5 eenvoudige stappen om een werknemer met ondermaatse prestaties te begeleiden

• Slechte kwaliteit van het werk
• Onvermogen om doelstellingen of deadlines te halen
• Aanhoudende interpersoonlijke conflicten
• Slecht tijdmanagement
• Overmatig verzuim of te laat komen
• Ongehoorzaamheid.

Om ondermaatse prestaties effectief aan te pakken, moet je duidelijke methoden voor prestatieverbetering toepassen om werknemers naar verbetering te begeleiden en optimaal gebruik te maken van je instrumenten voor prestatiemanagement. Wanneer een teamlid op een bepaald gebied van het werk slecht presteert, kun je:

1. Het probleem negeren: je kop in het zand steken en hopen dat de slechte prestaties op miraculeuze wijze vanzelf verbeteren.
2. De werknemer ontslaan: het dienstverband van je teamlid beëindigen en iemand nieuw aannemen.
3. Het werk van de werknemer overnemen: inspringen en de aspecten van het werk overnemen waarop de werknemer ondermaats presteert.
4. De werknemer naar een andere functie overplaatsen: de werknemer presteert ondermaats in de huidige functie, maar doet het misschien beter in een andere functie.
5. Het prestatieprobleem corrigeren: een gestructureerd proces voor prestatieverbetering implementeren, dat aanvullende training en ontwikkeling kan omvatten.

Hoewel dit artikel zich richt op optie ‘5’ hierboven, over het algemeen omdat dit de beste optie is om eerst te onderzoeken, is het niet altijd de juiste optie.

Waarom het belangrijk is om slechte prestaties aan te pakken

Omgaan met problemen met moeilijke teamleden is cruciaal bij het aanpakken en verbeteren van ondermaatse prestaties op de werkvloer. Houd bij het kiezen van een van de hierboven beschreven opties rekening met het volgende:

• Kosten van personeelsverloop: volgens Benefit News kan één ontslag een bedrijf tot een derde van het jaarsalaris van de werknemer kosten. Twee derde van deze kosten kan voortkomen uit zaken zoals verminderde productiviteit en het inwerken van iemand nieuw, terwijl het andere derde bestaat uit ‘harde’ kosten zoals werving.
• Impact op het moreel van het team: tenzij de ondermaats presterende werknemer in een bubbel werkt, is de kans groot dat diens collega's op de een of andere manier negatief worden beïnvloed door de prestaties. Dit komt ook naar voren in beoordelingen van teamprestaties . Het probleem negeren of dingen voor de werknemer doen, geeft de rest van je team niet de juiste boodschap en draagt niet bij aan een cultuur van hoge prestaties.
• Respect voor werknemers: iemand ontslaan lijkt soms de eenvoudigere weg, maar als je “te snel op de trekker overgaat”, vooral wanneer het een probleem betreft dat met een beetje inspanning kan worden opgelost, kan je team dit zien als een gebrek aan respect voor de mensen voor wie je verantwoordelijk bent. Dit kan gevoelens van psychologische veiligheid ondermijnen.
• Kosten van het corrigeren van prestaties: soms kan het eenvoudigweg te duur, te tijdrovend of om andere redenen onmogelijk zijn om een ondermaats presterende werknemer beter te laten presteren. In deze gevallen moet je misschien de moeilijke beslissing nemen om iemand te ontslaan of naar een andere functie over te plaatsen.

Managers maken gebruik van een combinatie van hulpmiddelen voor HR-casemanagement en software die specifiek gericht is op prestatiemanagement om de voortgang van werknemers die moeite hebben bij te houden aan de hand van plannen voor prestatieverbetering.

Daarnaast kan realtime prestatiemanagement dat gebruikmaakt van de krachtigste AI-analysetools het potentieel hebben om besluitvormingsfouten van leiders te verminderen en te voorkomen dat prestatieproblemen überhaupt een probleem worden.

Hoe weet je wanneer een werknemer ondermaats presteert?

In het geval van mijn gewoonte om te laat te komen, werd het probleem voor mijn manager duidelijk toen ik uiteindelijk te laat kwam voor een belangrijke vergadering. Het is echter niet altijd zo duidelijk. 

Ik herinner me dat ik samenwerkte met een teamlid, een manager, van wie ik dacht dat hij goed presteerde. Hij behaalde zijn prestatiedoelen, ik had positieve feedback ontvangen van andere managers en klanten mochten hem graag. 

Toen ik echter sprak met mensen die aan hem rapporteerden, ontdekte ik dat er problemen waren. Dit zette mij ertoe aan een proces voor prestatieverbetering te starten.

Het implementeren van OKR's voor HR helpt bij het opstellen van gestructureerde prestatieplannen om onvoldoende functioneren van medewerkers aan te pakken.

Hieronder staan enkele van de vele systemen van controles en tegenwichten die je kunt invoeren om vroegtijdig te worden gewaarschuwd voor daadwerkelijke of mogelijke prestatieproblemen.

1. Stel SMART-doelen of OKR's op: deze bieden een solide basis die jij en je teamlid kunnen gebruiken om de voortgang te controleren. Als jullie bijvoorbeeld allebei instemmen met een doel om “een wekelijkse omzet van $10,000 te behalen” en je medewerker slechts $5,000 per week binnenhaalt, kan dit wijzen op slechte prestaties. 
2. Regelmatige check-ins en één-op-ééngesprekken: of ze nu virtueel of persoonlijk plaatsvinden, 1:1-gesprekken zijn een cruciaal onderdeel van het beoordelen van de prestaties van een medewerker. Je kunt bij je medewerker informeren, van hem of haar horen waar diegene aan werkt, meer te weten komen over de voortgang richting doelen en inzicht krijgen in eventuele problemen die de prestaties kunnen beïnvloeden.
3. Feedbacksystemen voor medewerkers: ik kwam de slechte prestaties van mijn teamlid op het spoor via skip-levelgesprekken die ik had met leden van zijn team. Medewerkerstevredenheidsonderzoeken, 360-gradenprestatiebeoordelingen en informele gesprekken met de collega's van je medewerker zijn ook nuttige feedbackmethoden die je kunnen waarschuwen voor mogelijke prestatieproblemen.
4. Feedback van externe belanghebbenden: naast feedback van medewerkers is het belangrijk om feedback te krijgen van mensen buiten de organisatie, zoals klanten, partners en leveranciers. Gegevens uit bijvoorbeeld klantbeoordelingen, Net Promoter Scores en tevredenheidsonderzoeken kunnen vaak waardevolle inzichten opleveren in hoe je de prestaties van een individu kunt verbeteren.
5. Software voor prestatiemanagement: de meeste hierboven genoemde controles kunnen worden uitgevoerd met goede software voor prestatiemanagement. Hiermee kun je prestatiegegevens van individuen, teams en de organisatie vastleggen. Veel softwarepakketten bieden ook gegevensanalyse, rapportage en automatisering om het werk eenvoudiger te maken.
6. Productiviteitsbeoordelingen: Beoordeel de efficiëntie en effectiviteit van medewerkers bij het uitvoeren van taken en het behalen van doelen binnen een bepaalde termijn. Door dit te volgen en hierover feedback te geven, kun je sterke punten, verbeterpunten en kansen om de algehele prestaties te verbeteren identificeren.

Geavanceerde methoden om prestaties te meten

Door de objectiviteit van medewerkersevaluaties te verbeteren, zorg je voor eerlijke en nauwkeurige prestatiebeoordelingen en een betere acceptatie van feedback door medewerkers. Twee veelgebruikte methoden die de objectiviteit van evaluaties vergroten, zijn de gedragsmatig verankerde beoordelingsschaal (BARS) en beoordelingscentra.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

BARS

BARS combineert kwantitatieve beoordelingen met kwalitatieve beschrijvingen van specifiek gedrag en biedt daarmee een objectiever kader voor het beoordelen van prestaties.

In plaats van te vertrouwen op vage of subjectieve criteria, definieert BARS belangrijk gedrag dat samenhangt met verschillende prestatieniveaus. Een functie in de klantenservice kan bijvoorbeeld gedrag omvatten zoals “klachten van klanten effectief oplossen”, beoordeeld op een schaal van onvoldoende tot uitstekend.

Deze methode zorgt ervoor dat evaluaties zijn gebaseerd op waarneembaar, functiegerelateerd gedrag, waardoor vooringenomenheid en persoonlijke interpretatie worden verminderd.

Beoordelingscentra

Met deze aanpak worden medewerkers uitgebreid geëvalueerd door hen in gesimuleerde, functiegerelateerde situaties te plaatsen. Deze simulaties kunnen het volgende omvatten:

• Rollenspellen
• Oefeningen voor probleemoplossing
• Groepstaken die bedoeld zijn om competenties zoals leiderschap, communicatie en besluitvorming te beoordelen.

Meerdere beoordelaars observeren en beoordelen deze activiteiten, wat helpt om individuele vooroordelen van beoordelaars tot een minimum te beperken. Het gebruik van uiteenlopende oefeningen en een team van beoordelaars maakt een objectievere beoordeling van de vaardigheden van een medewerker mogelijk, met name in complexe functies waarin evaluaties met één methode mogelijk tekortschieten.

Zowel BARS als assessmentcentra bieden gestructureerde, gedragsgerichte benaderingen voor evaluatie, waardoor subjectieve vooroordelen worden verminderd en medewerkers duidelijkere, bruikbaardere feedback krijgen.

Juridische en HR-compliance bij prestatiemanagement

Vanuit complianceperspectief is het je doel om de stappen voor prestatiemanagement af te stemmen op het HR-beleid en tegelijkertijd je juridische team erbij te betrekken. Dit helpt je om transparante processen te creëren en gezag op te bouwen in de manier waarop je met deze situaties omgaat.

Opstellen van een PIP en samenwerking met HR

Niemand vindt het prettig om een verbeterplan voor prestaties (PIP) op te stellen of uit te voeren. Al te vaak werken ze niet of worden ze door medewerkers gezien als een voorbode van ontslag.

Dat hoeft niet zo te zijn als je je aanpak van prestatiemanagement voortdurend verbetert.

Bij een PIP moet het opstellen ervan een samenwerking zijn tussen de manager, HR-vertegenwoordigers en het juridische team. Deze samenwerking zorgt ervoor dat de PIP voldoet aan arbeidswetgeving en bedrijfsbeleid, terwijl de eerlijkheid behouden blijft.

HR kan helpen het plan vorm te geven met duidelijke, haalbare doelstellingen, terwijl het juridische team ervoor zorgt dat geen enkele actie kan worden geïnterpreteerd als discriminerend of oneerlijk, waardoor het risico op juridische geschillen wordt verminderd.

Feedback en compliance documenteren

Een goede documentatie is een belangrijk onderdeel van compliance. Managers moeten alle feedbackgesprekken, prestatiebeoordelingen en eventuele stappen die zijn gezet om ondermaatse prestaties aan te pakken, nauwgezet documenteren.

Deze verslagen helpen medewerkers niet alleen hun voortgang te begrijpen, maar bieden ook juridische bescherming als er geschillen ontstaan.

5 stappen die je kunt nemen om prestaties te verbeteren

Een van je systemen voor vroegtijdige waarschuwing heeft je geholpen een prestatieprobleem bij een van je medewerkers te identificeren en je hebt besloten te proberen het probleem op te lossen. Geweldig, maar wat nu? 

De stappen die je neemt, verschillen enigszins afhankelijk van de precieze aard van het prestatieprobleem, maar de onderstaande stappen zijn van toepassing op de meeste situaties waarin slechts één aspect van de prestaties van een medewerker een probleem vormt (bijvoorbeeld te laat komen). 

Als het een zeldzaam geval betreft waarin iemand op alle gebieden onder de maat presteert, kan het de moeite waard zijn om te overwegen de medewerker naar een andere functie over te plaatsen of de organisatie volledig te laten verlaten.

Stap 1: Controleer je feiten en doe onderzoek

Doe grondig onderzoek voordat je met de medewerker praat, zodat je de onderliggende oorzaak van het prestatieprobleem begrijpt. Bekijk objectieve maatstaven, zoals klachten van klanten, feedback van collega's en individuele resultaten, om vast te stellen of het probleem bij het werk van de medewerker ligt of bij externe factoren, zoals teamleden die ondermaats presteren of onrealistische verwachtingen.

Een analyse van de onderliggende oorzaak kan helpen om achterliggende problemen aan het licht te brengen en ervoor te zorgen dat je een volledig beeld hebt voordat je gesprekken begint. Misschien ondervindt de medewerker problemen op een ander levensgebied en kan diegene beter de steun van de organisatie gebruiken dan kritiek.

Kleine dingen, zoals regelmatig contact opnemen en middelen aanbieden, kunnen veel bijdragen aan het voorkomen dat die problemen de prestaties beïnvloeden.

Stap 2: Herzie je prestatienormen

Neem even de tijd om opnieuw te beoordelen of je prestatienormen redelijk en duidelijk zijn. Als je verwachtingen onrealistisch zijn of niet goed worden gecommuniceerd, kan het eerder om een managementprobleem dan om een probleem met de medewerker gaan.

Voordat je met je ondermaats presterende medewerker praat, moet je je verwachtingen ten aanzien van diens prestaties grondig bekijken en jezelf de volgende vragen stellen:

• Zijn mijn prestatienormen onlangs veranderd, bijvoorbeeld strenger geworden?
• Heeft mijn medewerker sinds de invoering ervan ooit aan deze normen voldaan?
• Zijn andere teamleden erin geslaagd aan dezelfde normen te voldoen?
• Heb ik nieuwe verantwoordelijkheden toegevoegd die hun prestaties mogelijk belemmeren?   
• Heb ik mijn teamleden alle training en middelen geboden die ze nodig hebben om aan mijn verwachtingen te voldoen?

Stap 3: Voer een gesprek over prestatiemanagement

Nadat je onderzoek hebt gedaan, je verwachtingen op het gebied van prestaties hebt geëvalueerd en er redelijk zeker van bent dat er sprake is van een legitieme prestatiekloof, is het tijd om met je medewerker te praten. 

In mijn ervaring zijn gesprekken over prestaties een kunstvorm. Er is geen recept voor hoe je zo'n gesprek voert, omdat elk probleem anders is en iedereen anders met feedback omgaat.

Er zijn echter enkele best practices die je kunnen helpen om betere beoordelingsgesprekken te voeren. Voer het gesprek bijvoorbeeld in aanwezigheid van HR, waarbij de manager het leidt. Dit draagt bij aan transparantie en toezicht en biedt een leidende hand, zodat je PIP aansluit bij het HR-beleid.

Probeer naast die werkwijzen het volgende:

1. Wees beknopt: draai niet om de hete brij heen; leg meteen zo beknopt en feitelijk mogelijk uit wat volgens jou het probleem is en dat het doel van de bijeenkomst is om hun gedachten te horen en samen een actieplan op te stellen.
2. Wees duidelijk: misschien voldoen ze niet aan de prestatienormen omdat ze niet begrijpen waarom die belangrijk zijn of hoe ze hun team of de organisatie beïnvloeden.
3. Wees eerlijk: het is oké om te zeggen dat hun slechte prestaties je teleurgesteld, beschaamd of zelfs boos maken. Als het probleem zo ernstig is dat ze op het punt staan ontslagen te worden, moeten ze dat ook weten.
4. Wees respectvol: eerlijkheid is nooit een excuus om onbeleefd of kleinerend tegen een medewerker te zijn. Het is goed om moeilijke boodschappen over te brengen, zolang je dat rustig en respectvol doet.
5. Toon empathie: probeer je voor te stellen hoe het gesprek vanuit hun perspectief verloopt. Komt dit als een grote verrassing voor hen? Voelen ze zich overweldigd of angstig? Hebben ze te maken met persoonlijke problemen?
6. Wees nieuwsgierig: zorg ervoor dat je naar hun gedachten en meningen vraagt en stel veel open vragen. Zo krijg je een volledig beeld, help je hen beseffen dat er een probleem is (als ze defensief of opstandig reageren) en betrek je hen bij de oplossing. Bijvoorbeeld:

• Hoe voel je je over je voortgang richting de mijlpalen van je project?
• Welke ondersteuning krijg je van engineering bij het bouwen van die nieuwe functie?
• Waarom denk je dat we de deadline van die klant niet hebben gehaald?

7. Wees ondersteunend: leg uit hoe je hen wilt ondersteunen, bijvoorbeeld met extra training en ontwikkeling, veranderingen in hun functie of gewoon emotionele steun.

Beoordeel hoe het gesprek over de prestaties verloopt voordat je beslist of je meteen wilt doorgaan met de volgende stap, namelijk het opstellen van het prestatieverbeteringsplan, of dit wilt uitstellen tot een vervolggesprek. 

Met de juiste hulpmiddelen voor prestatiebeoordeling kunnen managers datagestuurde begeleiding bieden om medewerkers te helpen verbeteren.

In sommige gevallen kan je medewerker emotioneel zijn en niet in de juiste gemoedstoestand verkeren om een actieplan te bespreken, of kan het probleem complexer zijn en grondiger onderzoek vereisen om tot een oplossing te komen.

Stap 4: Stel een prestatieverbeteringsplan op

Als jij en de medewerker het erover eens zijn dat er een prestatieprobleem is en jullie je er allebei voor inzetten om dit op te lossen, is het tijd om een prestatieverbeteringsplan op te stellen. Dit bevat doorgaans het volgende:

• Beschrijving van de prestatienorm: beschrijf de aspecten van de prestaties van de medewerker waaraan ze werken, bijvoorbeeld het behalen van verkoopdoelen, communicatie met collega's enzovoort, en de specifieke norm die ze proberen te behalen, bijvoorbeeld een wekelijkse verkoop van $XX.
• Actieplan met SMART-doelen: beschrijf de specifieke kleine stappen die de medewerker kan zetten om de door jou vastgestelde prestatienorm te behalen, bijvoorbeeld vóór datum XX een cursus strategische verkoop volgen, vóór datum ZZ contact opnemen met YY prospects op LinkedIn enzovoort.
• Evaluatieperiode: bepaal hoeveel tijd de medewerker heeft om zijn of haar prestaties te verbeteren en hoe vaak je de voortgang controleert. Typische plannen variëren van 1-6 maanden, afhankelijk van het prestatieprobleem.

Beschrijf tot slot alle beschikbare middelen die hun ontwikkeling kunnen ondersteunen, zoals trainingsprogramma's of mentorschap. Het vaststellen van de evaluatieperiode is essentieel, net als het uitleggen van het belang van de prestatienorm en de mogelijke gevolgen als er geen verbetering optreedt.

Stap 5: Controleer de voortgang en erken resultaten

Nu alles duidelijk is en je prestatieverbeteringsplan klaarstaat, is het tijd om je medewerker te ondersteunen bij de uitvoering ervan.

Een cruciaal onderdeel van deze uitvoering is dat je regelmatig feedback geeft over de vraag of ze op de goede weg zijn (of niet).

Een cruciaal onderdeel van deze uitvoering is het volgen van best practices voor prestatiemanagement, waaronder regelmatig feedback geven over de vraag of ze op de goede weg zijn (of niet). Tools voor prestatiemonitoring kunnen hierbij ongelooflijk nuttig zijn om realtimefeedback over prestaties te stimuleren.

Houd regelmatig 1-op-1-gesprekken over hun voortgang en erken en beloon positieve resultaten waar mogelijk. Je kunt deze gesprekken ook gebruiken om bij te sturen, hen te helpen obstakels voor vooruitgang te overwinnen en het plan indien nodig aan te passen.

Communicatiepraktijken om vertrouwen op te bouwen

Het lijkt misschien een voor de hand liggende uitspraak, maar het is de moeite waard om dit te herhalen. Open en effectieve communicatie is een belangrijk onderdeel van het aansturen van een medewerker die ondermaats presteert. Het bevordert vertrouwen en zorgt voor psychologische veiligheid, en helpt bij het behouden van transparantie en het benaderen van feedback met empathie.

Enkele dingen om in gedachten te houden zijn:

Frequentie van communicatie

Regelmatige gesprekken bieden contactmomenten waarop managers tijdige feedback kunnen geven, zorgen kunnen bespreken en begeleiding kunnen bieden.

Consistente communicatie voorkomt misverstanden en stelt de medewerker gerust dat zijn of haar voortgang eerlijk en zorgvuldig wordt gemonitord.

Presenteer feedback als middel voor groei

Door feedback te presenteren als een kans voor professionele ontwikkeling in plaats van louter als kritiek, kunnen het moreel en de betrokkenheid van een medewerker bij verbetering aanzienlijk worden vergroot.

Wanneer managers feedback presenteren als een middel voor groei, verschuift de focus van fouten uit het verleden naar potentieel voor de toekomst. Deze op groei gerichte mentaliteit helpt medewerkers het proces te zien als een manier om hun vaardigheden en loopbaan te verbeteren, in plaats van slechts als een reactie op ondermaatse prestaties.

Door te benadrukken dat het doel verbetering op de lange termijn is, kunnen managers een positievere en proactievere houding stimuleren ten aanzien van het aanpakken van prestatieproblemen.

Nog één laatste advies

Als je het tot hier hebt volgehouden, gefeliciteerd! Als klein blijk van mijn waardering wil ik je nog één laatste advies meegeven dat ik ter harte heb genomen als het gaat om het aansturen van medewerkers die ondermaats presteren: ga altijd uit van goede bedoelingen. 

In mijn ervaring willen de meeste mensen hun werk goed doen en zijn ze trots op goed uitgevoerd werk.

Niemand vindt het prettig om het gevoel of de wetenschap te hebben dat hij of zij slecht werk levert. Ga er daarom, totdat je het tegendeel weet, van uit dat je teamlid zijn of haar prestaties net zo graag wil verbeteren als jij. Dit kan de weg vrijmaken voor een geweldige samenwerking en ervoor zorgen dat alles weer op de rails komt.

Zoals altijd: veel succes en abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People voor meer regelmatig verschijnende, door experts geschreven artikelen en hulpmiddelen die je helpen op je leiderschapsreis.