Wat is personeelsmonitoring?
Met de toename van thuiswerken is ook het gebruik van tools voor werknemersmonitoring toegenomen.
Werknemersmonitoring is erop gericht een gevoel van controle over leden van een organisatie te bieden door gegevens te verzamelen. Bedrijven kunnen een oplossing voor werknemersmonitoring gebruiken om de productiviteit, efficiëntie of betrokkenheid van werknemers te verbeteren. Ze mogen het belang van vertrouwen echter niet onderschatten.
Ik werk al meer dan 20 jaar in de IT-sector en heb zowel bedrijfsculturen met veel toezicht als bedrijfsculturen met veel vertrouwen ervaren. In dit artikel beschrijf ik de meest gebruikte methoden voor werknemersmonitoring en geef ik je een bedrijfsmatige mindset om deze effectief in te zetten voor het verbeteren van de productiviteit, efficiëntie en betrokkenheid van werknemers.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is werknemersmonitoring?
Werknemersmonitoring kan elk proces zijn dat verband houdt met het verzamelen van informatie over de activiteiten van werknemers.
Activiteiten kunnen alles omvatten wat de werknemer uitvoert. Bijvoorbeeld:
- Internetverkeer (bezochte websites, activiteit op sociale netwerken)
- Geolokalisatie (GPS-positiegegevens)
- Gezondheidsgegevens (medische onderzoeken, apparaten voor het bijhouden van fitnessactiviteiten)
- Gebruik van apps (welke apps de werknemer gebruikt en hoelang)
Welke soorten werknemersmonitoring zijn er?
Hoewel technologie de deur heeft geopend naar een enorm scala aan opties en prijsmodellen, hebben alle methoden drie fundamentele elementen:
1 - Observeren (meestal met realtime monitoring en integraties met software van derden)
2 - Rapporteren (inclusief push- en e-mailmeldingen of aangepaste rapporten)
3 - Onderbreking van de vorige twee stappen niet toestaan.
Internetmonitoring (websites, e-mailmonitoring en sociale media)
Het internet is momenteel de belangrijkste focus van werknemersmonitoring. Rapporten kunnen alles omvatten, van browsergeschiedenis tot urenstaten die laten zien hoeveel tijd aan sociale media wordt besteed.
E-mails worden langzaam een ouderwets communicatiemiddel vanwege de geringe productiviteit en efficiëntie van e-mails in vergelijking met recentere communicatiemiddelen.
Ze worden echter nog steeds gebruikt en veel organisaties vertrouwen op software voor e-mailmonitoring om ze te monitoren. Gegevens die uit e-mails van werknemers worden verzameld, omvatten doorgaans de hoofdtekst, het onderwerp en de ontvangers van de berichten.
Bewaking van het besturingssysteem
De meeste software voor werknemersmonitoring legt computeractiviteiten vanaf de computer van de werknemer vast, waaronder welke programma's de gebruiker heeft uitgevoerd en hoelang. Inactieve computertijd wordt vaak ook geregistreerd.
Sommige volgsoftware kan ook een versnelde opname maken met behulp van foto's die met een webcam zijn gemaakt of automatisch schermafbeeldingen maken.
Computerbewaking met behulp van toetsaanslagregistratie
Toetsaanslagregistratie, ook wel het registreren van toetsaanslagen genoemd, is een methode die alles registreert wat een gebruiker typt en ook schermafbeeldingen kan maken.
Deze methode brengt aanzienlijke risico's met zich mee met betrekking tot de privacy van werknemers en datalekken. Omdat bijna alle monitoringsoftware tegenwoordig online wordt gehost, zal met deze methode alles, van creditcardnummers tot bedrijfsgeheimen, uiteindelijk worden vastgelegd en via een netwerk worden verzonden.
Telefoon- en chatmonitoring
Met sommige monitoringsoftware kunnen telefoongesprekken worden opgenomen en chatberichten tijdens werktijd worden gemonitord, zodat de gegevens later voor analyse kunnen worden opgehaald.
Locatietracking
Bedrijven kunnen GPS-tracering gebruiken om auto's te volgen en laptops en mobiele apparaten tijdens de werkdag van de werknemer te lokaliseren.
Videobewaking
Veel bedrijven integreren videobeelden om de aanwezigheid en handelingen van werknemers tijdens hun werktijd te monitoren.
Voordelen van werknemersmonitoring in een omgeving met veel vertrouwen
Er zijn verschillende belangrijke voordelen van software voor werknemersmonitoring:
- Je kunt de verzamelde gegevens gebruiken om werknemers te helpen die moeite hebben om hun werk uit te voeren en te bepalen welk type training er voor elk team nodig is.
- Het is ook een uitstekende gelegenheid om feedback te geven en te bespreken hoe elke werknemer zijn of haar vaardigheden kan versterken en een carrière kan plannen om deze optimaal te benutten.
- Je kunt de rapporten ook gebruiken om realistischere doelen en verwachtingen voor teams vast te stellen, zodat ze zich kunnen verbeteren door steeds één mijlpaal te bereiken.
- Door open gesprekken over de gegevens te voeren, laat je zien dat je betrokken bent. Dit vergroot de betrokkenheid en het werkgeluk van het team.
Aandachtspunten bij het implementeren van werknemersmonitoring
De onderstaande risico's van werknemersmonitoring moeten worden beperkt met behulp van een zorgvuldig opgesteld monitoringsbeleid.
Privacy
Een werknemersmonitoringsysteem brengt verschillende privacykwesties met zich mee.
Er is een groot risico dat bedrijfs- of persoonsgegevens openbaar worden gemaakt door een cyberbeveiligingsincident of malware, zoals een trojaans paard of computervirus.
Helaas kan geen enkele oplossing garanderen dat de verzamelde gegevens 100% veilig zijn.
Betrokkenheid van werknemers
Als je je werknemers niet vertrouwt, waarom zouden zij jou dan wel vertrouwen?
En waarom zouden ze om hun werk geven als ze het bedrijf waarvoor ze werken niet vertrouwen?
Daarom is het cruciaal om te bedenken hoe je het onderwerp met werknemers bespreekt, om te voorkomen dat het moreel van werknemers wordt aangetast.
Toename van stress
Sommige mensen hebben van nature de neiging om hun invloed en controle over anderen uit te oefenen wanneer ze autoriteit krijgen.
Wanneer ze beschikken over hulpmiddelen voor werknemersmonitoring en andere HR-apps, wordt het voor hen veel gemakkelijker om werknemers te misbruiken.
Bovendien stijgt het stressniveau van mensen wanneer ze weten dat het bedrijf waarvoor ze werken hen bespioneert, waardoor ze een groter risico lopen op een burn-out.
Juridische kwesties
Volgens de Society for Human Resource Management (SHRM), die betere werkplekken wil creëren, moet je juridisch advies inwinnen voordat je een monitoringsprogramma op de werkplek opzet.
In de VS moet je bijvoorbeeld voldoen aan federale en staatswetten, en elke situatie is anders.
Je moet ook de Electronic Communications Privacy Act (ECPA) naleven om telefoongesprekken te monitoren.
In de EU bestaat het recht op privacy op het werk. Werkgevers moeten de toestemming van de werknemer vragen om persoonsgegevens te verzamelen en moeten aangeven hoe en waarom ze deze verzamelen.
Je moet ook voldoen aan specifieke privacywetten. De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) stelt strenge eisen aan het opslaan en overdragen van gevoelige informatie.
Hier zijn enkele zaken om over na te denken:
- Welke methoden mag ik gebruiken voor activiteitenmonitoring?
- Wanneer is het toegestaan om te monitoren en op welke locatie?
- Moet ik toestemming van werknemers krijgen of hen alleen informeren?
Hoe je als leidinggevende werknemersmonitoring met teamleden bespreekt
Het is belangrijk om tijd te nemen om na te denken over de werkelijke redenen die je tot deze denkwijze brengen. De volgende vragen kunnen daarbij helpen.
- Welke excuses gebruik ik om het micromanagen van deze werknemer te rechtvaardigen? Denk ik bijvoorbeeld dat ik de enige ben die deze taak kan inleveren?
- Waarom kan ik het grotere geheel niet zien? Als leidinggevende is het cruciaal om de details aan het team over te laten en je op het grotere geheel te richten.
- Hoe kan ik deze werknemer helpen vooruitgang te boeken? Wanneer heeft deze werknemer er voor het laatst verslag over uitgebracht? Zijn er gebeurtenissen uit het verleden waardoor je aan diens vaardigheden zou kunnen twijfelen of hem of haar niet zou vertrouwen?
- Hoe kan ik software voor activiteitenregistratie positief inzetten? Vind je aanwezigheid belangrijker dan prestaties? Hoe zou je je als werknemer voelen als je bedrijf besloot je handelingen te monitoren? Welke methoden zou ik overwegen te gebruiken en welke niet?
Effectieve HR-casemanagementplatforms zorgen ervoor dat klachten van werknemers over monitoringpraktijken eerlijk en transparant worden behandeld.
De perfecte bedrijfsmentaliteit voor werknemersmonitoring
Als je uitstekende resultaten wilt behalen met werknemersmonitoring, investeer dan je middelen in het opbouwen van een bedrijfscultuur met veel vertrouwen, waarin werknemers zich:
- Gerespecteerd voelen als professionals
- Leiders hebben in plaats van bazen
- Ervaren dat de bedrijfscultuur fundamenteel eerlijk is
- Er zorgvuldig opgestelde monitoringbeleidsregels zijn.
Een omgeving met veel vertrouwen opbouwen
Al meer dan 30 jaar bestudeert Great Place to Work de relatie tussen een cultuur met veel vertrouwen en het algehele succes van een bedrijf.
In 2016 publiceerden ze "De zakelijke onderbouwing voor een cultuur met veel vertrouwen", met daarin een belangrijke bevinding:
Bedrijven met een vertrouwenscultuur presteren beter op de aandelenmarkt, hebben een veel lager personeelsverloop en zijn creatiever, terwijl hun werknemers meer betrokken en productiever zijn. Ze laten ook een hogere klanttevredenheid zien.
Volgens GPW heeft bovendien geen enkel bedrijf zonder een cultuur met veel vertrouwen ooit een plek bemachtigd op de lijst "De 100 beste bedrijven om voor te werken volgens Fortune".
In 2020 ontdekte een onderzoek van de London School of Economics (LSE) dat "leiders en managers steeds meer zullen moeten leren dat vertrouwen centraal staat in de prestaties, betrokkenheid, inzet en het behoud van productieve werknemers."
Doist, een softwarebedrijf voor productiviteit dat de toekomst van werk opnieuw vormgeeft, heeft een interessante aanpak om deze uitdaging aan te pakken.
Ze beginnen met het aannemen van de juiste mensen door te zoeken naar gemakkelijk herkenbare eigenschappen die erop wijzen dat iemand waarschijnlijk betrouwbaar is.
Je zult geen vacatures zien met onrealistische vereisten, zoals multitasking en 24/7 beschikbaarheid voor werk.
Het selectieproces is zo transparant als ze het kunnen maken, met regelmatige feedback van zowel de kandidaat als het bedrijf.
Nadat ze hebben besloten de kandidaat aan te nemen, bouwen ze vanaf de eerste dag vertrouwen op met een speciaal introductieproces dat het volgende omvat:
- Iemand uit het team uitnodigen om mentor te worden voor de nieuwe werknemer. Ze zorgen er ook voor dat deze persoon tijd in de agenda vrijmaakt om in de eerste maand beschikbaar te zijn voor eventuele vragen.
- Regelmatig communiceren en altijd eerlijk tegen hen zijn bij het geven van feedback.
- Nieuwe werknemers vanaf de eerste dag echte kansen geven om bij te dragen aan het bedrijf.
- Duidelijke verwachtingen scheppen over het resultaat van hun werk en over de prestatie-indicatoren die je zult gebruiken om hun werk te beoordelen.
- Informele momenten creëren waarop nieuwe werknemers met collega's contact kunnen hebben, zodat ze elkaar beter leren kennen.
Na enkele weken blijven ze hun vertrouwen versterken door nieuwe teamleden de autonomie te geven om hun werk uit te voeren.
Een les die we hieruit kunnen trekken, is dat leiders moeten leren hoe ze taken aan anderen kunnen toewijzen om vertrouwen op te bouwen; ze moeten hun neiging tot micromanagement inruilen voor leiderschapsvaardigheden.
Geen eenvoudige taak, maar het levert wel een verrassend resultaat op:
Werknemers zullen automatisch op deze mentaliteit reageren met een hogere productiviteit, terwijl ze zich verantwoordelijk en gemotiveerd voelen.
Slotgedachten
Je zou werknemersmonitoring moeten inzetten binnen een omgeving met veel vertrouwen om een positieve impact op de prestaties, efficiëntie en betrokkenheid van werknemers te vergroten.
Onthoud dat het centrale punt het opbouwen van een bedrijfscultuur met veel vertrouwen is.
Neem de juiste mensen aan, zorg voor een zorgvuldig opgezet introductieproces en geef werknemers de autonomie die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren.
Het is cruciaal dat het leiderschap zich inzet om alles weg te nemen wat het werkproces belemmert en tegelijkertijd werknemers meer betrokken en gemotiveerd te maken. Werknemersmonitoring kan een uitstekend hulpmiddel zijn om hen dit doel te laten bereiken.
Zodra je een cultuur met veel vertrouwen hebt opgebouwd met de juiste hulpmiddelen, zal organisatorisch succes volgen.
Bekijk ter ondersteuning onze keuze van de beste software voor werknemersmonitoring die momenteel op de markt is.
Gerelateerd artikel: Beste software voor productiviteitsregistratie voor hybride teams
