15 functies van salarissoftware die ik elk bedrijf aanbeveel

Het kiezen van de juiste functies voor salarissoftware kan het verschil maken tussen een soepel verlopen looncyclus en nalevingsproblemen. Met zoveel platforms op de markt is het gemakkelijk om te veel te betalen voor zaken die je niet nodig hebt en zelfs de functies te missen die er werkelijk toe doen, zoals geautomatiseerde loonberekening, belastingaangifte en nalevingstools.

In dit artikel laat ik je zien welke essentiële functies van salarissoftware je moet zoeken en help ik je de beste oplossing voor jouw bedrijf te kiezen.

Wat is salarissoftware? 

Salarissoftware is een digitale tool die het beheer van werknemersbetalingen automatiseert, waaronder loonberekeningen, inhoudingen van belastingen, directe stortingen en naleving van belastingwetgeving.

Het is belangrijk om salarissoftware te begrijpen en deze niet te verwarren met een salarisdienst, omdat salarissoftware essentieel is voor het beheren en automatiseren van de betaling van vergoedingen aan werknemers. Het helpt het salarisproces te stroomlijnen, waaronder het berekenen van salarissen, het aftrekken van belastingen en het beheren van urenregistraties van werknemers.

15 belangrijke functies van salarissoftware die het beoordelen waard zijn

Hoewel dit per toepassing verschilt, bevatten oplossingen doorgaans de volgende functies als ze concurrerend willen zijn op de markt voor salarissoftware:

1. Geautomatiseerde loonberekening

Geautomatiseerde loonberekening vormt de basis van elke salarisverwerking. De software haalt gegevens op uit tijdregistratie- en HR-systemen om het brutoloon te berekenen, inhoudingen toe te passen en het nettoloon vast te stellen, zonder dat bij elke stap handmatige invoer nodig is.

In mijn ervaring is nauwkeurigheid de grootste winst. Een gecentraliseerd systeem vermindert de fouten die vaak voorkomen bij spreadsheets, en ingebouwde foutdetectie signaleert problemen voordat betalingen worden uitgevoerd. Voor teams die de salarisadministratie voor meerdere soorten beloningen of locaties uitvoeren, is die consistentie niet alleen handig—het beschermt je ook tegen kostbare fouten.

Dit is waarschijnlijk wat je team het meest nodig heeft als het om automatiseringsfuncties gaat:

• Meerdere beloningstypen: Verwerkt uurloon, salaris, overwerk en commissieloon in één run—afzonderlijke berekeningen zijn niet nodig.
• Logica voor inhoudingen: Past automatisch inhoudingen vóór en na belasting toe, waaronder arbeidsvoorwaarden, loonbeslagen en pensioenbijdragen.
• Integratie met tijdregistratie: Haalt goedgekeurde uren rechtstreeks op uit tools zoals Gusto of Rippling, zodat je gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren.
• Foutsignalering: Detecteert afwijkingen, zoals een werknemer met een vast salaris die overuren heeft geregistreerd, voordat de salarisadministratie wordt afgerond.

2. Belastingaangifte en naleving

Tools voor belastingaangifte en naleving beheren het volledige proces van het berekenen, inhouden en indienen van loonbelastingen op federaal, staats- en lokaal niveau. De software automatiseert het genereren van belastingformulieren, zoals W-2's en 1099's, en houdt belastingtabellen bijgewerkt wanneer wetten veranderen, zodat je niet elke wijziging in regelgeving handmatig hoeft bij te houden.

In mijn ervaring is dit waar salarissoftware haar waarde bewijst. Gemiste deadlines en fouten bij aangiften zijn duur. Wanneer het systeem automatisch belastingverplichtingen signaleert en afdrachten initieert, neemt dat het risico weg dat handmatige verwerking met zich meebrengt.

Wat functies voor belastingaangifte en naleving betreft, kun je het beste zoeken naar aanbieders die het volgende bieden:

• Updates van belastingtabellen: De software werkt federale, staats- en lokale belastingtabellen automatisch bij wanneer wetten veranderen—je hoeft wijzigingen in tarieven niet zelf bij te houden.
• Geautomatiseerde afdrachten: Platforms zoals Gusto en Rippling berekenen belastingverplichtingen en initiëren betalingen aan de juiste instanties volgens het juiste schema.
• Genereren van formulieren: W-2's, 1099's en kwartaal­aangiften worden gegenereerd en ingediend zonder handmatige gegevensinvoer.
• Ondersteuning voor meerdere rechtsgebieden: Als je werknemers in meerdere staten hebt, past het systeem automatisch de juiste inhoudingsregels toe voor elke locatie.

3. Verwerking van directe stortingen

Directe storting maakt het mogelijk om het loon van werknemers op de betaaldag rechtstreeks naar bankrekeningen over te maken—geen papieren cheques en geen handmatige distributie. Zodra de salarisadministratie is goedgekeurd, verwerkt de software automatisch de rekeningroutering, timing en levering van het geld.

Uit mijn ervaring is dit een van die functies die werknemers meteen opmerken. Met de meeste platforms kunnen werknemers stortingen over meerdere rekeningen verdelen, wat flexibiliteit toevoegt zonder extra werk aan jouw kant. Beheer ook andere vormen van betalingsdistributie, zoals onbeperkte salarisruns, flexibele betaling of opties voor betaling op aanvraag. Het vermindert ook het administratieve heen-en-weer dat gepaard gaat met het afdrukken en distribueren van cheques bij elke salarisronde.

Let op functies voor directe stortingen zoals:

• Verdeling over meerdere rekeningen: Werknemers kunnen stortingen verdelen over betaal- en spaarrekeningen—op platforms zoals Gusto kunnen werknemers dit zelf instellen in een zelfbedieningsportaal.
• Flexibele timing: De meeste platforms ondersteunen ACH-overboekingen binnen twee dagen of op dezelfde dag, zodat je de timing van betalingen kunt aanpassen zonder de salarisadministratie opnieuw te verwerken.
• Beheer van bankwijzigingen: Werknemers werken hun eigen rekeninggegevens rechtstreeks bij, waardoor er minder heen-en-weer met HR nodig is wanneer iemand van bank wisselt.
• Auditspoor: Elke stortingstransactie wordt geregistreerd met tijdstempels en bevestigingsnummers, zodat je een duidelijk overzicht hebt als een betaling ooit wordt betwist.

4. Zelfbedieningsportaal voor werknemers

Door werknemers via online salarisadministratiesoftware toegang te geven tot hun loonstroken, belastingdocumenten en persoonlijke gegevens, verminder je de administratieve druk op je HR-medewerkers, zodat zij tijd vrijmaken voor andere taken.

In 2026 verwachten de meeste werknemers dat werkgevers dit aanbieden. Het bespaart je HR-team niet alleen uren aan ruis naast veel andere voordelen, maar verbetert ook de werknemerservaring aanzienlijk (wat een groot verschil maakt). Wanneer werknemers zelf een bankrekening kunnen bijwerken of een W-2 kunnen downloaden, hoeft je team niet week na week dezelfde verzoeken af te handelen. Het houdt salarisgegevens in realtime accuraat en geeft werknemers eigenaarschap over hun informatie zonder extra werk aan jouw kant.

Zorg ervoor dat alle salarissoftware die je overweegt het volgende bevat:

• Toegang tot loonstroken: Werknemers downloaden actuele en historische loonstroken zonder contact op te nemen met HR—de meeste platforms, waaronder Gusto en BambooHR, bewaren meerdere jaren aan gegevens.
• Belastingdocumenten ophalen: W-2s en 1099s zijn beschikbaar zodra ze zijn gegenereerd, zodat werknemers niet hoeven te wachten tot HR ze distribueert.
• Updates van directe stortingen: Werknemers wijzigen hun eigen bankgegevens rechtstreeks, waardoor de administratie accuraat blijft zonder heen-en-weercommunicatie.
• Persoonlijke gegevens wijzigen: Adres- en contactgegevens worden in realtime bijgewerkt, wat vooral belangrijk is tijdens de open inschrijving of na een verhuizing.

5. Tijd- en aanwezigheidsregistratie

Tijd- en aanwezigheidsregistratie legt vast wanneer werknemers beginnen en stoppen met werken en voert die gegevens vervolgens rechtstreeks in de salarisberekeningen in. De functie is automatisch gekoppeld aan de loonberekening, zodat goedgekeurde uren zonder handmatige herinvoer worden omgezet in loon.

Uit mijn ervaring is deze integratie de plek waar fouten vroeg worden opgespoord. Als iemand onverwachte overuren of een overlap tussen diensten registreert, markeert het systeem dit voordat de salarisadministratie wordt uitgevoerd. Voor teams die werknemers op uurbasis of variabele roosters beheren, neemt die realtime zichtbaarheid op gewerkte uren—voordat het loon wordt verwerkt—veel giswerk weg en verkleint het risico dat werknemers te weinig of te veel worden betaald.

Veelvoorkomende functies voor tijdregistratie binnen salarissoftware zijn:

• Methoden voor inklokken: Ondersteunt inklokken via internet, mobiel en kiosk, zodat werknemers op uurbasis niet één terminal hoeven te delen.
• Waarschuwingen voor overuren: Signaleert werknemers die de overurendrempels naderen voordat de week wordt afgesloten—niet pas nadat de salarisadministratie is uitgevoerd.
• Roosterintegratie: Vergelijkt geplande met werkelijke uren, zodat onverwachte hiaten of overlappingen onmiddellijk aan het licht komen.
• Synchronisatie met de salarisadministratie: Programma's zoals Rippling en Gusto voeren goedgekeurde uren rechtstreeks in de salarisrun in, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt.
• Afwezigheidsregistratie: Registreert PTO, ziekteverlof en onbetaald verlof naast reguliere uren, zodat alle tijdgegevens op één plek staan.

6. Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden en inhoudingen

Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden en inhoudingen omvat de berekening en toepassing van elke inhouding die aan het salaris van een werknemer is gekoppeld—premies voor zorgverzekeringen, pensioenbijdragen, loonbeslagen en vrijwillige inhoudingen—binnen categorieën vóór en na belasting.

Wat ik hier het meest waardevol aan vind, is hoe het systeem de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden rechtstreeks aan de salarisadministratie koppelt. Wanneer een werknemer een keuze voor een arbeidsvoorwaarde bijwerkt, wordt de inhouding automatisch aangepast in de volgende salarisrun. Handmatige correctie aan jouw kant is niet nodig.

Het systeem handhaaft ook bijdragelimieten, zoals de IRS-limieten voor 401(k)- en HSA-rekeningen. Daarmee wordt een compliancerisico weggenomen dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien wanneer je inhoudingen handmatig beheert.

Functies voor het beheer van arbeidsvoorwaarden waar mijn team het meeste baat bij heeft, zijn onder andere:

• Volgorde van inhoudingen vóór belasting: Past zorgpremies en 401(k)-bijdragen toe voordat het belastbare loon wordt berekend, wat rechtstreeks van invloed is op de belastingverplichting van de werknemer.
• Synchronisatie van inschrijving met salarisadministratie: Wanneer een werknemer een keuze voor een arbeidsvoorwaarde bijwerkt—bijvoorbeeld door tijdens de open inschrijvingsperiode een afhankelijke toe te voegen—wordt de inhouding automatisch aangepast in de volgende salarisrun.
• IRS-bijdragelimieten: Platforms zoals Gusto handhaven de limieten voor 401(k) en HSA automatisch en stoppen met inhoudingen zodra de jaarlijkse limiet is bereikt.
• Naleving van loonbeslagen: Berekent door de rechtbank opgelegde inhoudingen naast vrijwillige inhoudingen en past de juiste inhoudingsvolgorde toe.

7. Beheer van loonbeslagen

Beheer van loonbeslagen omvat de berekening, inhouding en afdracht van door de rechtbank opgelegde inhoudingen, rechtstreeks binnen je salarisruns. Wanneer er een bevel binnenkomt—voor kinderalimentatie, een belastingvordering of een uitspraak ten gunste van een schuldeiser—leest de software het bevel, past de juiste inhoudingslimieten toe en stuurt de betaling zonder handmatige tussenkomst naar de juiste instantie.

Wat ik hier waardevol aan vind, is de prioriteringslogica. Wanneer een werknemer meerdere loonbeslagen heeft, past het systeem deze automatisch toe in de wettelijk vereiste volgorde. Dat is een compliance-detail dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien wanneer je dit handmatig beheert.

Veelvoorkomende functies voor loonbeslagbeheer zijn onder andere:

• Verwerking van bevelen: Voer de gegevens van het loonbeslag één keer in—het platform leest de inhoudingslimieten en past deze automatisch toe bij elke salarisrun.
• Prioriteitsvolgorde: Wanneer een werknemer meerdere loonbeslagen heeft, past het systeem deze toe in de wettelijk vereiste volgorde, wat handmatig gemakkelijk verkeerd kan gaan.
• Doorgeleiding van afdrachten: Platforms zoals Gusto sturen betalingen rechtstreeks naar de uitvaardigende instantie, zodat je geen afzonderlijke cheques hoeft uit te schrijven.
• Berekening van besteedbaar inkomen: Het systeem berekent de juiste inhoudingsgrens op basis van het nettoloon, niet het brutoloon, wat van invloed is op hoeveel er daadwerkelijk kan worden ingehouden.

8. Genereren van belastingdocumenten aan het einde van het jaar

Het genereren van belastingdocumenten aan het einde van het jaar verzamelt automatisch salarisgegevens uit het volledige kalenderjaar om W-2-formulieren, 1099-formulieren en andere verplichte belastingformulieren op te stellen. De software haalt de cijfers rechtstreeks uit je salarisruns—lonen, inhoudingen en aftrekposten—zodat er aan het einde van het jaar geen handmatige gegevensverzameling nodig is.

In mijn ervaring verdient salarissoftware zichzelf hier terug. Fouten in eindejaarsdocumenten brengen echte compliancerisico's met zich mee, en juist bij handmatige voorbereiding ontstaan die fouten. Wanneer formulieren automatisch worden gegenereerd en rechtstreeks bij de IRS worden ingediend, wordt dat risico weggenomen zonder extra werk voor jou.

Hier moet je op letten:

• Geautomatiseerde gegevensverzameling: Het platform haalt lonen, inhoudingen en aftrekposten rechtstreeks uit voltooide salarisruns—je hoeft geen spreadsheet samen te stellen.
• Elektronische indiening bij de IRS: Hulpmiddelen zoals Gusto dienen W-2-formulieren en 1099-formulieren rechtstreeks in bij de IRS en relevante overheidsinstanties, waardoor een afzonderlijke indieningsstap vervalt.
• Zelfbediening voor werknemers: Formulieren worden op het moment dat ze zijn gegenereerd in het portaal van elke werknemer geplaatst, zodat je geen documenten hoeft af te drukken en te versturen.
• Correctieworkflows: Als een bedrag moet worden aangepast, genereert de software een gecorrigeerd W-2c-formulier in plaats van dat je het formulier helemaal opnieuw moet opbouwen.

9. Rapportage en analyses van de salarisadministratie

Rapportage en analyses van de salarisadministratie maken je salarisgegevens zichtbaar in gestructureerde, filterbare rapporten. Dit omvat arbeidskosten per afdeling, samenvattingen van belastingverplichtingen, trends in het aantal medewerkers en meer. De gegevens worden rechtstreeks uit voltooide salarisruns gehaald, zodat je altijd met nauwkeurige cijfers werkt.

Deze analyses ondersteunen de personeelsplanning van je organisatie. Je kunt ook functies vinden voor AI in de salarisadministratie, die voorspellende analyses en waardevolle inzichten kunnen omvatten.

Met aanpasbare rapportage over beloning kan ik loonheffingen, inhoudingen van medewerkers en andere uitgaven bijhouden. Dit helpt mijn team bij budgettering en financiële prognoses. Ook wordt de handmatige cyclus van exporteren en afstemmen weggenomen, die aan het einde van elk kwartaal meestal bij ons HR-team zou liggen.

Dit zijn de functies die ik het nuttigst vind:

• Uitsplitsingen van arbeidskosten: Filter de salarisuitgaven op afdeling, locatie of functie. Dit is nuttig wanneer je personeelsbudgetten opstelt of personeelsbeslissingen tegenover het management moet onderbouwen.
• Samenvattingen van belastingverplichtingen: Bekijk precies wat je op federaal, staats- en lokaal niveau verschuldigd bent voordat de deadlines voor afdracht verstrijken.
• Exportbestanden van het salarisregister: Haal een volledig overzicht van elke salarisrun op voor de voorbereiding van audits of financiële afstemming.
• Trendrapportage: Houd overuren of kosten voor arbeidsvoorwaarden van maand tot maand bij om patronen vroegtijdig te signaleren.

10. Integratie met het grootboek

Integratie met het grootboek koppelt voltooide salarisgegevens, zodat zaken als lonen, belastingen en inhoudingen rechtstreeks worden gekoppeld aan de overeenkomstige rekeningen in je boekhoudsysteem. Elke salarisrun genereert automatisch een journaalpost, zonder handmatig opnieuw invoeren tussen platforms.

Dit is mijn geheime wapen voor het afsluiten van de maand. Zonder deze functie moet iemand salarisgegevens exporteren, deze afstemmen met het rekeningschema en ze handmatig boeken. Dat is traag en foutgevoelig. Met grootboekintegratie geeft je boekhouding vrijwel onmiddellijk elke salarisrun weer. Platforms zoals Gusto en Rippling laten je rekeningkoppelingen per afdeling of locatie aanpassen, zodat de boekingen precies terechtkomen waar ze horen.

Als je op zoek bent naar functies voor grootboekintegratie, zou ik het volgende prioriteit geven:

• Rekeningkoppeling: Wijs specifieke salarisposten, zoals lonen, werkgeversbelastingen en arbeidsvoorwaarden, toe aan de exacte grootboekrekeningen, zodat boekingen per afdeling of locatie op de juiste plaats terechtkomen.
• Automatische journaalposten: Elke voltooide salarisrun boekt een journaalpost zonder handmatige invoer, waardoor een veelvoorkomende bron van afstemmingsfouten aan het einde van de maand wordt weggenomen.
• Verbinding met boekhoudplatforms: Gusto en Rippling maken rechtstreeks verbinding met QuickBooks en Xero, zodat je boekhouding vrijwel onmiddellijk elke salarisrun weergeeft.
• Audittrail: Elke journaalpost is gekoppeld aan de oorspronkelijke salarisrun, waardoor het eenvoudig is om discrepanties tijdens audits of financiële controles te traceren.

11. Ondersteuning voor salarisadministratie in meerdere staten en wereldwijd

Salarisadministratie in meerdere staten behandelt belastinginhouding, naleving van loonregels en aangifteverplichtingen in elke staat waar je medewerkers werken of wonen.

De software houdt werk- en woonlocaties bij, past de juiste staats- en lokale belastingregels toe en dient aangiften in bij de bevoegde instanties. Dit is vooral nuttig voor bedrijven die de salarisadministratie voor teams op afstand uitvoeren, waarbij een medewerker die van staat verhuist of zijn tijd over meerdere locaties verdeelt snel nieuwe verplichtingen kan creëren.

Platforms zoals Rippling kunnen de belastingregistratie en inhouding in alle 50 staten automatiseren, waardoor het handmatige nalevingswerk dat toeneemt naarmate uw personeelsbestand meer verspreid raakt, wordt verminderd.

Functies zijn onder andere:

• Automatisering van belastingregistratie: Registreert werknemers bij nieuwe overheidsinstanties van staten wanneer dat na een verhuizing vereist is.
• Afhandeling van reciprociteitsovereenkomsten: Past de juiste inhoudingsregels toe wanneer werknemers wonen en werken in staten met reciprociteitsovereenkomsten.
• Bijhouden van lokale belastingen: Houdt naast de inkomstenbelasting van de staat ook rekening met stads- en provinciale belastingen.
• Aangifte in meerdere staten: Verwerkt W-2-formulieren en kwartaal­aangiften bij de relevante overheidsinstanties van de staten.

Ondersteuning voor wereldwijde salarisadministratie voegt daar nog een extra laag aan toe. In plaats van verschillende regels binnen één nationaal belastingstelsel te beheren, moeten werkgevers rekening houden met afzonderlijke belastingautoriteiten, valuta, wettelijke arbeidsvoorwaarden, rapportagevereisten, betalingsschema's en arbeidswetten in elk land.

Ingebouwde functionaliteit voor wereldwijde salarisadministratie kan dat werk centraliseren en tegelijkertijd lokale salarisverwerking ondersteunen, zodat werkgevers teams in verschillende landen kunnen betalen zonder voor elke markt op een afzonderlijk systeem te vertrouwen.

Wereldwijde functies kunnen onder andere omvatten:

• Geconsolideerde rapportage van de salarisadministratie: Geeft salarisadministratie- en financiële teams één overzicht van alle landen, ook wanneer de verwerking lokaal plaatsvindt.

• Landspecifieke salarisberekeningen: Past lokale regels voor belastingen, sociale bijdragen, inhoudingen en wettelijke betalingen toe.

• Betalingen in meerdere valuta: Berekent en verwerkt de salarisadministratie in verschillende valuta.

• Ondersteuning voor wettelijke betalingen: Verwerkt vereisten zoals een dertiende maand, vakantietoeslagen, pensioenen en verplichte bijdragen waar van toepassing.

• Lokale rapportages en aangiften: Produceert de rapporten en aangiften die door elke jurisdictie worden vereist.

Author's Tip

Als wereldwijde salarisadministratie te complex wordt voor één intern systeem, overweeg dan alternatieven voor het intern opbouwen van een wereldwijde salarisadministratie, waaronder beheerde salarisadministratie, geïntegreerde platforms, EOR’s en hybride modellen die infrastructuur, naleving en landspecifieke administratie buiten uw team plaatsen.

12. Registratie van betaald verlof

Registratie van betaald verlof (PTO) beheert opgebouwde verlofsaldi, verlofaanvragen en goedkeuringen rechtstreeks binnen uw salarisadministratiesoftware. Werknemers vragen verlof aan via zelfbediening, een manager keurt het goed en de uren worden automatisch op de urenstaat geboekt. Opbouwregels blijven nauwkeurig zonder handmatige registratie, en het systeem verwerkt werknemers met variabele uren en de afzonderlijke, door staten voorgeschreven regels voor ziekteverlof ten opzichte van het algemene PTO-beleid van een bedrijf.

Wat ik het meest waardevol vind, is de koppeling met de salarisadministratie. Verlofaanvragen van werknemers worden aan het einde van de loonperiode automatisch gesynchroniseerd met de salarisadministratie, en werknemers kunnen op elk moment hun opgebouwde vakantiedagen bekijken zonder het aan een manager te hoeven vragen. Die gesloten keten neemt een reëel risico op fouten weg.

Let allereerst op deze functies:

• Configuratie van opbouwregels: Stel verschillende opbouwschema's in per type werknemer—per uur betaald, in loondienst of parttime—zonder afzonderlijke registratietabellen te hoeven beheren.
• Goedkeuringsworkflows voor managers: Verlofaanvragen worden automatisch naar de juiste goedkeurder doorgestuurd en goedgekeurde uren worden rechtstreeks op de urenstaat geboekt.
• Door de staat voorgeschreven ziekteverlof: Het systeem past jurisdictiespecifieke regels voor ziekteverlof afzonderlijk van het PTO-beleid van uw bedrijf toe. Dat is belangrijk als u werknemers in Californië of New York hebt.
• Zichtbaarheid van saldi: Werknemers kunnen hun eigen saldi via zelfbediening controleren, waardoor het heen-en-weer communiceren met HR wordt beperkt.

13. Toegang via mobiele applicatie

Toegang via een mobiele applicatie stelt beheerders van de salarisadministratie en werknemers in staat om salaristaken vanaf een telefoon of tablet te beheren. Beheerders kunnen salarisverwerkingen onderweg controleren en goedkeuren, terwijl werknemers loonstroken kunnen bekijken, gegevens voor directe stortingen kunnen bijwerken, verlof kunnen aanvragen en belastingdocumenten kunnen openen zonder HR te bellen.

Ik vind deze functie vooral nuttig voor teams waarvan de meeste medewerkers niet aan een bureau werken. Wanneer werknemers zichzelf via hun telefoon kunnen helpen, neemt het aantal routinematige HR-vragen merkbaar af. Op papier is het een kleine functie, maar het dicht een echte kloof voor verspreid werkende of bureauvrije personeelsbestanden.

Zorg ervoor dat je salarisadministratieprovider ten minste enkele van de volgende opties biedt:

• Goedkeuring van salarisruns door beheerders: Bekijk en keur salarisruns goed vanaf je telefoon zonder dat je aan een bureau hoeft te zitten—handig wanneer deadlines voor de salarisadministratie tijdens een reis vallen.
• Toegang van werknemers tot loonstroken: Werknemers bekijken direct actuele en historische loonstroken, waardoor het aantal verzoeken aan HR om een loonstrook opnieuw te sturen afneemt.
• Updates van gegevens voor automatische loonstorting: Werknemers werken hun eigen bankgegevens bij via de app in plaats van een formulier in te dienen.
• Verzoeken om verlof: Met Gusto en Rippling kunnen werknemers via mobiel PTO-verzoeken indienen en volgen, waarbij managers de goedkeuringen in de app afhandelen.

14. Melding van nieuwe werknemers

De melding van nieuwe werknemers automatiseert het proces voor het indienen van gegevens over nieuw aangenomen werknemers bij de bevoegde overheidsinstanties van de staat (een wettelijke verplichting in de meeste rechtsgebieden). Je salarissoftware verzamelt de benodigde gegevens tijdens de onboarding en dient de melding namens jou in, doorgaans binnen de verplichte termijn van 20 dagen.

Zonder deze ingebouwde functie komt het proces bij HR te liggen, dat alles handmatig moet bijhouden. Dat wordt bij een groot aantal nieuwe medewerkers gemakkelijk over het hoofd gezien. Ik vind de echte waarde hier de standaard ingebouwde naleving: de melding wordt verstuurd zonder dat iemand deze aan zijn takenlijst hoeft toe te voegen, en daarmee verdwijnt ook het risico op een boete.

Dit is waar je op moet letten:

• Automatische indiening: De software dient de gegevens van nieuwe werknemers binnen de vereiste termijn in bij de juiste overheidsinstantie van de staat—handmatige opvolging is niet nodig.
• Vastlegging van onboardinggegevens: De informatie die tijdens de onboarding wordt ingevoerd, vult de melding automatisch in, zodat dubbele gegevensinvoer niet nodig is.
• Dekking in meerdere staten: Als je tegelijkertijd mensen in meerdere staten aanneemt, gaat elke melding naar het juiste rechtsgebied zonder dat jij afzonderlijke indieningen hoeft te beheren.
• Auditregistratie: Ingediende meldingen worden op het platform opgeslagen, zodat je een duidelijk nalevingsdossier hebt als je indieningsgeschiedenis ooit in twijfel wordt getrokken.

15. Integratie met werknemerscompensatie

Integratie met werknemerscompensatie koppelt je salarissoftware aan je verzekering voor arbeidsongevallen, waarbij de premies automatisch worden berekend op basis van de daadwerkelijke salarisgegevens van elke salarisrun. In plaats van de jaarlijkse premies vooraf te schatten, betaal je wat je verschuldigd bent naarmate het jaar vordert.

Ik denk dat dit vooral belangrijk is voor teams met een wisselend aantal werknemers of schommelende werktijden. Wanneer lonen van week tot week veranderen, zorgen vaste schattingen voor verschillen die aan het einde van het jaar tijdens een controle als onverwachte correcties aan het licht komen. Met integratie volgen premieberekeningen de werkelijke salarisgegevens, waardoor je tussen controles nauwkeurig blijft en HR een handmatige afstemmingsstap bespaart.

Wat betreft de integratie van werknemerscompensatie zijn er tegenwoordig een paar echt nuttige functies:

• Premies betalen naar gebruik: In plaats van de jaarlijkse premies vooraf te schatten, berekent het systeem wat je per salarisrun verschuldigd bent op basis van de werkelijke lonen. Dit voorkomt grote eindafrekeningen die teams tijdens de eindejaarscontrole kunnen overvallen.
• Berekeningen op basis van classificatie: Premies worden automatisch aangepast op basis van de functieklasse van de werknemer, zodat een magazijnmedewerker en een kantoormedewerker niet tegen hetzelfde tarief worden berekend.
• Verbinding met verzekeraars: Platforms zoals Rippling maken rechtstreeks verbinding met verzekeraars om elke cyclus automatisch salarisgegevens door te sturen, waardoor handmatige rapportage overbodig wordt.
• Auditklare registraties: Elke premieberekening is gekoppeld aan de salarisrun die deze heeft gegenereerd.

Top 10 salarissoftware

Hier zijn onze belangrijkste aanbevelingen voor de beste salarissoftware om je te helpen bij je zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Het beste voor door werknemers aangestuurde foutpreventie
2. 2. Deel Payroll — Beste optie voor conforme salarisadministratie in meer dan 150 landen
3. 3. TopSource — Beste voor toegewijde ondersteuning 24/5
4. 4. RemoFirst — Het beste voor wereldwijde teams in meer dan 170 landen
5. 5. Paycor — Het beste voor het automatiseren van loonadministratietaken
6. 6. RemotePeople — Het beste voor wereldwijd loonbeheer
7. 7. BambooHR — Het beste voor zelfbediening door werknemers
8. 8. Gusto — Het meest geschikt voor belastingaangifte zonder handmatig werk
9. 9. Paylocity — Ideaal voor HR, salarisadministratie en integraties in één
10. 10. Homebase — Beste voor het beheren van teams met uurloon

Geavanceerde functies van salarissoftware

• Meerdere valuta: Sommige softwaresystemen bieden mogelijk de optie om in verschillende valuta te betalen. Als je een multinationale salarisadministratie voert, zal deze functie waarschijnlijk nuttig voor je zijn.
• Aanpasbaarheid: De salarissoftware die je kiest, biedt mogelijk de optie om deze aan te passen aan de unieke behoeften van je bedrijf. Upgrades of toevoegingen kunnen vaak aan de software worden toegevoegd om rekening te houden met unieke tijdstippen, valuta of belastinginstellingen. 
• Tools voor beloningsbeheer: Stel HR- en financiële teams in staat om de beloning van medewerkers—waaronder bonussen, salarisverhogingen en stimulansen—binnen het salarissysteem te plannen, bij te houden en aan te passen. Met een strategische beloningsstructuur kun je eerlijke en concurrerende beloningsstrategieën ondersteunen door beloningsgegevens af te stemmen op prestatie-indicatoren, marktbenchmarks en budgetplanning.
• Audits. Dit is een handige functie. Met sommige oplossingen kun je vóór indiening auditmeldingen instellen die je waarschuwen wanneer iets onregelmatig lijkt, bijvoorbeeld wanneer iemand aanzienlijk meer ontvangt dan het gebruikelijke salaris.
• Tools voor financieel beheer. Financieel welzijn is uiteraard belangrijk en sommige salarissoftwareoplossingen beschikken over functies waarmee medewerkers kunnen sparen en hun financiën beter kunnen beheren.
• Strategie voor personeelsbeloningen. Heb je andere soorten beloningen, zoals winstdeling of provisie, die de salaristool moet kunnen verwerken?

Voordelen van salarissoftware

Salarissoftware biedt verschillende voordelen voor organisaties als geheel en voor degenen die de software regelmatig gebruiken om salarisprocessen te beheren. 

Wanneer je de verschillende opties voor salarissoftware beoordeelt, is inzicht in deze belangrijkste voordelen essentieel om een weloverwogen beslissing te nemen.

Tijds- en kostenefficiëntie

Omdat geautomatiseerde salarissoftware veel onderdelen van het repetitieve tweewekelijkse salarisproces kan afhandelen, kan deze de hoeveelheid tijd en inspanning die nodig is om salaristaken uit te voeren aanzienlijk verminderen, vooral als je medewerkers momenteel voor bepaalde onderdelen afhankelijk zijn van handmatige berekeningen. 

Deze efficiëntie leidt vervolgens tot kostenbesparingen, omdat de hoeveelheid benodigde handmatige arbeid afneemt.

Grotere nauwkeurigheid

Het berekenen van salarissen kan behoorlijk complex zijn en nauwkeurigheid is van het grootste belang.

Salarissoftware helpt menselijke fouten bij de berekening van lonen, inhoudingen en belastingen te verminderen, zodat medewerkers correct en op tijd worden betaald.

Nauwkeuriger toezicht op naleving

Door automatisch te worden bijgewerkt met de meest recente belastingtarieven en regelgeving, vermindert salarissoftware het risico op nalevingsproblemen als gevolg van onjuiste salarisberekeningen.

Verbeterde gegevensbeveiliging

Salarissoftware biedt veilige gegevensopslag, versleuteling en op rollen gebaseerde machtigingen om de toegang tot gevoelige personeelsgegevens te beperken tot alleen degenen die deze nodig hebben. Dit is een aanzienlijke verbetering ten opzichte van handmatige salarisprocessen of papieren gegevensopslag.

Geïntegreerde rapportage en analyses

Van de verschillende soorten payrollsoftware is een veelvoorkomende opzet een module binnen een groter HR-managementsysteem, waarmee gebruikers rapporten kunnen genereren over meer dan alleen payrollgegevens. Vaak zijn payrollmodules binnen een HRMS ook gekoppeld aan gegevens over tijd en aanwezigheid.

Zo kunt u bijvoorbeeld ook rapporten uitvoeren ter ondersteuning van financiële planning, budgettering en besluitvorming, of details zoals het aantal gewerkte uren van medewerkers tijdens belangrijke perioden monitoren om de toekomstige vraag te voorspellen.

Payrollsoftware kiezen

De juiste payrollsoftware kiezen is cruciaal voor het efficiënt beheren van de payrollactiviteiten van uw bedrijf. Hier zijn enkele tips om u te helpen payrollsoftware te selecteren die aansluit bij de behoeften van uw bedrijf:

• Breng de specifieke behoeften van uw bedrijf in kaart: Houd rekening met de omvang van uw personeelsbestand, de betalingsfrequentie, soorten dienstverbanden (bijv. parttime, fulltime, contractueel) en eventuele unieke payrollcomplexiteiten die verband houden met uw sector. Kleinere teams kunnen bijvoorbeeld payrollsoftware voor kleine bedrijven vergelijken.

• Maak een lijst van essentiële functies: Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde betalingsberekeningen, beheer van arbeidsvoorwaarden, compliancefuncties en payrollrapportage.

• Lees onlinebeoordelingen: Gebruik artikelen zoals ons artikel over de beste payrollsoftware om de kosten van payrollsoftware, belangrijke functies en USP's te vergelijken. Enkele aandachtspunten naast de functies zijn:
  • Klantbeoordelingen over gebruiksgemak
  • Schaalbaarheid
  • Integratie
  • Beveiliging
  • Scores voor klantenservice

• Plan demo's in: Maak een shortlist en neem contact op om een verkoopgesprek te plannen met de door u geselecteerde leveranciers. Stel vragen en bekijk een demonstratie van het product in de praktijk.
• Vraag RFP's aan: Als u een formelere aanpak wilt hanteren, kunt u een officiële aanvraag voor voorstellen (RFP) indienen bij de belangrijkste payrollleveranciers op uw shortlist.

Vind eerst de juiste functies en daarna de juiste prijs

Zodra u weet welke functies van payrollsoftware voor uw team het belangrijkst zijn, is budgettering de logische volgende stap. Inzicht in hoeveel payroll kost op basis van bedrijfsgrootte en methode helpt u om uw opties in de juiste context te beoordelen.