8 manieren om het succes van uw inwerkprogramma te meten
Om het succes van onboarding te meten, moet je specifieke statistieken en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) bijhouden die laten zien hoe goed je onboardingprogramma werkt. In dit artikel laat ik je precies zien welke gegevens je in de gaten moet houden—met behulp van inzichten uit je onboardingplatform, HR-systeem of leermiddelen—zodat je snel kunt zien wat werkt, hiaten kunt signaleren en echte verbeteringen kunt aanbrengen in je onboardingervaring.
8 manieren om het succes van onboarding te meten
Gebruik deze strategieën om je onboardingervaring te stroomlijnen, de tevredenheid van nieuwe medewerkers te monitoren en ervoor te zorgen dat je onboardingproces is geoptimaliseerd voor succes.
1. Personeelsverloop onder nieuwe medewerkers (vrijwillig en onvrijwillig)
Ongeveer ⅓ van de nieuwe medewerkers haalt de eerste 90 dagen niet. Toch is je personeelsverloop geen statische statistiek; het is eigenlijk een reeks gegevenspunten die kunnen helpen een verhaal te vertellen over het behoud van je medewerkers.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Je retentiepercentage bestaat uit twee verschillende belangrijke statistieken:
- Vrijwillig verloop onder nieuwe medewerkers vindt plaats wanneer een onlangs aangenomen medewerker er zelf voor kiest de organisatie te verlaten, meestal binnen de eerste paar maanden van het dienstverband. Dit kan gebeuren door redenen zoals niet-ingeloste verwachtingen van de functie, een gebrek aan culturele aansluiting, betere kansen elders of ontevredenheid over de onboardingervaring.
- Onvrijwillig verloop verwijst daarentegen naar de beëindiging van het dienstverband van een medewerker door de werkgever, in plaats van door de medewerker. Dit gebeurt vaak door factoren zoals slechte prestaties, gedragsproblemen, organisatorische herstructurering of inkrimping, en niet doordat de medewerker er persoonlijk voor kiest de organisatie te verlaten.
Elk bedrijf zal helaas weleens medewerkers aannemen die er op papier geweldig uitzien, maar om de een of andere reden al snel niet blijken te werken.
Als je cijfers voor vrijwillig verloop echter hoog zijn, kan het probleem veel dieper liggen en kan een verbeterd onboardingproces helpen.
Door het retentiepercentage en verlooppercentage van nieuwe medewerkers bij te houden, vooral binnen het eerste jaar van hun dienstverband, kun je beoordelen of je onboardingproces waarschijnlijk wel of geen deel van het probleem vormt.
Als dat waarschijnlijk lijkt, probeer dan verder te onderzoeken wat de veelvoorkomende knelpunten zijn door een anonieme enquête te gebruiken.
2. Tijd tot productiviteit voor nieuwe medewerkers
Hoe lang duurt het voordat je nieuwe medewerkers op snelheid zijn? Zijn nieuwe medewerkers snel betrokken en klaar om problemen op te lossen, of werken ze te langzaam, doen ze er lang over om dingen te leren en maken ze meer fouten dan voor jou acceptabel is?
Om de tijd tot productiviteit van je medewerker te meten, moet je eerst definiëren wat "productief" betekent voor elke functie. Dit kan specifieke mijlpalen omvatten, zoals het voltooien van hun onboardingchecklist, of het kan worden gemeten aan de hand van het behalen van specifieke doelstellingen of het succesvol zelfstandig uitvoeren van taken.
Je kunt de tijd tot productiviteit van je medewerkers meten met de volgende methode:
- Bereken het aantal dagen dat nieuwe medewerkers nodig hebben om productief te worden (je moet definiëren wat productiviteit betekent voor elke functie)
- Deel dat aantal door het totale aantal nieuwe medewerkers in die periode
Hoewel sommige functies ingewikkelder zijn dan andere, moet een uitgebreid onboardingprogramma medewerkers snel op weg helpen naar succes. Voor de meeste medewerkers zou het een kwestie van weken en niet maanden moeten zijn voordat ze hun KPI's beginnen te behalen en naar tevredenheid presteren in hun functie, vooral als ze over de benodigde vaardigheden beschikken.
Als ze deze statistieken niet behalen, kan er een groter probleem zijn met je onboardingprogramma. Misschien wordt medewerkers niet het belang bijgebracht van het behalen van deze KPI's, of misschien is er een tekortkoming in de training waardoor deze medewerkers niet verder komen.
Aangezien onboarding voor managers een beetje anders is, wil je hen afzonderlijk behandelen in je analyse van de tijd tot productiviteit en andere mijlpalen gebruiken om te bepalen wanneer nieuwe managers als "productief" worden beschouwd.
3. Toetsing
Als je ooit een examen hebt afgelegd aan het einde van een opleiding van een jaar en moeite had om informatie te onthouden die je in de eerste studieweek had geleerd, bedenk dan dat nieuwe medewerkers een zeer vergelijkbare ervaring hebben.
Vanaf hun eerste dag worden ze overspoeld met informatie en het is moeilijk om alles op elk moment te onthouden. Daarom kan het informatief zijn om toetsen te integreren in je inwerkproces, zoals vaardigheidstoetsen en quizzen.
Met toetsen kun je bepalen of je nieuwe medewerkers hun functies en de manier waarop deze aansluiten bij de bedrijfsdoelen volledig begrijpen. Je kunt ze ook over de relevante geschiedenis van het bedrijf overhoren (belangrijk voor functies met klantcontact), of over de specifieke doelstellingen die je van hen verwacht te behalen.
Goed gemaakte quizzen zijn prettig, maar ook van mislukte quizzen kun je veel leren. Als veel medewerkers dezelfde vraag fout beantwoorden, wijst dit er waarschijnlijk op dat de informatie niet is overgebracht of op een manier is overgebracht die niet bij hen aansloot. Deze meetgegevens kunnen je helpen subtiele aanpassingen te maken aan je trainingsmateriaal, zodat het leerproces effectiever wordt.
4. Enquête over het inwerkproces
Een effectieve manier om het succes van het inwerkproces te meten, is door de nieuwe medewerker zelf een enquête te laten invullen. Vraag rechtstreeks of diegene vindt dat het een effectief inwerkproces is en wat volgens hem of haar verbeterd kan worden.
Vaak kan het voordelig zijn om wervingssoftware in dit proces te integreren, omdat deze software dergelijke enquêtes kan bijhouden en beheren en geautomatiseerde workflows kan gebruiken om ervoor te zorgen dat ze op optimale momenten tijdens de inwerkfase worden uitgevoerd.
Een ander alternatief om je enquête over het inwerkproces te automatiseren en te stroomlijnen, is een eenvoudige enquêtetool voor medewerkers. Deze tools bieden vaak sjablonen die het proces aanzienlijk stroomlijnen.
Enkele basisvragen die je in je enquête na het inwerkproces zou kunnen opnemen, zijn:
- Wat was hun eerste indruk van het bedrijf?
- Hoe is die indruk veranderd sinds ze bij het bedrijf zijn begonnen?
- Weerspiegelt het inwerkproces voor medewerkers de bedrijfscultuur nauwkeurig?
- Hebben ze alles gekregen wat ze nodig hadden om zo goed mogelijk van start te gaan?
We raden aan om meerdere korte enquêtes te versturen, verspreid over de verschillende fasen van het inwerkproces, zolang de ervaring nog vers in hun geheugen ligt. Beperk je bovendien niet tot deze vragen. Er zijn nog veel andere nuttige vragen voor enquêtes over het inwerkproces die je ook zou moeten overwegen!
Omdat je inwerkervaring er anders uitziet voor medewerkers op kantoor en medewerkers op afstand, kun je overwegen een aparte enquête te versturen met vragen over specifiek het inwerkproces voor medewerkers op afstand.
Vergeet niet dat enquêtes niet altijd van een naam hoeven te worden voorzien. Mensen aarzelen mogelijk om te reageren als ze bang zijn dat ze worden benadeeld vanwege hun eerlijkheid. Anonieme enquêtes kunnen helpen om echte antwoorden te krijgen die, hoewel ze misschien moeilijk te verwerken zijn, een belangrijke katalysator kunnen vormen voor het doorvoeren van betekenisvolle veranderingen.
5. Voltooiingspercentage van de training
Je hebt misschien een uitgebreid trainingsprogramma, maar als je medewerkers niet betrokken zijn bij het proces, levert het je waarschijnlijk weinig voordeel op.
Zelfs als je ervan overtuigd bent dat je nieuwe medewerkers een uitgebreid trainingsprogramma aanbiedt, kan je voltooiingspercentage aangeven dat de training mogelijk niet zo effectief is als je denkt.
Bekijk nauwkeuriger hoeveel training er in een bepaalde periode wordt gevolgd en hoe succesvol medewerkers die training afronden. Bedenk vervolgens dat ze net aan een nieuwe baan zijn begonnen en in één keer veel moeten leren. Geef je ze genoeg tijd om de informatie grondig door te nemen en alles echt te laten bezinken?
Als er een probleem is met onvoltooide training, controleer dan of er binnen het inwerkprogramma überhaupt voldoende tijd is voor training. Hebben deelnemers een paar uur ongestoord de tijd om online modules te voltooien en handleidingen door te nemen, of wordt er van hen verwacht dat ze de hele avond studeren na een al vermoeiende dag?
Om je voltooiingspercentage van de training bij te houden en je volledige trainingsproces te stroomlijnen, kun je overwegen gebruik te maken van trainingssoftware, als je die nog niet hebt.
6. Betrokkenheidspercentage
Medewerkersbetrokkenheid kan een uitdaging zijn voor werkgevers met een personeelsbestand in elke fase, maar is vooral belangrijk wanneer je met nieuwe medewerkers werkt.
Het aantal medewerkers dat actief betrokken is bij de bedrijfscultuur, tegenover het aantal medewerkers dat is afgehaakt en op de klok kijkt, maakt een groot verschil voor het succes van de organisatie.
Een uitgebreide meetwaarde om dit te beoordelen is de netto-promoterscore voor medewerkers (eNPS). Vraag medewerkers in enquêtes om te beoordelen hoe waarschijnlijk het is dat ze een vriend of collega zouden aanbevelen om bij jouw bedrijf te werken.
De eNPS-berekening is het percentage werknemers die u hoog beoordelen, min het percentage dat u laag beoordelen op de schaal. Uw werknemers-NPS kan helpen de kwaliteit te meten van de ervaring van nieuwe medewerkers die u heeft gecreëerd, evenals de algemene tevredenheid van werknemers.
7. Blijfgesprekken
Wij beschouwen exitgesprekken als een hulpmiddel om kennis op te doen voordat iemand de deur uitloopt, maar bij blijfgesprekken wordt gekeken naar de redenen waarom uw werknemers elke dag naar hun werk komen.
Plan een gesprek met nieuwe medewerkers zodra ze de kans hebben gehad om hun plek te vinden en vraag naar het inwerkproces en hoe ze zich in het algemeen voelen. Wat werkte goed? Wat ging te snel of te langzaam? Zijn er introductieactiviteiten overgeslagen? Hebben ze het gevoel dat ze meer training nodig hebben op belangrijke gebieden?
Blijfgesprekken kunnen wonderen doen voor het behoud van werknemers, vooral wanneer ze regelmatig worden gevoerd. Ze laten werknemers zien dat u betrokken bent en om hun toekomstige ontwikkeling geeft. Nog belangrijker is dat ze laten zien dat u problemen snel wilt aanpakken voordat ze uit de hand lopen.
Aarzel niet om vragen te stellen en dieper in te gaan op de antwoorden van een werknemer. Zodra ze erop vertrouwen dat het echt een open forum voor communicatie is, zullen ze bereid zijn u de antwoorden te geven die u moet horen.
Lees meer over blijfgesprekken en het soort vragen dat u kunt stellen.
8. Kosten van het inwerken
Door de kosten van uw inwerkprogramma bij te houden, kunt u ook controleren hoe succesvol het is. Door uw inwerkkosten te analyseren (inclusief directe en indirecte uitgaven), kunt u beoordelen of uw inwerkproces een sterk rendement op investering (ROI) van het inwerken oplevert.
Hier zijn de verschillende kosten van het inwerken waarmee u rekening moet houden:
- Materialen voor het inwerken en de training, zoals licentiekosten voor inwerksoftware en introductiepakketten.
- Trainingskosten, waaronder formele trainingssessies, certificeringen of externe trainingen.
- Uren die managers en andere teamleden aan training besteden. Houd er rekening mee dat tijd niet gratis is, vooral niet in werkomgevingen waarin uren aan klanten worden gefactureerd.
- Kosten van verloren productiviteit. Net als bij het bovenstaande punt is er tijdelijk productiviteitsverlies wanneer nieuwe medewerkers de kneepjes van het vak leren en hulp van anderen nodig hebben om volledig productief te worden.
Na het analyseren van deze kosten heeft u een beter beeld van de vraag of uw inwerkstrategie moet worden geoptimaliseerd, bijvoorbeeld door kostbare onderdelen (zoals externe trainingen) uit te spreiden naar een later moment, zodra nieuwe medewerkers niet meer zo overweldigd zijn door nieuwe taken. Deze aanpak kan helpen de aanvankelijke kosten te beperken totdat u heeft vastgesteld of uw nieuwe medewerker voor de lange termijn zal blijven, of niet.
Het belangrijkste? Blijf betrokken
Er zijn veel verschillende manieren om het succes van het inwerken te meten, maar het belangrijkste is dat u op zijn minst tot op zekere hoogte aandacht besteedt aan het succes van uw inwerkprogramma.
Wat werkt, kan worden vertaald naar uw inwerkproces voor zelfstandige opdrachtnemers en medewerkers op afstand.
Hoewel er best practices voor het inwerken zijn die consistent zullen blijven, mag ons inwerkproces nooit een kwestie zijn van ‘instellen en vergeten’. Die aanpak staat gelijk aan uw bedrijf laten stagneren en ervan uitgaan dat uw omzet over 5 jaar net zo hoog zal zijn, zonder enige groei of ontwikkeling.
Let goed op de effectiviteit van uw inspanningen op het gebied van inwerken en bekijk welke impact deze hebben op het succes van uw nieuwe medewerkers en de organisatie in het algemeen.
Bekijk voor meer informatie onze bronnen over hoe u uw inwerkproces kunt automatiseren en hoe u het inwerken van werknemers kunt personaliseren.
