Een talentbeoordeling uitvoeren in 5 stappen

Om succesvol te zijn, mogen talentbeoordelingen niet worden gezien als ‘zomaar weer iets van HR’. Je proces voor talentbeoordeling moet in wezen door HR worden gefaciliteerd, maar eigendom zijn van de bedrijfsleiders.

Dit betekent dat je bedrijfsleiders verantwoordelijk zijn voor:

• Het uitdragen en communiceren van de waarde van het proces 
• Ervoor zorgen dat deelnemende leiders verantwoordelijk worden gehouden voor hun volledige bijdrage aan het proces (voorbereidend werk, de talentbeoordelingsbijeenkomst, actiepunten) 
• Actief leidinggeven aan en deelnemen aan bijeenkomsten voor talentbeoordeling 
• De resultaten van de talentbeoordeling benutten om de talentstrategie mogelijk te maken (d.w.z. specifiek talent ontwikkelen, externe vaardigheden/competenties aantrekken, enz.).

Je HR-/Talentmanagementteam moet verantwoordelijk zijn voor het volgende: 

• Het definiëren van het proces 
• Het creëren van de tools, hulpmiddelen en andere materialen die nodig zijn voor de uitvoering 
• Leiders informeren over het proces en de tools 
• Helpen bij het faciliteren van de door leiders geleide sessies voor talentbeoordeling 
• Samenwerken met het leiderschapsteam om ontwikkelingsplannen voor cruciaal talent op te stellen en de talentstrategie te verfijnen, zodat het toekomstige succes van de organisatie wordt gewaarborgd 
• Leiders uitdagen om kritisch te denken en hun medewerkers nauwkeurig te beoordelen op basis van vastgestelde criteria.

Waarom een talentbeoordeling uitvoeren?

Het belangrijkste doel van talentbeoordelingen is om een dieper inzicht te krijgen in je talentenbestand. Dit biedt je organisatie verschillende voordelen, waaronder: 

• Inzicht krijgen in de kritieke prioriteiten waarmee je organisatie wordt geconfronteerd en ervoor zorgen dat je over het juiste talent beschikt om aan de huidige en toekomstige behoeften van de organisatie te voldoen 
• Een dieper inzicht krijgen in wie je collega's met een hoog potentieel (ook wel HiPo genoemd) zijn, zodat je je HiPo's gericht kunt ontwikkelen en hen kunt inzetten op plaatsen waar ze de meeste waarde voor je organisatie kunnen creëren. 
• Toekomstige talentrisico's beperken door een sterke interne talentpijplijn op te bouwen en tegelijkertijd inzicht te krijgen in welk talent je extern moet ‘aankopen’.

Kortom, talentbeoordelingen zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat je over het talent beschikt dat nodig is om aan de voortdurende behoeften van je organisatie te voldoen.

Wat moet een talentbeoordeling omvatten?

Een volwassen proces voor talentbeoordeling moet het volgende opleveren:

1. Je talent beoordelen op basis van prestaties en potentieel 
2. Medewerkers met een hoog potentieel identificeren en erkennen binnen je organisatie
3. Opvolgers identificeren voor kritieke functies (over het algemeen alle leidinggevende functies, plus andere kritieke of risicovolle vaardigheden)
4. Het ontwikkelingsproces van je talent op gang brengen door overeenstemming te bereiken over de volgende ontwikkelingsstappen voor cruciaal talent.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Zo voer je een talentbeoordeling uit

Voordat we ingaan op hoe je een talentbeoordeling uitvoert, eerst iets over de frequentie.

Probeer indien mogelijk elk kwartaal bijeen te komen om je talent te bespreken. Zo houd je je gegevens actueel, blijven talentgesprekken top of mind en beschik je over het algemeen over meer flexibiliteit en mogelijkheden.

Afhankelijk van de behoeften van je organisatie volstaan halfjaarlijkse of, minimaal, jaarlijkse talentbijeenkomsten echter ook.

1. Definieer en communiceer je talentbeoordelingsproces

Tenzij je al een bestaand talentbeoordelingsproces hebt dat je kunt afstoffen en als uitgangspunt kunt gebruiken, is je eerste stap het definiëren van je nieuwe talentbeoordelingsproces en het informeren van je leidinggevenden hierover.

Denk na over het volgende, dat je moet definiëren:

Hoe beoordeel je je talent? 

De manier waarop je organisatie “prestaties” en “potentieel” definieert, vormt de basis voor de manier waarop je je collega’s beoordeelt tijdens je talentbeoordelingsproces.  

Waarschijnlijk beschikt je organisatie al over een goed ingevoerd prestatiemanagementproces.

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden: je talentbeoordelingsproces moet eenvoudig kunnen worden geïntegreerd in al je HR-processen. 

Je kunt het beste consistent zijn met de manier waarop je organisatie prestaties al definieert via functioneringsgesprekken/je prestatiemanagementproces.

Het definiëren van potentieel is wat abstracter en kan iets poëtischer worden omschreven. Organisaties zoals Korn Ferry hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar potentieel waarop je kunt voortbouwen.

Het model van Korn Ferry omvat 18 eigenschappen die sterke indicatoren van potentieel zijn, zoals leiderschapskenmerken, leervermogen en het vermogen om problemen op te lossen. 

De manier waarop je potentieel binnen je organisatie definieert, is een persoonlijke beslissing die gebaseerd is op de unieke complexiteit en behoeften van je bedrijf. 

Ik moedig je echter aan om bij je definitie rekening te houden met twee zaken:

(1) Promotiekans. Gelooft het leiderschapsteam dat iemand de mogelijkheid heeft om door te groeien naar functies op hoog niveau?

(2) Gereedheid. Hoe snel is iemand klaar voor de volgende stap? Is die persoon nu al klaar (en zou die de functie letterlijk nu kunnen overnemen als deze vrijkomt)? Is die persoon binnenkort klaar (binnen één tot drie jaar)? Of kost het tijd om die persoon voor te bereiden op toekomstige mogelijkheden (zijn er meer dan drie jaar nodig om de persoon voor de functie te ontwikkelen)?  

Wat is je aanpak voor opvolgingslijsten?  

Het formeel vastleggen van je opvolgingsplanning is essentieel om inzicht te krijgen in wie je moet ontwikkelen, zodat die persoon klaar is voor het geval iemand zijn of haar functie verlaat.

Bovendien krijg je zo duidelijk zicht op de hiaten die je moet helpen dichten. 

De beste praktijk voor opvolgingslijsten is om een opvolgingsplan te hebben voor alle kritieke functies binnen je organisatie.

Op basis van mijn ervaring omvat dit:

1. Alle leidinggevende functies
2. Alle andere functies die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering en waarvoor we een plan moeten hebben om verstoring te beperken als een huidige functiehouder de functie verlaat
3. Alle nichefuncties en functies die moeilijk te vervullen zijn.

Wie valt binnen de reikwijdte? 

Hoewel het de beste praktijk zou zijn om je hele organisatie bij de talentbeoordeling te betrekken, is dit mogelijk niet praktisch vanwege de omvang van je organisatie of andere beperkingen. 

Als je selectief moet zijn in de doelgroepen die binnen de reikwijdte van je beoordeling vallen, zorg er dan voor dat je deelnemers duidelijk informeert over wie binnen de reikwijdte van de beoordeling valt. 

Welke tools ga je gebruiken?

Hoe je deze informatie vastlegt, hangt af van de tools die je tot je beschikking hebt. Veel informatiesystemen voor personeelszaken of talentmanagementsystemen bieden tools die zijn ontworpen om je processen voor talentbeoordeling en opvolgingsplanning te ondersteunen. 

Als je geen HR-technologische oplossing hebt die hierbij kan helpen, is er niets mis mee om Excel, PowerPoint of een andere eenvoudige oplossing te gebruiken om deze cruciale informatie vast te leggen.  

Een van de meest gebruikte hulpmiddelen ter ondersteuning van de talentbeoordeling is het 9-vaksmodel. Dit eenvoudige maar effectieve hulpmiddel biedt een overzichtelijk kader om collega's te beoordelen op basis van hun prestaties en potentieel.

Dit zorgt voor een gemeenschappelijke taal die je leidinggevenden kunnen gebruiken bij het kalibreren van hun teams.

Zodra je proces is vastgesteld, is het essentieel dat je dit duidelijk communiceert aan alle leidinggevenden die aan het proces zullen bijdragen.

Onthoud dat talentbeoordeling eigendom moet zijn van de bedrijfsleiding en moet worden gefaciliteerd door HR. Dit betekent dat het van cruciaal belang is dat je je leidinggevenden informeert over het proces, de frequentie van de beoordeling, belangrijke definities enzovoort, zodat zij verantwoordelijkheid kunnen nemen.  

Houd er ook rekening mee dat technologie grote vooruitgang heeft geboekt, vooral nu AI een grotere rol is gaan spelen in processen voor prestatiebeheer.

Moderne tools kunnen je helpen taken binnen je beoordelingsproces te automatiseren, zodat niets verloren gaat.

2. Laat je leidinggevenden hun huiswerk doen 

Onderdeel van je communicatieaanpak is het duidelijk maken van de verwachtingen ten aanzien van je leidinggevenden wanneer zij zich voorbereiden op livebijeenkomsten voor talentbeoordeling.  

Over het algemeen houdt deze verwachting in dat leidinggevenden al hun collega's beoordelen aan de hand van de definities van prestaties en potentieel die je hebt gecommuniceerd, en opsommingstekens of gesprekspunten voorbereiden om hun beoordelingen te onderbouwen. Dit kan bijvoorbeeld een talentbeoordeling aan de hand van het 9-vaksmodel of een andere vorm zijn om structuur te bieden.

Daarnaast moeten zij nagaan of er opvolgers zijn die hun rol kunnen overnemen als zij hun functie verlaten, en welke ontwikkeling deze opvolgers nodig hebben om nu klaar te zijn om hun functie over te nemen.

3. Organiseer bijeenkomsten voor talentbeoordeling 

Gewoonlijk verlopen bijeenkomsten voor talentbeoordeling langs de hiërarchie van de leiding, waarbij wordt begonnen met bijeenkomsten met leidinggevenden op een lager niveau en vervolgens wordt toegewerkt naar het niveau van de uitvoerende leiding.  

De beste aanpak voor talentbeoordeling is het organiseren van livebijeenkomsten met alle managers die aan een bedrijfsleider rapporteren.

Hierdoor kan het leidinggevende team:

• Samenwerken aan de manier waarop zij hun medewerkers beoordelen
• Feedback van elkaar verzamelen om extra perspectief te krijgen, en 
• Bespreken hoe het talent van het hele team het best kan worden ingezet om aan de behoeften van de organisatie te voldoen. 

Bijeenkomsten voor talentbeoordeling faciliteren

Je kunt deze bijeenkomsten op veel manieren aanpakken, maar de eenvoudigste aanpak die ik heb gevonden, is om elke leidinggevende even in de schijnwerpers te zetten zodat die het eigen team kan uitlichten. 

Een andere aanpak is om collega's te bespreken op basis van functieniveau of salarisschaal. Dit is een goede manier om ervoor te zorgen dat je medewerkers op de juiste manier kalibreert ten opzichte van collega's met vergelijkbare verwachtingen.

Beide aanpakken, of een combinatie ervan, kunnen geschikt zijn. Laat bij twijfel de leider van de groep bepalen wat voor hen het beste werkt.

Waar je als facilitator van een talentbeoordeling op voorbereid moet zijn, is de passie die leidinggevenden voor hun mensen hebben.

Ik heb tijdens dit proces veel verhitte en omstreden discussies meegemaakt over de manier waarop medewerkers worden beoordeeld. 

Als facilitator moet je deelnemers zowel uitdagen om objectief over hun collega's na te denken als hen aanmoedigen om respectvol van mening te verschillen, om een transparante en gezonde dialoog te waarborgen.

4. Analyseer je gegevens (maar voorkom analyseverlamming) 

Neem de tijd om je gegevens te verzamelen en te analyseren. Deze informatie geeft je uitvoerende leidinggevende team cruciale inzichten in de huidige staat van het talent binnen hun organisatie.

De focus van je analyse moet liggen op het waarborgen dat je zowel de kwaliteit als de kwantiteit aan talent hebt die nodig is om je bedrijfsdoelstellingen te behalen. Hierdoor kan je directieteam zowel zijn talent- als bedrijfsstrategieën aanscherpen.

Maar voorkom de valkuil van analyseverlamming! 

Nu je je vergaderingen over talentbeoordeling hebt afgerond, beschik je over een enorme hoeveelheid waardevolle talentgegevens. Deze gegevens leveren echter geen waarde op tenzij je er actie op onderneemt.

De valkuil van analyseverlamming vermijden

Hier zijn enkele dingen die ik aanbeveel om te voorkomen dat je in de valkuil van analyseverlamming loopt:

1. Stel jezelf een deadline om aan de leiding te rapporteren. Zonder een vastgestelde deadline is het gemakkelijk om diep in het konijnenhol van de analyse te duiken. Beloofde deadlines voor rapportage aan de leiding dwingen je om door te pakken en voorkomen dat je te veel tijd besteedt aan het overdenken van de gegevens.
2. Beperk de reikwijdte van wat je in eerste instantie rapporteert. Je focus beperken is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat perfectie de voortgang niet in de weg staat. Probeer je eerst op bepaalde demografische groepen te richten; bijvoorbeeld één bedrijfsonderdeel, één managementlaag die momenteel prioriteit heeft of een andere groep die extra ondersteuning nodig heeft. Je kunt later altijd teruggaan naar de gegevens en deze verder uitdiepen. 
3. Vraag om hulp. Als je niet weet waarop je je tijd en energie moet richten, wees dan niet bang om je klanten (het managementteam van de organisatie) om hulp te vragen! Feedback vragen aan je leidinggevenden over wat voor hen het belangrijkst is bij het realiseren van hun bedrijfsdoelen, is een uitstekende manier om je reikwijdte te beperken en je aandacht te richten op wat er echt toe doet.

Systemen voor talentwerving spelen een cruciale rol bij het evalueren van huidige medewerkers en het plannen van toekomstige organisatorische groei.

5. Creëer betekenisvolle, resultaatgerichte actieplannen 

Leidinggevenden en HR-professionals moeten de gegevens benutten om gerichte, resultaatgerichte ontwikkelingsplannen voor collega's te creëren.  

Dit kan, maar hoeft niet beperkt te blijven tot, medewerkerspecifieke plannen voor ontwikkelingsmogelijkheden zoals

1. Uitdagende opdrachten om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen 
2. Nieuwe rollen om ervoor te zorgen dat we ons meest veelbelovende talent inzetten voor onze grootste en meest complexe organisatorische uitdagingen
3. Mentorschapsmogelijkheden om via sociaal leren een netwerk op te bouwen en jezelf te ontwikkelen
4. Formele leer- en ontwikkelingsmogelijkheden, zoals cursussen of ontwikkelingsprogramma's.

Beste praktijken voor talentbeoordeling

Laten we enkele beste praktijken bekijken die je kunt toepassen bij zowel de ontwikkeling als de uitvoering van je talentbeoordeling.  

Koppel terug aan je talentstrategie 

Als je andere artikelen van mij voor People Managing People hebt gelezen, is het je misschien opgevallen dat ik een fanatieke voorstander van talentstrategie ben. 

Net als alle HR-oplossingen moet je proces voor talentbeoordeling helpen om je strategische talentdoelen verder te verwezenlijken. Hierdoor sluiten al je processen voor talentbeoordeling naadloos aan op je andere talentgerelateerde processen.

Voordat je je talentbeoordeling start, is het altijd de moeite waard om een realitycheck uit te voeren en ervoor te zorgen dat de inspanningen die je levert je algemene strategie ondersteunen. Stel jezelf bijvoorbeeld vragen als:

• Aan welke kritieke bedrijfsvereisten moeten we voldoen? Hoe zal ons proces voor talentbeoordeling deze kritieke vereisten ondersteunen?
• Welke competenties, vaardigheden, gedragingen en waarden proberen we in onze organisatie te stimuleren? Welke leiderschapsmentaliteit of welk belangrijk gedrag proberen we te bevorderen? Vertonen onze medewerkers en leidinggevenden met een hoog potentieel die via talentbeoordeling zijn geïdentificeerd deze belangrijke eigenschappen die we waarderen? 
• Zijn er ondervertegenwoordigde demografische groepen binnen onze medewerkers- en/of leiderschapspopulatie? Hoe kunnen we ons proces voor talentbeoordeling benutten om onze DEI-inspanningen te versnellen?

Als je talentbeoordeling niet helpt om belangrijke vragen als deze te beantwoorden, is het de moeite waard om terug naar de tekentafel te gaan en ervoor te zorgen dat alles wat je doet nauwgezet aansluit op je talentstrategie.  

Wees wendbaar

Ondanks de sceptici kunnen wendbare methodologieën de uitvoering van je HR-oplossing aanzienlijk verbeteren.  

Ik raad je aan de volgende wendbare principes te overwegen wanneer je aan je reis door de organisatorische talentbeoordeling begint.

Ontwikkel samen met de organisatie

Door samen te werken met de bedrijfsleiders die jouw talentbeoordelingen zullen gebruiken, zorg je ervoor dat je hun wensen en behoeften in het proces opneemt. 

Bij agile staat klanttevredenheid voorop en dit is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je klanten (de leiders die het proces zullen gebruiken) instemmen met en de acceptatie van je nieuwe talentbeoordelingsproces ondersteunen.

Eenvoud creëren

Agile processen draaien volledig om het creëren van eenvoud, het uitbrengen van minimaal levensvatbare producten (MVP's) en ervoor zorgen dat je aan de behoeften van je klant voldoet en snel levert. Laat je behoefte aan perfectie je er niet van weerhouden om snel iets geweldigs voor je organisatie te leveren.

Iteratieve ontwikkeling

Door je talentbeoordelingsproces iteratief te ontwikkelen, vergroot je je snelheid waarmee je resultaten op de markt brengt en kun je feedback verzamelen en verfijningen aanbrengen om de doeltreffendheid en effectiviteit ervan in de toekomst te waarborgen.

Vooroordelen en verouderde talentgegevens vermijden 

Je zult nooit een duidelijk beeld van je talent kunnen krijgen als je gegevens vol vooroordelen zitten. Hoe vermijd je vooroordelen in je beoordelingsproces? Hier zijn enkele tips:

Bespreek veelvoorkomende vooroordelen met je managers

Een van de eenvoudigste manieren om vooroordelen tegen te gaan, is simpelweg je leiders wijzen op de vooroordelen die bestaan. 

Zelfs je beste leidinggevenden zijn mensen en hebben hun inherente vooroordelen. 

Door deelnemers aan het proces inzicht te geven in de vooroordelen die hen mogelijk kunnen hinderen voordat ze hun talent beoordelen, help je hen een stap terug te doen en met open ogen aan een onbevooroordeelde talentbeoordeling te beginnen.

Zorg voor een duidelijk proces en duidelijke definities

Een duidelijk gedefinieerd proces, met expliciete definities van wat het betekent om goed te presteren en een hoog potentieel te hebben, is essentieel om een consistente uitvoering van je talentbeoordeling te waarborgen. 

Er mag geen onduidelijkheid bestaan over het proces en het moet duidelijk worden gecommuniceerd aan alle betrokken partijen, zodat leiders in de hele organisatie dezelfde maatstaf hanteren bij het beoordelen van hun medewerkers.

Werk samen

Leidinggevende teams samen laten werken om hun medewerkers te beoordelen, is een belangrijk mechanisme om consistentie te waarborgen in de manier waarop je werknemers worden beoordeeld. 

Daarom raad ik sterk aan om regelmatig talentbeoordelingsgesprekken met je leidinggevende team te organiseren. Door deze informatie rechtstreeks te bespreken, krijgen managers inzicht in de logica die bij anderen wordt toegepast en kunnen ze consistentie tot stand brengen. 

Dit stelt managers ook in staat om hun collega's feedback te geven over hun ervaringen met het samenwerken met elkaars medewerkers.

Houd gegevens actueel

Het feit dat een werknemer in voorgaande jaren hoog werd beoordeeld, betekent niet dat diegene een vrijstelling krijgt wanneer je het proces herhaalt. Hetzelfde geldt wanneer diegene een gemiddelde presteerder is geweest die verbetering nodig heeft. 

Talentgegevens zijn zeer veranderlijk en moeten worden gezien als levend en voortdurend in beweging. Door vooroordelen te elimineren en je talent opnieuw te bekijken, zorg je ervoor dat je niet wordt gehinderd door verouderde gegevens die je algemene talentdoelstellingen kunnen tegenhouden.

Benut technologie om je processen op te schalen 

Hoewel het mogelijk is om zonder technologische ondersteuning te werken, hebben vooral grote en groeiende organisaties baat bij technologische oplossingen die zijn ontworpen om je talentbeoordelingsproces te ondersteunen.

Zoek een tool die:

• Je helpt om het hele jaar door talentgegevens vast te leggen
• Doorlopende samenwerking en gesprekken tussen leiders bevordert
• Een realtimeoverzicht van je volledige talentbestand biedt
• Je informeert over goede werkwijzen voor talentontwikkeling.

Mijn aanbeveling is om vast te houden aan de hierboven besproken agile aanpak. Begin met een eenvoudig proces en doe er eerst ervaring mee op.  

Zodra je een aanpak hebt vastgesteld die voor jouw organisatie werkt, kun je deze verder verfijnen door te onderzoeken welke technologische oplossingen beschikbaar zijn om je proces te stroomlijnen.  

Talentbeoordelingen helpen je concurrerend te blijven

Ik herinner me dat tijdens mijn laatste talentbeoordelingscyclus een enthousiaste IT-directeur zei: “Aandacht voor talent is een van de meest impactvolle dingen die ik als leider binnen onze organisatie kan doen”, en ik ben het daar volledig mee eens!

Het is altijd goed om een nieuw jaar te beginnen met introspectie, en het talentbeoordelingsproces is een uitstekende manier om dat binnen je organisatie te doen. Zoals ik hierboven al aangaf, is een kwartaalritme echter ideaal.

Talentbeoordelingen spelen een belangrijke rol bij het identificeren en ontwikkelen van je toptalent. Zoals Emily Rose McRae, die toezicht houdt op Gartners werk rond de toekomst van HR en talentanalyse, onlangs deelde in een interview met CNBC: 

“Het tekort aan talent waar we het in 2022 voortdurend over hadden, is niet verdwenen”, zegt McRae. “Je bevindt je dus in een situatie waarin het moeilijker is om personeel te krijgen en je dringend behoefte hebt aan talent.”

Met zulke hevige concurrentie kun je het je niet veroorloven om toppresteerders over het hoofd te zien en naar een concurrent te laten vertrekken.

Als het om talent gaat, heb je veel hulpmiddelen tot je beschikking—ik moedig je aan om ervoor te zorgen dat het talentbeoordelingsproces daar een belangrijk onderdeel van wordt.