11 belangrijke functies van payrollsoftware + 5 geavanceerde
Functies van salarissoftware zijn de hulpmiddelen die het uitvoeren van de salarisadministratie eenvoudiger, nauwkeuriger en minder stressvol voor je maken. Met de juiste functies kun je berekeningen automatiseren, belastinginhoudingen verwerken, aan de regelgeving blijven voldoen en je team op tijd betalen. In dit artikel laat ik je zien naar welke essentiële functies van salarissoftware je moet zoeken en help ik je de beste oplossing voor jouw bedrijf te kiezen.
Wat is salarissoftware?
De definitie van salarissoftware is: een digitale tool die het beheer van betalingen aan werknemers automatiseert, waaronder loonberekeningen, belastinginhoudingen, rechtstreekse stortingen en naleving van belastingwetgeving.
Om salarissoftware niet te verwarren met een salarisadministratiedienst: inzicht in salarissoftware is essentieel om de betaling van vergoedingen aan werknemers te beheren en te automatiseren. Het helpt het salarisproces te stroomlijnen, waaronder het berekenen van salarissen, het inhouden van belastingen en het beheren van urenregistraties van werknemers.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
De drie grootste uitdagingen bij de salarisadministratie zijn het tempo van veranderingen, naleving van snel veranderende regels en gegevensbeveiliging.
11 belangrijke functies van salarissoftware
Hoewel dit per applicatie verschilt, bevatten oplossingen doorgaans de volgende functies als ze concurrerend willen zijn op de markt voor salarissoftware:
- Looncalculator: De software moet het loon van je werknemers kunnen verwerken, waaronder het automatisch berekenen van lonen, inhoudingen en belastingen. Hierdoor worden handmatige fouten voorkomen en bespaar je tijd, waardoor het proces efficiënter verloopt.
- Belastingen en inhoudingen voor voordelen: De software berekent de in te houden federale, regionale en lokale belastingen, zodat aan de belastingwetgeving wordt voldaan. De software moet ook inhoudingen kunnen verwerken voor voordelen zoals een zorgverzekering, pensioenbijdragen en andere werknemersvoordelen.
Duidelijke, transparante salarisinformatie—zoals salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en informatie over aandelen—wekt vertrouwen en stelt werknemers tevreden.
- Belastingcomplianceformulieren: Belastingregels op het gebied van naleving vereisen dat salarissoftware aan het einde van het jaar belastingformulieren voor werknemers opstelt, zoals de W2- en T4-formulieren.
- Betalingsverwerking: Het kan rechtstreekse salarisstortingen op bankrekeningen van werknemers faciliteren, cheques produceren en andere vormen van betalingsverwerking beheren, zoals onbeperkte salarisruns of opties voor flexibele betaling of betaling op aanvraag.
- Registratie van tijd en aanwezigheid: Veel salarissystemen bevatten ook functies voor tijdregistratie die de gewerkte uren, afwezigheden en verlofsaldi van werknemers bijhouden.
- Aanpasbare salarisrapporten: Aanpasbare rapportage over beloning om loonbelastingen, inhoudingen op het salaris van werknemers en andere uitgaven bij te houden, kan helpen bij budgettering en financiële prognoses.
- Zelfbediening: Veel apps hebben een zelfbedieningsportaal waar werknemers digitale kopieën van hun loonstroken kunnen bekijken, hun bijdragen kunnen zien en hun pensioenrekeningen kunnen beheren.
- Integratie met onkostenbeheer: Synchroniseer de salarisadministratie met hulpmiddelen voor onkostenbeheer om vergoedingen aan werknemers automatisch te verwerken naast reguliere salarisruns. Gestroomlijnde verwerking van vergoedingen automatiseert goedkeuringsworkflows en zorgt ervoor dat fiscaal conforme vergoedingen nauwkeurig in de salarisadministratie worden opgenomen.
- Analyses: Dashboards, grafieken en rapporten om salarisgegevens te analyseren en inzichten over je personeel te verkrijgen. Deze analyses ondersteunen de personeelsplanning van je organisatie. Mogelijk vind je ook functies voor AI in de salarisadministratie, waaronder voorspellende analyses en waardevolle inzichten.
Bij fusies en overnames worden vaak oude salarispraktijken overgenomen, wat leidt tot hiaten in de naleving. Het is van het grootste belang om controles regelmatig te beoordelen naarmate het personeelsbestand groeit of verandert.
- Naleving: Helpt naleving van arbeidswetgeving en rapportagevereisten te waarborgen, zoals belastingformulieren aan het einde van het jaar. Door bijvoorbeeld een salarissysteem te selecteren dat voor jouw regio is ontworpen, zorg je ervoor dat de software regionale behoeften ondersteunt.
- Ingebouwde functionaliteit voor wereldwijde salarisadministratie: Biedt gecentraliseerde controle met lokale uitvoering, zodat je teams in verschillende landen kunt betalen zonder afzonderlijke hulpmiddelen of leveranciers op te zetten.
- Integratie van rechtstreekse stortingen: Stuurt het salaris van werknemers automatisch rechtstreeks naar hun bankrekeningen, zonder extra stappen.
Geavanceerde functies van salarissoftware
- Meerdere valuta: Sommige softwaresystemen bieden mogelijk de optie om in verschillende valuta te betalen. Als je een multinationale salarisadministratie voert, zal deze functie waarschijnlijk nuttig voor je zijn.
- Aanpasbaarheid: De salarissoftware die je kiest, biedt mogelijk de optie om deze aan te passen aan jouw unieke bedrijfsbehoeften. Verbeteringen of toevoegingen kunnen vaak aan de software worden toegevoegd om rekening te houden met unieke tijdstippen, valuta of belastinginstellingen.
- Hulpmiddelen voor beloningsbeheer: Stel HR- en financiële teams in staat om de beloning van medewerkers—waaronder bonussen, salarisverhogingen en stimulansen—binnen het salarissysteem te plannen, volgen en aanpassen. Met een strategische beloningsstructuur kun je eerlijke en concurrerende beloningsstrategieën ondersteunen door beloningsgegevens af te stemmen op prestatie-indicatoren, marktbenchmarks en budgetplanning.
- Controles. Dit is een handige functie. Met sommige oplossingen kun je controles vóór het indienen instellen die je waarschuwen wanneer iets onregelmatig lijkt, bijvoorbeeld wanneer iemand aanzienlijk meer ontvangt dan het gebruikelijke salaris.
- Hulpmiddelen voor financieel beheer. Financieel welzijn is uiteraard belangrijk en sommige oplossingen voor salarissoftware beschikken over functies waarmee medewerkers kunnen sparen en hun financiën beter kunnen beheren.
- Strategie voor werknemersvoordelen. Heb je andere vormen van beloning, zoals winstdeling of commissie, die de salaritool moet kunnen verwerken?
Voordelen van salarissoftware
Salarissoftware biedt verschillende voordelen voor organisaties als geheel en voor degenen die de software regelmatig gebruiken om salarisprocessen te beheren.
Wanneer je de verschillende opties voor salarissoftware evalueert, is inzicht in deze belangrijkste voordelen essentieel om een weloverwogen beslissing te nemen.
Tijds- en kostenefficiëntie
Omdat geautomatiseerde salarissoftware veel onderdelen van het repetitieve tweewekelijkse salarisproces kan afhandelen, kan deze de hoeveelheid tijd en inspanning die nodig is om salaristaken uit te voeren aanzienlijk verminderen, vooral als je medewerkers momenteel voor bepaalde onderdelen afhankelijk zijn van handmatige berekeningen.
Deze efficiëntie leidt vervolgens tot kostenbesparingen, omdat er minder handmatig werk nodig is.
Grotere nauwkeurigheid
Het berekenen van salarissen kan behoorlijk complex zijn en nauwkeurigheid is van het grootste belang.
Salarissoftware helpt menselijke fouten bij de berekening van lonen, inhoudingen en belastingen te verminderen, zodat medewerkers correct en op tijd worden betaald.
Nauwkeuriger toezicht op naleving
Door automatisch te worden bijgewerkt met de nieuwste belastingtarieven en regelgeving, vermindert salarissoftware het risico op nalevingsproblemen als gevolg van onjuiste salarisberekeningen.
Verbeterde gegevensbeveiliging
Salarissoftware biedt veilige gegevensopslag, versleuteling en op rollen gebaseerde machtigingen om de toegang tot gevoelige medewerkergegevens te beperken tot alleen degenen die deze nodig hebben. Dit is een aanzienlijke verbetering ten opzichte van handmatige salarisprocessen of gegevensopslag op papier.
Geïntegreerde rapportage en analyses
Een veelvoorkomende opzet binnen de verschillende soorten salarissoftware is een module binnen een uitgebreider HR-beheersysteem, waarmee gebruikers rapporten kunnen genereren over meer dan alleen salarisgegevens. Vaak zijn salarismodules binnen een HRMS ook gekoppeld aan gegevens over werktijd en aanwezigheid.
Je kunt bijvoorbeeld ook rapporten uitvoeren ter ondersteuning van financiële planning, budgettering en besluitvorming, of details zoals het aantal gewerkte uren van medewerkers tijdens belangrijke perioden volgen om de toekomstige vraag te voorspellen.
Zelfbedieningsportalen voor medewerkers
Door werknemers toegang te geven tot hun loonstroken, belastingdocumenten en persoonlijke gegevens via online salarisadministratiesoftware, verminder je de administratieve taken voor je HR-medewerkers, zodat zij tijd vrijmaken voor andere werkzaamheden.
Werknemersportalen geven je medewerkers ook meer controle over hun persoonlijke gegevens, wat zorgt voor een soepelere ervaring bij eenvoudige taken zoals het wijzigen van adressen of het bijwerken van bankrekeninggegevens.
Gerelateerd artikel: Voordelen van een geautomatiseerd salarissysteem.
Hoe kies je salarisadministratiesoftware?
Het kiezen van de juiste salarisadministratiesoftware is cruciaal voor het efficiënt beheren van de salarisadministratie van je bedrijf. Deze gids helpt je bij het selecteren van salarisadministratiesoftware die aansluit bij de behoeften van je bedrijf:
Bij het selecteren van een systeem is het belangrijk om eerst in kaart te brengen wat je kernbehoeften zijn. Denk aan zaken zoals integraties, naleving van regelgeving en medewerkersbeheer—als deze niet goed worden geregeld, leidt dat later tot veel problemen.
Bij het opschalen van salarissystemen is het van cruciaal belang om een risicoanalyse en een specificatie van de vereisten uit te voeren voordat je een leverancier kiest. Ontwikkel een solide beoordelingskader om de juiste partner voor je behoeften te selecteren. Keith O’Brien, COO van Payroll Geeks
https://www.linkedin.com/in/keith-o-9858a1101/
Stap 1: Bepaal je vereisten voor salarisadministratiesoftware
- Breng specifieke behoeften in kaart: Houd rekening met de omvang van je personeelsbestand, de frequentie van betalingen, de soorten dienstverbanden (bijv. parttime, fulltime, contractueel) en eventuele unieke complexiteiten rond de salarisadministratie die verband houden met je sector. Kleinere teams kunnen bijvoorbeeld salarisadministratiesoftware voor kleine bedrijven vergelijken.
- Maak een lijst van essentiële functies: Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde betalingsberekeningen, beheer van arbeidsvoorwaarden, functies voor naleving van regelgeving en rapportages over de salarisadministratie.
Stap 2: Stel een budget vast
- Bepaal de financiële grenzen: Beslis hoeveel je aan salarisadministratiesoftware kunt uitgeven en houd daarbij rekening met zowel de eenmalige kosten als de doorlopende uitgaven, zoals maandelijkse kosten en updates.
Wees voorzichtig met verborgen kosten. Aanpassingen, integraties en datamigratie vanuit verouderde systemen kunnen snel oplopen. Voorkom overmatige aanpassingen, omdat dit upgrades en toekomstige schaalvergroting bemoeilijkt.
- Kosten en waarde in balans brengen: Zorg ervoor dat de oplossing een goede prijs-kwaliteitverhouding biedt door de functies te vergelijken met de kosten van het loonplatform.
Stap 3: Functies en functionaliteit van de software evalueren
- Lees online beoordelingen: Gebruik artikelen zoals ons artikel over de beste loonadministratiesoftware om de kosten van loonadministratiesoftware, belangrijkste functies en unieke verkoopargumenten te vergelijken. Enkele punten om naast de functies op te letten:
- Beoordelingen van klanten over gebruiksvriendelijkheid
- Schaalbaarheid
- Integratie
- Beveiliging
- Beoordelingen voor klantenservice
In de loonadministratie gebeuren voortdurend vreemde dingen, en daarom is klantenservice zo belangrijk.
- Plan demo's: Stel een shortlist samen en neem contact op om een verkoopgesprek te plannen met de geselecteerde leveranciers. Stel vragen en krijg een demonstratie van het product in de praktijk.
- Vraag RFP's op: Als je een formelere aanpak wilt hanteren, stuur dan een officieel verzoek om voorstellen (RFP) naar de belangrijkste loonadministratieleveranciers op je shortlist.
Stap 4: Een beslissing nemen
- Vergelijk de finalisten: Beperk je opties op basis van de bovenstaande beoordelingen en kies de software die het beste bij je behoeften past.
- Implementeer: Stel samen met de leverancier een implementatieplan op om een soepele uitrol mogelijk te maken en zorg ervoor dat alle benodigde trainings- en ondersteuningsstructuren aanwezig zijn.
