14 voordelen van een sollicitantvolgsysteem
Een sollicitantvolgsysteem (ATS) maakt werven eenvoudiger door je volledige wervingsproces te organiseren en te stroomlijnen. Je neemt sneller en slimmer beslissingen over aanwervingen, werkt beter samen en biedt kandidaten een betere ervaring, terwijl je tijd bespaart en handmatig werk vermindert. In dit artikel laat ik je precies zien hoe het gebruik van een ATS jou en je team voordelen oplevert.
Wat is een sollicitantvolgsysteem?
Een sollicitantvolgsysteem (ATS) is een vorm van wervingssoftware die organisaties gebruiken om hun wervingsprocessen te beheren.
De belangrijkste functie van een ATS is het eenvoudiger maken voor HR-afdelingen en aanwervingsteams om kandidaten door het wervingsproces te begeleiden en een voorbeeldige kandidatenervaring te bieden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Belangrijke ATS-functies zijn onder meer het volgen van sollicitanten, het plaatsen van vacatures, het plannen van sollicitatiegesprekken, geautomatiseerde communicatie met kandidaten en wervingsanalyses.
In wezen is de werking van ATS'en gebaseerd op een database waarin de gegevens van kandidaten en informatie over hun sollicitatie worden opgeslagen, zoals hun cv, motivatiebrief en feedback over sollicitatiegesprekken.
Wervingsteams kunnen de tool vervolgens configureren voor hun wervingsproces en kandidaten verder begeleiden naarmate ze elke fase doorlopen.
14 belangrijke voordelen van een sollicitantvolgsysteem
ATS'en zijn handige hulpmiddelen voor het automatiseren van werving (in ieder geval de vervelende onderdelen) en een goed gekozen sollicitantvolgsysteem kan de volgende voordelen bieden:
1. Verbeterde efficiëntie
Een ATS automatiseert veel tijdrovende taken, zoals het plaatsen van vacatures, het screenen van kandidaten en het opvolgen van kandidaten en aanwervingsmanagers, zodat recruiters zich kunnen richten op meer strategische activiteiten.
2. Gecentraliseerde database
ATS'en helpen bij het ordenen en opslaan van kandidaat-informatie in een gecentraliseerde database. Organisaties kunnen deze gebruiken om een pool van potentiële kandidaten op te bouwen, wat helpt bij het vinden van kandidaten en wervingsmarketing.
3. Eenvoudiger kandidaten screenen
ATS-software kan worden geprogrammeerd om in de sollicitatiefase bepaalde vragen te stellen en automatisch kandidaten af te wijzen die niet aan bepaalde criteria voldoen, zoals locatie of visumstatus.
Sommige AI-ATS'en beweren dat ze kunstmatige intelligentie kunnen gebruiken om kandidaten te filteren en te rangschikken, maar we raden aan hier voorzichtig mee om te gaan.
4. Gestroomlijnde communicatie
Geautomatiseerde communicatietools binnen een ATS zorgen voor tijdige en consistente interacties met kandidaten en aanwervingsteams. Hierdoor verbetert de algehele kandidatenervaring en blijven sollicitanten op de hoogte van hun status.
5. Verbeterde samenwerking en coördinatie
Het systeem maakt betere samenwerking tussen leden van het aanwervingsteam mogelijk doordat zij notities, feedback en beoordelingen over kandidaten op één plek kunnen delen.
6. Datagestuurde beslissingen
ATS-platforms helpen bij datagestuurd werven door analyse- en rapportagefuncties te bieden die inzicht geven in verschillende aspecten van het wervingsproces, zoals de effectiviteit van bronnen, de tijd tot aanwerving en de kosten per aanwerving. Zo kunnen organisaties datagestuurde beslissingen nemen om hun aanwervingen te verbeteren.
7. Verbeterde kandidatenervaring
Door een gestroomlijnd sollicitatieproces, tijdige updates en nuttige gegevens te bieden, helpen ATS'en de kandidatenervaring te verbeteren. Hierdoor is de kans groter dat talent een positieve indruk van de organisatie overhoudt, ongeacht de uitkomst.
8. Kostenbesparingen
Door verschillende aspecten van het aanwervingsproces te automatiseren en te optimaliseren, kan een ATS kostenbesparingen opleveren door een lagere administratieve werklast, snellere aanwervingscycli, minder afhankelijkheid van externe consultants en betere wervingsresultaten.
9. Naleving en beveiliging
Een ATS zorgt ervoor dat kandidaat gegevens veilig worden opgeslagen en helpt organisaties te voldoen aan wettelijke vereisten en regelgeving inzake gegevensbescherming, waardoor het risico op boetes wegens niet-naleving wordt verminderd.
10. Schaalbaarheid
Een ATS kan eenvoudig worden opgeschaald om aan de behoeften van groeiende organisaties te voldoen, zodat zij toenemende aantallen sollicitaties en vacatures kunnen verwerken zonder een overeenkomstige toename van het handmatige werk. Naarmate je meer werk in het ATS onderbrengt, kun je de leverancier ook benaderen voor ATS-training voor recruiters en wervingsteams.
11. Consistent werkgeversmerk
ATS-systemen bevatten vaak aanpasbare sjablonen voor carrièrepagina's, vacatures en communicatie, zodat het werkgeversmerk en de berichtgeving van de organisatie consistent zijn tijdens alle interacties met kandidaten.
12. Eenvoudigere naleving en rapportage
Een ATS kan helpen om naleving van arbeidswetgeving en regelgeving voor werving te waarborgen en gedetailleerde gegevens van het wervingsproces bij te houden.
13. Integratie met andere HR-software
Integraties met andere HR-softwaretools, software voor antecedentenonderzoek, beoordelingsplatforms, salarissoftware en kalendersystemen zorgen voor een soepele gegevensstroom terwijl werknemers de levenscyclus van hun dienstverband doorlopen.
14. Wereldwijde werving
Voor organisaties met internationale activiteiten kan een ATS het aannemen van internationale werknemers ondersteunen door rekening te houden met meerdere talen, tijdzones en naleving van verschillende lokale voorschriften.
Functies die internationale werving ondersteunen, kunnen meer kosten. Controleer daarom wat is inbegrepen bij je ATS-prijs.
Mogelijke nadelen van het gebruik van een sollicitantvolgsysteem
Hoewel sollicitantvolgsystemen over het algemeen zeer nuttig zijn, zijn er enkele mogelijke nadelen om rekening mee te houden:
Minder menselijke interactie
Automatisering kan de hoeveelheid persoonlijke interactie tussen recruiters en kandidaten mogelijk verminderen, vooral als het gaat om het geven van feedback aan kandidaten en het afwijzen van kandidaten. Sommige zaken vereisen een menselijke aanpak!
Kosten
Het implementeren en onderhouden van een ATS kan duur zijn, vooral voor kleine bedrijven of start-ups met beperkte budgetten. Daarom hebben we een lijst samengesteld van sollicitantvolgsystemen voor kleine bedrijven.
Overdreven claims
Zoals hierboven al werd aangegeven, beweren sommige ATS'en dat ze AI kunnen gebruiken om kandidaten te filteren, te rangschikken en misschien zelfs af te wijzen. Maar zoals wervingsexpert Mariya Hristova het verwoordt:
“Ik ben nog geen ATS tegengekomen met een goed uitgevoerd model voor AI of zelfs machinaal leren dat cv's per functie beoordeelt. Zelfs functies met dezelfde titel kunnen zo verschillend zijn dat ik niet zie dat een huidige tool cv's van kandidaten betrouwbaar kan beoordelen. De meeste eindigen gewoon als SEO-vangers, d.w.z. ze zoeken naar trefwoorden en naar de frequentie waarmee deze worden gebruikt.
Daarom vermijd ik deze tools, hoewel het verleidelijk kan zijn om ze te gebruiken om te helpen de werklast te verdelen. In plaats daarvan zorg ik ervoor dat cv's zich niet opstapelen en bekijk ik ze regelmatig (30 minuten per dag).”
Sommige systemen hebben ook moeite met het scannen en interpreteren van cv's met een onregelmatige opmaak.
Hoe sollicitantvolgsystemen werken
ATS'en werken door verschillende fasen van het wervingsproces te automatiseren en te stroomlijnen:
1. Vacatures plaatsen en verspreiden
- Aanmaken: Recruiters maken vacatures aan binnen het ATS, met daarin functieomschrijvingen, vereisten en andere relevante informatie.
- Verspreiden: Het ATS bevat tools voor het plaatsen van vacatures die deze vacatures verspreiden naar verschillende vacaturebanken, carrièrepagina's van bedrijven en socialemediaplatforms om een groter publiek te bereiken.
2. Verzameling van sollicitaties
- Online sollicitaties: Kandidaten solliciteren naar vacatures via de ATS en dienen hun cv's, motivatiebrieven en andere vereiste documenten in.
- Sollicitaties per e-mail: Sommige ATS-platforms kunnen ook sollicitaties die per e-mail zijn verzonden vastleggen en automatisch in het systeem importeren.
4. Screening van kandidaten
- Overeenkomst met trefwoorden: De ATS vergelijkt de kwalificaties en ervaring van de kandidaat met de functievereisten aan de hand van overeenkomsten met trefwoorden en andere criteria.
- Geautomatiseerde rangschikking: In theorie worden kandidaten automatisch gerangschikt op basis van hun geschiktheid voor de functie, zodat recruiters prioriteit kunnen geven aan de meest gekwalificeerde sollicitanten.
- Screeningvragen: Sommige ATS-platforms bevatten aanpasbare screeningvragen die helpen kandidaten verder te filteren op basis van specifieke kwalificaties of criteria.
5. Kandidatenbeheer
- Profielen: De ATS maakt individuele profielen aan voor elke kandidaat en slaat alle relevante informatie, documenten en communicatiegeschiedenis op.
- Voortgang volgen: Recruiters kunnen kandidaten door verschillende fasen van het wervingsproces volgen, zoals het beoordelen van sollicitaties, het plannen van interviews en het beheren van aanbiedingen.
6. Communicatie en betrokkenheid
- Geautomatiseerde e-mails: De ATS kan in verschillende fasen van het wervingsproces automatisch e-mails naar kandidaten sturen, zoals bevestigingen van sollicitaties, uitnodigingen voor interviews en afwijzingsberichten.
- Interviewplanning: Recruiters kunnen een ATS gebruiken met geïntegreerde software voor interviewplanning die met agenda's wordt geïntegreerd om planningsconflicten te voorkomen.
7. Samenwerking en feedback
- Samenwerking binnen het team: Leden van het wervingsteam kunnen binnen de ATS notities, feedback en beoordelingen over kandidaten delen, wat een gezamenlijke besluitvorming mogelijk maakt.
- Beoordelingen en opmerkingen: Recruiters en wervingsmanagers kunnen kandidaten beoordelen en opmerkingen achterlaten, wat helpt om een volledig beeld van elke sollicitant te krijgen.
8. Rapportage en analyse
- Gegevensanalyse: De ATS biedt analysetools voor werving die inzicht geven in verschillende aspecten van het wervingsproces, zoals de effectiviteit van bronnen, de tijd tot indiensttreding en de kwaliteit van kandidaten.
- Aangepaste rapporten: Recruiters kunnen aangepaste rapporten genereren om specifieke statistieken te volgen en datagestuurde beslissingen te nemen.
9. Naleving en beveiliging
- Gegevensbescherming: De ATS zorgt ervoor dat kandidaatgegevens veilig worden opgeslagen en voldoet aan de regelgeving voor gegevensbescherming.
- Auditregistraties: Het systeem houdt gedetailleerde auditregistraties bij waarin alle acties binnen de ATS worden vastgelegd voor nalevings- en verantwoordingsdoeleinden.
10. Integratie met andere systemen
- HRIS-integratie: De ATS kan worden geïntegreerd met personeelsbeheersystemen (HRMS) en andere HR-tools om een soepele overgang van kandidaat naar nieuwe medewerker te garanderen.
- Diensten van derden: Sommige ATS-platforms kunnen worden geïntegreerd met diensten voor antecedentenonderzoek, beoordelingshulpmiddelen en andere externe dienstverleners om het wervingsproces te verbeteren.
Vraag deskundig advies
Om je op weg te helpen bij het kiezen van een nieuwe ATS, hebben we een handige lijst samengesteld van de beste sollicitantvolgsystemen. Je kunt ook met een van onze experts op het gebied van HR-software praten.
