5 eenvoudige stappen om een slecht presterende medewerker te begeleiden

• Slechte kwaliteit van het werk
• Onvermogen om doelstellingen of deadlines te halen
• Aanhoudende interpersoonlijke conflicten
• Slecht tijdbeheer
• Overmatig verzuim of te laat komen
• Ongehoorzaamheid.

Om ondermaatse prestaties effectief aan te pakken, moet je duidelijke methoden voor prestatieverbetering toepassen om werknemers naar verbetering te begeleiden en optimaal gebruik te maken van je instrumenten voor prestatiemanagement. Wanneer een teamlid op een bepaald gebied van het werk slecht presteert, kun je het volgende doen:

1. Het probleem negeren: je kop in het zand steken en hopen dat de slechte prestaties op wonderbaarlijke wijze vanzelf verdwijnen.
2. De werknemer ontslaan: het dienstverband van je teamlid beëindigen en iemand nieuw aannemen.
3. Het werk van de werknemer overnemen: ingrijpen en de aspecten van het werk waarin diegene ondermaats presteert zelf op je nemen.
4. De werknemer naar een andere functie overplaatsen: diegene presteert ondermaats in de huidige functie, maar doet het misschien beter in een andere functie.
5. Het prestatieprobleem oplossen: een gestructureerd proces voor prestatieverbetering implementeren, dat aanvullende training en ontwikkeling kan omvatten.

Hoewel dit artikel zich richt op optie ‘5’ hierboven, over het algemeen omdat dit de beste optie is om eerst te onderzoeken, is dit niet altijd de juiste optie.

Waarom het belangrijk is om slechte prestaties aan te pakken

Omgaan met problemen met moeilijke teamleden is cruciaal wanneer je ondermaatse prestaties op de werkvloer wilt aanpakken en verbeteren. Houd bij het kiezen van een van de hierboven beschreven opties rekening met het volgende:

• Kosten van personeelsverloop: volgens Benefit News kan één ontslag een bedrijf tot een derde van het jaarsalaris van de werknemer kosten. Twee derde van deze kosten kan voortkomen uit zaken zoals verminderde productiviteit en het inwerken van iemand nieuw, terwijl het andere derde bestaat uit “harde” kosten zoals werving.
• Impact op het moreel van het team: tenzij de werknemer die ondermaats presteert in een bubbel werkt, is de kans groot dat diens collega's op de een of andere manier negatief worden beïnvloed door de prestaties. Dit komt ook naar voren in beoordelingen van teamprestaties . Het probleem negeren of dingen voor diegene doen, geeft geen goede boodschap aan de rest van je team en draagt niet bij aan een cultuur van hoge prestaties.
• Respect voor werknemers: iemand ontslaan lijkt soms misschien de makkelijkste weg, maar als je “te snel aan de trekker overhaalt”, vooral wanneer het om een probleem gaat dat met een beetje inspanning kan worden opgelost, kan je team dat zien als een gebrek aan respect voor de mensen voor wie je verantwoordelijk bent. Dit kan het gevoel van psychologische veiligheid ondermijnen.
• Kosten van het verbeteren van prestaties: soms kan het simpelweg te duur, te tijdrovend of om andere redenen onmogelijk zijn om een werknemer die ondermaats presteert beter te laten presteren. In deze gevallen moet je misschien de moeilijke beslissing nemen om iemand te ontslaan of naar een andere functie over te plaatsen.

Managers maken gebruik van een combinatie van hulpmiddelen voor HR-casemanagement en software die specifiek gericht is op prestatiemanagement om de voortgang van werknemers die moeite hebben bij te houden ten opzichte van plannen voor prestatieverbetering.

Realtime prestatiemanagement, dat optimaal gebruikmaakt van AI-aangedreven analysetools, kan nu helpen om besluitvormingsfouten van leidinggevenden te verminderen en te voorkomen dat prestatieproblemen überhaupt een probleem worden.

Hoe weet je wanneer een werknemer ondermaats presteert?

In het geval van mijn gewoonte om te laat te komen, werd het probleem voor mijn manager duidelijk toen ik uiteindelijk te laat kwam voor een belangrijke vergadering. Zo duidelijk is het echter niet altijd. 

Ik herinner me dat ik samenwerkte met een teamlid, een manager, van wie ik dacht dat hij goed presteerde. Hij behaalde zijn prestatiedoelen, ik had positieve feedback van andere managers ontvangen en klanten mochten hem graag. 

Toen ik echter sprak met mensen die aan hem rapporteerden, ontdekte ik dat er problemen waren. Dit was voor mij aanleiding om een traject voor prestatieverbetering te starten.

Het implementeren van OKR's voor HR helpt bij het opstellen van gestructureerde prestatieplannen om onvoldoende functioneren van medewerkers aan te pakken.

Hieronder staan enkele van de vele controle- en balanssystemen die je kunt invoeren om vroegtijdig te worden gewaarschuwd voor daadwerkelijke of mogelijke prestatieproblemen.

1. Stel SMART-doelen of OKR's op: deze bieden een solide basis die jij en je teamlid kunnen gebruiken om de voortgang te controleren. Als jullie het bijvoorbeeld eens zijn over een doel om “wekelijkse verkopen van $10,000 te behalen” en je medewerker slechts $5,000 per week binnenhaalt, kan dit wijzen op onvoldoende prestaties. 
2. Regelmatige check-ins en één-op-één-gesprekken: of ze nu virtueel of persoonlijk plaatsvinden, 1-op-1-gesprekken zijn een cruciaal onderdeel van het beoordelen van de prestaties van een medewerker. Je kunt bij je medewerker informeren, van hem of haar horen waaraan diegene werkt, meer te weten komen over de voortgang richting doelen en inzicht krijgen in problemen die de prestaties kunnen beïnvloeden.
3. Feedbacksystemen voor medewerkers: ik kwam meer te weten over de slechte prestaties van mijn teamlid via gesprekken met medewerkers op een lager organisatieniveau die ik had met leden van zijn team. Medewerkersonderzoeken, 360-gradenprestatiebeoordelingen en informele gesprekken met de collega's van je medewerker zijn ook nuttige feedbackmethoden die je kunnen wijzen op mogelijke prestatieproblemen.
4. Feedback van externe belanghebbenden: naast feedback van medewerkers is het belangrijk om feedback te krijgen van mensen buiten de organisatie, zoals klanten, partners en leveranciers. Gegevens uit bijvoorbeeld klantbeoordelingen, Net Promoter Scores en tevredenheidsonderzoeken kunnen vaak waardevolle inzichten opleveren in hoe je de prestaties van een individu kunt verbeteren.
5. Software voor prestatiebeheer: de meeste hierboven genoemde controles kunnen worden uitgevoerd met goede software voor prestatiebeheer. Hiermee kun je prestatiegegevens van individuen, teams en de organisatie vastleggen. Veel softwarepakketten bieden ook gegevensanalyses, rapportages en automatisering om alles eenvoudiger te maken.
6. Productiviteitsbeoordelingen: Beoordeel de efficiëntie en effectiviteit van medewerkers bij het uitvoeren van taken en het behalen van doelen binnen een bepaalde periode. Het bijhouden van en feedback geven op deze aspecten helpt bij het identificeren van sterke punten, verbeterpunten en mogelijkheden om de algehele prestaties te verbeteren.

Geavanceerde methoden om prestaties te meten

Het verbeteren van de objectiviteit van medewerkersevaluaties zorgt voor eerlijke en nauwkeurige prestatiebeoordelingen en een betere acceptatie van feedback door medewerkers. Twee veelgebruikte methoden die de objectiviteit van evaluaties vergroten, zijn de gedragsmatig verankerde beoordelingsschaal (BARS) en beoordelingscentra.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

BARS

BARS combineert kwantitatieve beoordelingen met kwalitatieve beschrijvingen van specifiek gedrag en biedt daarmee een objectiever kader voor het beoordelen van prestaties.

In plaats van te vertrouwen op vage of subjectieve criteria, definieert BARS belangrijk gedrag dat samenhangt met verschillende prestatieniveaus. Een functie in de klantenservice kan bijvoorbeeld gedrag omvatten zoals “lost klachten van klanten effectief op”, beoordeeld op een schaal van onvoldoende tot uitmuntend.

Deze methode zorgt ervoor dat evaluaties zijn gebaseerd op waarneembaar, functiegerelateerd gedrag, waardoor vooringenomenheid en persoonlijke interpretatie worden verminderd.

Beoordelingscentra

Deze aanpak beoordeelt medewerkers uitgebreid door hen in gesimuleerde, functiegerelateerde situaties te plaatsen. Deze simulaties kunnen het volgende omvatten:

• Rollenspellen
• Oefeningen voor probleemoplossing
• Groepstaken die zijn ontworpen om competenties zoals leiderschap, communicatie en besluitvorming te beoordelen.

Meerdere beoordelaars observeren en beoordelen deze activiteiten, wat helpt om individuele beoordelaarsbias tot een minimum te beperken. Het gebruik van uiteenlopende oefeningen en een team van beoordelaars zorgt voor een objectievere beoordeling van de vaardigheden van een medewerker, met name in complexe functies waarin evaluaties op basis van één methode mogelijk tekortschieten.

Zowel BARS als Assessment Centers bieden gestructureerde, op gedrag gebaseerde benaderingen voor evaluatie, waardoor subjectieve vooringenomenheid wordt verminderd en medewerkers duidelijkere, beter toepasbare feedback krijgen.

Juridische en HR-naleving bij prestatiemanagement

Vanuit het oogpunt van naleving is het uw doel om de stappen voor prestatiemanagement af te stemmen op het HR-beleid en daarbij uw juridische team te betrekken. Dit helpt u om transparante processen te creëren en gezag op te bouwen in de manier waarop u met deze situaties omgaat.

Een PIP opstellen en samenwerken met HR

Niemand vindt het prettig om een prestatieverbeteringsplan (PIP) op te stellen of uit te voeren. Te vaak werken ze niet of worden ze door medewerkers gezien als een voorbode van ontslag.

Dat hoeft niet zo te zijn als u uw aanpak van prestatiemanagement voortdurend verbetert.

Bij een PIP moet het opstellen ervan een samenwerking zijn tussen de manager, HR-vertegenwoordigers en het juridische team. Deze samenwerking zorgt ervoor dat de PIP voldoet aan arbeidswetgeving en bedrijfsbeleid, terwijl de eerlijkheid wordt gewaarborgd.

HR kan helpen het plan vorm te geven met duidelijke, haalbare doelstellingen, terwijl het juridische team ervoor zorgt dat geen enkele actie kan worden geïnterpreteerd als discriminerend of onrechtvaardig. Zo wordt het risico op juridische procedures verkleind.

Feedback en naleving documenteren

Een goede documentatie is een belangrijk onderdeel van naleving. Managers moeten alle feedbackgesprekken, prestatiebeoordelingen en eventuele stappen om ondermaatse prestaties aan te pakken zorgvuldig documenteren.

Deze verslagen helpen medewerkers niet alleen om hun voortgang te begrijpen, maar dienen ook als juridische bescherming als er geschillen ontstaan.

5 stappen die u kunt nemen om prestaties te verbeteren

Een van uw systemen voor vroegtijdige signalering heeft u geholpen een prestatieprobleem bij een van uw medewerkers te identificeren en u hebt besloten te proberen het probleem op te lossen. Prima, maar wat nu? 

De stappen die u neemt, zullen enigszins verschillen afhankelijk van de precieze aard van het prestatieprobleem, maar de onderstaande stappen zijn van toepassing op de meeste situaties waarin slechts één aspect van de prestaties van een medewerker een probleem vormt (bijvoorbeeld te laat komen). 

In het zeldzame geval dat iemand op alle gebieden ondermaats presteert, kan het de moeite waard zijn te overwegen de medewerker naar een andere functie over te plaatsen of de organisatie volledig te laten verlaten.

Stap 1: Controleer uw feiten en doe onderzoek

Doe grondig onderzoek voordat u met de medewerker praat om de grondoorzaak van het prestatieprobleem te begrijpen. Bekijk objectieve meetgegevens, zoals klachten van klanten, feedback van collega's en individuele resultaten, om vast te stellen of het probleem bij het werk van de medewerker ligt of bij externe factoren, zoals teamleden die ondermaats presteren of onrealistische verwachtingen.

Een analyse van de grondoorzaak kan helpen onderliggende problemen aan het licht te brengen en ervoor zorgen dat u het volledige beeld hebt voordat u gesprekken aangaat. Het kan zijn dat de medewerker problemen ondervindt op een ander levensgebied en meer baat heeft bij steun van de organisatie dan bij kritiek.

Kleine dingen, zoals regelmatig contact opnemen en middelen aanbieden, kunnen veel bijdragen aan het voorkomen dat die problemen de prestaties beïnvloeden.

Stap 2: Evalueer uw prestatienormen opnieuw

Neem de tijd om opnieuw te beoordelen of uw prestatienormen redelijk en duidelijk zijn. Als uw verwachtingen onrealistisch zijn of niet goed worden gecommuniceerd, kan het eerder om een managementprobleem dan om een probleem van de medewerker gaan.

Voordat u met uw ondermaats presterende medewerker praat, moet u uw verwachtingen van diens prestaties kritisch bekijken en uzelf de volgende vragen stellen:

• Zijn mijn prestatienormen onlangs veranderd, bijvoorbeeld strenger geworden?
• Heeft mijn medewerker sinds de invoering ervan ooit aan deze normen voldaan?
• Hebben andere teamleden dezelfde normen kunnen behalen?
• Heb ik nieuwe verantwoordelijkheden toegevoegd die hun prestaties kunnen belemmeren?   
• Heb ik mijn teamleden alle training en middelen geboden die ze nodig hebben om aan mijn verwachtingen te voldoen?

Stap 3: Voer een gesprek over prestatiemanagement

Nadat je je onderzoek hebt gedaan, je prestatieverwachtingen hebt bekeken en redelijk zeker weet dat er sprake is van een legitieme prestatiekloof, is het tijd om met je medewerker te praten. 

In mijn ervaring zijn prestatiegesprekken een kunst op zich. Er is geen vaste aanpak voor het geven van effectieve feedback, omdat elk probleem anders is en iedereen feedback op een andere manier ontvangt.

Er zijn echter enkele best practices die je kunnen helpen om betere prestatiebeoordelingen uit te voeren. Voer het gesprek bijvoorbeeld in aanwezigheid van HR, waarbij de manager het leidt. Dit helpt bij transparantie en toezicht en biedt een leidende hand, zodat je PIP aansluit bij het HR-beleid.

Probeer naast deze praktijken het volgende:

1. Wees beknopt: draai niet om de hete brij heen; leg vanuit jouw perspectief zo beknopt en feitelijk mogelijk uit wat het probleem is en dat het doel van de bijeenkomst is om hun gedachten te horen en samen een actieplan op te stellen.
2. Wees duidelijk: misschien voldoen ze niet aan de prestatienormen omdat ze niet begrijpen waarom die belangrijk zijn of welke impact ze hebben op hun team of de organisatie.
3. Wees eerlijk: het is prima om te vertellen dat hun slechte prestaties je teleurgesteld, beschaamd of zelfs boos maken. Als het probleem zo ernstig is dat ze op het punt staan ontslagen te worden, moeten ze dat ook weten.
4. Wees respectvol: eerlijkheid is nooit een excuus om onbeleefd of kleinerend tegen een medewerker te zijn. Het is goed om moeilijke boodschappen over te brengen, zolang je dat rustig en respectvol doet.
5. Wees empathisch: probeer je voor te stellen hoe het gesprek vanuit hun perspectief verloopt. Komt dit voor hen als een grote verrassing? Voelen ze zich overweldigd of angstig? Hebben ze te maken met persoonlijke problemen?
6. Wees nieuwsgierig: vraag naar hun gedachten en meningen en stel veel open vragen. Zo krijg je een volledig beeld, help je hen beseffen dat er een probleem is (als ze defensief of opstandig reageren) en betrek je hen bij de oplossing. Bijvoorbeeld:

• Hoe voel je je over je voortgang richting de mijlpalen van je project?
• Welke ondersteuning krijg je van de engineeringafdeling bij het bouwen van die nieuwe functie?
• Waarom denk je dat we de deadline van die klant niet hebben gehaald?

7. Wees ondersteunend: leg uit hoe je bereid bent hen te ondersteunen, bijvoorbeeld met aanvullende training en ontwikkeling, veranderingen in hun functie of gewoon emotionele steun.

Beoordeel hoe het prestatiegesprek verloopt voordat je beslist of je meteen wilt doorgaan met de volgende stap, het opstellen van het prestatieverbeteringsplan, of dit wilt uitstellen tot een volgende bijeenkomst. 

Met de juiste instrumenten voor prestatiebeoordeling kunnen managers datagestuurde begeleiding bieden om medewerkers te helpen verbeteren.

In sommige gevallen kan je medewerker emotioneel zijn en niet in de juiste gemoedstoestand verkeren om een actieplan te bespreken, of kan het probleem complexer zijn en grondiger onderzoek vereisen om het op te lossen.

Stap 4: Stel een prestatieverbeteringsplan op

Zodra jij en de medewerker het erover eens zijn dat er een prestatieprobleem is en jullie je er allebei voor inzetten om dit op te lossen, is het tijd om een prestatieverbeteringsplan op te stellen. Dit omvat doorgaans:

• Beschrijving van de prestatienorm: beschrijf de aspecten van de prestaties van de medewerker waaraan ze werken, bijvoorbeeld het behalen van verkoopdoelen, communicatie met collega's enzovoort, en de specifieke norm die ze proberen te behalen, bijvoorbeeld een wekelijkse verkoop van $XX.
• Actieplan met SMART-doelen: beschrijf specifieke prestatiedoelen en de kleine stappen die de medewerker kan nemen om de door jou vastgestelde prestatienorm te behalen, bijvoorbeeld vóór XX datum een cursus strategisch verkopen volgen, vóór ZZ datum contact opnemen met YY potentiële klanten op LinkedIn enzovoort.
• Evaluatieperiode: bepaal hoeveel tijd de medewerker heeft om zijn of haar prestaties te verbeteren en hoe vaak je de voortgang controleert. Typische plannen duren 1-6 maanden, afhankelijk van het prestatieprobleem.

Breng tot slot alle beschikbare middelen in kaart, zoals trainingsprogramma's of mentorschap, die hun ontwikkeling kunnen ondersteunen. Het vaststellen van de evaluatieperiode is belangrijk, evenals het uitleggen van het belang van de prestatienorm en de mogelijke gevolgen als er geen verbetering optreedt.

Stap 5: Controleer de voortgang en erken de resultaten

Nu alles duidelijk is en je prestatieverbeteringsplan klaarstaat, is het tijd om je medewerker te ondersteunen bij de uitvoering ervan.

Een cruciaal onderdeel van deze uitvoering is dat je regelmatig feedback krijgt over de vraag of ze op de goede weg zijn (of niet).

Een cruciaal onderdeel van deze uitvoering is het volgen van beste praktijken voor prestatiemanagement, waaronder het regelmatig geven van feedback over de vraag of ze op de goede weg zijn (of niet). Hulpmiddelen voor prestatiemonitoring kunnen hierbij ongelooflijk nuttig zijn om realtimefeedback te stimuleren.

Plan regelmatig 1-op-1-gesprekken over hun voortgang en erken en beloon positieve resultaten waar mogelijk. Je kunt deze gesprekken ook gebruiken om bij te sturen, hen te helpen obstakels voor hun voortgang te overwinnen en het plan indien nodig aan te passen.

Communicatiepraktijken om vertrouwen op te bouwen

Het lijkt misschien een voor de hand liggende uitspraak, maar het is de moeite waard om dit te herhalen. Open en effectieve communicatie is een belangrijk onderdeel van het aansturen van een medewerker die onder de maat presteert. Het bevordert vertrouwen en zorgt voor psychologische veiligheid, en helpt bij het behouden van transparantie en het benaderen van feedback met empathie.

Enkele zaken om in gedachten te houden zijn:

Frequentie van communicatie

Regelmatige gesprekken bieden contactmomenten waarmee managers tijdige feedback kunnen geven, zorgen kunnen bespreken en begeleiding kunnen bieden.

Consistente communicatie voorkomt misverstanden en stelt de medewerker gerust dat hun voortgang eerlijk en zorgvuldig wordt gemonitord.

Formuleer feedback als groeikans

Door feedback te presenteren als een kans voor professionele ontwikkeling in plaats van louter als kritiek, kunnen het moreel en de inzet van een medewerker om zich te verbeteren aanzienlijk worden verhoogd.

Wanneer managers feedback formuleren als een hulpmiddel voor groei, verschuift de focus van fouten uit het verleden naar toekomstig potentieel. Deze op groei gerichte denkwijze helpt medewerkers het proces te zien als een manier om hun vaardigheden en loopbaan te ontwikkelen, in plaats van alleen als een reactie op ondermaatse prestaties.

Door te benadrukken dat het doel verbetering op de lange termijn is, kunnen managers een positievere en proactievere houding stimuleren ten opzichte van het aanpakken van prestatieproblemen.

Nog één laatste advies

Als je het tot hier hebt gered, gefeliciteerd! Als klein blijk van mijn waardering wil ik je nog één laatste advies meegeven dat ik ter harte heb genomen als het gaat om het aansturen van medewerkers die onder de maat presteren: ga altijd uit van goede bedoelingen. 

Uit mijn ervaring blijkt dat de meeste mensen hun werk goed willen doen en trots zijn op goed geleverd werk.

Niemand vindt het prettig om het gevoel of de wetenschap te hebben dat hij of zij slecht werk levert. Ga er daarom, totdat je het tegendeel weet, van uit dat je teamlid zijn of haar prestaties net zo graag wil verbeteren als jij. Dit kan de weg vrijmaken voor een geweldige samenwerking en ervoor zorgen dat alles weer op de rails komt.

Zoals altijd: veel succes en abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People voor meer regelmatig verschijnende, door experts geschreven artikelen en hulpmiddelen die je helpen op je leiderschapsreis.