Een complete gids voor het opstellen van een wervingsbudget
Werknemers vormen een aanzienlijk deel van elk OpEx-budget—tussen salarissen, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden enzovoort loopt het allemaal snel op! Dit is natuurlijk geen “kostenpost”, maar een uitwisseling voor het geweldige werk dat onze teams leveren!
Gezien dit alles zou het geen verrassing moeten zijn dat werving deel uitmaakt van de arbeidskosten en, als je er geen toezicht op houdt, flink kan oplopen.
Met het aantal platforms, technologieën en bureaus dat er is, is het echt belangrijk om bij te houden wat het geld waard is en wat niet. Hieronder geef ik een praktische handleiding voor hoe je kunt beginnen met nadenken over en opstellen van een wervingsbudget, met een klein voorbeeld van mijn eigen budget.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Waar begin je met je wervingsbudget?
De eerste stap is om je financiële afdeling te raadplegen en met deze afdeling samen te werken. Ik kan het belang van je samenwerking met dit team niet genoeg benadrukken!
Misschien werken ze graag met een bepaald format, hebben ze al gegevens beschikbaar of, nog belangrijker, hebben ze al een harde bovengrens voor je vastgesteld.
Terwijl je met hen samenwerkt, vind je hier een korte checklist met vragen die je moet beantwoorden om inzicht te krijgen in hoe je budget eruit kan komen te zien.
- Hoeveel nieuwe medewerkers moet je aannemen voor het nieuwe jaar/halfjaar/kwartaal?
- Wanneer zijn deze functies nodig? (d.w.z. heb je veel functies tegelijk of zijn ze verspreid over de tijd?)
- Zijn er bijzonder moeilijk in te vullen functies—vooral leidinggevende functies?
- Zijn er seizoensgebonden/tijdelijke/contractmedewerkers nodig?
- Hoe zit het met grootschalige werving—voor operationele functies, functies in de klantenservice of functies voor afgestudeerden?
Als je ook historische gegevens hebt, is het goed om het volgende bij te houden:
- Wat is je personeelsverloop?
- Wat waren de gemiddelde kosten per aanstelling in het voorgaande jaar?
- Welke KPI's voor werving helpen je om succes te definiëren?
Lees mijn artikel over hoe je een duurzaam wervingsplan opstelt om hierbij te helpen.
Als je dit eenmaal hebt uitgewerkt, kun je het budget opsplitsen in verschillende onderdelen en kunnen we gaan bepalen hoe je budget eruit kan komen te zien.
Onderdelen van een budget
Veel organisaties vragen je om kosten in te delen als vaste of variabele kosten, en dat staat je natuurlijk volledig vrij. Ik geef aan welke kosten waarschijnlijk vast zijn en welke waarschijnlijk variabel zijn.
Persoonlijk gebruik ik iets andere categorieën om ervoor te zorgen dat ik niets mis wat de wervingskosten zou kunnen laten oplopen
Vaste kosten
Dit zijn de vaste operationele kosten, die grotendeels bestaan uit de salarissen van het wervingsteam.
Afhankelijk van de vraag of je wervingsteam uit vaste medewerkers bestaat of met contractanten werkt, moet je mogelijk rekening houden met de “werkelijke kosten van een werknemer”. Hieronder vallen zaken zoals belastingen, pensioen en secundaire arbeidsvoorwaarden (vakantiegeld, bonussen enzovoort), bovenop het basissalaris.
Als ruwe richtlijn wordt in het VK aangenomen dat de kosten niet minder bedragen dan 1,5X het basissalaris. Je exacte vermenigvuldigingsfactor kan per rechtsgebied verschillen. Daarom is het belangrijk om samen te werken met je financiële team (degene die de salarisadministratie beheert, beschikt over die gegevens).
Als je dieper op de materie wilt ingaan, kun je ook inschatten hoeveel tijd een wervingsmanager of iemand in een wervingsteam nodig heeft en hoeveel dat zou kosten op basis van hun salaris en “werkelijke kosten”.
Dit is vooral belangrijk in een zeer klein bedrijf, omdat je mogelijk geen toegewijd wervingsteam hebt en je wervingsmanagers veel van de werving zelf moeten doen. (Als dat het geval is, zijn er wervingsoplossingen voor kleine bedrijven beschikbaar die zowel gebruiksvriendelijk als betaalbaar zijn.)
Als een wervingsmanager bijvoorbeeld in 3 maanden tijd 10 technische functies moet invullen, is dat veel tijd die hij of zij aan het invullen van deze functies moet besteden. Daarom kan de helft van de OpEx-kosten worden toegerekend aan werving.
Als dit soort kosten zich opstapelen, is het misschien tijd om te overwegen of het kosteneffectiever is om een intern wervingsteam aan te nemen.
Wervingstools/-platforms
In de huidige wereld zal dit waarschijnlijk een behoorlijk groot deel van je budget vormen en is dit waarschijnlijk de plek waar veel kostenoverschrijding bij werving kan ontstaan (naast advertenties), maar ze zijn essentieel voor het wervingsproces.
ATS—systeem voor het volgen van sollicitanten
Dit zijn waarschijnlijk jaarlijkse kosten, hoewel ik weet dat sommige systemen voor het volgen van sollicitanten je de mogelijkheid bieden om maandelijks te betalen, zodat je het lidmaatschap kunt aanpassen, ook al is dat waarschijnlijk duurder.
Vraag je financiële team hoe zij willen dat de jaarlijkse kosten worden weergegeven in het maandelijkse exploitatiebudget.
LinkedIn Recruiter
Een veelgebruikt hulpmiddel als je een wervingsteam hebt. Anders kun je het proberen met Recruiter Lite of Premium en meer InMails kopen, hoewel dit snel kan oplopen. Mijn aanbeveling is daarom om een apart gedeelte in je Excel-spreadsheet te maken waarin je bijhoudt wie welk type licentie heeft.
Zo gebeurde het ooit dat iemand die niet meer bij het bedrijf werkte, afzonderlijk een LinkedIn Recruiter-licentie had aangeschaft. Toen ik de functie overnam en mijn eerste budget bekeek, ontdekte ik dat deze persoon in korte tijd al meer dan £6000 had gekost!
Andere wervingsplatforms
Er zijn veel soorten wervingsplatforms beschikbaar! Sommige richten zich op het selecteren van kandidaten (bijv. Cord, Talent.io, Haystack) en andere richten zich op het genereren van meer benaderingen (Amazing hiring, Seekout, enz.).
Prijzen en structuren van wervingssoftware verschillen: bij sommige is er maandelijkse flexibiliteit en andere bieden alleen jaarlijkse abonnementen. Maak kennis met alle opties als je er niet vertrouwd mee bent en kijk wat voor jou het beste werkt.
Een korte opmerking over platforms waarop je ook kunt adverteren: hier kunnen advertenties en het platformgedeelte van het budget door elkaar lopen, maar gebruik je eigen oordeel. Ik neem advertentiekosten meestal op onder advertenties wanneer ze “per vacature” worden berekend. Met Remoteok kan ik bijvoorbeeld kandidaten bekijken, maar ik plaats er meestal ook vacatures, dus neem ik het op in mijn advertentiebudget.
Gerelateerd artikel: 10 beste programma's voor werving
Onboardingsoftware
Hoewel dit technisch gezien buiten de traditionele wervingsfase valt, is het verstandig om de kosten van onboardingsoftware op te nemen in je wervingsbudget.
Investeren in onboardingsoftware zorgt voor een soepele overgang voor nieuwe medewerkers en helpt processen zoals digitale documentatie, nalevingstraining en het vroegtijdig stellen van doelen te standaardiseren.
Bovendien kunnen moderne onboardingplatforms vaak worden geïntegreerd met systemen voor het volgen van sollicitanten (ATS), waardoor een naadloze workflow ontstaat vanaf het accepteren van het aanbod tot de eerste werkdag.
Neem bij het opstellen van je budget ook de tijd om de kosten van onboardingsoftware te bekijken, zodat je een oplossing vindt die past bij de omvang en behoeften van je bedrijf.
Adverteren
Net als bij platforms zijn er veel plaatsen waar je vacatures kunt adverteren. Daarom is het belangrijk om bij te houden hoeveel kandidaten elk vacatureplatform oplevert.
Systeem voor het volgen van sollicitanten
Vergeet niet dat sommige systemen voor het volgen van sollicitanten afspraken hebben met bepaalde vacatureplatforms en je gratis of goedkopere vacatureplaatsingen kunnen bieden.
Als je verschillende ATS-systemen aan het vergelijken bent, is dit iets om op te letten: hebben ze vacatureplatforms op verschillende locaties waarop je eenvoudig via het ATS kunt publiceren? Dat maakt het bijhouden ook een stuk gemakkelijker.
Tip van de expert. Zelfs als het ATS niet beschikt over de ingebouwde functie voor het plaatsen van vacatures, moet je goed begrijpen wat de beste manier is waarop je ATS sollicitanten van elk platform kan volgen.
Greenhouse kan bijvoorbeeld een link genereren voor een specifiek vacatureplatform, zodat je kunt bijhouden waar mensen vandaan komen, wat evaluatie veel eenvoudiger maakt.
Adverteren op LinkedIn
Ik behandel dit afzonderlijk omdat de prijsstelling iets anders werkt. Hier kun je vooraf betaalde advertentieplaatsen of vacatureplaatsen op basis van “bieden” hebben.
Als je voor het laatste kiest, is het ontzettend belangrijk om de uitgaven bij te houden, want je denkt misschien: “Ach, £10 per dag valt wel mee”, maar dat is £300 per maand en als je 10 functies hebt, verdwijnt er een aanzienlijk deel van je budget.
Bedenk ook dat jouw vacature mogelijk moet concurreren met grote bedrijven die het zich kunnen veroorloven om £100 per functie per dag uit te geven. Dat plaatst een en ander echt in perspectief.
Advertentieplatforms
Er zijn er tegenwoordig zoveel! Sommige zijn generalistisch (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs) en andere hebben een niche—dat kan per sector zijn, per arbeidsvoorwaarde zoals werken op afstand, of gespecialiseerd voor een doelgroep zoals SheCanCode.
Het kan lastig zijn om te kiezen, maar wat ik meestal doe, is proberen de functies die ik heb te begrijpen en vervolgens kijken of dat me vertelt naar welk soort verdeling ik moet zoeken.
Als ik bijvoorbeeld veel technische functies heb, waar zouden de techneuten dan zijn? Als ik functies heb waarbij ik opensta voor werknemers op afstand, laten we daar dan kijken! Voor design ga ik meteen naar Behance of Dribble.
Er zijn veel opties. Daarom is het zo belangrijk om alles bij te houden, want elke vacature kan tussen de $300—700 voor 30 dagen kosten en dat kan flink oplopen, vooral als je dezelfde functie op meerdere plekken plaatst en veel functies hebt.
Het voorbeeld dat ik aan het begin gaf, waarbij £100k werd uitgegeven om amper 6 mensen aan te nemen (2 kwamen uiteindelijk via aanbevelingen), kwam door deze houding van “schieten met hagel en hopen”.
Werkgeversmerk
Het is misschien niet eenvoudig om hier een geldwaarde aan toe te kennen, omdat vrijwel elke online activiteit die je uitvoert als werkgeversmerk kan worden beschouwd (bijvoorbeeld een bericht op je eigen sociale media is gratis).
Maar als je doelgericht werkt aan je werkgeversmerk, kun je overwegen om jezelf als werkgever te promoten op platforms zoals Linkedin of Glassdoor zonder noodzakelijkerwijs een vacature te plaatsen. Dat kan als een afzonderlijke kostenpost worden opgenomen.
Wervingsevenementen / banenbeurzen
Het sponsoren of bijwonen van evenementen kan een kostbare onderneming zijn. Bekijk daarom een aantal evenementen die het meest relevant voor je kunnen zijn in jouw omgeving en spreek met de organisatoren om meer inzicht te krijgen.
Het kunnen geweldige plekken zijn om kandidaten te ontmoeten en ik heb er veel succes mee gehad, maar je moet rekening houden met je eigen omstandigheden. Heb je de tijd en middelen die nodig zijn om naar een evenement te gaan dat misschien geen enkele plaatsing oplevert, maar wel je zichtbaarheid kan vergroten?
Wervingsbureaus
Met de opkomst van de interne recruiter bestaat er als onderdeel van de KPI van de talentmanager een bijna aangeboren drang om “het gebruik van bureaus tot nul terug te brengen”. Ik weet het, ik heb die KPI zelf ook gehad.
Er zijn echter momenten waarop een externe samenwerking noodzakelijk kan zijn. Misschien heb je nog geen toegewijd wervingsteam, zit je team aan zijn maximale capaciteit of betreed je een markt die je niet kent. In dat geval kan samenwerken met lokale specialisten, zoals wervingsbureaus in NYC of wervingsbedrijven in Boston, je toegang geven tot lokale kandidatennetwerken en expertise op het gebied van werving.
Om een voorbeeld te geven: hoewel ik vroeger in de werving van leidinggevenden ben begonnen, heb ik na mijn overstap naar een interne functie uiteindelijk meer functies op middenniveau ingevuld, omdat daar het volume lag.
Daarom pleitte ik, toen de CEO naar me toe kwam met het verzoek om een functie voor iemand op C-niveau open te stellen, voor het inschakelen van een bureau voor werving van leidinggevenden, omdat zij de connecties hadden die ik ooit had.
Afhankelijk van je locatie kan de gemiddelde vergoeding van een bureau tussen 15-25% van het jaarlijkse basissalaris liggen, maar het is een afweging in tijd. Vergeet niet de waarde van je tijd mee te rekenen, want uiteindelijk ben je misschien veel meer tijd kwijt dan wanneer je gewoon een recruiter van een bureau had ingeschakeld.
Overig/diversen
Zoals altijd is er een categorie “Diversen” of “Overig” om al het andere dat mogelijk in aanmerking komt op te vangen.
Een aspect is het meenemen van eventuele aanbrengbonussen of stimuleringsbetalingen. Als je historische gegevens over aanbevelingen hebt, is dat geweldig. Zo niet, dan houd ik ervan om ruim te rekenen en ervan uit te gaan dat ongeveer 20% van de plaatsingen via aanbevelingen komt (en ik zet me hard in voor aanbevelingen!).
Een ander voorbeeld zijn zaken zoals diensten voor antecedentenonderzoek—die kunnen oplopen en in sommige rechtsgebieden of bij bepaalde functies zijn referentiecontroles of antecedentenonderzoeken verplicht.
Bijhouden
Opnieuw zou ik aanraden om samen met je financiële team te controleren hoe zij alle andere kosten bijhouden. Als een post bijvoorbeeld jaarlijkse kosten heeft, willen ze die dan boeken in de maand waarin deze wordt betaald, of worden de kosten door 12 gedeeld en over het jaar verdeeld?
Als er geen dergelijk team beschikbaar is, ben ik er persoonlijk voorstander van om de post te boeken in de maand waarin deze wordt betaald, zodat ik ook de verlenging van het abonnement kan bijhouden.
Om daarna de werkelijke totale kosten per aanwerving te berekenen, neem je de volledige kosten voor het jaar van alles waarvan je hebt geschat dat je eraan zult uitgeven en deel je die door het aantal aanwervingen.
- Kosten per aanwerving = totale kosten/aantal aanwervingen
Hier is een schermafbeelding van hoe ik persoonlijk mijn budget organiseer (link naar spreadsheet hier):
Voor een meer geavanceerde aanpak is een van de voordelen van wervingssoftware, zoals ATS’en, dat je de kosten eenvoudig kunt bijhouden in aanpasbare wervingsdashboards.
Hoe je evalueert
Zoals altijd bij cijfers en gegevens is het belangrijkste wat je ermee doet.
Ik deel mijn monitoring en evaluatie doorgaans op in drie globale categorieën: prioriteit één, prioriteit twee en prioriteit drie.
Dit helpt me te begrijpen hoe vaak ik moet evalueren en welke soorten statistieken ik moet instellen.
Kosten met prioriteit één
Dit zijn zaken zoals advertenties en platformgebruik. De reden waarom ik vind dat ze prioriteit één hebben, is dat a) ze snel kunnen oplopen en b) je vrij snel inzicht krijgt in hoeveel je uit elk platform of vacatureplatform haalt. Daarom is het raadzaam om de prestaties van elk platform regelmatig te controleren.
Voor kandidatenplatforms controleer ik altijd bij mijn team hoe het staat met de kwaliteit, hoeveelheid en betrokkenheid van kandidaten (of ik houd dit zelf bij). Op die manier zorg ik er ook voor dat het team de platforms gebruikt die we hebben aangeschaft.
Voor advertenties controleer ik de conversiepercentages van elk vacatureplatform, zodat ik inzicht krijg in de potentiële kwaliteit van kandidaten.
Stel bijvoorbeeld dat ik drie vacatureplatforms gebruik. Het ene levert me veel kandidaten op, maar het conversiepercentage is niet geweldig. Het tweede heeft weinig kandidaten, maar we hebben de helft van hen aangenomen. En een derde heeft weinig kandidaten en geen enkele aanname. Ik weet dan meteen welk platform ik moet schrappen en welk daarna aan de beurt is.
Prioriteit één omvat ook bureaus: die kunnen duur zijn en je wilt er zeker van zijn dat ze doen wat ze moeten doen voor het geld dat je ze betaalt, als ik dat zo bot mag zeggen.
Kosten met prioriteit twee
Dit zijn zaken zoals werkgeversmerk en evenementen. Deze vinden misschien niet heel vaak plaats en je moet er mogelijk een paar organiseren om een goed beeld te krijgen van wat wel en niet werkt. Daarom is de kans groot dat je ze minder vaak hoeft te controleren dan de zaken met prioriteit één.
Bij evenementen moet je letten op het aantal aanwervingen en de algemene betrokkenheid. Als je een evenement bijwoont waar je niemand aanneemt, maar wel met veel mensen hebt gesproken, is dat nog altijd beter dan evenementen waar niemand op je afstapte.
Kosten met prioriteit drie
Dit zijn zaken die je over een iets langere periode moet monitoren om te begrijpen of je echt krijgt wat je nodig hebt voor de uitgaven.
Hieronder vallen bij mij meestal de salarissen van het wervingsteam en de uitgaven aan ATS/HRS. Je hoeft de kosten niet zo vaak te monitoren en, specifiek voor het wervingsteam, zou dit sowieso niet de beste manier zijn om prestaties te beoordelen: het gebruik van statistieken zou beter zijn.
Hoe verhoud jij je tot het gemiddelde?
Het is berucht moeilijk om te zeggen wat de gemiddelde kosten per aanwerving zouden moeten zijn. Online lopen de bedragen uiteen van $3,000-8,000. Ik hanteer meestal ongeveer $6,000 als ruw gemiddelde, maar het hangt van zoveel factoren af.
Toen ik net intern begon te werken, zei de directeur talentacquisitie aan wie ik rapporteerde tegen me: “Zolang we goedkoper zijn dan wanneer we een bureau gebruiken, zit het goed.”
Hoewel ik denk dat zo’n houding een soort vijandige relatie tussen de twee versterkt, waar ik geen groot voorstander van ben, begrijp ik de logica ook.
Als je merkt dat de kosten per aanwerving in de buurt komen van 20% van het basissalaris per functie, moet je je strategie mogelijk heroverwegen en je uitgaven beperken.
Let op dat ik “mogelijk” zeg. Het kan zijn dat je dat budget hebt en akkoord bent met de uitgaven omdat je veel hebt geïnvesteerd in je werkgeversmerk, wat waarschijnlijk later resultaten oplevert en de gemiddelde kosten per aanwerving op de lange termijn verlaagt.
De algemene regel is dat je jezelf altijd moet afvragen: “Is dit de beste besteding van dit geld?”
Als je bijvoorbeeld alleen al 20% van het salaris uitgeeft aan advertenties op vacatureplatforms en ook veel tijd besteedt aan het beoordelen van cv’s, is het dan tijd om een bureau in te schakelen of opnieuw na te denken over het aantal plaatsen waar we adverteren?
Vergeet niet dat je nu ook veel uitgeeft omdat je meerdere functies moet invullen en ze dringend zijn. Dat zal duur zijn, maar hoe meer mensen je aanneemt, hoe lager de kosten uiteindelijk zullen worden.
Het hangt echt af van je behoeften op het gebied van werving. Werving houdt zich, net als veel andere dingen, aan het Venn-diagram van Goedkoper-sneller-Beter (Goed, snel, goedkoop: je kunt er maar twee kiezen! - Pyragraph)
Je zaak bepleiten bij financiën/hoger management
Dit kan een lastig gesprek zijn, maar als je met enkele schattingen bent voorbereid, heb je in elk geval een vertrekpunt.
Zoals bij elke onderhandeling ga je het gesprek in met alles wat je nodig hebt—het “ideale” budget voor tools en advertenties—en wees je bereid genoegen te nemen met een “goed” bedrag.
Regel ook dat eventueel resterend budget wordt doorgeschoven naar de volgende maand. Zo bouw je een buffer op, zowel voor jezelf als voor het bedrijf.
Misschien hoor je de zin “Kom bij ons langs wanneer je dingen nodig hebt, in plaats van vooraf een budget op te stellen”.
Daar krijg ik flashbacks van.
Als je dit te horen krijgt, raad ik je aan te vragen waarom budgetteren op dit moment niet mogelijk is en of het zou helpen om een kwartaal- of halfjaarlijks budget op te stellen.
Dit geeft zowel de teams voor werving als voor hoger management/financiën een duidelijk beeld van de benodigde kosten en inspanningen.
Anders loopt het uit de hand als je elke keer dat je een functie publiceert om toestemming moet “vragen” en de andere partij je uiteindelijk zal vragen om dit in bulk te doen (of met andere woorden: te budgetteren), waardoor je in de tussentijd veel tijd hebt verspild.
Als het budget dat je krijgt te laag is en je het gevoel hebt dat je er überhaupt niet genoeg aan zult hebben (ik denk dat een redelijke grens rond de $2000 per aanwerving ligt), dan moet je met mensen gaan praten over prioriteiten.
Ofwel moet je veel meer dingen handmatig doen en daardoor langzamer werken, waardoor je niet aan zoveel functies kunt werken, ofwel kun je niet zoveel functies tegelijk adverteren, wat je ook zal vertragen.
Breng financiën/hoger management op de hoogte van de waarschijnlijke uitkomsten en werk samen om de impact op het bedrijf te bepalen. Ofwel realiseer je je dat de zaken die prioriteit hadden eigenlijk niet zo dringend waren, ofwel wordt er ergens budget gevonden.
Slotgedachten
Budgetteren is niet gemakkelijk, of het nu voor thuis of voor het werk is, maar met een beetje vooruitdenken kan het net iets minder moeilijk worden.
Om een metafoor te gebruiken: het is net als met streamingdiensten. Tegenwoordig wordt alles gestreamd en dat kan zo handig zijn, maar ik heb abonnementen op Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax en YouTube Premium…. Je begrijpt het punt. Het kan uit de hand lopen!
Je moet veel in de gaten houden, maar budget zal waarschijnlijk een van je grootste beperkingen zijn, tenzij je een blanco cheque hebt gekregen (in dat geval hoor ik graag welk bedrijf dat doet!).
Om alles beheersbaar te houden, stel je een ritme vast voor hoe vaak je je prioriteiten één, twee en drie beoordeelt, en maak je dit onderdeel van je routine. Daarna zal het een vast patroon worden en zou je klaar moeten zijn om aan de slag te gaan, terwijl je gaandeweg gegevens opbouwt.
Zoals altijd: veel succes!
Enkele aanvullende bronnen om je wervingsstrategie te ondersteunen:
- Werkgeversimago: waar begin je en hoe houd je het authentiek?
- Jouw werkgeverswaardepropositie: een diepgaande duik
- De sleutel tot gerichte, boeiende sollicitatiegesprekken (+ sjabloon)
- Vooroordelen bij werving: de verschillende soorten en hoe je ze aanpakt
- Wervingsmarketing: wat het is en 10 effectieve tactieken
- Beste cloudsoftware voor wervingsteams
Abonneer je op de People Managing People-nieuwsbrief voor regelmatige inzichten over hoe je de juiste mensen voor je organisatie aantrekt, werft en behoudt.
