Zorg ervoor dat uw loonadministratie altijd op tijd is
Er komt heel wat kijken bij het op tijd betalen van mensen en ik weet zeker dat het niet iets is wat jouw bedrijf, of welk bedrijf dan ook, zou durven riskeren!
Mensen elke keer op tijd betalen is geen vaardigheid die je zomaar leert, en ook niet iets waar iedereen over beschikt. En als die vaardigheden bij slechts één persoon liggen, kun je echt in de problemen komen.
Voorkom een ramp met de loonadministratie door jezelf deze vragen te stellen:
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
- Hoeveel medewerker(s) voor de loonadministratie heb je?
- Weet je of jouw bedrijf risico loopt op afhankelijkheid van een sleutelpersoon?
- Is jouw proces voor de loonadministratie afhankelijk van één persoon?
- Zijn andere medewerkers opgeleid om de loonadministratie te verwerken, belangrijke loonrapporten uit te voeren, belastingen te betalen en aangifte te doen bij de ATO?
Tips om de loonadministratie op tijd te verwerken
Hier zijn 6 eenvoudige tips om jouw loonadministratie elke maand op tijd te verwerken:
- Stel een herinnering in - Gebruik je telefoon of agenda om jezelf eraan te herinneren wanneer de loonadministratie moet worden verwerkt.
- Houd werknemersgegevens actueel - Zorg ervoor dat adressen, gewerkte uren en beloningstarieven correct zijn.
- Organiseer je papierwerk - Bewaar alle urenregistraties, belastingformulieren en personeelsdossiers op één plek.
- Controleer berekeningen dubbel - Controleer altijd de uren, inhoudingen en totalen voordat je betaalt.
- Gebruik loonadministratiesoftware - Een hulpmiddel voor de loonadministratie kan tijd besparen en fouten verminderen.
- Houd je aan een planning - Verwerk de loonadministratie elke maand op dezelfde dag om vertragingen te voorkomen.
Integraties voor de loonadministratie voor tijdige verwerking
Pro-tip! Integraties voor de loonadministratie helpen om processen voor de loonadministratie op tijd uit te voeren door de gegevensstroom te automatiseren en handmatige taken te verminderen. Zo werkt dat:
- Consistente planningen. Met minder vertragingen door handmatige knelpunten verloopt de loonadministratie elke cyclus soepel en op tijd.
- Gestroomlijnde gegevensoverdracht. Integraties koppelen systemen zoals HR en urenregistratie rechtstreeks aan de loonadministratie, zodat nauwkeurige gegevens altijd beschikbaar zijn.
- Minder fouten. Het automatisch synchroniseren van gegevens vermindert fouten door handmatige invoer, waardoor tijd wordt bespaard op correcties.
- Snellere verwerking. Met alle benodigde gegevens op één plek kan de loonadministratie snel en efficiënt worden berekend.
- Geautomatiseerde naleving. Integraties zorgen ervoor dat belastingberekeningen en inhoudingen automatisch worden bijgewerkt, waardoor vertragingen door verouderde regels worden voorkomen.
- Realtime-updates. Wijzigingen in werknemersgegevens, uren of tarieven worden onmiddellijk gesynchroniseerd, zodat alles actueel en klaar voor verwerking blijft.
Dit is nog belangrijker wanneer de loonadministratie afhankelijk is van gegevens uit branchespecifieke software. In tandartspraktijken kunnen bijvoorbeeld productie- en incassogegevens in praktijkbeheersoftware staan en moeten deze vóór de betaling aan werknemers worden afgestemd met de loonadministratie, zodat zij nauwkeurig en op tijd kunnen worden betaald.
Zo voorkom je het risico van afhankelijkheid van een sleutelpersoon
Als manager beloning en arbeidsvoorwaarden, HR-manager of CHRO die verantwoordelijk is voor het belonen en waarderen van mensen, zijn hier enkele zaken waarvan je ervoor wilt zorgen dat je ze geregeld hebt:
- Laat je medewerker of manager van de loonadministratie alles documenteren wat die weet. Door alles te documenteren wat die weet over het verwerken van de loonadministratie, de volgorde waarin taken voor de loonadministratie worden uitgevoerd, checklists voor de loonadministratie, rapportagevereisten en kaarten van de interacties met belanghebbenden, kom je een stap dichter bij het vermijden van risico's rond sleutelpersonen op je loonadministratieafdeling. Lijkt dat overdreven? Nou, je zult me dankbaar zijn wanneer de medewerker van de loonadministratie ziek wordt, onverwacht vertrekt of tijdens de salarisverwerking vrij moet nemen!
- Begrijp de loonperiodes en tijdlijnen, waarbij je vooral let op deadlines voor het indienen en bijwerken van gegevens, verlofverwerking, het bepalen van verlofverplichtingen, toeslagen, periodes voor het openen en sluiten van zelfbedieningssystemen, bankverwerkingstijden en bijbehorende processen voor het vrijgeven van middelen. Iedereen die deze details kent en hopelijk beheerst, wordt onmiddellijk onmisbaar.
- Als je dat nog niet hebt gedaan, leid dan intern iemand op om als back-up voor de loonadministratie te fungeren. Nu je alles hebt gedocumenteerd, is leren hoe je zelf de loonadministratie voert zo eenvoudig als het organiseren van een trainingsprogramma. Met iemand anders op de afdeling die het volledige proces kent, verklein je het risico rond sleutelpersonen vrijwel tot nul.
- Praat met je leverancier van het loonadministratiesysteem of de loonadministratieservice; die biedt waarschijnlijk een dienst voor bedrijfscontinuïteit en noodherstel voor de loonadministratie aan, hoewel dit je totale kosten van de loonadministratie kan verhogen. Voer een kosten-batenanalyse uit om een dergelijke dienst af te nemen in plaats van iemand intern op te leiden of andere opties te gebruiken. Deze diensten worden zowel aangeboden als een percentage van de werknemers in de loonadministratie als in de vorm van vaste kosten. Als je je loonadministratie al uitbesteedt, vraag dan naar hun processen voor bedrijfscontinuïteit en noodherstel.
- Tot slot: onthoud dat de complexiteit van de back-upoplossing afhangt van het aantal mensen dat je betaalt. Hoe groter het aantal, hoe hoger het risiconiveau en dus hoe hoger de vereisten voor een back-up- en noodherstelproces. Je zult dus op zoek willen gaan naar oplossingen waarmee je meer kunt doen voor meer mensen, zodat je op tijd blijft.
Gerelateerd artikel: 10 beste diensten voor formeel werkgeverschap (EOR) om te overwegen voor HR-uitbesteding
Online loonadministratiesoftware
Als het handmatig uitvoeren van het werk te duur is, zijn er softwareoplossingen voor de loonadministratie die de klus voor je klaren. We hebben ook twee handige overzichten van de 10 beste online softwareoplossingen voor de loonadministratie en de 10 beste softwareoplossingen voor de loonadministratie: beoordeeld en vergeleken die je kunt bekijken om de beste aansluiting te vinden bij de omvang en behoeften van je bedrijf en bij eventuele specifieke functies waarnaar je op zoek bent.
Maar wat als je bedrijf niet zo groot is, maar nog steeds met dezelfde zorgwekkende problemen te maken heeft? Lees onze gids over hoe je de loonadministratie voor een klein bedrijf beheert.
Meer hulp nodig?
Zoals altijd kun je hieronder gerust een reactie achterlaten als je advies wilt over het documenteren van processen voor de loonadministratie, het in kaart brengen van processen voor de loonadministratie of hoe je back-up- en noodherstelprocessen kunt opzetten.
Schrijf je in voor de nieuwsbrief van People Managing People voor nog meer informatie, updates en nieuwe inzichten.
Zorg ervoor dat je team goed is uitgerust met de juiste hulpmiddelen. Hier zijn enkele aanvullende bronnen die je kunnen helpen:
