7 manieren om de arbeidsrelaties in uw organisatie te verbeteren

ER is een van de belangrijkste HR-pijlers en hoewel het eenvoudig klinkt, is de realiteit veel genuanceerder, zelfs voor ervaren professionals!

Hoe je werknemersrelaties in je organisatie kunt verbeteren

Door de jaren heen heb ik geleerd dat het geheim van goede werknemersrelaties ligt in systemen en processen, zoals regelmatige functioneringsgesprekken en open communicatie.

Het onderhouden van goede werknemersrelaties is veel eenvoudiger en teamleden zijn over het algemeen gelukkiger wanneer bedrijven systemen hebben ingevoerd die ervoor zorgen dat werknemers en leidinggevenden regelmatig feedback uitwisselen en communiceren, en dat er mogelijkheden zijn voor ontwikkeling, erkenning en welzijn.

1. Rust managers beter toe om het eerste aanspreekpunt voor werknemersrelaties te zijn

Managers zijn cruciaal voor het onderhouden van goede werknemersrelaties, omdat zij voor de meeste kwesties van werknemers het directe aanspreekpunt zijn.

In mijn ervaring is het voor de meeste managers niet vanzelfsprekend om het eerste aanspreekpunt voor werknemersrelaties te zijn, maar gelukkig heb ik ontdekt dat dit snel kan worden aangeleerd. 

Ik heb een toolkit voor leidinggevenden ontwikkeld die ik in mijn vorige functie deelde als onderdeel van een uitgebreider programma voor de training van nieuwe leidinggevenden, en momenteel werk ik aan een vergelijkbaar initiatief. 

Dit is inbegrepen: 

Timemanagement en delegeren

Onze managers worden vaak in veel verschillende richtingen getrokken. Daarom zijn timemanagement en delegeren essentieel om hun werklast effectief te beheren, zodat ze tijd hebben om hun teams aan te sturen. Timemanagementtools kunnen helpen bij het stellen van prioriteiten, en platforms zoals Asana en Trello zijn uitstekend geschikt voor projectmanagement en samenwerking. 

Delegeren is essentieel voor het beheren van hun tijd en is een ander aspect van management dat vaak moet worden aangeleerd. Ik moedig managers aan om taken te identificeren die aan anderen in het team kunnen worden gedelegeerd en om duidelijke verwachtingen te stellen voor de uitvoering ervan. 

Feedback geven

Managers kunnen regelmatige feedback van werknemers stimuleren door regelmatig individuele gesprekken met hun directe medewerkers in te plannen. 

Ik herinner managers eraan dat ze zowel positieve als constructieve feedback aan hun teamleden moeten geven. Dit kan de betrokkenheid en het moreel binnen het team verbeteren, doordat werknemers de kans krijgen om zich gehoord te voelen.

Software voor feedback van werknemers kan ook bij dit proces helpen.

Conflictoplossing

Ik heb een duidelijk en eenvoudig proces ontwikkeld om conflicten tussen leidinggevenden en hun werknemers aan te pakken. Dit proces is voor alle werknemers gemakkelijk te begrijpen en sluit aan bij de cultuur van onze organisatie. 

Het proces begint met een opendeurbeleid, waarbij werknemers worden aangemoedigd om hun zorgen met het management te bespreken. 

Er wordt een gesprek gevoerd waarin beide partijen de gelegenheid krijgen om het woord te voeren. Daarbij begrijpen ze dat ze niet door de ander worden onderbroken. 

Beide partijen spreken af om volledig te luisteren en hun weerwoord niet alvast voor te bereiden. Nadat beide partijen de gelegenheid hebben gehad om te spreken, bepalen ze samen hoe de weg vooruit eruit moet zien. 

Iedereen begrijpt dat HR of een leidinggevende van het tweede niveau pas wordt ingeschakeld nadat dit proces te goeder trouw is doorlopen. 

Naleving van wet- en regelgeving

Tot slot geef ik een overzicht van de wettelijke verantwoordelijkheden die bij het leidinggeven komen kijken.

Ik maak nieuwe managers vertrouwd met HR-beleid, arbeidswetten en trainingen ter voorkoming van discriminatie en intimidatie. Het belangrijkste is dat ik managers eraan herinner dat HR er is om hen te ondersteunen en dat ze dit niet alleen hoeven te doen. 

Idealiter zou iedere nieuwe manager vóór de promotie naar een leidinggevende functie precies de training moeten krijgen die hij of zij nodig heeft. Helaas is dat vaak niet het geval.

Als HR kunnen we managers op alle niveaus coaching en training bieden om hen te helpen moeilijke situaties aan te pakken.

2. Bouw als HR een goede band op met medewerkers en word een betrouwbare partner

Om effectief te zijn, moet HR een betrouwbare zakenpartner zijn voor medewerkers op alle niveaus binnen de organisatie.

Ik bereik dit door duidelijk en consequent te zijn in mijn advies, altijd professionele normen te handhaven en medewerkers gelijkwaardig te behandelen. 

Toen ik vorig jaar aan een nieuwe functie begon, moest ik het vertrouwen winnen van verschillende belangrijke leidinggevenden die aarzelden om met mij samen te werken. 

Hoewel het soms frustrerend was en ik het gevoel had dat ik steeds opnieuw mijn waarde voor hen moest bewijzen, bouwde ik uiteindelijk een goede band met hen op en won ik hun vertrouwen.

In de communicatie met deze belangrijke leidinggevenden moest ik het initiatief nemen om tijd in te plannen om hen te ontmoeten, in plaats van te wachten tot zij naar mij toe kwamen. 

Vervolgens kon ik de agenda bepalen en ging ik naar die eerste gesprekken met vragen over hun afdelingsdoelen en knelpunten. Hierdoor kon ik mijn waarde aantonen door hen op specifieke, relevante manieren te helpen.

Andere manieren om vertrouwen op te bouwen:

Ontwikkel zakelijk inzicht

Zakelijk inzicht ontwikkelen is essentieel om managers en medewerkers deskundig te kunnen coachen en adviseren. 

Je kunt sectorkennis opdoen door:

• Deel te nemen aan een professioneel netwerk voor mensen uit de sector en je te abonneren op nieuwsbrieven uit de sector.
• Je vertrouwd te maken met het bedrijfsmodel van je organisatie
• Je financiële overzichten te bekijken om inzicht te krijgen in de financiële positie van je organisatie.

Leer je teams kennen

Maak ook kennis met de teams die je ondersteunt en leer hun dynamiek kennen; dit geeft je waardevol inzicht wanneer zich problemen voordoen. 

Het vergroot ook de zichtbaarheid van HR onder medewerkers en helpt hen te begrijpen welke rol HR binnen de organisatie speelt, aangezien medewerkers dit vaak verkeerd begrijpen.

Je kunt dit doen door met teams en medewerkers af te spreken om meer te weten te komen over hun functies. Vraag managers om je bij een teamvergadering te betrekken, zodat je aan het team kunt worden voorgesteld en een overzicht van je rol kunt geven. Plan ook “inloopuren” op een afdeling, virtueel of op locatie, waarop je uitsluitend voor dat team beschikbaar bent. 

3. Duidelijke en voortdurende communicatie

Ik heb gemerkt dat inconsistente communicatie de oorzaak is van veel problemen in de arbeidsrelaties. 

Stimuleer open communicatie tussen alle managementniveaus en medewerkers, niet alleen tussen eerstelijnsmanagers en hun directe medewerkers. 

Zoals ik hierboven al aangaf, kan een “open-deurbeleid” hierbij helpen, maar dit is slechts de eerste stap bij het opbouwen van een cultuur van open communicatie.

Andere manieren om open en consistente communicatie te bevorderen:

• Duidelijke communicatiebeleidsregels en richtlijnen: Dit omvat het definiëren van de voorkeurskanalen voor verschillende soorten communicatie (e-mails, vergaderingen, interne berichtensystemen, intranet) en het vaststellen van verwachtingen voor reactietijden.
• Training: HR kan managers en medewerkers training geven in effectieve communicatievaardigheden, zodat zij hun boodschap duidelijk en doeltreffend kunnen overbrengen.
• Mechanismen voor feedback: Door systemen voor feedback van medewerkers in te voeren, zoals enquêtes en behoudgesprekken, kunnen medewerkers voortdurend hun gedachten en feedback delen.

4. Regelmatige beoordelingsgesprekken

Prestatiebeoordelingen zijn belangrijk voor arbeidsrelaties, omdat ze een formeel platform bieden voor feedback (iets waar medewerkers behoefte aan hebben).

Regelmatige beoordelingsgesprekken met medewerkers helpen verbeterpunten te identificeren en prestaties te erkennen.

Een effectieve cyclus voor prestatiebeoordelingen is een cyclus waarin medewerkers weten wat ze kunnen verwachten en er aan het einde van het jaar geen verrassingen zijn.

Verwachtingen, doelen en prestatiemaatstaven worden beschikbaar gesteld aan medewerkers en managers zorgen ervoor dat deze volledig worden begrepen.

Managers en medewerkers moeten gedurende het jaar regelmatig bijeenkomen om de voortgang op belangrijke prestatiemaatstaven te bespreken. Deze bijeenkomsten moeten ten minste elk kwartaal plaatsvinden en kunnen indien nodig vaker worden gehouden.

Deze terugkerende bijeenkomsten zijn essentieel voor een succesvol en effectief proces van prestatiebeoordelingen. De prestatiebeoordeling aan het einde van het jaar moet vervolgens een samenvatting zijn van alle eerdere beoordelingen gedurende het jaar. 

Software voor prestatiebeheer zoals Workday of BambooHR helpt het proces te formaliseren en te stroomlijnen als je nog geen platform hebt als onderdeel van je HRIS-suite.

Andere methoden om regelmatige feedback en verbinding te waarborgen:

• Regelmatige 1-op-1-gesprekken tussen managers en rechtstreeks rapporterende medewerkers
• Training aanbieden over het geven en ontvangen van effectieve feedback.

5. Ontwikkel een programma voor medewerkerserkenning

Programma's voor medewerkerserkenning maken het mogelijk om de inspanningen van medewerkers die bijdragen aan het doel, de missie en de waarden van de organisatie te erkennen en waarderen.

Een formeel erkenningsprogramma helpt het moreel en de motivatie van medewerkers te verbeteren en levert gegevens op om de effectiviteit van het programma te beoordelen.

Een goed programma voor medewerkerserkenning 

• Gepersonaliseerd: stelt medewerkers in staat om erkend te worden op een manier die zij waarderen, met stimulansen die hen motiveren.
• Faciliteert erkenning tussen collega's: dit bevordert een cultuur van waardering op alle niveaus en kan betekenisvoller zijn omdat collega's elkaars werk van dichtbij zien.
• Transparante criteria en processen: communiceer duidelijk hoe medewerkers erkenning kunnen krijgen. Transparante criteria en processen voorkomen verwarring en zorgen voor eerlijkheid.
• Betrokkenheid van leiderschap: leiders en managers nemen actief deel aan het programma, wat het belang van erkenning binnen de bedrijfscultuur benadrukt.

Je organisatie beschikt mogelijk al over software voor medewerkerserkenning. Als dat zo is, bekijk dan het gebruik en analyseer trends om het gebruiksniveau te bepalen. 

Als het gebruik achterblijft, promoot dan het platform en de redenen om het te gebruiken. Geef voorbeelden van het gedrag dat je erkend wilt zien en benadruk de beschikbare stimulansen.

Zoals altijd begint gedrag aan de top en werkt het naar beneden, dus senior managers moeten het goede voorbeeld geven!

6. Zorg voor het welzijn van medewerkers

Niemand waardeert het om tot op het bot te worden uitgeput, en stress en burn-out zijn reële problemen op de moderne werkplek.

Manieren om welzijn te bevorderen:

• Flexibele werkregelingen: thuiswerken, flexibele werktijden en het delen van een functie worden door medewerkers zeer gewaardeerd voor een goede balans tussen werk en privé.
• Bied duidelijkheid: duidelijkheid over de rol en verwachtingen helpt onzekerheid en stress te verminderen.
• Geef regelmatig feedback: dit helpt opnieuw om onzekerheid weg te nemen en zorgt ervoor dat medewerkers de juiste prioriteiten stellen.
• Luister: Luisteren naar medewerkers helpt zorgen te identificeren en feedback te verzamelen om een betere medewerkerservaring te creëren.
• Bied ondersteunende middelen: bied middelen en ondersteuning die medewerkers kunnen helpen in moeilijke tijden, zoals toegang tot adviesdiensten, dagen voor mentale gezondheid of flexibiliteit in werkregelingen.
• Houd de werkdruk in de gaten: zorg ervoor dat medewerkers niet voortdurend worden overbelast met werk. Beoordeel de werkdruk regelmatig en verdeel taken opnieuw als dat nodig is om een burn-out te voorkomen.

Je bedrijf biedt waarschijnlijk al een programma voor medewerkersondersteuning (EAP) aan om ondersteuning te bieden aan medewerkers die mogelijk te maken hebben met persoonlijke of werkgerelateerde problemen.

Als dat zo is, promoot het EAP dan bij managers en medewerkers door enkele van de beschikbare middelen onder de aandacht te brengen. Programma's voor medewerkersondersteuning worden onvoldoende benut en medewerkers realiseren zich vaak niet wat er via een EAP voor hen beschikbaar is.

7. Benader moeilijke situaties met empathie

Empathie tonen op het werk vereist dat HR benaderbaar en begripvol is en bereid is werknemers te ondersteunen wanneer zij dat het hardst nodig hebben.

Manieren waarop HR empathie kan bevorderen:

• Actief luisteren: naar werknemers luisteren zonder te oordelen en ondersteuning of middelen aanbieden om hen te helpen hun problemen of zorgen aan te pakken. Je kunt de gevoelens en emoties van de persoon erkennen zonder diens gedrag noodzakelijkerwijs goed te keuren.
• Inclusief beleid en inclusieve praktijken: pleiten voor en beleid en praktijken implementeren die inclusief zijn en rekening houden met de uiteenlopende behoeften van alle werknemers.
• Open en benaderbare communicatie: creëer een omgeving waarin werknemers zich op hun gemak voelen om hun zorgen en problemen te delen. HR moet benaderbaar en beschikbaar zijn voor gesprekken, zowel formeel als informeel. Je kunt ook gebruikmaken van communicatiesoftware voor werknemers.
• Culturele sensitiviteit: wees je bewust van culturele verschillen op de werkvloer en houd hier rekening mee. Dit houdt in dat je verschillende culturele perspectieven begrijpt en communicatie en ondersteuning hierop afstemt.

Voordelen en uitdagingen van arbeidsrelaties

Het onderhouden van positieve arbeidsrelaties is niet eenvoudig, maar ik heb gemerkt dat de bovenstaande strategieën dit gemakkelijker maken en zorgen voor meer consistentie binnen de organisatie.

Het lijkt een beetje op reality-tv: sommige mensen zijn er dol op en anderen absoluut niet (en daar houdt de vergelijking niet per se op!).

More Articles

• AI-reclames tijdens de Super Bowl vertellen hun eigen verhaal over prioriteiten in de sector
• De AI-zondebok voor ontslagen: waarom bedrijven technologie als dekmantel gebruiken
• 12 belangrijkste voordelen van software voor werknemersmonitoring op de werkplek

Voordelen van sterke arbeidsrelaties

• Betrokkenheid van werknemers: werknemers zullen zich meer gewaardeerd en verzorgd voelen, wat de betrokkenheid van werknemers zal vergroten.
• Minder conflicten: alle communicatie- en feedbackmechanismen die je invoert om transparantie en afstemming te vergroten, zouden moeten leiden tot minder conflicten en minder onderzoeken.
• Verbeterde werkcultuur: er zullen betere verbindingen bestaan binnen de hele organisatie, waardoor een sterkere cultuur ontstaat.
• Inclusiviteit: werknemers op alle niveaus zullen zich meer betrokken voelen en meer verbonden zijn met de missie van de organisatie.

Veelvoorkomende uitdagingen bij arbeidsrelaties 

Natuurlijk kan zelfs de beste strategie voor arbeidsrelaties niet alle problemen voorkomen.

Dit zijn de meest voorkomende uitdagingen waarop je moet letten: 

• Geschillen over loon & loondiefstal 
• Overtredingen met betrekking tot arbeidsvoorwaarden
• Veiligheidsovertredingen
• Intimidatie 
• Voorkeursbehandeling.

Er bestaat geen waterdicht plan om dit 100% van de tijd goed te doen en het vereist dat managers van arbeidsrelaties hun eigen intuïtie en ervaring gebruiken om succesvol te zijn (de bovenstaande lijst helpt ook).

Het is een gebied waarin het zo belangrijk is om het goed te doen en dat veel inbreng en werk vereist, maar als het effectief wordt aangepakt, wegen de resultaten op tegen alle inspanningen. 

Verbeter arbeidsrelaties blijvend

De zeven strategieën die in dit artikel worden besproken, kunnen een grote bijdrage leveren aan het bevorderen van een positieve werkomgeving.

Door deze strategieën te implementeren kunnen HR-teams helpen sterke relaties tussen werknemers en het bedrijf op te bouwen, wat leidt tot een meer betrokken en productief personeelsbestand. 

Met de juiste systemen en processen kun je je organisatie helpen gezonde arbeidsrelaties te onderhouden en een cultuur te creëren die werknemers ondersteunt en in hun kracht zet, wat uiteindelijk leidt tot een succesvollere en duurzamere organisatie.

Abonneer je op de People Managing People-nieuwsbrief en ontvang regelmatig content die je helpt de personeelsfunctie binnen je organisatie te verbeteren en vooruitgang te boeken in je carrière.