11 sposobów, w jakie system HRIS może przynieść korzyści Twojej firmie
Korzyści z systemu HRIS obejmują automatyzację powtarzalnych zadań HR, umożliwienie pracownikom korzystania z samoobsługi oraz zapewnienie aktualnych informacji o zgodności z przepisami.
Usprawniając te procesy, system HRIS oszczędza czas, ogranicza ręczną administrację i pomaga całej organizacji działać wydajniej. W tym artykule pokażę dokładnie, jak system HRIS może uprościć przepływ pracy w HR i zapewnić zespołowi oraz firmie wymierne korzyści.
Czym jest system HRIS?
HRIS (system informacji o zasobach ludzkich) to rodzaj oprogramowania HR, które przechowuje dane pracowników i organizacji oraz łączy liczne funkcje, takie jak zarządzanie płacami i świadczeniami, aby pomagać specjalistom HR na każdym szczeblu skuteczniej wykonywać swoją pracę.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W istocie chodzi o wykorzystanie potencjału technologii do usprawnienia działania organizacji i stworzenia szczęśliwszego, bardziej produktywnego zespołu.
11 korzyści z systemu HRIS
Od organizowania informacji o pracownikach po automatyzację zadań administracyjnych i dostarczanie wniosków na podstawie danych HR — odpowiednia platforma HRIS może przynieść przełomowe zmiany w Twojej organizacji.
Korzyści dla działów HR
Większość korzyści z oprogramowania HRIS będzie odczuwalna w dziale HR, uwalniając czas i zasoby, które można przeznaczyć na satysfakcjonującą część pracy: rozwijanie talentów.
Większa wydajność i oszczędność czasu
System HRIS ogranicza powtarzalną pracę administracyjną, automatyzując zadania takie jak aktualizowanie dokumentacji pracowników, przetwarzanie płac i zarządzanie urlopami.
Na przykład pracownicy mogą składać wnioski urlopowe za pośrednictwem portalu samoobsługowego, w którym menedżerowie zatwierdzają wnioski, a dział HR śledzi wykorzystanie urlopów bez konieczności żonglowania wiadomościami e-mail lub arkuszami kalkulacyjnymi. Niektóre systemy wykorzystują również chatboty HR do odpowiadania na rutynowe pytania.
Dzięki temu specjaliści HR mogą skupić się na rekrutacji, rozwoju pracowników i innych strategicznych priorytetach.
Lepsza zgodność z przepisami
Jedną z kluczowych funkcji systemu HRIS jest pomoc w zapewnieniu zgodności z prawem pracy i przepisami poprzez dostarczanie aktualnych informacji oraz automatycznych przypomnień o najważniejszych terminach i wymaganiach dotyczących zgodności.
Raportowanie i analityka
System raportowania i analityki HR umożliwia zespołom HR generowanie raportów dotyczących różnych wskaźników HR, takich jak liczba pracowników, wskaźniki rotacji i dane demograficzne, wspierając podejmowanie decyzji na podstawie danych.
Lepsza komunikacja
Usprawnia komunikację w organizacji, zapewniając platformę do publikowania ogłoszeń firmowych, aktualizacji zasad i innych ważnych informacji.
Korzyści dla pracowników
System HRIS może również ułatwić życie pracownikom oraz sprawić, że poczują większe zaangażowanie i więź z organizacją.
Łatwiejsze wdrażanie
Sprawny proces wdrażania pomaga nadać ton doświadczeniom nowych pracowników oraz przyczynia się do ich sukcesu i utrzymania w firmie.
Jako funkcja systemu HRIS może stanowić rozszerzenie systemu śledzenia kandydatów, który pomógł pomyślnie przeprowadzić kandydata przez proces rekrutacji.
Nowi pracownicy mogą logować się do portalu samoobsługowego pracownika, załatwiać sprawy administracyjne, rozpocząć szkolenie i poznać specyfikę swojej roli oraz nowego zespołu.
Większa samodzielność
Dzięki portalowi samoobsługowemu pracownicy będą mogli uzyskiwać dostęp do swoich danych osobowych, grafików pracy, wniosków urlopowych, świadczeń i dodatkowych benefitów oraz nimi zarządzać.
Zmniejsza się ryzyko błędów administracyjnych wpływających na wynagrodzenie lub czas wolny, a pracownicy mogą również korzystać z automatycznych przypomnień.
Większe zaangażowanie pracowników
System HRIS zwiększa zaangażowanie pracowników poprzez usprawnianie komunikacji, zbieranie opinii i personalizowanie możliwości rozwoju.
Do takich funkcji należą wyróżnianie osiągnięć w czasie rzeczywistym, krótkie ankiety oraz samoobsługowy dostęp do informacji o świadczeniach i zasobach wspierających rozwój kariery.
Dostarczając wniosków opartych na danych, dział HR może aktywnie reagować na problemy, poprawiać kulturę pracy i zwiększać ogólne zadowolenie pracowników.
Korzyści dla organizacji
Oczywiście ostatecznym beneficjentem systemu HRIS jest cała organizacja (i tak właśnie powinno być).
Oszczędność kosztów
Usprawniając procesy, ograniczając pracę manualną i minimalizując liczbę błędów, system HRIS pomaga obniżyć koszty administracyjne i zwiększa ogólną produktywność.
System HRIS jest również bardziej opłacalny niż inne rodzaje systemów zarządzania zasobami ludzkimi, w tym systemy HCM i HRMS, ale jest też najbardziej podstawowym rozwiązaniem (jeśli uważasz, że możesz potrzebować systemu z bardziej zaawansowanymi funkcjami, zapoznaj się z naszym porównaniem systemów HRIS, HRMS i HCM, aby dowiedzieć się, jak dokonać właściwego wyboru).
Lepsze decyzje dotyczące zarządzania talentami
System HRIS usprawnia podejmowanie decyzji dotyczących zarządzania talentami, zapewniając wgląd w czasie rzeczywistym w wyniki pracy pracowników, ich umiejętności i trendy związane z zaangażowaniem.
Dzięki scentralizowanym danym dział HR może identyfikować pracowników o wysokim potencjale, monitorować potrzeby rozwojowe i optymalizować planowanie zatrudnienia.
Ponadto analityka predykcyjna pomaga również w planowaniu sukcesji i opracowywaniu strategii retencji, zapewniając lepsze dopasowanie talentów do celów biznesowych.
Scentralizowane dane pracowników i większa dokładność
System HRIS gromadzi dane pracowników, szczegóły dotyczące stanowisk, informacje o wynagrodzeniach i urlopach w jednym scentralizowanym systemie, ograniczając liczbę zduplikowanych wpisów i rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych.
Dzięki prowadzeniu spójnych i aktualnych rejestrów zespoły HR mogą minimalizować błędy administracyjne, uzyskiwać dostęp do wiarygodnych informacji i podejmować lepiej poinformowane decyzje.
More Articles
Większe bezpieczeństwo danych
System HRIS zwiększa bezpieczeństwo danych, centralizując poufne informacje o pracownikach w bezpiecznym systemie z kontrolą dostępu, wykorzystującym protokoły szyfrowania i uwierzytelniania.
Dostęp oparty na rolach gwarantuje, że tylko upoważnione osoby mogą wyświetlać lub edytować określone dane, zmniejszając ryzyko naruszeń.
Ponadto dzienniki audytowe i funkcje zapewniania zgodności pomagają śledzić zmiany, wykrywać anomalie i spełniać wymogi prawne dotyczące ochrony danych.
Funkcje systemu informacji o zasobach ludzkich
Systemy HRIS występują w wielu różnych formach i rozmiarach, aby odpowiadać potrzebom wszystkich organizacji. Oto niektóre z najważniejszych funkcji HRIS, na które warto zwrócić uwagę:
- Zarządzanie bazą danych pracowników: Scentralizowane repozytorium do przechowywania wszystkich informacji związanych z pracownikami, w tym danych osobowych, informacji o zatrudnieniu i stanowisku oraz informacji o wynagrodzeniach i płacach.
- Śledzenie czasu pracy i obecności: Narzędzia do monitorowania godzin pracy pracowników, obecności, wniosków urlopowych i nieobecności, często zintegrowane z zegarami czasu pracy lub systemami biometrycznymi.
- Zarządzanie płacami: Zautomatyzowane przetwarzanie płac, w tym obliczanie wynagrodzeń, potrącenia podatkowe, potrącenia z tytułu świadczeń oraz zarządzanie przelewami bezpośrednimi.
- Administracja świadczeniami: Zarządzanie programami świadczeń pracowniczych, takimi jak ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne i inne benefity, w tym rejestracją, monitorowaniem i raportowaniem.
- Rekrutacja i śledzenie kandydatów: Funkcje oprogramowania rekrutacyjnego, które pomogą Ci zarządzać publikowaniem ofert pracy, selekcjonować zgłoszenia, śledzić kandydatów w procesie rekrutacji i wdrażać nowych pracowników.
- Zarządzanie wynikami pracy: Narzędzia do wyznaczania celów związanych z wynikami pracy, przeprowadzania ocen pracowniczych, udzielania informacji zwrotnych i monitorowania wskaźników wydajności pracowników.
- Zarządzanie zgodnością: Zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy i regulacjami, w tym automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach i wymaganiach dotyczących raportowania.
- Portal samoobsługi pracowników: Umożliwia pracownikom dostęp do ich danych osobowych i ich aktualizowanie, przeglądanie pasków wynagrodzeń, składanie wniosków urlopowych oraz zarządzanie świadczeniami za pośrednictwem interfejsu samoobsługowego.
- Szkolenia i rozwój: Narzędzia do zarządzania programami szkoleń pracowników, monitorowania postępów, planowania kursów oraz prowadzenia ewidencji certyfikatów i rozwoju umiejętności.
Jak rozpocząć pracę z systemem HRIS
Być może teraz myślisz, że system HRIS może być bardzo przydatny, albo zastanawiasz się, jak można ulepszyć obecny system.
Przy tak wielu dostępnych opcjach ważne jest znalezienie najlepszego oprogramowania HRIS odpowiadającego potrzebom Twojej firmy.
Podczas wyboru systemu HRIS specjaliści HR powinni zwrócić uwagę na łatwość obsługi, zakres uwzględnionych podstawowych funkcji, możliwość dostosowania usługi, możliwość integracji rozwiązania z istniejącymi systemami, skalowalność oraz, oczywiście, stosunek jakości do ceny. Dobrym punktem wyjścia jest nasz przewodnik po najlepszych systemach HRIS.
Najważniejsza wskazówka: Jeśli Twoje wymagania są złożone lub nadal je definiujesz, możesz rozważyć przygotowanie zapytania ofertowego dotyczącego systemu HRIS, które pomoże Ci określić wymagania i uzyskać lepsze oferty od dostawców.
