Bedrijfskosten: Wat is aftrekbaar & wat niet
Of je nu ondernemer bent die een klein bedrijf runt of een W-2-werknemer die een belastingaftrek voor je nevenactiviteit wil claimen, inzicht in de ins en outs van zakelijke kosten zoals verzekeringen, huur en materialen is belangrijk.
In dit artikel zet ik uiteen wat wel en niet aftrekbaar is, met voorbeelden om je te helpen zodat je geen mogelijkheden om te besparen misloopt of tegen mogelijke problemen met de belastingdienst aanloopt.
Let op: dit artikel is van toepassing op bedrijven in de VS en is bedoeld als leidraad. Raadpleeg een belastingprofessional en gebruik software voor onkostenbeheer om ervoor te zorgen dat je financiële rapportage en onkostenrapportage voldoen aan de voorschriften van de IRS.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat zijn zakelijke kosten?
Zakelijke kosten zijn de kosten die worden gemaakt tijdens het runnen van een bedrijf met winstoogmerk. Vaak aangeduid als aftrekposten, kunnen het berekenen van je zakelijke kosten en het aftrekken ervan van de omzet van je bedrijf helpen om je belastingdruk te verlagen.
Niet alle zakelijke kosten zijn echter gelijk. Om als fiscaal aftrekbaar te worden aangemerkt, moeten je kosten worden beschouwd als 'gewone en noodzakelijke' kosten die verband houden met het runnen van een bedrijf, zoals uiteengezet in het Amerikaanse belastingwetboek (IRC).
Effectief onkostenbeheer draait niet alleen om kosten besparen—het gaat om strategische financiële beslissingen die bedrijfsgroei, het welzijn van werknemers en duurzaamheid op lange termijn ondersteunen.
Inzicht in soorten zakelijke kosten
In dit gedeelte bespreek ik twee soorten zakelijke kosten: aftrekbare en niet-aftrekbare kosten. Voor elk type geef ik een definitie en enkele voorbeelden.
Aftrekbare zakelijke kosten
Aftrekbare zakelijke kosten zijn kosten die van je bedrijfsbelastingen mogen worden afgetrokken. Hieronder vallen de kosten van zaken die je bedrijf indirect heeft gebruikt om goederen of diensten te leveren, maar vergeet niet dat deze als 'gewoon en noodzakelijk' moeten worden beschouwd.
- Volgens de IRS wordt een gewone kostenpost beschouwd als “gebruikelijk en geaccepteerd” (d.w.z. niet ongebruikelijk) binnen je beroep of sector.
- De IRS definieert een noodzakelijke kostenpost als een kostenpost die “nuttig en passend” is voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten in je sector.
Aftrekbare zakelijke kosten kunnen je belastingdruk aanzienlijk verlagen. Inzicht in de regels voor fiscale naleving kan kostbare controles en boetes helpen voorkomen—een nauwkeurige administratie is essentieel. Om deze kosten effectief te beheren, kun je betrouwbare software voor bedrijfsbelastingen gebruiken voor nauwkeurige registratie en naleving.
Voorbeelden van aftrekbare zakelijke kosten:
Verschillende sectoren hebben unieke aftrekbare kosten, van aftrekposten voor een thuiskantoor voor thuiswerkers tot belastingkredieten voor onderzoek en ontwikkeling voor technologiebedrijven. Voorbeelden van aftrekbare zakelijke kosten zijn onder meer:
- Salarissoftware en onkosten
- Programma's voor werknemersvoordelen
- Nutsvoorzieningen, benodigdheden en materialen
- Huurcontracten voor vastgoed en apparatuur
- Bedrijfsverzekering
- Reclame- en marketingkosten
- Liefdadigheidsbijdragen
- Commissies (aanvullend loon)
- Zakelijke reiskosten
- Opleidingskosten voor werknemers
- Trainingskosten voor werknemers
- Huur van apparatuur
- Rente die is betaald over bepaalde zakelijke leningen, zakelijke creditcards en hypotheken op panden die door het bedrijf (of de eenmanszaak) zijn gekocht.
- Maaltijden
De Amerikaanse belastingdienst (IRS) biedt gedetailleerde richtlijnen over welke kosten kunnen worden opgevoerd om je belastingverplichting te verlagen in Publicatie 535 (2021), Zakelijke kosten. Je kunt de volledige lijst met publicaties van de IRS raadplegen voor meer informatie.
Tip voor kleine bedrijven: Het verlagen van bedrijfskosten kan de winstgevendheid helpen verbeteren. Investeren in de beste salarisdiensten voor kleine bedrijven kan helpen de loonkosten te verlagen.
Tip van de professional: Overweeg softwareoplossingen te gebruiken om onkosten bij te houden en erover te rapporteren. Dit is hoe software voor onkostenbeheer werkt.
Een kort verhaal
Om dit voor je tot leven te brengen, ga ik je vertellen over een vriendin van mij, Katherine, die vanuit haar huis een HR-adviesbureau runt en daar de enige werknemer op de loonlijst is.
Effectief onkostenbeheer is al lange tijd cruciaal voor het behouden van winstgevendheid voor kleine bedrijven zoals dat van Katherine. Omdat ze het bedrijf vanuit huis runt, richtte ze zich aanvankelijk op het bijhouden van voor de hand liggende kosten, zoals kantoorbenodigdheden en internetkosten.
Ze besefte echter al snel dat er nog meer mogelijkheden waren om optimaal gebruik te maken van aftrekposten.
Na haar eerste gesprek met een nieuwe accountant besefte ze dat ze een deel van haar woonlasten, zoals hypotheekrente, nutsvoorzieningen en onroerendgoedbelasting, als bedrijfskosten kon opvoeren.
Dit veranderde alles. Ze berekende nauwkeurig de oppervlakte van haar thuiskantoor ten opzichte van de totale oppervlakte van haar woning om het aftrekbare percentage te bepalen.
Katherine begon ook de gereden afstand voor zakelijke ritten bij te houden, iets wat ze eerder over het hoofd had gezien, en nam zakelijke maaltijden en netwerkevenementen op. In het begin was het nogal omslachtig om al die bonnetjes bij te houden.
Maar nadat ik haar enkele oplossingen voor onkostenbeheer had laten zien, vond ze uiteindelijk een oplossing waarmee ze haar onkosten gemakkelijker nauwkeurig kon categoriseren en documenteren, zonder dat ze een enorm dossier met papieren bonnetjes nodig had.
Deze proactieve aanpak van onkostenbeheer verbeterde niet alleen Katherines vermogen om haar financiën bij te houden en haar middelen in realtime te beheren, maar verlaagde ook aanzienlijk haar belastbare inkomen, waardoor ze meer kon herinvesteren in de groei van haar bedrijf.
Advies over aftrekbare bedrijfskosten
Bij het aftrekken van kosten is het goed om in gedachten te houden dat sommige kosten volledig aftrekbaar zijn, andere slechts gedeeltelijk aftrekbaar zijn en andere niet kunnen worden afgetrokken in hetzelfde jaar waarin ze zijn gemaakt.
Bepaalde kosten (bijv. geactiveerde bedrijfsmiddelen) moeten over meerdere jaren worden afgeschreven met behulp van afschrijvingen (of amortisatie voor immateriële activa).
Het is ook belangrijk om op te merken dat welke kosten aftrekbaar zijn, afhangt van de structuur van het bedrijf. Dit betekent dat de toegestane aftrekposten en vereisten voor het financiële HR-rapportagesysteem verschillen tussen eenmanszaken, vennootschappen, besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) en ondernemingen (S-vennootschappen en C-vennootschappen).
Inzicht in de relatieve belastingvoordelen en de administratieve last—en bijbehorende kosten—van elk van deze bedrijfsstructuren kan van doorslaggevend belang zijn bij het opzetten van je bedrijf, zodat je belastingefficiëntie in balans brengt met de beschikbare middelen.
Niet-aftrekbare bedrijfskosten
Niet-aftrekbare bedrijfskosten zijn kosten die niet van je bedrijfsbelastingen kunnen worden afgetrokken. Alles wat te maken heeft met persoonlijke activiteiten of persoonlijke uitgaven is een niet-aftrekbare kostenpost. Hieronder heb ik voorbeelden van deze kosten voor je op een rij gezet.
Voorbeelden van niet-aftrekbare kosten
- Voorziene verplichtingen (of reserves voor voorziene verplichtingen)
- Bepaalde juridische kosten (bijv. kosten die zijn gemaakt bij het verwerven van een activum)
- Clubcontributies en lidmaatschapskosten (met bepaalde uitzonderingen)
- Sloopkosten of verliezen
- Onderwijskosten die zijn gemaakt om aan de minimale wettelijke vereisten voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten te voldoen
- Boetes van de overheid (bijv. kosten voor te late indiening)
- Illegale activiteiten (bijv. steekpenningen en smeergeld)
- Lobbykosten
- Persoonlijke uitgaven (tenzij de kosten gedeeltelijk zakelijke doeleinden dienen)
- Politieke donaties
Waarom je je bedrijfskosten moet bijhouden
Je bedrijfsinkomsten en -uitgaven regelmatig bekijken (en niet alleen tijdens het belastingseizoen) heeft grote voordelen:
- Het is gemakkelijker om de exacte details en omstandigheden van een transactie te onthouden
- De kans is kleiner dat je belangrijk bewijsmateriaal, zoals papieren bonnetjes, kwijtraakt
- Met nauwkeurige gegevens kun je toekomstige uitgaven plannen en binnen budget blijven
- Het is gemakkelijker om de winstgevendheid (of het gebrek daaraan) van je bedrijf te voorspellen en bij te sturen
Naast het verminderen van je administratieve last tijdens het belastingseizoen, kan dit ook leiden tot een snellere afhandeling van declaraties van werknemers, wat de moraal ten goede komt.
Het gebruik van gratis HR-software of software voor onkostenbeheer voor kleine bedrijven kan je helpen om HR-gerelateerde uitgaven nauwlettend in de gaten te houden zonder, nou ja, extra kosten te maken!
Hoe je bedrijfskosten rapporteert
Een duidelijk en transparant beleid voor onkostenvergoedingen zorgt ervoor dat werknemers eerlijk worden gecompenseerd voor zakelijke kosten en dat de naleving van regelgeving wordt gewaarborgd. Zo pak je het zelf aan:
Stap 1: Stel je resultatenrekening op
Bedrijfskosten worden gerapporteerd in je resultatenrekening, waarin al je inkomsten en uitgaven moeten worden vastgelegd. Dit is een financiële winst-en-verliesrekening (W&V) die wordt gebruikt om de financiële gezondheid van je bedrijf te berekenen. Om deze op te stellen, hoef je alleen maar:
- Kies een rapportageperiode: meestal jaarlijks, per kwartaal of maandelijks.
- Genereer een standaardproefbalansrapport: gebruik je boekhoudsoftware om het eindsaldo van elke rekening in het grootboek voor de rapportageperiode weer te geven.
- Bereken je omzet: bereken al het geld dat je tijdens de rapportageperiode met je diensten hebt verdiend, ook als je nog niet alle betalingen hebt ontvangen.
Stap 2: Categoriseer je resultatenrekening
Zodra je het grootste deel van je resultatenrekening hebt opgesteld, registreer je je bedrijfskosten per categorie. Deze categorieën omvatten:
- Directe kosten of kostprijs van de omzet (COGS) zoals arbeidskosten, materiaalkosten, de kosten van bedrijfspanden, opslag enzovoort. Deze worden afgetrokken van de totale omzet van je bedrijf om je brutowinst of brutowinst te bepalen.
- Indirecte kosten zoals algemene kosten, marketingkosten en vergoedingen voor leidinggevenden worden afgetrokken van de brutowinst om de bedrijfswinst te bepalen.
- Afschrijvingen en amortisatie worden gebruikt om respectievelijk materiële en immateriële bedrijfsmiddelen over meerdere jaren als kosten te boeken. Deze bedrijfsmiddelen omvatten eigendommen, meubilair, apparatuur, voertuigen enzovoort (materieel), evenals octrooien, handelsmerken, licenties voor intellectueel eigendom, software voor bedrijfsbeheer enzovoort (immaterieel).
4. Rente is de laatste kostenpost die van het inkomen van een bedrijf wordt afgetrokken.
Stap 3: Kies een boekhoudmethode
Je moet ook bepalen welke boekhoudmethode je gebruikt bij het rapporteren van je inkomsten en uitgaven. De twee basismethoden voor boekhouding zijn kasbasis en toerekeningsbasis:
- Boekhouden op kasbasis: je rapporteert inkomsten in hetzelfde belastingjaar waarin je ze hebt ontvangen en trekt uitgaven meestal in hetzelfde belastingjaar af en/of activeert ze.
- Boekhouden op toerekeningsbasis: je rapporteert inkomsten meestal in het belastingjaar waarin je ze verdient, ook als je de daadwerkelijke betaling pas in een later jaar ontvangt. Op dezelfde manier trek je uitgaven doorgaans af en/of activeer je ze in het belastingjaar waarin je ze hebt gemaakt, ongeacht of je ze dat jaar hebt betaald of niet.
Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over de verschillende boekhoudmethoden (en -perioden) die door de IRS worden erkend deze PDF van publicatie 583 (herzien in januari 2022). Om recente updates te bekijken, kun je Over publicatie 583 als actuele bron opslaan.
Bedrijfskosten bijhouden
Hoewel het aftrekken van je bedrijfskosten de beste manier is om je belastingverplichting te verlagen, is het cruciaal dat je nauwkeurige gegevens van al je transacties bijhoudt. De IRS kan besluiten je te controleren om na te gaan of je rapportages overeenkomen met je werkelijke uitgaven.
Naast het gebruik van een vorm van software voor onkostenbeheer, volgen hier enkele tips en best practices voor het correct bijhouden van bedrijfskosten:
- Houd je zakelijke financiën gescheiden van je persoonlijke uitgaven. Met een aparte zakelijke bankrekening kun je je zakelijke uitgaven gemakkelijker bijhouden.
- Bereken de gebruiksverdeling en claim het zakelijke deel als een uitgave gedeeltelijk zakelijke en gedeeltelijk persoonlijke doeleinden dient (bijvoorbeeld je thuiskantoor of de rekening van je mobiele provider).
- Bewaar al je bonnetjes en digitaliseer ze. Om te voorkomen dat je ze kwijtraakt, kun je foto's maken en ze online opslaan. Met de meeste moderne HR- en boekhoudsoftware kun je een foto maken en deze direct uploaden.
- Houd je facturen en bonnetjes geordend. Sorteer ze idealiter eerst per maand en vervolgens per uitgavencategorie in mappen. Zo kun je later gemakkelijk de details en bewijsstukken van elke transactie terugvinden.
- Houd gedetailleerde aantekeningen bij. Zelfs als je denkt dat je alle details van elke transactie zult onthouden, kun je aantekeningen maken met de datum, uitgavencategorie en het doel van de uitgave, bijvoorbeeld een klant entertainen, benzine voor de bedrijfsauto enzovoort.
- Controleer je administratie zo vaak mogelijk. Zelfs als je software gebruikt die een groot deel van het proces automatiseert, is het een goed idee om je administratie regelmatig te controleren, na te gaan of alles klopt en verkeerd gelabelde posten opnieuw te categoriseren.
- Maak een formele werkwijze voor het bijhouden van uitgaven en het afstemmen van je administratie. Breng in kaart welke taken dagelijks/onmiddellijk (bijvoorbeeld bonnetjes uploaden), wekelijks, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks en jaarlijks moeten worden uitgevoerd.
- Overweeg te investeren in software voor uitgavenrapportage. Deze registreert uitgaven, bewaart bonnetjes, categoriseert transacties automatisch en laat je je financiën in dashboards en grafieken bekijken. Ook wordt het gemakkelijker om rapporten te genereren.
Bekijk voor meer informatie over het bijhouden van zakelijke uitgaven IRS-publicatie 583 (01/2021), Een bedrijf starten en administratie bijhouden.
Ga je gang en trek af (of niet)
Kortom: door je zakelijke uitgaven te berekenen en deze af te trekken van de omzet van je bedrijf, kun je profiteren van een belastingvoordeel—dat is geld dat opnieuw in je bedrijf kan worden geïnvesteerd. Onthoud deze belangrijkste punten:
- Er zijn twee soorten zakelijke uitgaven: aftrekbare en niet-aftrekbare
- Je zakelijke uitgaven worden via je winst-en-verliesrekening gerapporteerd
- Controleer je uitgaven regelmatig en houd alles uiterst goed georganiseerd
Als je dit artikel nuttig vond, abonneer je dan op de nieuwsbrief van People Managing People voor meer diepgaande content over organisatieontwikkeling.
