Werknemers aannemen: een complete handleiding

Voordat je werknemers aanneemt

1. Juridische en administratieve voorbereiding

Voordat je iemand kunt aannemen, moet je eerst een aantal juridische zaken regelen. Hoewel we aanraden juridisch advies in te winnen, moet je waarschijnlijk aan de volgende vereisten voldoen:

1.1 Belastingregistratie

Je wist dat dit eraan zat te komen! Om iemand legaal in dienst te nemen, moet je natuurlijk de benodigde formulieren invullen om de federale en staatsbelastingen aan Oom Sam te betalen.

Federale formulieren (vereist voor alle Amerikaanse bedrijven):

1. Formulier SS-4:
   • Doel: Een EIN (werkgeversidentificatienummer) aanvragen via de IRS.
   • Waar indienen: IRS-website.
2. Formulier 940:
   • Doel: Federale werkloosheidsbelasting (FUTA) rapporteren en betalen.
   • Frequentie: Jaarlijks.
3. Formulier 941:
   • Doel: Ingehouden federale inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting rapporteren.
   • Frequentie: Elk kwartaal.
4. Formulier W-2:
   • Doel: Aan werknemers betaalde lonen en ingehouden belastingen rapporteren.
   • Frequentie: Jaarlijks (ingediend bij werknemers en de IRS).
5. Formulier 1099-NEC (indien van toepassing):
   • Doel: Betalingen aan onafhankelijke opdrachtnemers rapporteren.
   • Frequentie: Jaarlijks.

Staatsbelastingformulieren (verschilt per staat):

1. Registratieformulieren voor loonbelasting van de staat:
   • Doel: Registreren voor rekeningen voor het inhouden van inkomstenbelasting van de staat.
   • Waar indienen: De website van het belastingkantoor of de belastingdienst van je staat.
2. Registratie voor de werkloosheidsverzekering van de staat (SUI):
   • Doel: Registreren om werkloosheidsverzekeringsbelasting te betalen.
   • Waar indienen: De website van het arbeidsbureau of de arbeidsafdeling van de staat.
3. Registratie voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering van de staat (SDI) (indien vereist):
   • Betrokken staten: Californië, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
4. Formulier voor het melden van nieuwe werknemers:
   • Doel: Nieuwe werknemers melden bij het register voor nieuwe werknemers van je staat.
   • Waar indienen: De website van het bureau voor kinderalimentatie of arbeidsbureau van de staat.
5. Formulieren voor lokale belastingen en bedrijfsvergunningen:
   • Doel: Registreren voor lokale loonbelasting of bedrijfsbelasting, indien van toepassing.

1.2. De salarisadministratie opzetten

Werknemers blijven niet lang als je ze niet betaalt. Bij het opzetten van de salarisadministratie creëer je een proces om werknemerslonen te berekenen en uit te betalen, terwijl je ervoor zorgt dat je voldoet aan federale, staats- en lokale belastingwetten. 

We raden aan een dienstverlener voor salarisadministratie te kiezen of software voor salarisadministratie te gebruiken om berekeningen, belastingaangiften en directe stortingen te automatiseren.

1.3 Arbeidswetgeving begrijpen

Maak uzelf vertrouwd met arbeidswetten op federaal, staats- en lokaal niveau. Deze wetten hebben betrekking op zaken zoals minimumloon, betaling van overuren, antidiscriminatiebeleid, veiligheidsnormen op de werkplek en certificeringen of antecedentenonderzoeken die vereist zijn voor uw vakgebied.

Goede informatiebronnen zijn officiële websites zoals het Amerikaanse ministerie van Arbeid (DOL), Commissie voor gelijke kansen op werk (EEOC) en de arbeidsafdeling van uw staat.

1.4 Sluit een werknemerscompensatieverzekering af

Een werknemerscompensatieverzekering dekt de medische kosten en het gederfde loon van werknemers in geval van werkgerelateerde verwondingen of ziekten.

De meeste staten verplichten bedrijven met werknemers om deze verzekering af te sluiten (hoewel de vereisten aanzienlijk verschillen), en het niet hebben van deze dekking kan leiden tot aanzienlijke boetes en juridische gevolgen.

Neem contact op met een verzekeraar die in uw staat een vergunning heeft om polissen en premies te vergelijken.

1.5 Stel arbeidsovereenkomsten op

Stel arbeidsovereenkomsten of aanbiedingsbrieven op waarin functierollen, beloning, arbeidsvoorwaarden en bedrijfsbeleid duidelijk worden beschreven.

Hoewel dit voor de meeste functies niet verplicht is, kunnen arbeidsovereenkomsten helpen om verwachtingen vast te leggen en de kans op geschillen te verkleinen.

Op te nemen zaken zijn, indien relevant, voorwaarden met betrekking tot vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom en beëindiging.

Overweeg juridische sjablonen te gebruiken of met een advocaat samen te werken om naleving van staats- en federale arbeidswetten te waarborgen.

2. Financiële voorbereiding

2.1 Stel een budget op voor salarissen en arbeidsvoorwaarden

Om een budget voor salarissen en arbeidsvoorwaarden op te stellen, begint u met het onderzoeken van marktconforme lonen voor elke functie op basis van ervaring en locatie. Gebruik hiervoor hulpmiddelen zoals het Bureau voor arbeidsstatistieken (BLS) of vacaturesites zoals Glassdoor.

Tel verplichte werkgeverskosten op, zoals loonheffingen (sociale zekerheid, Medicare en werkloosheidsverzekering) en arbeidsvoorwaarden zoals een zorgverzekering, pensioenbijdragen en betaald verlof.

2.2 Stel arbeidsvoorwaarden voor werknemers in

Om arbeidsvoorwaarden voor werknemers in te stellen, brengt u de wettelijk verplichte arbeidsvoorwaarden in kaart, zoals werknemerscompensatie, werkloosheidsverzekering en bijdragen aan de sociale zekerheid.

Overweeg vervolgens welke vrijwillige arbeidsvoorwaarden u wilt aanbieden, zoals een zorgverzekering, pensioenregelingen, betaald verlof en welzijnsprogramma’s, op basis van de branchenormen in uw locatie(s) en uw budget.

Werk samen met gerenommeerde aanbieders van arbeidsvoorwaarden die een bewezen staat van dienst hebben in het bedienen van bedrijven in uw branche of van uw bedrijfsomvang.

Let ook op hoe lang ze al actief zijn en of ze gespecialiseerd zijn in specifieke soorten arbeidsvoorwaarden, zoals zorgverzekeringen, pensioenregelingen of welzijnsprogramma’s.

3. Beleid en procedures

3.1 Stel een personeelshandboek op

Maak een personeelshandboek waarin bedrijfsbeleid, verwachtingen op de werkplek, rechten van werknemers en procedures zoals aanwezigheid, gedrag en verlof worden beschreven. Neem juridisch beleid op, zoals richtlijnen voor antidiscriminatie, het voorkomen van intimidatie en veiligheid op de werkplek.

Het is belangrijk om het handboek duidelijk, beknopt en toegankelijk te maken en het regelmatig bij te werken wanneer beleid verandert—Slite, Notion of andere speciaal ontwikkelde hulpmiddelen voor personeelshandboeken zijn hier perfect voor.

Als uw bedrijf veel personeelsbeleid heeft om bij te houden, overweeg dan een afzonderlijk personeelshandboek voor nieuwe medewerkers te maken om een informatie-overload op de eerste dag van uw inwerkproces te voorkomen.

3.2 Stel veiligheidsnormen op de werkplek vast

Zorg ervoor dat uw werkplek voldoet aan de veiligheidsvoorschriften die zijn vastgesteld door OSHA of autoriteiten die specifiek zijn voor uw branche. 

Voer veiligheidsbeoordelingen uit, verstrek de benodigde beschermingsmiddelen, stel procedures voor noodrespons op en train werknemers regelmatig in veiligheidsprotocollen. Documenteer ook de naleving om mogelijke overtredingen te voorkomen.

4. Klaarheid voor werving en inwerken

4.1 Stel een functieomschrijving op

Schrijf een gedetailleerde functiebeschrijving waarin de verantwoordelijkheden van de functie (en hoe deze bijdragen aan het succes van de organisatie), de kwalificaties, vereiste vaardigheden en verwachte resultaten duidelijk worden omschreven.

Zorg ervoor dat je duidelijke, actiegerichte en onbevooroordeelde taal gebruikt om de juiste kandidaten aan te trekken en vanaf het begin duidelijke verwachtingen te scheppen. 

Lees meer over het opstellen van effectieve functiebeschrijvingen in het uitstekende artikel van Mariya Hristova over hoe je een functiebeschrijving schrijft.

4.2 Ontwerp een wervingsproces

Begin met het ontwikkelen van een gestructureerd wervingsproces dat het opstellen van vacatures, het screenen van cv's, het voeren van sollicitatiegesprekken en het afnemen van vaardigheidstoetsen omvat.

Definieer duidelijke wervingscriteria, bepaal welke teamleden bij het selectieproces worden betrokken en standaardiseer evaluatiemethoden om consistentie, eerlijkheid en naleving van arbeidswetgeving te waarborgen.

Je wilt ook overwegen om een wervingsproces dat geschikt is voor werken op afstand op te zetten.

Wervingsproces

5.1 Kandidaten vinden

Bij het vinden van kandidaten gaat het om het opsporen van potentiële nieuwe medewerkers via wervingsmarketing en actieve zoekstrategieën. 

Wervingsmarketing omvat het promoten van je werkgeversmerk via vacaturesites, sociale media en de website van je bedrijf, en het regelmatig plaatsen van updates, zoals getuigenissen van medewerkers en bedrijfsvideo's, om de waarde van je organisatie als potentiële werkgever te laten zien.

Bij actief zoeken ga je rechtstreeks op zoek naar kandidaten via je netwerk, eventuele bestaande medewerkersaanbevelingen, LinkedIn, professionele forums en vacaturesites die specifiek op de sector zijn gericht.

 5.2 Kandidaten voorselecteren

Het screeningsproces van kandidaten begint met het beoordelen van cv's en sollicitaties om de werkervaring, vaardigheden en opleidingsachtergrond van kandidaten te evalueren. 

Moderne systemen voor het volgen van sollicitanten kunnen deze stap helpen automatiseren door cv's te filteren en ze te beoordelen op basis van functiegebonden trefwoorden of vereisten, zoals geschiktheid. 

Na de eerste beoordeling kunnen korte telefonische of videogesprekken wervingsmanagers helpen om de communicatieve vaardigheden, beschikbaarheid en interesse in de functie van kandidaten in te schatten.

Verduidelijk tijdens dit gesprek de verwachtingen voor de functie en zorg ervoor dat de kandidaat de waarden van het bedrijf begrijpt.

Daarna volgt de voorselectie, waarbij kandidaten worden gerangschikt op basis van hun kwalificaties en de resultaten van de screening. Met deze stap wordt de groep teruggebracht tot de kandidaten die het meest geschikt zijn voor verdere beoordeling.

5.3 Sollicitatiegesprekken voeren

Bij sollicitatiegesprekken ontmoet je kandidaten die op de shortlist staan om hun kwalificaties, vaardigheden en culturele aansluiting te beoordelen. 

Een goed gestructureerd sollicitatiegesprek bevat vragen die gericht zijn op technische vaardigheden, probleemoplossend vermogen en gedragskenmerken.

Vragen over gedrag tijdens sollicitatiegesprekken kunnen nuttig zijn om inzicht te krijgen in de manier waarop een kandidaat zijn of haar vaardigheden heeft toegepast en met situaties uit de praktijk is omgegaan. Dit is een sterke voorspeller van toekomstig gedrag in vergelijkbare situaties en van de manier waarop de kandidaat binnen je organisatie zou functioneren.

Sollicitatiegesprekken kunnen individueel, virtueel of als onderdeel van een panel worden afgenomen, waarbij belangrijke teamleden en besluitvormers worden betrokken.

Om eerlijkheid te waarborgen, moeten beoordelaars een gestandaardiseerd scoresysteem of feedbackformulier gebruiken. Zo wordt elke kandidaat aan de hand van dezelfde criteria beoordeeld, wat een objectief en inclusief selectieproces bevordert.

Lees meer in het uitstekende artikel van Hristova over hoe je iemand interviewt.

5.4 Een aanbod doen

Je hebt een geschikte kandidaat gevonden; nu volgt de enigszins zenuwslopende fase waarin je hem of haar een aanbod doet. Zoals Hristova uitlegt in haar uitstekende artikel over hoe je een baanaanbod doet, kun je iemand het beste eerst bellen om die persoon op de hoogte te brengen voordat je een formele brief stuurt met de functietitel, het salaris, de startdatum, secundaire arbeidsvoorwaarden, arbeidsvoorwaarden enzovoort. 

Ik raad je sterk aan Hristova's artikel te lezen. Het helpt je deze cruciale fase goed aan te pakken en meer van de kandidaten die je graag wilt aannemen in dienst te nemen.

5.5 Achtergrond- en geschiktheidscontroles

Voer voordat je de indiensttreding officieel maakt achtergrond- en geschiktheidscontroles uit om de referenties en de wettelijke werkstatus van de kandidaat te verifiëren.

De arbeids- en opleidingsgeschiedenis moet worden bevestigd aan de hand van officiële gegevens of gerenommeerde verificatiediensten.

Referentiecontroles bieden inzicht in de eerdere werkprestaties, arbeidsethos en het karakter van de kandidaat door contact op te nemen met voormalige werkgevers of professionele contacten.

Wettelijke geschiktheidscontroles omvatten het verifiëren van het recht om te werken met behulp van Form I-9 in de VS of het controleren of de juiste visa en vergunningen aanwezig zijn.

Als antecedentenonderzoek vereist is, zorg er dan voor dat je voldoet aan de relevante wetgeving en dat de controles passend zijn voor de functie (software voor antecedentenonderzoek of diensten voor drugstests kunnen hierbij helpen).

Transparantie over het proces wekt vertrouwen en zorgt ervoor dat kandidaten gedurende het hele proces geïnformeerd blijven.

Nadat je werknemers hebt aangenomen

6.1 Nieuwe werknemers melden

Meer administratie, hoera! Dit moeten jij en de nieuwe werknemer vanuit juridisch oogpunt afronden:

Voor de werkgever (jouw verantwoordelijkheden):

• Vul Form I-9 in (verificatie van arbeidsbevoegdheid):
  • Je moet de identiteit van de werknemer en diens wettelijke toestemming om in de VS te werken verifiëren.
  • Controleer en bewaar ondersteunende documenten zoals paspoorten of rijbewijzen.
• Meld de nieuwe werknemer bij je staat:
  • Registreer de werknemer binnen 20 dagen na indiensttreding (of eerder, afhankelijk van je staat) bij het meldingsprogramma voor nieuwe werknemers van je staat.
• Richt de loonadministratie in:
  • Registreer je voor federale en staatsrekeningen voor loonbelasting als je dat nog niet hebt gedaan.
• Sluit een arbeidsongevallenverzekering af:
  • Sluit deze verzekering af als dat in je staat verplicht is; de verzekering dekt werkgerelateerde verwondingen of ziekten.
• Hang verplichte affiches op de werkplek op:
  • Hang kennisgevingen over federale en staatsarbeidswetgeving op een zichtbare plaats op, met informatie over minimumloon, veiligheid op de werkplek en antidiscriminatiebeleid.
• Maak een personeelsdossier aan:
  • Houd een vertrouwelijk dossier voor de werknemer bij met ingevulde formulieren, ondertekende aanbiedingsbrieven en prestatiegegevens.
• Bied verplichte arbeidsvoorwaarden aan (indien van toepassing):
  • Bied arbeidsvoorwaarden zoals een ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en betaald verlof aan als dit wettelijk of volgens het bedrijfsbeleid verplicht is.

Voor de werknemer (diens verantwoordelijkheden)

1. Vul Form W-4 in (verklaring van looninhouding):
   • Dit formulier bepaalt hoeveel federale inkomstenbelasting op het loon van de werknemer moet worden ingehouden.
2. Vul formulieren voor inhouding van staatsbelasting in (indien van toepassing):
   • Afhankelijk van de staat moeten werknemers mogelijk staatsspecifieke formulieren voor looninhouding invullen.
3. Lever de documenten voor Form I-9 aan:
   • De werknemer moet binnen drie dagen na indiensttreding geldige documenten aanleveren die diens identiteit en arbeidsbevoegdheid aantonen.
4. Schrijf je in voor arbeidsvoorwaarden (indien aangeboden):
   • Werknemers moeten door het bedrijf aangeboden arbeidsvoorwaarden zoals een ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en betaald verlof bekijken en zich hiervoor inschrijven.
5. Onderteken de aanbiedingsbrief/arbeidsovereenkomst:
   • Indien vereist moeten zij de functie formeel aanvaarden door de arbeidsovereenkomst of aanbiedingsbrief te ondertekenen.
6. Bevestig het bedrijfsbeleid:
   • Werknemers moeten indien van toepassing bevestigingen ondertekenen voor belangrijke beleidsregels, zoals beleid tegen intimidatie, vertrouwelijkheid en veiligheid op de werkplek.

6.2 Inwerken

Het inwerken omvat enkele van de hierboven genoemde wettelijke en administratieve vereisten, maar draait er vooral om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker zo goed mogelijk van start gaat.

Dit betekent dat je hen voorziet van de hulpmiddelen, kennis en ondersteuning die nodig zijn om succesvol te zijn. Veelvoorkomende onderdelen zijn onder andere functiegerichte training, kennismakingen met teamleden en een overzicht van de bedrijfscultuur, waarden en verwachtingen. 

Een goed gestructureerd inwerkprogramma verbetert de betrokkenheid van medewerkers, de werktevredenheid en het behoud van medewerkers op de lange termijn. Lees meer in ons artikel over het creëren van een effectief inwerkprogramma voor de eerste 30, 60 en 90 dagen.

Werknemers aannemen: 5 beste werkwijzen

Mensen zijn mensen en ze doen vreemde dingen. Wat hen motiveert, is niet altijd duidelijk en het leven gebeurt nu eenmaal.

Succesvolle werving van begin tot eind is gebaseerd op vertrouwen, transparantie, organisatie, doorzettingsvermogen en communicatie.

Hier zijn enkele beste werkwijzen om je te helpen het talent aan te trekken en te behouden dat je nodig hebt:

1. Creëer een werkgeverswaardepropositie (EVP) 

Een werkgeverswaardepropositie (EVP) is een reeks unieke voordelen en aanbiedingen die een werkgever belooft aan zijn medewerkers te bieden in ruil voor hun vaardigheden, expertise en inzet.

Het is in wezen de waarde die een organisatie aan haar medewerkers biedt in ruil voor hun bijdragen.

De EVP helpt talent aan te trekken, te behouden en te betrekken door effectief te communiceren en uit te dragen wat de organisatie tot een aantrekkelijke plek om te werken maakt. Hieronder vallen verschillende onderdelen, zoals:

• Doel, visie en missie
• Organisatiewaarden
• Totale beloning
• Cultuur
• Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling
• Flexibiliteit
• Balans tussen werk en privé
• De algehele werknemerservaring. 

Voor meer diepgang raad ik Hristova’s uitstekende gids over het creëren van een EVP aan.

2. Bouw een sterk werkgeversmerk op

Na het creëren van je EVP volgt het opbouwen van je werkgeversmerk.

In essentie is je werkgeversmerk je reputatie als werkgever. Het gaat om de manier waarop je jezelf presenteert op sociale media, in functieomschrijvingen, tijdens sollicitatiegesprekken en in alles wat op kandidaten is gericht.

Het gaat ook om de manier waarop je je als bedrijf gedraagt. Handel je ethisch, worden medewerkers goed behandeld en leef je je waarden na?

Een citaat over merken dat me altijd is bijgebleven, is van Warren Buffet: “Het duurt 20 jaar om een reputatie op te bouwen en vijf minuten om die te ruïneren. Als je daarover nadenkt, ga je dingen anders doen.”

Voor meer diepgang kun je Mariya’s gids over werkgeversbranding bekijken.

3. Gebruik een gestructureerd sollicitatieproces

Hierboven hebben we het belang van sollicitatiegesprekken aangestipt en ik herhaal dat hier nogmaals.

Het opbouwen van een consistente structuur voor sollicitatiegesprekken is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle kandidaten op basis van dezelfde criteria worden beoordeeld. Dit helpt een consistente kandidaatervaring te creëren, vooroordelen te verminderen en het proces eerlijker te maken.

4. Benut technologie

In de beginfase kun je waarschijnlijk volstaan met een eenvoudig systeem voor personeelsbeheer om je te helpen je team op te bouwen. Systemen voor personeelsbeheer bieden op zichzelf al tal van voordelen.

Als de werving echter toeneemt, zijn er enkele nuttige hulpmiddelen die het proces voor alle betrokken partijen kunnen verbeteren en KPI’s voor werving kunnen bijhouden, zodat je inspanningen afgestemd blijven op de bedrijfsdoelstellingen.

De onbetwiste koning of koningin van wervingssoftware is het sollicitantvolgsysteem (ATS). Deze systemen gebruiken hulpmiddelen voor wervingsautomatisering om vacatures te plaatsen, sollicitatiegesprekken in te plannen, kandidaten gedurende het hele wervingsproces te volgen en met hen te communiceren, cv’s te screenen en feedback te interpreteren.

5. Schakel professionals in

Werving is berucht lastig, vooral het zoeken naar kandidaten, dus soms is het voordelig om een professional in dienst te nemen of in te huren. Afhankelijk van je budget voor werving heb je hierbij een paar opties:

• Stel een intern wervingsteam samen.
• Schakel een gespecialiseerd wervingsbureau in, op basis van een doorlopend contract of betaling bij indiensttreding. Deze zijn vooral handig voor het werven van leidinggevenden of moeilijk te vinden kandidaten.
• Maak gebruik van een professionele werkgeversorganisatie of een werkgever van registratie. Deze zijn bijzonder nuttig voor het werven van talent buiten uw eigen rechtsgebied.

Bekijk voor meer informatie ons artikel over hoe u een recruiter inhuurt, hoe u een manager inhuurt of hoe u een assistent inhuurt.

Abonneer u op de nieuwsbrief van People Managing People

Blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van werving door u te abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders.

U ontvangt al onze nieuwste content om u te helpen groeien in uw carrière en meer impact te maken binnen uw organisatie.

Veelgestelde vragen over het aannemen van werknemers

Wat zijn enkele tekenen dat het tijd is om werknemers aan te nemen?

Wat zijn enkele voordelen van personeel aannemen?