelijk door elke arbeider of monteur uitgevoerde werkzaamheden beschrijft).
• Gewerkte uren (bij contracten die vallen onder de wet op de standaardwerktijden voor contracten, vul gewerkte uren boven de 40 uur per week in als "overwerk").
• Loon (inclusief secundaire arbeidsvoorwaarden)
• Brutoverdiend bedrag
• Alle inhoudingen op het loon en het totaal van de inhoudingen
• Netto loon dat voor de week is betaald.

Welke werkgevers moeten gewaarmerkte loonadministratie gebruiken?

Gewaarmerkte loonadministratie voor aannemers is een wettelijke vereiste voor alle aannemers of onderaannemers die werken aan bouwprojecten van de overheid ter waarde van meer dan $2,000.

Bouw is een brede term en kan van alles betekenen, van het bouwen van een school tot het repareren van een snelweg. Het omvat uiteenlopende werkzaamheden zoals schilderen, decoreren, loodgieterswerk of elektrotechnische werkzaamheden. 

De lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden die je moet betalen, worden vastgesteld door het ministerie van Arbeid. Hoewel deze informatie moet worden verstrekt wanneer het contract aan je wordt toegekend, wordt aanbevolen contact op te nemen met het DOL om alles waarover je twijfelt te bevestigen.

Niet voldoen aan de vereisten voor gewaarmerkte loonadministratie 

Het niet naleven van de vereisten voor gewaarmerkte loonadministratie kan leiden tot het volgende:

• Inhouding van contractgelden: De federale instantie die het bouwproject financiert, kan een deel van de contractgelden inhouden om het bedrag van de onderbetalingen aan werknemers te dekken. Dit is vaak de eerste stap om ervoor te zorgen dat werknemers het loon ontvangen waarop zij recht hebben.
• Betaling van achterstallige lonen: Van aannemers kan worden geëist dat zij achterstallige lonen betalen aan werknemers die minder hebben ontvangen dan de geldende loontarieven voor hun werkzaamheden. Dit kan zowel het loonverschil als niet-betaalde secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten.
• Beëindiging van het contract: In ernstige gevallen van niet-naleving kan het huidige contract van een aannemer worden beëindigd. De aannemer kan bovendien aansprakelijk worden gesteld voor eventuele extra kosten die de overheid maakt om het werk met een andere aannemer te voltooien.
• Uitsluiting: Aannemers en onderaannemers die de Davis-Bacon Act in ernstige mate overtreden, kunnen gedurende een bepaalde periode, doorgaans drie jaar, worden uitgesloten van toekomstige overheidscontracten. Dit betekent dat zij niet mogen meedingen naar federale contracten en deze niet mogen ontvangen, wat een aanzienlijke impact op hun bedrijf kan hebben.
• Juridische stappen en boetes: Aannemers kunnen te maken krijgen met juridische stappen, waaronder boetes en sancties, wegens opzettelijke overtredingen van de Davis-Bacon Act. Wanneer er aanwijzingen zijn voor fraude of valse verklaringen, kunnen er ook strafrechtelijke vervolgingen worden ingesteld.
• Reputatieschade: Niet-naleving kan ook reputatieschade veroorzaken, waardoor het voor een aannemer moeilijker wordt om toekomstig werk binnen te halen, zelfs buiten overheidscontracten.
• Civiele rechtszaken: Werknemers die niet het juiste geldende loontarief hebben ontvangen, kunnen ook het recht hebben om een civiele rechtszaak tegen hun werkgever aan te spannen wegens onbetaalde lonen.

Workshops over loonadministratie zijn ideaal om te leren hoe je kunt voldoen aan de normen voor gecertificeerde loonadministratie. Je kunt vragen stellen en antwoorden krijgen van experts uit de sector, en bovendien meer leren over nieuwe technologie en ontwikkelingen.

Wetgeving inzake geldende lonen op staats- en lokaal niveau

Aannemers die onder de Davis-Bacon Act vallen, moeten mogelijk ook voldoen aan staats- en lokale wetgeving inzake geldende lonen en overwerkbetalingen.

Deze wetten staan bekend als "kleine Davis-Bacon-wetten" en zijn wetgeving op staatsniveau in de Verenigde Staten die vergelijkbaar is met de federale Davis-Bacon Act. 

Terwijl de federale Davis-Bacon Act van toepassing is op door de federale overheid gefinancierde bouwprojecten, zijn de kleine Davis-Bacon-wetten van toepassing op door staten gefinancierde of ondersteunde bouwprojecten.

Werkgevers bij door staten gefinancierde projecten moeten contact opnemen met het bevoegde arbeidsdepartement van de staat als hun rapportageverplichtingen niet grondig worden uitgelegd wanneer zij hun contract ontvangen.

Veelgemaakte fouten bij gecertificeerde loonadministratie die je moet vermijden

Het bijhouden van een gecertificeerde loonadministratie vereist aandacht voor detail en naleving van specifieke regelgeving. Als je op de hoogte bent van veelgemaakte fouten, kun je nalevingsproblemen en sancties voorkomen. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende fouten die je moet vermijden bij het bijhouden van een gecertificeerde loonadministratie:

• Onjuiste loontarieven: Een van de meest voorkomende fouten is werknemers minder betalen dan de geldende loontarieven voor hun functieclassificatie. Zorg ervoor dat je de meest recente loonbepaling voor het project gebruikt.
• Verkeerde classificatie van werknemers: Werknemers onjuist indelen in een lager betaalde functieclassificatie is een veelgemaakte fout. Elke werknemer moet worden ingedeeld op basis van het daadwerkelijk uitgevoerde werk.
• Onnauwkeurige rapportage van gewerkte uren: Het niet nauwkeurig rapporteren van het aantal gewerkte uren, inclusief overuren, kan tot nalevingsproblemen leiden. Het is belangrijk om een nauwkeurige administratie bij te houden van alle uren die elke werknemer heeft gewerkt. Investeren in de beste loonadministratiediensten voor kleine bedrijven kan dit proces vereenvoudigen en naleving garanderen.
• Fouten bij het berekenen van overwerk: Overwerk moet correct worden berekend en betaald in overeenstemming met de Wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA). Houd er rekening mee dat overwerk doorgaans wordt betaald tegen anderhalf keer het reguliere uurtarief van de werknemer voor uren die boven de 40 uur per werkweek worden gewerkt.
• Het niet opnemen van secundaire arbeidsvoorwaarden: Als secundaire arbeidsvoorwaarden deel uitmaken van de loonbepaling, moeten ze correct worden berekend en gerapporteerd. Dit omvat bijdragen aan pensioenregelingen, ziektekostenverzekeringen, vakantiefondsen enzovoort.
• Onvolledige of te late indieningen: Rapporten over gecertificeerde loonadministratie moeten wekelijks en volledig worden ingediend. Te late of onvolledige indieningen kunnen tot sancties leiden.
• Geen goede administratie bijhouden: Aannemers zijn verplicht loonadministratie bij te houden gedurende een bepaalde periode, doorgaans drie jaar. Deze administratie moet nauwkeurig zijn en direct beschikbaar voor controle.
• Staatsspecifieke vereisten negeren: Als je werkt aan een project waarop ook de wetgeving inzake geldende lonen van de staat van toepassing is (de zogenaamde "kleine Davis-Bacon"-wetten), zorg er dan voor dat je ook daaraan voldoet, omdat deze andere of aanvullende vereisten kunnen bevatten.

Loonadministratie aanpassen of corrigeren

Het bijhouden van nauwkeurige gecertificeerde loonadministratie is cruciaal om te voldoen aan de wetgeving inzake toepasselijke lonen en mogelijke boetes te voorkomen. Als er afwijkingen of fouten worden vastgesteld in eerder ingediende rapporten over de gecertificeerde loonadministratie, is het essentieel om deze snel en systematisch aan te pakken.

Zo kunt u deze gegevens aanpassen en corrigeren zodra u een fout heeft ontdekt:​

1. Documenteer elke vastgestelde fout naast de correcte informatie om een duidelijk overzicht van de afwijkingen te waarborgen.
2. Maak een nieuw loonadministratierecord met de juiste gegevens. Label dit duidelijk als een aangepast record voor de betreffende loonperiode.
3. Zorg ervoor dat alle gecorrigeerde gegevens volledig zijn, waaronder werknemersgegevens, werkclassificaties, gewerkte uren, loonpercentages en inhoudingen.​
4. Volg de indieningsrichtlijnen van de betreffende instantie of autoriteit.
   • Bij sommige systemen kunnen ingediende gegevens niet rechtstreeks worden gewijzigd; dien in dat geval een nieuw record in voor dezelfde loonperiode. Het aangepaste record krijgt voorrang op het oorspronkelijke record.
   • Voeg ook een verklaring toe waarin de aangebrachte correcties en de redenen voor de aanpassingen worden uitgelegd.
5. Informeer getroffen werknemers over de correcties, vooral als de aanpassingen gevolgen hebben voor hun loon of belastinginhoudingen. Verstrek hun ook bijgewerkte loonstroken of verklaringen waarin de aanpassingen zijn verwerkt.
6. Bewaar gedetailleerde gegevens van zowel de oorspronkelijke als de aangepaste loonrapporten, inclusief documentatie van vastgestelde fouten en genomen corrigerende maatregelen.​ Bewaar ook alle correspondentie met betrekking tot de aanpassingen voor toekomstig gebruik en ter verificatie van de naleving.
7. Analyseer ten slotte de grondoorzaken van de fouten om herhaling te voorkomen. Dit kan onder meer betekenen dat u interne controles verbetert, aanvullende training over loonadministratie voor medewerkers aanbiedt of loonadministratiesoftware met mogelijkheden voor foutcontrole invoert om de nauwkeurigheid te verbeteren.​

Een snelle en nauwkeurige correctie van loonadministratie zorgt niet alleen voor naleving van arbeidswetgeving, maar waarborgt ook de integriteit en betrouwbaarheid van de loonadministratie van uw organisatie.

Beste praktijken voor het indienen van gecertificeerde arbeidsrapporten

Volg deze beste praktijken om ervoor te zorgen dat u de gecertificeerde loonadministratie correct uitvoert:

• Begrijp de vereisten: Maak uzelf vertrouwd met de Davis-Bacon-wet, de bijbehorende arbeidsnormen en eventuele staatsspecifieke wetgeving inzake toepasselijke lonen (kleine Davis-Bacon-wetten). Een grondige kennis van deze vereisten is essentieel.
• Blijf op de hoogte van toepasselijke loonpercentages: Controleer regelmatig of er updates zijn voor de toepasselijke loonpercentages voor de locatie en functieclassificaties van uw project.
• Houd gedetailleerde gegevens bij: Bewaar nauwkeurige en gedetailleerde gegevens van alle gewerkte uren, inclusief begin- en eindtijden, pauzes, overuren enzovoort. Een goede administratie is essentieel voor het rapporteren van gecertificeerde loonadministratie.
• Gebruik nauwkeurige loonadministratiesoftware: Gebruik loonadministratiesoftware die is ontworpen voor gecertificeerde loonadministratie. Dit betekent dat de software specifieke taken moet kunnen verwerken, zoals verschillende loonpercentages, berekeningen van overuren en het bijhouden van secundaire arbeidsvoorwaarden, waardoor eventuele bijbehorende kosten van loonadministratiesoftware eenvoudig te rechtvaardigen zijn.
• Werk samen met een specialist: Een specialist in gecertificeerde loonadministratie of een loonadministratie bedrijf beschikt over de kennis en ervaring om u te helpen bij het beheren van gecertificeerde loonadministratie en het blijven voldoen aan de regelgeving.

Veelgestelde vragen

Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen die u mogelijk heeft over gecertificeerde loonadministratie:

Wat zijn enkele veelgebruikte methoden om overheidsprojecten te identificeren?

\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022144\u0022 data-end=\u0022426\u0022\u003eOverheidsprojecten worden doorgaans geïdentificeerd aan de hand van unieke projectidentificaties die door de aanbestedende instantie of contracterende instantie zijn toegewezen. Dit kunnen contractnummers, projectcodes of een projectnaam zijn die consistent in alle documentatie wordt gebruikt, waaronder rapporten over gecertificeerde loonadministratie.\u003c/p\u003e
\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022428\u0022 data-end=\u0022881\u0022\u003eVeel staten en instanties verplichten aannemers om deze identificatie op elke indiening van de gecertificeerde loonadministratie te vermelden om een correcte tracking en naleving te garanderen. In sommige rechtsgebieden koppelen online rapportagesystemen—zoals het eCPR-systeem van de California DIR—loonadministratiegegevens automatisch aan geregistreerde overheidsprojecten met behulp van een project-ID.\u003c/p\u003e
\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022428\u0022 data-end=\u0022881\u0022\u003eRaadpleeg altijd uw contractdocumentatie of de lokale instantie voor heersende lonen om te bevestigen welke identificatie u moet gebruiken.\u003c/p\u003e

Is gecertificeerde loonadministratie vereist als u werknemers met een 1099-status gebruikt?

\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022166\u0022 data-end=\u0022496\u0022\u003eVereisten voor gecertificeerde loonadministratie zijn over het algemeen van toepassing op werknemers, niet op zelfstandige opdrachtnemers. Als een werknemer \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/strategy-operations/payroll-finance/form-1099/\u0022\u003ecorrect is geclassificeerd als een opdrachtnemer met een 1099-status\u003c/a\u003e, wordt deze niet opgenomen in rapporten over gecertificeerde loonadministratie, zoals het WH-347-formulier, dat wordt gebruikt om lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden vast te leggen voor werknemers die onder de Davis-Bacon Act als werknemers zijn geclassificeerd.\u003c/p\u003e
\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022498\u0022 data-end=\u0022952\u0022\u003eHet is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat zelfstandige opdrachtnemers niet verkeerd worden geclassificeerd. Als een werknemer voldoet aan de criteria van een werknemer—in de directe leiding staat, vaste werktijden heeft of de hulpmiddelen van de werkgever gebruikt—moet deze mogelijk als werknemer worden gerapporteerd, ongeacht de 1099-status.\u003c/p\u003e
\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022498\u0022 data-end=\u0022952\u0022\u003eEen verkeerde classificatie kan leiden tot boetes en nalevingsproblemen. Daarom is het van cruciaal belang om de status van werknemers zorgvuldig te controleren bij het opstellen van gegevens over de gecertificeerde loonadministratie.\u003c/p\u003e

Gelden vereisten voor gecertificeerde loonadministratie voor door de staat gefinancierde projecten?

\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022185\u0022 data-end=\u0022710\u0022\u003eJa, veel door de staat gefinancierde bouwprojecten vallen onder wetten inzake heersende lonen die lijken op federale vereisten en vaak worden aangeduid als “Little Davis-Bacon Acts”. Deze staatswetten verplichten aannemers en onderaannemers om werknemers de lokaal geldende lonen te betalen voor vergelijkbaar werk aan overheidsprojecten en vereisen in veel gevallen rapportage van de gecertificeerde loonadministratie om naleving te verifiëren. Hoewel de kernintentie overeenkomt met de federale Davis-Bacon Act, stelt elke staat zijn eigen drempelwaarden, loonbepalingen en rapportageprocedures vast.\u003c/p\u003e
\u003cp class=\u0022\u0022 data-start=\u0022712\u0022 data-end=\u00221220\u0022\u003eOmdat de vereisten per rechtsgebied sterk verschillen, moeten aannemers de specifieke regels die door de arbeidsinstantie of overheidsprojectinstantie van hun staat worden gehandhaafd zorgvuldig controleren. Sommige staten, zoals Californië en New York, beschikken over uitgebreide elektronische rapportagesystemen voor gecertificeerde loonadministratie en strenge sancties voor niet-naleving. Andere staten kunnen andere formulieren, indieningsfrequenties of vrijstellingscriteria hanteren. Het niet nakomen van deze verplichtingen kan leiden tot ingehouden betalingen, boetes of uitsluiting van toekomstige overheidscontracten.\u003c/p\u003e

Gecertificeerde loonadministratie hoeft niet moeilijk te zijn

Door de richtlijnen en beste werkwijzen in dit artikel en op de website van het DOL te volgen, kan gecertificeerde loonadministratie een routinematig proces worden.

Bekijk ons artikel over loonadministratie voor kleine bedrijven beheren en onze checklist voor loonadministratie voor verdere richtlijnen over het optimaliseren van uw loonadministratieproces.