Hoe werken sollicitantvolgsystemen?
Sollicitantvolgsystemen (ATS's) worden door veel organisaties gebruikt om nieuwe medewerkers te werven en hun voortgang tijdens het wervingsproces te beheren.
Als je verantwoordelijk bent voor recruitment binnen een organisatie of als externe consultant werkt, heb je ongetwijfeld gehoord van sollicitantvolgsystemen (ATS). Maar omdat je hier bent, weet je misschien niet helemaal zeker hoe ze werken.
In dit artikel leggen we uit hoe sollicitantvolgsystemen werken en hoe ze je in elke fase van het wervingsproces kunnen helpen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is een sollicitantvolgsysteem?
Een sollicitantvolgsysteem (ATS) is een type recruitmentsoftware dat is ontworpen om het wervingsproces efficiënter te maken, handmatig werk te verminderen en de kwaliteit van nieuwe medewerkers te verbeteren door bedrijven te helpen gekwalificeerde kandidaten snel te identificeren en te beheren.
Sollicitantvolgsystemen werken door verschillende taken te automatiseren en te stroomlijnen, zoals het plaatsen van vacatures, communiceren met kandidaten, het volgen van sollicitanten door verschillende fasen van het wervingsproces en het organiseren van kandidaatinformatie in een gecentraliseerde database.
Hoe werken sollicitantvolgsystemen?
In de kern is het ATS ontworpen om recruiters te helpen kandidaten te beheren vanaf het eerste contact tot en met het laatste gesprek en (hopelijk) een geaccepteerd aanbod.
Afhankelijk van de toepassing kunnen ze een wervingsmanager ook helpen met het plaatsen van vacatures, het actief zoeken naar kandidaten, het verwerken en beoordelen van kandidaten, het voeren van sollicitatiegesprekken en het doen van aanbiedingen gedurende het wervingsproces.
De kern van elke software voor het volgen van sollicitanten is een database waarin de gegevens van de kandidaat en informatie over diens sollicitatie worden opgeslagen, zoals het cv, de motivatiebrief en feedback op het sollicitatiegesprek.
Wervingsteams kunnen de tool vervolgens configureren voor hun wervingsproces en kandidaten verder helpen naarmate ze elke fase doorlopen. Geen vervelende spreadsheets meer!
Automatiseringen binnen het programma, zoals herinneringen, helpen ervoor te zorgen dat er geen stappen worden overgeslagen en dat niemand “tussen wal en schip valt”.
Andere nuttige functies zijn onder meer de mogelijkheid om op basis van bepaalde criteria afwijzingen per e-mail naar grote groepen te sturen.
HR-professionals die conferenties over personeelsoplossingen bijwonen, krijgen vaak een beter inzicht in hoe ze sollicitantvolgsystemen effectief kunnen integreren. Tijdens deze conferenties wordt duidelijk hoe sollicitantvolgsystemen recruitment stroomlijnen en helpen om sneller toptalent te identificeren.
Wat zijn de belangrijkste functies van een sollicitantvolgsysteem?
Net als bij elke recruitmentsoftware biedt elke ATS-leverancier verschillende functies en mogelijkheden.
Met sommige systemen kun je bijvoorbeeld de arbeidsmarkt verkennen en kandidaten vinden, en sollicitaties verwerken.
Met andere kun je wervingsprocessen automatiseren, zoals het plannen van een sollicitatiegesprek met een kandidaat. Belangrijke functies van sollicitantvolgsystemen zijn onder meer:
Vacatures plaatsen
Sommige ATS'en fungeren ook als platforms voor het plaatsen van vacatures, waarmee je snel vacatureteksten op de vacaturepagina's van je bedrijf en op een vacatureplatform en sociale kanalen kunt plaatsen.
De voordelen hiervan – enorm veel tijd besparen en consistente vacatureteksten plaatsen – zie je direct!
Contact opnemen via e-mail
Zodra je een lijst met waarschijnlijke kandidaten hebt samengesteld, kunnen de meeste ATS'en je helpen om gepersonaliseerde e-mails te structureren, te verzenden, te volgen en te optimaliseren als onderdeel van het talentwervingsproces.
Kandidatendatabase
Kandidaatgegevens, inclusief eventuele interacties met hen, worden geregistreerd (controleer wel hoe lang je deze wettelijk mag bewaren), zodat je een kandidatendatabase kunt opbouwen en relaties in de loop van de tijd kunt onderhouden. Daarom worden ATS'en soms ook recruitmentdatabasesoftware genoemd.
Cv's importeren
Nadat sollicitanten op je vacature zijn gaan reageren, ontvang je waarschijnlijk cv's uit veel verschillende bronnen.
Sommige kandidaten kiezen misschien zelfs voor de ouderwetse route en sturen hun cv per post of overhandigen je een papieren exemplaar.
De beste ATS-oplossing beschikt over flexibele importmogelijkheden, van het scannen van papieren documenten tot het importeren van Indeed-sollicitaties in je database. (Het gebruik van aanvullende software voor het screenen van cv's kan dit proces ook efficiënter maken als je te maken hebt met grote aantallen kandidaten).
ATS-software maakt het eenvoudig om al je sollicitaties op één plek te verzamelen.
Elektronische cv's worden snel in het systeem geïmporteerd, papieren documenten worden omgezet in digitale documenten die kunnen worden gescand op relevante trefwoorden en ervaringsgegevens, en gegevens van externe websites worden omgezet in iets bruikbaars en leesbaars voor de eindgebruiker.
Cv's parseren
De functie voor het parseren van cv's is ideaal wanneer je veel sollicitaties ontvangt, omdat je hiermee snel honderden cv's kunt parseren aan de hand van vooraf geselecteerde criteria.
Een ATS-scan helpt ook bij het vinden van relevante informatie, ongeacht waar deze zich in het document bevindt.
Hoewel er bepaalde standaarden voor cv-indelingen bestaan, is elk cv anders. Sommige mensen vermelden hun vaardigheden bijvoorbeeld onder elke werkervaring, terwijl anderen een aparte kop maken om deze aan het einde te vermelden.
De functie voor het parseren van cv's haalt trefwoorden uit elk cv, ongeacht de indeling, en categoriseert elke sollicitant op basis van de mate waarin diegene overeenkomt met de functieomschrijving.
Sollicitatiegesprekken plannen
De ATS kan synchroniseren met agenda's en ingebouwde software voor het plannen van sollicitatiegesprekken gebruiken om het plannen van sollicitatiegesprekken en het versturen van de benodigde informatie en herinneringen te automatiseren.
Kandidaten volgen
Een ATS-systeem helpt het HR-team bij te houden met wie contact is opgenomen, in welke fase iemand zich bevindt en wanneer een goede datum voor een vervolgcontact zou kunnen zijn. Dit helpt het wervingsproces te stroomlijnen en zorgt voor een uitstekende kandidaatervaring.
Gegevensanalyse
Als je HR-team quota's moet behalen, moet het ATS-platform deze ook kunnen bijhouden en rapporteren.
Je kunt belangrijke inzichten uit wervingsstatistieken bijhouden en erover rapporteren, zoals welke bronnen het effectiefst zijn en in welke fase de meeste kandidaten afhaken.
Geavanceerdere analyses kosten mogelijk meer, dus controleer wat bij de prijs van je ATS is inbegrepen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een ATS?
We behandelen dit uitgebreider in ons artikel over de voordelen van ATS, maar samengevat kan het gebruik van een ATS je organisatie op de volgende manieren helpen:
- Efficiëntie en tijdsbesparing: Centraliseert het gegevensbeheer en stroomlijnt het wervingsproces.
- Verbeterde kandidaatervaring: Vereenvoudigt het sollicitatieproces en automatiseert communicatie, wat bijdraagt aan een betere kandidaatervaring.
- Betere organisatie en samenwerking: Standaardiseert processen en verbetert de samenwerking binnen het team.
- Verbeterde rapportage en analyses: Ingebouwde analysetools voor werving leveren datagestuurde inzichten en zorgen voor naleving.
- Schaalbaarheid: Verwerkt grote aantallen en biedt aanpasbare HR-werkstromen.
- Kostenverlaging: Vermindert de afhankelijkheid van recruiters en administratieve kosten.
- Betere kandidaatkwaliteit: Richt vacatureadvertenties doelgerichter in en verbetert de afstemming van vaardigheden.
Over het geheel genomen stroomlijnt een ATS de werving, verbetert het de beslissingen over aanwerving en versterkt het de wervingsstrategie.
Gebruiken veel bedrijven ATS-software?
Minstens 40% van de bedrijven gebruikt momenteel een ATS-platform. Dit percentage neemt echter toe, omdat bedrijven wereldwijd zich meer richten op technologische relevantie in het tijdperk van internet, big data en online-ecosystemen.
De meeste grote ondernemingen gebruiken al lange tijd ATS'en of andere soorten wervingssoftware, ongeacht of het om een extern systeem gaat of om een kandidatenportaal dat in hun eigen HR-software is geïntegreerd.
Gelukkig zijn er nu opties beschikbaar voor kleine en middelgrote bedrijven om in deze systemen te investeren en de voordelen ervan te benutten.
Daarom hebben we deze handige lijst samengesteld met de beste sollicitantvolgsystemen voor kleine bedrijven.
Een betere wervingservaring voor beide partijen
ATS-software kan u tijd en daarmee geld besparen door een groot deel van het proces voor het werven van nieuwe medewerkers te automatiseren.
Dit geldt vooral voor moderne ATS-systemen die door AI worden aangedreven, omdat ze het proces voor het selecteren van kandidaten aanzienlijk kunnen versnellen.
Wat efficiënter is voor wervingsteams, is dat ook voor kandidaten, en ATS-systemen zullen waarschijnlijk de kandidaatervaring verbeteren en helpen ervoor te zorgen dat niemand tussen wal en schip valt. Het is echter belangrijk om de beste ATS voor uw behoeften te kiezen.
Voor meer inzichten over HR-software en best practices kunt u zich abonneren op de nieuwsbrief van People Managing People.
