Wervingsteam: omvang, structuur en uitbesteding

1. De recruiter

De recruiter beheert het volledige wervingsproces, van het plaatsen van functieomschrijvingen tot het screenen van cv's, het voeren van sollicitatiegesprekken en het doen van aanbiedingen.

De recruiter vormt de schakel tussen kandidaten en het bedrijf, zorgt voor een geweldige kandidaatervaring en werkt nauw samen met aanwervingsmanagers om verbeteringen door te voeren.

Sommige organisaties hebben een toegewijde recruiter, terwijl de werving in andere organisaties door de HR-manager wordt uitgevoerd.

Het opbouwen van een sterke recruitmentfunctie begint met ervoor te zorgen dat je team de basis-opleidingen voor werving heeft afgerond.

2. De aanwervingsmanager

De aanwervingsmanager bepaalt de vereisten voor de functie en werkt samen met de recruiter om het sollicitatieproces vorm te geven. Deze voert sollicitatiegesprekken om de technische geschiktheid en de aansluiting bij het team te beoordelen en neemt de uiteindelijke beslissing over de aanwerving. Ook helpt de aanwervingsmanager bij het inwerkproces van nieuwe medewerkers.

Bij werving voor startups neemt de aanwervingsmanager ook verantwoordelijkheden op het gebied van werving op zich.

3. De wervingscoördinator

De wervingscoördinator regelt de logistiek, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken en het coördineren van de communicatie tussen kandidaten en het sollicitatieteam. Deze zorgt ervoor dat het sollicitatieproces soepel verloopt, beheert het doorlopende onderhoud dat nodig is om je wervingssysteem goed te laten functioneren en ondersteunt recruiters bij andere administratieve taken.

4. De marketeer voor het werkgeversmerk

Marketeers voor het werkgeversmerk creëren en promoten content die het unieke merk en de cultuur van het bedrijf laat zien om talent aan te trekken. Ze beheren marketingkanalen voor werving, zoals de werken-bij-site van het bedrijf, socialemediakanalen en personeelsadvertenties, en zorgen ervoor dat het werkgeversmerk aansluit bij de wervingsactiviteiten.

5. De talentzoeker

Een talentzoeker is verantwoordelijk voor het identificeren, benaderen en opbouwen van een pijplijn met potentiële kandidaten, oftewel kandidatenwerving.

Deze zoekt proactief naar kandidaten via verschillende kanalen, zoals software voor kandidatenwerving, LinkedIn, vacaturesites, sociale media en netwerkevenementen.

Talentzoekers richten zich op passieve kandidaten die mogelijk niet actief naar vacatures solliciteren, voeren de eerste benadering uit en screenen kandidaten voordat ze gekwalificeerde contacten doorgeven aan recruiters.

6. Individuele medewerkers

Als onderdeel van een gezamenlijk wervingsproces nemen teamleden soms deel aan sollicitatiegesprekken om kandidaten te beoordelen op culturele fit en technische vaardigheden. Ook geven ze de kandidaat inzicht in het team en de gelegenheid om vragen te stellen.

Daarnaast kunnen individuele medewerkers helpen bij het vinden van kandidaten via doorverwijzingen en deelnemen aan marketingactiviteiten voor werving.

7. Oprichter of CEO

In kleinere bedrijven is de oprichter of CEO vaak betrokken bij het opstellen van wervingsstrategieën, het voeren van sollicitatiegesprekken voor seniorfuncties en het waarborgen van overeenstemming met de missie en waarden van het bedrijf. Deze kan de uiteindelijke goedkeuring geven voor belangrijke aanwervingen en de algemene wervingsaanpak beïnvloeden.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

De juiste omvang van je wervingsteam bepalen

De omvang van je wervingsteam wordt grotendeels bepaald door de volgende factoren:

1. Wervingsvolume

• Houd rekening met je jaarlijkse wervingsdoelen. Hoe meer mensen je moet aannemen, hoe groter het wervingsteam moet zijn. Een veelgebruikte richtlijn is 1 recruiter voor elke 25-40 jaarlijkse aanwervingen, maar dit kan variëren afhankelijk van de complexiteit van de functie.
• Schat de werklast per recruiter in. Recruiters kunnen verschillende aantallen aanwervingen verwerken, afhankelijk van de vraag of het om startersfuncties, functies op mediorniveau of zeer gespecialiseerde functies gaat.

2. Complexiteit van de functie

• Technische of gespecialiseerde functies. Functies die moeilijk in te vullen zijn of een niche betreffen, nemen doorgaans meer tijd in beslag om te vervullen. Daardoor kunnen meer recruiters of kandidatenzoekers nodig zijn.
• Functies met een hoog personeelsverloop. Voor functies met een hoog personeelsverloop heb je mogelijk extra wervingscapaciteit nodig om aan de voortdurende vraag te kunnen voldoen.

3. Groeifase van het bedrijf

• Start-up versus gevestigd bedrijf. Start-ups hebben mogelijk een klein, flexibel wervingsteam dat naar behoefte kan worden opgeschaald, terwijl grotere of snelgroeiende bedrijven een meer gestructureerd team met specifieke functies nodig hebben (recruiters, kandidatenzoekers, coördinatoren).
• Geplande uitbreiding. Als je je voorbereidt op sterke groei of nieuwe markten betreedt, heb je een groter team nodig om de toename in werving op te vangen.

4. Efficiëntie van het wervingsproces

• Technologie en hulpmiddelen. Als je bedrijf een volgsysteem voor sollicitanten (ATS) of hulpmiddelen op basis van AI gebruikt, kunnen delen van het proces worden geautomatiseerd, waardoor een kleiner team meer kandidaten kan verwerken.
• Uitbesteding en bureaus. Als je bepaalde functies uitbesteedt aan bureaus of externe wervingsdiensten gebruikt, kun je mogelijk een kleiner intern wervingsteam aanhouden.

5. Sectornormen

• Bekijk de normen binnen de sector. Onderzoek de gebruikelijke verhoudingen tussen recruiters en werknemers in jouw sector. Technologiebedrijven hebben bijvoorbeeld vaak lagere verhoudingen (1:15-1:25), terwijl bedrijven in de detailhandel of horeca hogere verhoudingen kunnen hebben (1:50 of meer).

6. Werkgeversmerk en kandidaatervaring

• Richt je op je werkgeversmerk. Als je bedrijf sterk inzet op het werkgeversmerk, heb je mogelijk een groter team nodig om inhoud te creëren, sociale media te beheren en kandidaten te benaderen, vooral in concurrerende sectoren.
• Prioriteiten voor de kandidaatervaring. Een wervingsteam dat prioriteit geeft aan een intensieve kandidaatervaring heeft mogelijk meer middelen nodig, waaronder coördinatoren die de planning en communicatie verzorgen.

Samenstelling van het wervingsteam

Hoewel geen twee organisaties precies hetzelfde werken, is dit hoe wervingsteams waarschijnlijk zijn samengesteld binnen kleine, middelgrote en grote organisaties.

1. Start-ups

• Samenstelling: Kleine, zeer flexibele teams waarin functies vaak worden gecombineerd.
• Teamstructuur: Bestaat doorgaans uit 1-2 recruiters of zelfs slechts één persoon die personeelszaken en werving beheert. Bij start-ups in een zeer vroege fase wordt de werving mogelijk verzorgd door oprichters of afdelingshoofden. Kandidatenzoekers en wervingscoördinatoren komen weinig voor, waarbij recruiters het volledige proces uitvoeren. De nadruk ligt vaak op het snel aannemen van belangrijk talent, waarbij alle teamleden waar nodig bijdragen.
• Kenmerken: Wendbaar en aanpasbaar, met de focus op het invullen van cruciale functies om groei te stimuleren. Wervingsprocessen zijn minder geformaliseerd en steunen op persoonlijke netwerken, aanbevelingen en directe benadering.

2. Middelgrote organisaties

• Samenstelling: Meer gestructureerd, waarbij gespecialiseerde functies geleidelijk ontstaan.
• Teamstructuur: Omvat toegewijde recruiters, waarbij sommige bedrijven kandidatenzoekers of wervingscoördinatoren toevoegen om werving op grote schaal te beheren. Wervingsteams werken nauwer samen met personeelszaken op het gebied van inwerken en behoud van personeel, en er kan een wervingsleider of -manager zijn die toezicht houdt op het proces.
• Kenmerken: Een balans tussen efficiëntie en specialisatie, met de mogelijkheid om indien nodig op te schalen zonder aanzienlijke complexiteit.

3. Snelgroeiende organisaties

• Configuratie: Schaalbare, sterk gestructureerde teams met vastgelegde rollen.
• Teamstructuur: Een combinatie van wervers, sourcingmedewerkers, coördinatoren en marketeers voor het werkgeversmerk. Wervingsleiders of -managers kunnen verantwoordelijk zijn voor het toezicht op specifieke teams of divisies, zodat werving het tempo van de snelle wervingsbehoeften kan bijhouden. Soms worden ook freelance wervers of wervingsbureaus ingezet om urgente vacatures in te vullen.
• Kenmerken: Snelle werving op grote schaal vereist goed gecoördineerde teams die voorbereid zijn om snel op te schalen met gestroomlijnde processen.

4. Grote organisaties

• Configuratie: Sterk gestructureerd, met duidelijk onderscheiden rollen en afdelingen.
• Teamstructuur: Omvat gespecialiseerde wervers voor verschillende bedrijfsgebieden (bijv. technologie, verkoop, operations), speciale sourcingmedewerkers, wervingscoördinatoren, teams voor het werkgeversmerk en data-analisten. Er kunnen regionale of departementale wervingshoofden zijn, met een wervingsoperatieteam dat toezicht houdt op processen, naleving en rapportage. Werkgeversmerk en de strategie voor talentwerving kunnen afzonderlijke afdelingen zijn.
• Kenmerken: Hoge complexiteit, gericht op efficiëntie en schaalgrootte, met duidelijk gedefinieerde processen en hulpmiddelen zoals ATS- en CRM-systemen om het aantal kandidaten en vacatures te beheren.

Maatstaven en KPI's definiëren

Wat wordt gemeten, wordt beheerd. Hier volgen enkele veelgebruikte wervingsmaatstaven en KPI's die wervingsteams gebruiken om problemen te identificeren en het proces te verfijnen.

1. Tijd tot aanwerving/tijd tot invulling

• Definitie:
  • Tijd tot aanwerving verwijst naar het aantal dagen tussen het moment waarop een kandidaat de pijplijn binnenkomt (bijv. door een sollicitatie in te dienen) en het moment waarop diegene het baanaanbod accepteert.
  • Tijd tot invulling is het totale aantal dagen tussen het moment waarop een vacature wordt gepubliceerd en het moment waarop een kandidaat wordt aangenomen.
• Belang: Deze maatstaven meten de efficiëntie van het wervingsproces. Een kortere tijd tot aanwerving/invulling wijst op snellere plaatsingen, wat productiviteitskloven kan voorkomen en wervingskosten kan verlagen.

2. Kwaliteit van de aanwerving

• Definitie: Een maatstaf die de waarde beoordeelt die een nieuwe medewerker aan de organisatie toevoegt, vaak gebaseerd op functioneringsbeoordelingen, retentiepercentages en de snelheid waarmee diegene belangrijke mijlpalen bereikt.
• Belang: Dit is een belangrijke indicator van de effectiviteit van werving en meet hoe goed nieuwe medewerkers bijdragen aan het succes van het bedrijf.

3. Aantal sollicitanten

• Definitie: Het totale aantal kandidaten dat solliciteert naar een specifieke functie of naar alle openstaande functies.
• Belang: Deze maatstaf helpt het bereik en de aantrekkelijkheid van vacatures te beoordelen, evenals de effectiviteit van wervingskanalen. Een groot aantal sollicitanten kan wijzen op een sterk werkgeversmerk en effectieve marketing, maar het is ook belangrijk om kwantiteit met kwaliteit in balans te brengen.

4. Aantal sollicitatiegesprekken

• Definitie: Het aantal sollicitatiegesprekken dat per openstaande functie wordt gevoerd, van de eerste voorselectie tot de laatste gesprekken.
• Belang: Door deze maatstaf bij te houden, ontstaat inzicht in de efficiëntie van het sollicitatieproces. Als er te veel gesprekken nodig zijn, kan dit wijzen op een te complex proces of op problemen bij het identificeren van de juiste kandidaat. Het kan ook mogelijke knelpunten aan het licht brengen.

5. Conversieratio

• Definitie: Het percentage kandidaten dat van de ene fase van het wervingsproces doorgaat naar de volgende, bijvoorbeeld van voorselectie naar sollicitatiegesprekken of van sollicitatiegesprekken naar aanbiedingen.
• Belang: Dit helpt wervers te identificeren waar kandidaten afhaken in de wervingsfunnel. Hoge uitvalpercentages in een bepaalde fase kunnen wijzen op problemen met de geschiktheid van kandidaten, de duidelijkheid van de functieomschrijving of de sollicitatieprocedures.

6. Kwaliteit van de wervingsbron

• Definitie: Dit meet de effectiviteit van verschillende wervingskanalen (bijv. vacaturesites, doorverwijzingen, LinkedIn) bij het opleveren van kandidaten van hoge kwaliteit. Het beoordeelt waar succesvolle aanwervingen vandaan komen en houdt hun prestaties of dienstverband binnen het bedrijf bij.
• Belang: Inzicht in welke bronnen de beste kandidaten opleveren, helpt om wervingsinspanningen te optimaliseren. Hierdoor kunnen recruiters zich richten op de meest effectieve kanalen en de kosten en tijd tot invulling beperken.

7. Kosten per aanwerving

• Definitie: De totale kosten die gepaard gaan met het aannemen van een nieuwe medewerker, waaronder advertenties, kosten van wervingsbureaus, salarissen van recruiters, antecedentenonderzoeken en andere wervingsgerelateerde uitgaven, gedeeld door het aantal gerealiseerde aanwervingen.
• Belang: Deze maatstaf helpt bedrijven hun wervingsbudget te beheren en te optimaliseren. Het verlagen van de kosten per aanwerving en tegelijkertijd de kwaliteit van de aanwervingen behouden of verbeteren, is een veelvoorkomend wervingsdoel.

8. Kandidaattevredenheid

• Definitie: Een maatstaf voor de tevredenheid van kandidaten over het wervingsproces, vaak verzameld via enquêtes na het sollicitatiegesprek of nadat de beslissing over de aanwerving is genomen.
• Belang: Kandidaattevredenheid weerspiegelt de algehele kandidaatervaring en heeft invloed op het werkgeversmerk. Hoge tevredenheidscijfers kunnen meer toptalent aantrekken, zelfs als de kandidaat de baan niet krijgt, omdat die uw bedrijf mogelijk aanbeveelt of in de toekomst opnieuw solliciteert.

Uitbesteding van het wervingsproces 

Soms kiezen organisaties ervoor om bepaalde onderdelen van het wervingsproces uit te besteden, voornamelijk het zoeken naar kandidaten. Wat betreft het uitbesteden van werving zijn er verschillende opties die aan de meeste behoeften voldoen:

RPO op aanvraag (uitbesteding van het wervingsproces)

• Definitie: RPO op aanvraag biedt flexibele, kortdurende wervingsondersteuning die naar behoefte kan worden ingeschakeld. Dit is ideaal voor het opvangen van specifieke pieken in de werving, zoals een tijdelijke behoefte aan meer recruiters tijdens seizoensgebonden werving of voor een speciaal project.
• Werking: Een bedrijf werkt samen met een RPO-aanbieder om de interne wervingsinspanningen uit te breiden wanneer extra hulp nodig is. De aanbieder kan recruiters of sourcers leveren, of zelfs zijn technologie en hulpmiddelen inzetten om de werving van het bedrijf gedurende een beperkte periode te ondersteunen.
• Voordelen:
  • Schaalbaarheid en flexibiliteit om plotselinge wervingsbehoeften op te vangen zonder langetermijnverplichtingen.
  • Kosteneffectief, omdat de diensten alleen worden ingezet wanneer dat nodig is.
  • Sneller werven zonder het permanente interne wervingsteam te hoeven uitbreiden.
• Meest geschikt voor: Bedrijven met incidentele wervingspieken, projectgebonden behoeften of beperkte interne wervingscapaciteit.

RPO op basis van een functiegroep

• Definitie: RPO op basis van een functiegroep houdt in dat de werving voor een specifieke afdeling, functie of bedrijfseenheid binnen het bedrijf wordt uitbesteed (bijv. IT, verkoop, marketing enz.). Het is een gerichte aanpak voor het uitbesteden van de werving voor bepaalde functies of groepen.
• Werking: De RPO-aanbieder neemt de werving voor een specifieke functie of een specifiek team binnen de organisatie over. De aanbieder beheert alles, van het zoeken naar kandidaten, sollicitatiegesprekken en onboarding tot werkgeversmerkactiviteiten voor die functie. Het interne HR-team behandelt andere gebieden, terwijl de RPO-aanbieder voor die specifieke groep een uitbreiding van het talentwervingsteam van het bedrijf wordt.
• Voordelen:
  • Gespecialiseerde expertise in het werven voor bepaalde functies, wat leidt tot kandidaten van hogere kwaliteit.
  • Stelt interne recruiters in staat zich op andere delen van het bedrijf te richten.
  • Schaalbaar en aanpasbaar aan de behoeften van een specifieke afdeling of divisie.
• Meest geschikt voor: Organisaties die gespecialiseerde wervingsondersteuning nodig hebben op gebieden waarvoor specialistische kennis vereist is of waar sprake is van een grotere vraag, zoals technische functies of verkoopfuncties.

3. Volledige RPO

• Definitie: Volledige RPO houdt in dat een externe HR-dienstverlener het volledige wervingsproces van een organisatie overneemt. Dit omvat alles van het vinden van talent, screening, sollicitatiegesprekken, het beheren van aanbiedingen en inwerken tot talentstrategie en werkgeversmerk.
• Hoe het werkt: De RPO-aanbieder integreert volledig met de organisatie en gebruikt vaak het merk en de hulpmiddelen van het bedrijf om alle wervingsactiviteiten te beheren. De aanbieder wordt een strategische langetermijnpartner die alle activiteiten op het gebied van talentwerving binnen de organisatie verzorgt. Dit omvat vaak het gebruik van geavanceerde technologie, wervingsanalyses en strategieën voor het werkgeversmerk.
• Voordelen:
  • Uitgebreide ondersteuning bij werving, waardoor interne HR-teams zich op andere gebieden kunnen richten.
  • Expertise in het beheren van grootschalige werving en talentwervingsstrategie.
  • Toegang tot geavanceerde hulpmiddelen, technologie en marktinzichten.
  • Kan leiden tot kwalitatief betere aanwervingen, een kortere tijd tot indiensttreding en algehele verbetering van wervingsprocessen.
• Het meest geschikt voor: Grotere organisaties met een grote wervingsbehoefte, bedrijven die een snelle groei doormaken of organisaties die hun wervingsproces volledig willen optimaliseren en uitbesteden.

Opties voor RPO zijn onder andere gespecialiseerde RPO-bedrijven, professionele werkgeversorganisaties of, vooral voor internationale werving, een juridische werkgever.

Word lid van de People Managing People-community

Voor meer inzichten in wervingsteams en talentwerving in het algemeen kun je lid worden van onze ondersteunende community van HR- en bedrijfsleiders, die kennis en expertise delen om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.

Veelgestelde vragen over wervingsteams

Wat doet een wervingsteam?

Wat is de ideale omvang van een wervingsteam?

Wat is uitbesteding van het wervingsproces?