Een businesscase voor HR-software opstellen: een gids in 10 stappen
HR beheren met spreadsheets in een groeiend bedrijf leidt tot inefficiëntie en uitdagingen op het gebied van administratie, waardoor taken zoals het bijhouden van vakantiedagen en snel aannemen van personeel lastig worden.
Het gebruik van slimme HR-software kan een eenvoudigere oplossing zijn dan je denkt, vooral voor HR-teams van kleine bedrijven met krappe budgetten. In dit artikel leggen we uit welke stappen je moet nemen om een sterke businesscase op te bouwen voor de nieuwe HR-software die je nodig hebt.
Een businesscase voor HR-software opbouwen:
- Bedrijfsbehoeften en visie
- Knelpunten identificeren
- Stappen in het huidige proces
- Succesmaatstaven definiëren (ROI - rendement op investering)
- Eerste draagvlak en goedkeuring verkrijgen
- Vereisten verzamelen
- Leveranciers benaderen
- Je voorbereiden op bezwaren
- Een businesscase opbouwen en goedkeuring verkrijgen
- De winnende software kiezen
Stap 1 - Bedrijfsbehoeften en visie
De behoeften van je bedrijf zijn de specifieke vereisten en uitdagingen waarmee je bedrijf te maken heeft bij het efficiënt beheren van human resources, terwijl visie meer verwijst naar de langetermijndoelen en de richting die het bedrijf op wil met de succesvolle implementatie van nieuwe HR-software.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
De eerste stap is het uitschrijven van de HR-visie en ervoor zorgen dat deze aansluit bij de bedrijfsstrategie, richting en visie.
Het voordeel hiervan is dat je draagvlak creëert bij de belangrijkste belanghebbenden en besluitvormers in je leiderschapsteam. Zet je belangrijkste behoeften en de redenen daarvoor op een rij, zodat iedereen begrijpt wat de vereisten voor HR-software van de organisatie zijn.
Voordat je investeert in nieuwe HR-technologie, moet je je bedrijfsbehoeften definiëren—of het nu gaat om talentwerving, onboarding of leiderschapsontwikkeling. Als je je doelen begrijpt, zorg je ervoor dat de technologie aansluit bij je strategie.
Stem je richting en visie op elkaar af
Hier is een voorbeeld van hoe je je bedrijfsbehoeften kunt afstemmen op de reden waarom je in een nieuw HR-systeem zou moeten investeren.
| Zakelijke behoefte | Waarom? |
|---|---|
| We hebben betere hulpmiddelen nodig om ons personeelsbestand bij te houden. | Ons huidige proces voor het bijhouden van het personeelsbestand kost veel tijd en is foutgevoelig, waarbij belangrijke statistieken handmatig worden berekend. |
| We moeten ons wervingsproces stroomlijnen, omdat we dit jaar een toename van X nieuwe medewerkers verwachten. | Kandidaten hebben aangegeven dat ons proces traag en verwarrend is. Door te investeren in een nieuw ATS kunnen we het beoordelen van cv's, het plannen van sollicitatiegesprekken en de selectie van kandidaten met x% versnellen. |
| Het bijhouden van arbeidscontracten gebeurt handmatig | Gezien onze groeidoelstellingen voor het personeelsbestand hebben we een geautomatiseerde en geïntegreerde manier nodig om handtekeningen op contracten bij te houden. |
| De betrokkenheid van medewerkers vergroten | Onze betrokkenheid baart zorgen en momenteel hebben we een handmatig beoordelingsproces en enquêteproces, waarbij de gegevens niet eenvoudig toegankelijk en bruikbaar zijn. |
Laat je ook niet verleiden door het-syndroom-van-het-glimmende-object en dring niet aan op nieuwe software alleen omdat deze enkele fraaie nieuwe functies aanprijst.... ehm, zoals hulpmiddelen die door AI worden ondersteund! Richt je in plaats daarvan op software die je specifieke behoeften oplost en je visie ondersteunt om je doelen te bereiken.
Jaag geen trends na zonder je unieke zakelijke behoeften te begrijpen. Of het nu gaat om een nieuw hulpmiddel, beleid of voordeel, stem elk initiatief af op je organisatiedoelen en de prioriteiten van je medewerkers.
Stap 2 - Knelpunten identificeren
Strategisch talentmanagement ondersteunt de zakelijke onderbouwing voor HR-software door technologische oplossingen af te stemmen op knelpunten in de ontwikkeling van het personeelsbestand.
Knelpunten verwijzen in deze context naar de specifieke moeilijkheden en inefficiënties die een bedrijf ervaart in zijn huidige HR-managementprocessen en die HR-software probeert aan te pakken en te verlichten. Noteer al je knelpunten en houd je niet in.
Voorbeeld van een checklist voor het identificeren van knelpunten
- Hoeveel spreadsheets moet je bijwerken wanneer je een medewerker toevoegt of wijzigt?
- Kunnen medewerkers hun eigen gegevens bijwerken?
- Hoe vaak kom je invoerfouten tegen?
- Welke taken nemen het grootste deel van je dag in beslag?
De antwoorden op de vragen vormen de basis van je zakelijke onderbouwing voor de aanschaf van nieuwe HR-software.
Stap 3 - Huidige processtappen
De huidige processtappen beschrijven hoe je de zaken nu aanpakt op je HR-afdeling. Dit moet al je belangrijkste HR-taken omvatten, zoals de manier waarop je personeelsdossiers, verlofaanvragen, werving en onboarding afhandelt. (Ik gok dat je voornamelijk spreadsheets en e-mails gebruikt.)
Begin met het opsommen van de belangrijkste processen, de stappen voor elk proces, wie verantwoordelijk is voor elke stap en hoeveel tijd elk proces je kost.
Voorbeeld van een vereenvoudigde proceskaart
| Hoofdproces | Subproces | Processtappen | Wie | Tijd |
|---|---|---|---|---|
| Personeelsgegevens | Nieuwe werknemer toevoegen | Open een rekenblad en voeg een nieuwe rij met personeelsgegevens toe. Controleer of het personeelsnummer is bijgewerkt. Voeg de werknemer toe aan de secundaire arbeidsvoorwaarden en werk het rekenblad voor het bijhouden van secundaire arbeidsvoorwaarden bij. Werk de loonadministratietracker bij. Stuur de loonadministratie een e-mail met de personeelsgegevens. Schrijf werknemers in op het loonadministratieplatform, enzovoort. | HR | 30-45 min. |
| Personeelsgegevens | Adres van werknemer bijwerken | Open rekenblad #1 en werk dit bij. Open de loonadministratietracker en werk deze bij. Stuur de loonadministratie een e-mail met het nieuwe adres. | HR | 15 min. |
| Personeelsgegevens | Vakantiesaldo van werknemer | Stuur de manager een e-mail voor diens afstemming. Vergelijk diens aantekeningen met de aantekeningen van HR. Open de applicatie voor tijdregistratie en controleer de gegevens. Bereken het saldo op basis van eventuele pro-ratering (indien nodig). | HR en manager | 15-45 min. |
Handige tip: Je kunt het proces in kaart brengen nog een stap verder voeren en naast alle processtappen aangeven of de stap waarde toevoegt aan de organisatie (VA - waardetoevoegend) of geen waarde toevoegt (NVA - niet-waardetoevoegend).
Stap 4 - Succesmaatstaven definiëren (ROI - rendement op investering)
Dit kan een hogere betrokkenheid zijn, betere retentiepercentages, een snellere doorlooptijd bij het invullen van functies of meer capaciteit binnen het HR-team voor zaken zoals verbinding, training en activiteiten die waarde toevoegen.
Als je tijd kunt besparen door te investeren in HR-software, wat zou je dan met die tijd doen?
Besluitvormers willen de ROI-cijfers zien. Bij HR-software wordt dit doorgaans gemeten in tijdsbesparing en daarom kun je een bedrag in dollars aan de besparing koppelen.
Voorbeeld (er worden veel aannames gedaan en we raden je aan deze te vermelden):
Ter referentie: 52 weken per jaar * 8 uur per dag = 2,080 uur
2,080 uur * 60 minuten per uur = 124,800 minuten per jaar
Salaris = $80,000
Tijd per bepaalde taak = 15 min.
Taken per maand = 50
Totale tijd per maand = 750 min.
Totale kosten per maand = (124,800/$80,000 = $1.56 aan salaris per minuut). $1.56 * 750 min. per maand = $1,170 per maand aan arbeidskosten.
De bovenstaande formule illustreert de positieve impact van het vinden van een nieuwe HR-oplossing die automatisering gebruikt om een taak van 15 minuten te elimineren die je HR-professionals regelmatig uitvoeren — wel 50 keer per maand.
Door die taak via automatisering te elimineren, zou je bedrijf $1,170 per maand aan arbeidskosten besparen. Dat is een aanzienlijke kostenbesparing voor je bedrijfsresultaat!
Stap 5 - Eerste draagvlak en goedkeuring verkrijgen
Gebruik deze tijd om je bevindingen uit de bovenstaande stappen te presenteren en zorg ervoor dat je draagvlak hebt bij je HR-leiders om door te gaan, of bepaal of je het proces moet stopzetten. Als je mondelinge goedkeuring hebt, ga dan door!
Voorbeelden van manieren om aanvankelijk draagvlak te verkrijgen
- Casestudy's: Presenteer casestudy's van vergelijkbare organisaties die HR-software succesvol hebben geïmplementeerd en laat de concrete voordelen zien.
- Kosten-batenanalyse: Laat een gedetailleerde kosten-batenanalyse zien waarin de kosten van HR-software worden afgezet tegen de kostenbesparingen en verbeterde efficiëntie die je naar verwachting met de nieuwe HR-technologie zult behalen.
- Demonstraties: Organiseer een demonstratie van de HR-software om de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid ervan te laten zien en te tonen hoe deze zich verhoudt tot je huidige systeem.
- Productiviteitsstatistieken: Laat statistieken zien over verbeterde productiviteit en tijdsbesparing bij bedrijven die vergelijkbare HR-software gebruiken.
Stap 6 - Vereisten verzamelen
Ik weet dat dit niet de leukste stap is, maar het is wel een van de belangrijkste. Wees duidelijk over je vereisten voordat je contact opneemt met softwareleveranciers en zorg ervoor dat alle belangrijke belanghebbenden hun inbreng hebben gegeven.
| Belangrijke vereiste | Wie | Waarom |
|---|---|---|
| Eén enkele bron van betrouwbare personeelsgegevens | CEO, COO, HR, manager, medewerker | Fouten voorkomen, snelheid verhogen en gebruiksgemak verbeteren |
| Doelen worden bijgehouden en zijn zichtbaar voor het managementteam | C-Suite, manager, HR, medewerker | Alle doelen moeten worden samengevoegd in één overzicht voor het managementteam en de teamleider. |
| Cv's worden bekeken door de aanwervingsmanager | HR, aanwervingsmanager | Op dit moment kopieert HR cv's en plakt deze in een map op de gedeelde schijf. Managers moeten automatisch op de hoogte worden gebracht wanneer er een cv binnenkomt, zodat ze het snel kunnen selecteren of afwijzen. |
| Compatibiliteit met andere software die al in gebruik is | CTO, IT-manager | Om het maximale uit je nieuwe HR-technologie te halen, moet je ervoor zorgen dat deze compatibel is met andere software die je organisatie al gebruikt. |
Stap 7 - Neem contact op met leveranciers
Vergelijk verschillende opties, vraag enkele demonstraties aan en deel je vereisten met een selectie van aanbieders van HR-software die in eerste instantie goed lijken te passen. Zo kunnen zij laten zien hoe hun software je leven kan verbeteren!
Als het platform waarin je geïnteresseerd bent niet alle functies biedt die je nodig hebt, vraag dan hoe eenvoudig het zal zijn om het te integreren met andere toepassingen in je HR-technologiestack.
Zodra je contact hebt gelegd met leveranciers, moet je ervoor zorgen dat je de mogelijkheden van hun product afzet tegen je unieke vereisten.
| Belangrijke vereiste | Kritiek (Ja/Nee) |
|---|---|
| Ingebouwde contracten en bevestiging van ondertekening | Nee |
| Medewerkers kunnen hun eigen gegevens bijwerken | Ja |
| Vakantie wordt via een systeem bijgehouden en door de manager goedgekeurd. HR heeft inzage. | Ja |
Stap 8 - Bereid je voor op bezwaren
Neem voordat je je definitieve aanbeveling doet de tijd om je voor te bereiden op mogelijke bezwaren—vooral over de kosten. Financiële bezwaren vormen vaak de grootste hindernis bij het voorstellen van nieuwe HR-software. Het is daarom belangrijk om klaar te staan met duidelijke, zelfverzekerde antwoorden.
Veelvoorkomend bezwaar: “Het is te duur.”
Erken het bezwaar en richt het gesprek vervolgens op de waarde. Benadruk de besparingen op lange termijn die de software oplevert door handmatig werk te verminderen, fouten tot een minimum te beperken en compliancerisico's te verlagen. Laat indien mogelijk zien hoe de kosten zich verhouden tot de verborgen uitgaven van het huidige systeem, zoals de tijd die wordt besteed aan het herstellen van fouten of het beheren van omslachtige oplossingen.
Veelvoorkomend bezwaar: “Kunnen we niet gewoon blijven gebruiken wat we hebben?”
Leg de risico's van niets doen uit. Verouderde systemen leiden vaak tot inefficiëntie, slecht inzicht in gegevens en een grotere administratieve belasting. Benadruk hoe de nieuwe software groei ondersteunt, activiteiten stroomlijnt en het bedrijf helpt sneller betere beslissingen te nemen.
Veelvoorkomend bezwaar: “Wat is de ROI?”
Zorg dat je gegevens bij de hand hebt. Gebruik benchmarks, casestudy's of door de leverancier verstrekte ROI-calculators om kostenbesparingen, tijdsbesparingen of productiviteitswinst te schatten. Formuleer het in termen die voor je belanghebbenden belangrijk zijn: bespaarde euro's, verminderde risico's of beschermde omzet.
Door bezwaren rechtstreeks aan te pakken, versterk je je argumentatie en laat je zien dat je de beslissing vanuit alle hoeken hebt bekeken.
Stap 9 - Stel een businesscase op en verkrijg goedkeuring
Nu je alle bovenstaande gegevens hebt verzameld, is het tijd om je businesscase op te stellen. Dit hoeft geen document van 10 pagina's te zijn; het kan zo eenvoudig zijn als een memo van één pagina (want wie heeft er nu tijd om 10 pagina's te lezen?).
Besluitvormers zoeken antwoorden op de volgende vragen:
- Hoeveel kost het?
- Welke pijnpunten lost de software op?
- Wat gebeurt er als we niet in de software investeren?
- Hoe lang duurt de implementatie?
- Waarom moeten we nu investeren?
- Wat is de ROI van de implementatie van deze software?
Misschien weet je de antwoorden op de kostenvragen nog niet; goedkeuring aanvragen in deze fase helpt je echter om succesvol te zijn.
Een goed gestructureerde RFP voor HR-software helpt je deze informatie te presenteren in een indeling die leveranciers gemakkelijk kunnen begrijpen en waarop ze kunnen reageren.
Veel bedrijven testen gratis HR-systemen om de voordelen van HR-automatisering te laten zien voordat ze zich vastleggen op betaalde oplossingen.
Hier is een sjabloon voor een businesscase die je kunt gebruiken voor HR-software:
- Managementsamenvatting: Kort overzicht van het voorstel, de belangrijkste voordelen en de conclusies.
- Huidige situatie en probleemstelling: Beschrijving van de huidige situatie en de specifieke uitdagingen of problemen die worden aangepakt.
- Voorgestelde oplossing en voordelen: Gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde oplossing en de verwachte voordelen, inclusief een kosten-batenanalyse (Gebruik de berekening in stap 4 om deze te vergelijken met de mogelijke softwarekosten en zet de besparingen op een rij).
- Implementatieplan en risicobeoordeling: Stapsgewijze implementatiestrategie, tijdlijn en een samenvatting van mogelijke risico's met plannen om deze te beperken.
- Conclusie en aanbevelingen: Een beknopte samenvatting van de businesscase met definitieve aanbevelingen voor besluitvormers.
Een sterke businesscase voor HR-software opstellen is eenvoudiger met toonaangevende HRIS-certificeringen om je expertise te onderbouwen.
Stap 10 - Kies de winnende software
Hoera! Je bent zo ver gekomen en hebt goedkeuring gekregen om verder te gaan met de leverancier van je keuze.
Maar vergeet niet dat goedkeuring krijgen via het businesscaseproces nog niet eens de helft van het werk is. Vervolgens moet je de HR-software kiezen die het beste aansluit bij de behoeften en mogelijkheden van je bedrijf op het gebied van implementatie, introductie en training.
Als je HR uitvoert binnen een klein bedrijf, zullen je eisen aan de software anders zijn dan die van een bedrijf met 2.000 werknemers. Je prioriteiten moeten aansluiten bij je huidige behoeften én bij wat je groei ondersteunt.
HR-software maakt HR efficiënter
Door je HR-processen te automatiseren, verbeter je de ervaring van medewerkers, managers en kandidaten. Tijd besteden aan het opstellen van een gedetailleerde businesscase biedt de volgende voordelen:
- Breng belangrijke processen in kaart die moeten veranderen of worden verbeterd
- Verzamel feedback en vereisten van de juiste mensen
- Breng in kaart hoeveel tijd kan worden bespaard en besteed aan werk dat waarde toevoegt
- Laat zien waar investeringen in software prioriteit moeten krijgen. Misschien denk je dat je een platform voor prestatiebeheer nodig hebt, maar in werkelijkheid moet je beginnen met een personeelsinformatiesysteem.
Ongeacht hoe uitgebreid of gedetailleerd je te werk gaat, een solide businesscase voor HR-software zal je organisatie verbeteren.
In mijn ervaring zagen we, toen we een HRIS, ATS, doelstellingen bijhouden en software voor prestatiebeheer implementeerden (allemaal tegelijkertijd), een meetbare stijging in medewerkerstevredenheid, een afname van de administratieve tijd en meer tijd die werd besteed aan activiteiten met toegevoegde waarde.
Dit zorgt op zijn beurt voor een betere werknemerservaring voor zowel je medewerkers en managers als HR-professionals.
Veel succes met je traject voor digitale HR-transformatie!
Hoe nu verder:
Als je onderzoekt hoe je een businesscase voor HR-software opstelt, kun je gratis contact opnemen met een adviseur van SoftwareSelect voor aanbevelingen.
Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin ze ingaan op de specifieke kenmerken van je behoeften. Vervolgens ontvang je een shortlist van software om te beoordelen. Ze begeleiden je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.