HRIS-, HRMS- en HCM-systemen: wat is het verschil?
HCM versus HRIS: HCM (Human Capital Management) en HRIS (informatiesysteem voor personeelszaken) zijn twee typen HR-software, maar ze dienen enigszins verschillende doelen. HRIS richt zich op het opslaan en beheren van werknemersgegevens en het uitvoeren van kerntaken van HR, zoals salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden. HCM gaat verder en biedt naast deze basisfuncties ook talentmanagement, werknemersontwikkeling en strategische personeelsplanning. In dit artikel help ik je snel de verschillen te herkennen en te bepalen welk systeem het beste aansluit bij je HR-doelen.
Wat is een HRIS?
Een informatiesysteem voor personeelszaken (HRIS) is een type HR-software dat wordt gebruikt om kerntaken van HR te beheren, zoals het opslaan van werknemersgegevens.
Door alle werknemersinformatie op één plek op te slaan, maakt het HRIS een einde aan de noodzaak van meerdere spreadsheets, databases en een overvloed aan papierwerk. Zo biedt het eenvoudig toegankelijke, gestroomlijnde informatie.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Hoewel elk softwaresysteem anders is, kan de implementatie van een HRIS HR-teams helpen door de volgende functies te organiseren:
- Kerntaken van HR en salarisadministratie
- Beheer van arbeidsvoorwaarden
- Opleidingsgegevens
- HR-analyses en rapporten
- Tijdregistratie en verlofbeheer
- Inwerken van werknemers
Voordelen van een HRIS
Het belangrijkste voordeel van HRIS-software is dat je HR-afdeling hiermee op één plek toegang heeft tot werknemersdossiers. Hierdoor is het niet meer nodig om verschillende systemen naast elkaar te gebruiken voor het bijhouden van diverse soorten informatie die je HR-specialisten nodig hebben om zakelijke beslissingen te nemen.
Stroomlijning met een HRIS leidt tot een hogere productiviteit, meer samenhang binnen je hele organisatie en een betere werknemerservaring.
Wat is een HRMS?
Een systeem voor personeelsbeheer (HRMS) is een robuuster type HR-beheersysteem dat organisaties helpt hun werknemersgegevens te beheren, evenals belangrijke HR-processen zoals werving, salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, opleiding en functioneringsbeoordelingen.
Ze lijken op HRIS-systemen omdat ze dezelfde HR-kerngebieden omvatten. Er zijn echter enkele belangrijke verschillen.
HRMS-systemen bieden meer mogelijkheden om HR-taken gedurende de volledige levenscyclus van werknemers te automatiseren, terwijl HRIS-systemen zich meer richten op het verminderen van de problemen waarmee HR-teams te maken krijgen rond gegevensinvoer en gegevensbeheer.
Vanwege hun geavanceerdere functionaliteiten behoren HRMS-systemen over het algemeen tot de duurste soorten HR-beheersoftware.
Voordelen van een HRMS
Het gebruik van een HRMS kan HR-teams tal van voordelen bieden. Dankzij de onderling verbonden modules kunnen ze veel administratieve taken automatiseren, waardoor je medewerkers minder tijd hoeven te besteden aan tijdrovende taken.
Andere voordelen van het gebruik van HRMS-software zijn:
- Verbeterde werkwijzen voor gegevensbeheer
- Automatische signaleringen voor nalevingscontrole
- Verbeterde zelfbediening voor werknemers
- Betere besluitvorming dankzij geïntegreerde gegevensanalyse
Korte geschiedenis van HRIS en HRMS
In de jaren zestig en zeventig begonnen grote bedrijven hun werknemersgegevens te beheren met HR-software. Hun belangrijkste doel was destijds het ondersteunen van dossierbeheer en het voldoen aan wettelijke documentatievereisten.
Vroege HR-software richtte zich voornamelijk op salarisadministratie en werd geproduceerd voor mainframecomputers, die dienden als centrale gegevensopslag met weinig mogelijkheden om het systeem te verwerken of ermee te communiceren.
HRIS werd vervolgens populairder in de jaren 80, toen Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen aan populariteit wonnen in het bedrijfsleven. Dit luidde een verschuiving in van mainframesystemen naar client-server-technologie.
Bedrijven konden nu het grotere geheel van hun bedrijfsbehoeften visualiseren en leiders begonnen te begrijpen dat relaties met mensen – werknemers en klanten – een groot verschil maakten voor het niveau van hun succes.
Tegenwoordig wordt de term HRIS door elkaar gebruikt met human resources managementsysteem (HRMS).
Wat is HCM-software?
Human Capital Management (HCM) maakt gebruik van dezelfde HRIS-processen en omvat talent- en personeelsbeheer. Een HCM-oplossing legt de nadruk op een strategische aanpak voor het beheren van werknemers.
Enkele gebieden die HCM-software omvat, zijn:
- Talentwerving
- ATS (sollicitantenvolgsysteem)
- Inwerken
- Talentbeheer
- Cultuuropbouw
- Loopbaanontwikkeling
- Competentiemapping
- Opvolgingsplanning
Voordelen van HCM
Naast de voordelen van een HRIS biedt HCM-software gegevens en analyses die kunnen worden gebruikt voor het plannen van langetermijndoelen binnen je bedrijf. Andere voordelen van HCM-software zijn:
- Betere datagedreven besluitvorming
- Verbeterde medewerkerstevredenheid
- Verbeterde retentiepercentages
- Efficiëntere personeelsplanning
- Een sterkere bedrijfscultuur
Een korte geschiedenis van HCM
In de jaren 50 en 60 ontstond de term “Human Capital”, toen bedrijfsleiders de waarde van werknemers begonnen te begrijpen.
Werknemers in verschillende sectoren werden door het management steeds meer gezien als waardevolle teamleden met vaardigheden en capaciteiten die de groei van hun bedrijven konden stimuleren - in plaats van slechts lichamen aan een productielijn of werknemers die gemakkelijk konden worden vervangen.
Toen het internetgebruik in de jaren 90 begon toe te nemen, nam ook de behoefte van leiders toe om hun werkwijzen te veranderen. Alles, van werving, talentbeheer en betrokkenheid tot personeelsbehoud, moest opnieuw worden geëvalueerd en bijgewerkt.
HCM-systemen deden hun intrede om deze HR-behoeften op een gestroomlijnde manier te beheren.
Waarin zijn HRIS-, HRMS- en HCM-systemen vergelijkbaar?
HRIS, HRMS en HCM zijn allemaal soorten systemen voor humanresourcesbeheer die veel van dezelfde HR-functies ondersteunen, zoals:
- Beheren van de salarisadministratie
- Opslaan van demografische werknemersgegevens
- Vastleggen van gegevens over prestatiebeheer
- Bieden van zelfbedieningsopties
- Bijhouden van opleidingsgegevens van werknemers.
Alle drie zijn van essentieel belang geweest voor de digitale transformatie van HR.
Waarin verschillen HRIS-, HRMS- en HCM-software?
Het belangrijkste verschil tussen HRIS-, HCM- en HRMS-tools heeft te maken met de diepgang en breedte van hun HR-dekking. Een HRIS verwerkt kerntaken op het gebied van HR, terwijl HCM's dieper ingaan op meer werknemersgerichte processen en HRMS-software nog uitgebreidere functies biedt.
Een HRIS omvat alle basisfuncties van HR, maar vanuit het perspectief van gegevensbeheer en gegevensverzameling. Al je werknemersgegevens staan op één plek, maar je hebt minder hulpmiddelen om met die gegevens aan de slag te gaan.
HCM-software geeft je de mogelijkheid om volledig op werknemersniveau betrokken te zijn bij gebieden zoals werknemersprestaties, analyses en onboarding, terwijl een HRIS meer basale werknemersgegevens biedt.
HRMS-systemen gaan een stap verder dan zowel HRIS- als HCM-software. Ze bieden een bredere reeks functies en geavanceerdere functionaliteiten, zoals geïntegreerde analyses van personeelsgegevens ter ondersteuning van strategische planning.
Hoe kies je tussen HRIS-, HRMS- en HCM-oplossingen?
De keuze voor het type HR-softwareoplossing dat je gebruikt hangt af van je specifieke bedrijfsbehoeften.
Stel jezelf de volgende vragen om te bepalen welke oplossing het beste bij je past:
- Wat zijn je belangrijkste HR-functies en specifieke behoeften?
- Wat is de huidige status van je HR-technologie?
- Is werknemersbetrokkenheid een relevante behoefte binnen je bedrijf?
- Welke onderdelen van je bedrijf kunnen efficiënter worden ingericht?
- Hoe beheer je werknemersgegevens?
- Hoe ziet je onboardingproces eruit?
- Is talentmanagement nodig binnen je bedrijf?
- Is er behoefte aan opvolgingsplanning?
Het vinden van de beste HR-software voor jou kan een relatief lang proces zijn, maar de tijd en het onderzoek die je erin investeert, zorgen ervoor dat je de juiste beslissing neemt voor je HR-professionals. Overweeg een RFP voor HR-software op te stellen om je leveranciersselectieproces te stroomlijnen.
Als je team klein is of je budget voor nieuwe software beperkt is, bekijk dan HR-software voor kleine bedrijven, omdat deze doorgaans een behoorlijk scala aan functies biedt en toch betaalbaar blijft. Misschien wil je ook deze lijst met alternatieven voor Peopleguru bekijken.
En als je een certificering wilt behalen om beslissingen zoals deze beter te kunnen nemen, vind je hier een lijst met verschillende HRIS-certificeringscursussen die mogelijk perfect aansluiten bij je interesses.
Blijf op de hoogte
People Managing People bestaat om ervaren managers, leiders en cultuurmakers te helpen contact te leggen en kennis te delen.
We zetten ons in om de middelen en ondersteuning te bieden die je nodig hebt om goed voor je mensen te zorgen. Meld je aan voor de nieuwsbrief van People Managing People om op de hoogte te blijven van de nieuwste en meest effectieve HR-praktijken.
