13 wskazówek dotyczących skutecznego wdrażania pracowników zdalnych

Przeprojektuj dotychczasowy proces wdrażania

Raport Boston Consulting Group wykazał, że firmy posiadające skuteczne strategie wdrażania odnotowują 2,5 raza większy wzrost przychodów niż ich odpowiednicy. 

Jeśli niedawno przeszliście na środowisko pracy zdalnej, czas przeanalizować opisy stanowisk, proces przygotowania pracownika przed rozpoczęciem pracy, powitalne wiadomości e-mail i podręczniki, aby uwzględnić więcej zasad dotyczących pracy zdalnej, w tym w miarę możliwości bardziej elastyczne harmonogramy.  

Plan wdrażania pracownika zdalnego będzie miał zupełnie inny zestaw priorytetów niż jego pierwotna wersja, która najprawdopodobniej została opracowana z myślą o tradycyjnym biurze stacjonarnym. Warto również zastanowić się, jak dostosować proces wdrażania niezależnych wykonawców w porównaniu z pracownikami, jako część tego procesu.

Dostosuj podręcznik pracownika do pracy zdalnej

Jeśli jeszcze tego nie zrobiliście, czas przekształcić podręcznik pracownika w coś przyjaznego cyfrowo. Oto kilka wskazówek, które pomogą usprawnić ten proces: 

• Umieść najważniejsze zasady w jednym pliku PDF wraz z istotnymi formularzami lub linkami dotyczącymi podatków i świadczeń. 
• Używaj linków do odsyłania do przepisów i zasobów. 
• Korzystaj z dedykowanego oprogramowania do obsługi podręcznika pracownika, aby uprościć aktualizowanie zasad (dzięki temu podręcznik pracownika nigdy się nie zdezaktualizuje).
• Umieszczaj linki do zasobów multimedialnych (w tym webinarów i skoncentrowanych modułów cyfrowych), aby udostępniać dodatkowe informacje. 

Jeśli dotychczasowy podręcznik pracownika jest tak długi, że może przytłoczyć nowych współpracowników, rozważ utworzenie skróconego podręcznika pracownika dla nowych osób, który pomoże im się odnaleźć bez wywoływania przeciążenia informacyjnego.

Przeanalizuj obecny program wdrażania

Wdrażanie pracowników w zespołach zdalnych to świetna okazja do przeanalizowania obecnych procesów wdrażania i wprowadzenia zmian. Warto rozważyć:  

• Co obejmuje obecny plan wdrażania pracowników?
• Jak dobrze działa obecny proces wdrażania? 
• Co inni pracownicy uznali za przydatne? 
• Czy są elementy, które pracownicy uznali za przytłaczające lub nieprzydatne?
• Czy masz wdrożoną cyfrową listę kontrolną wdrażania?
• Czego brakuje w dotychczasowych sposobach pomagania ludziom w osiągnięciu poczucia swobody? 
• Czy przejście na pracę zdalną zmieniło kulturę organizacyjną?
• Co sprawia, że wszyscy pracownicy czują się naprawdę doceniani? 
• Czy uwzględniliście elementy rozrywkowe, takie jak spotkania zapoznawcze lub aktywności integracyjne?

Gdy zaczniesz odpowiadać na te pytania, zaczniesz wskazywać słabsze obszary procesu wdrażania, które wymagają dostosowania do potrzeb pracowników zdalnych.

Rozwiąż typowe wyzwania związane z pracą zdalną

Rodzaj i zakres wyzwań, przed którymi stają pracownicy zdalni i menedżerowie, zależą w pewnym stopniu od tego, jak bardzo członkowie zespołu są przyzwyczajeni do pracy online.  

Typowe trudności, z którymi każdy może się zetknąć podczas pracy zdalnej, obejmują:  

• Brak produktywności lub przepracowanie
• Brak koleżeńskich relacji
• Jasne komunikowanie zasad i procedur firmy
• Zarządzanie dokumentacją kadrową, na przykład zapisanie się do depozytu bezpośredniego
• Trudności związane z wideokonferencjami, w tym zmęczenie 
• Nowy pracownik może nie czuć motywacji do rozmów z innymi pracownikami 
• Niewystarczające narzędzia lub struktura szkoleń
• Niedostępność kadry zarządzającej 
• Brak natychmiastowego, bezpośredniego kontaktu 
• Brak sygnałów niewerbalnych w rozmowach
• Brak elastyczności w ustalaniu harmonogramu. 

Nowi pracownicy mający doświadczenie zawodowe, niezależnie od tego, czy zdobyli je wirtualnie, czy w biurze, prawdopodobnie będą mieć już wypracowane style i nawyki pracy.

Menedżerowie powinni porozmawiać na ten temat i podczas etapu wdrażania jasno ustalić preferencje dotyczące stylu pracy oraz harmonogramu.  

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Wyjaśnij oczekiwania podczas wdrażania

Środowiska wirtualne często wiążą się z brakiem granic między domem a pracą, a pracownikom może być trudno utrzymać zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym — mogą pracować zbyt mało lub mieć trudności z „odłączeniem się”.

Wdrożenie oprogramowania rekrutacyjnego może pomóc w tym zakresie, automatyzując i usprawniając proces rekrutacji zdalnej, dzięki czemu nowo zatrudnieni pracownicy zdalni będą dobrze dopasowani do środowiska pracy zdalnej i zrozumieją znaczenie utrzymania tej równowagi.

Oczekiwania dotyczące harmonogramu, komunikacji i produktywności mogą stać się później problemem, jeśli nie zostaną od razu omówione. 

Dlatego podczas etapu wdrażania menedżerowie muszą określić oczekiwania i możliwie szczegółowo przedstawić strukturę oraz granice. 

Może to być tak proste jak: 

• Ustalenie stałego codziennego lub cotygodniowego spotkania kontrolnego  
• Wyjaśnienie, w jakich konkretnych godzinach pracownicy powinni być dostępni online
• Przekazanie standardowych terminów realizacji projektów i zadań
• Potwierdzenie najbardziej odpowiednich i niezawodnych kanałów komunikacji w określonych sytuacjach    

Oto kilka dodatkowych wskazówek, które pomogą poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracownika.

Wskazówki, które pomogą pracownikom zdalnym czuć zaangażowanie i więź z zespołem

Zapewnienie nowym pracownikom prawdziwie wspierającego środowiska, szczególnie w warunkach takich jak globalna pandemia, jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Oto kilka dodatkowych kwestii, które warto uwzględnić podczas wdrażania pracowników zdalnych, aby czuli się swobodnie, angażowali się i czerpali inspirację. 

Korzystając z tych sugestii, pamiętaj o zapewnieniu pracownikom wielu okazji do refleksji nad własnymi doświadczeniami związanymi z pracą wirtualną. Regularnie proś ich o opinie i zachęcaj do prowadzenia osobistego dziennika lub notatnika, aby mogli śledzić swoje postępy.

Oto lista kontrolna najlepszych praktyk wdrażania pracowników, która pomoże Ci trzymać się planu podczas powitania pracowników zdalnych. 

1. Zapytaj, co działa

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie wdrażać pracowników zdalnych, po prostu zapytaj! Zapytaj swój zespół, organizację partnerską lub dowolną osobę, którą wcześniej wdrażałeś. 

Jeśli od pewnego czasu pracujesz w zdalnym zespole, prawdopodobnie masz już określone preferencje dotyczące komunikacji. Na początku jasno ustal: 

• Preferowane kanały komunikacji 
• Uwzględnienie stref czasowych
• Narzędzia do zarządzania dokumentami i uzyskiwania do nich dostępu
• Kultura wirtualnego miejsca pracy i struktura organizacyjna 
• Skonfigurowanie dla nowej osoby odpowiedniej technologii 
• Preferowane narzędzia do zarządzania projektami 
• Oczekiwania dotyczące harmonogramu i produktywności
• Zarządzanie czasem i dobrostanem  
• Krzywa uczenia się związana z technologią, oprogramowaniem i innymi narzędziami 

Upewnij się, że nowy pracownik ma wystarczające zasoby i informacje, ale nie jest nimi przytłoczony. 

Powiązany artykuł: 10 najlepszych programów do pracy zdalnej dla rozproszonych zespołów

2. Planuj z myślą o dłuższej perspektywie

Możesz mieć już przygotowany plan wdrażania obejmujący tydzień, miesiąc lub trzy miesiące (jeśli nie, tutaj dowiesz się, jak go stworzyć). Pamiętaj jednak, że gdy uczysz się, jak wdrażać pracowników zdalnych, prawdopodobnie będą oni potrzebować dalszego wsparcia.

Możesz uwzględnić to w regularnym harmonogramie, ale pamiętaj, aby regularnie kontaktować się z pracownikami i sprawdzać, jak sobie radzą, także po zakończeniu formalnego planu.  

3. Wyznacz najważniejsze cele wdrażania

W środowisku zdalnym większe znaczenie mogą mieć takie kwestie jak inkluzywność, wzmacnianie sprawczości i dobrostan. Konieczne może być sformalizowanie tego, co wcześniej miało nieformalny charakter, na przykład włączenie wirtualnych rozmów przy kawie, aby wypracować dobre rutyny i wspierać zaangażowanie. 

W ramach orientacji nowego pracownika upewnij się, że członkowie zespołu pracujący zdalnie rozumieją swoją rolę oraz swój wkład w realizację wizji i misji firmy.

Author's Tip

Możesz także śledzić wskaźniki, takie jak rotacja nowych pracowników, czas do osiągnięcia produktywności i wyniki testów, aby zmierzyć skuteczność procesu wdrażania i zoptymalizować proces wdrażania z myślą o przyszłych pracownikach.

4. Regularnie sprawdzaj, jak pracownicy sobie radzą 

Jeśli nadal przeprowadzasz tradycyjne oceny pracownicze, być może nadszedł czas, aby zastąpić je częstszymi i mniej formalnymi spotkaniami.  

Zapytaj, jak radzi sobie nowy pracownik, i upewnij się, że czuje się pewnie zarówno w swojej roli i w kontaktach społecznych, jak i w zakresie oczekiwań oraz wykonywanych zadań. 

Prawdopodobnie będzie to obejmować serię rozmów wideo z udziałem innych odpowiednich członków zespołu. 

Chodzi o to, aby mieć pewność, że pracownik naprawdę czuje się dobrze i jest zmotywowany (oczywiście dotyczy to wszystkich, nie tylko nowych członków zespołu!). 

5. Sformalizuj „nieformalne” aktywności 

Poczucie przynależności i współpraca powinny być tutaj najważniejszymi celami. 

Niezależnie od tego, czy masz już wdrożone i zgodne z platformą do wdrażania pracowników procesy wdrażania, zrozumienie, jak wdrażać pracowników zdalnych, wymaga rzeczywistego skupienia się na celowym projektowaniu struktur społecznych i edukacyjnych, czyli zasadniczo „umieszczaniu” ludzi w określonych miejscach, aby mogli automatycznie nawiązywać kontakty i współpracować.

Utwórz struktury (pomyśl o nich jak o rzeczywistych pokojach), które będą miejscami spotkań z określonym celem. 

Upewnij się, że mają dostęp do odpowiednich zasobów, aby mogli: 

• Uczyć się samodzielnie i z innymi 
• Budować poczucie sprawczości w swojej roli 
• Czuć, że są częścią zespołu 
• Łatwo współpracować z innymi.  

Wcześniej ludzie mogli rozmawiać w pokoju socjalnym lub w innych naturalnych sytuacjach, ale w środowisku zdalnym nie będzie się to działo samoistnie. 

Organizuj więc gry i podobne aktywności, aby mieć pewność, że ludzie wchodzą ze sobą w interakcje i czują się swobodnie (dotyczy to całego personelu). 

Aktywności angażujące powinny być czymś, z czym nowy pracownik czuje się swobodnie, i nie powinny być zbyt uciążliwe. Powinny też zapewniać „bliski kontakt” — być osobiste i przyjemne.  

6. Utwórz przestrzenie do rozmów skupionych na dobrostanie 

Niektóre firmy wprowadziły dokumenty zawierające pola dotyczące ogólnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, w tym takie tematy jak odżywianie i cele związane ze snem, a także cele zawodowe. 

Inną propozycją jest korzystanie z aplikacji dotyczącej zdrowia lub produktywności, wyposażonej w funkcje społecznościowe, i zachęcanie członków zespołu do kontaktowania się za jej pośrednictwem. 

Możesz potraktować to jako substytut zajęć jogi w porze lunchu lub seminarium poświęconego dobremu samopoczuciu, ale z większym naciskiem na naturalne budowanie relacji.

Nie chodzi o nakłanianie ludzi do ujawniania osobistych informacji dotyczących zdrowia, lecz o zachęcanie ich i wspieranie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, gdy przyzwyczajają się do pracy z domu.  

7. Twórz i prowadź wirtualne przestrzenie do szkoleń i wsparcia 

Głównym sposobem szkolenia i wdrażania pracowników zdalnych będą rozmowy wideo oraz filmy instruktażowe. Warto również uwzględnić takie tematy jak dobre samopoczucie, produktywność i planowanie.

Jeśli na przykład korzystasz z narzędzia do współpracy, takiego jak Slack, możesz utworzyć jeden lub więcej kanałów poświęconych konkretnie tematom związanym ze szkoleniami i produktywnością. Możesz wyznaczyć kogoś do prowadzenia każdego z tych kanałów i dbania o ich aktywność. 

Nawet obecność „trenera”, który sprawdza sytuację na kanale, może pomóc w utrzymaniu całego zespołu na właściwym torze. Może on na przykład używać kanału do wysyłania pytań kontrolnych, takich jak: 

• Jaka jest Twoja ulubiona aktywność podczas 5-minutowej przerwy?  
• Jaka jest Twoja najlepsza wskazówka dotycząca produktywności? 
• Udostępnij swój ulubiony zabawny film!

Chodzi o stworzenie wirtualnego środowiska pracy, w którym zarówno menedżerowie, jak i członkowie zespołu regularnie oferują zasoby i wsparcie. Pomoże to nowym pracownikom wypracować regularny rytm pracy i poczuć się swobodniej w okresie wdrażania.

8. Utwórz współdzielony dokument na pytania 

Można utworzyć jeden dokument Google, w którym pracownicy będą zapisywać pytania, notatki i odpowiedzi. Udostępnij go osobom, którym ufasz i które mogą przekazywać nowemu pracownikowi wartościowe informacje, a także upewnij się, że nowy pracownik wie, jak powiadomić innych, jeśli pojawi się coś pilnego. 

Zadbaj o rzeczowy i swobodny charakter dokumentu — poważne rozmowy powinny odbywać się podczas bezpośrednich rozmów wideo. 

9. Przydziel nowym pracownikom osobę wspierającą podczas wdrażania

Osoba wspierająca podczas wdrażania to ktoś, kto ma czas, aby być zarówno przyjaznym kontaktem „pierwszego wyboru” dla nowego pracownika, jak i osobą posiadającą wiedzę pozwalającą udzielać wskazówek związanych z pracą. 

Ten artykuł w Harvard Business Review podkreśla skuteczność posiadania „osoby wspierającej podczas wdrażania”. Autorzy, którzy wdrożyli taki program w firmie Microsoft, odkryli, że po pierwszym tygodniu nowi pracownicy mający osoby wspierające byli o 23% bardziej zadowoleni z procesu wdrażania niż osoby zatrudnione bez takiego wsparcia. Co więcej, wyższa produktywność była skorelowana z częstszymi spotkaniami z osobą wspierającą.  

Może to przynieść korzyści obu stronom, ponieważ osoba wspierająca ma okazję pełnić rolę lidera i nauczyciela. 

Upewnij się, że osoba wspierająca ma czas i jasno komunikuje nowemu członkowi zespołu zasady oraz granice tej relacji. Najlepiej, jeśli będzie to również ktoś, kto dobrze zna zakres obowiązków nowego pracownika. 

10. Utwórz kanał powitalny, aby nowi pracownicy poczuli się częścią zespołu

Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Slack, kanał powitalny to świetny sposób na nawiązanie więzi między nowym pracownikiem a resztą zespołu. 

Dodaj biogram jako przedstawienie nowej osoby i wprowadź zwyczaj witania nowych pracowników za pomocą serii „GIF-ów”. Możesz się zdziwić, jak łatwo kilka animowanych obrazków może zachęcić ludzi do rozmowy! 

Wykorzystaj ten kanał jako punkt wyjścia do koordynowania przedstawiania sobie osób o podobnych rolach lub zainteresowaniach. Zachęć kilku członków zespołu do rozpoczęcia indywidualnych rozmów z nowym pracownikiem. 

Jedyną prawdziwą „zasadą” jest zachowanie w pełni swobodnego i przyjemnego charakteru tej przestrzeni!

11. Buduj relacje między współpracownikami

Choć wiele osób może czerpać przyjemność z pracy w zaciszu własnego domu, izolacja związana z pracą zdalną może stanowić ogromną przeszkodę zarówno dla zaangażowania społecznego, jak i produktywności. 

Nowi pracownicy z pewnością będą czuć się niezręcznie i popełniać błędy w ciągu pierwszych kilku tygodni i miesięcy pracy, a niektórzy mogą się wycofać, jeśli nie będą czuć się swobodnie w środowisku pracy zdalnej. 

Liderzy i inni członkowie zespołu powinni dołożyć dodatkowych starań, aby jak najczęściej kontaktować się z nowymi pracownikami podczas etapu wdrażania, ale nie musi to być formalne działanie! Poniżej przedstawiamy kilka kreatywnych propozycji. 

Kierowanie wirtualnymi zespołami poprzez regularne spotkania kontrolne sprawia, że nowi pracownicy czują więź z zespołem mimo pracy zdalnej.

12. Uczyń to ciekawym dzięki multimediom 

Podczas wdrażania nowych pracowników zdalnych prawdopodobnie zmęczą się oni spotkaniami na Zoomie i filmami szkoleniowymi, dlatego ważne jest zapewnienie im innych możliwości nawiązania kontaktu z innymi. 

Rozważ organizowanie spotkań przy kawie, czasu na drinka lub innych nieformalnych rozmów wideo, w miarę możliwości uwzględniając ćwiczenia integracyjne i proste gry.

Oto kilka propozycji: 

• Udostępniaj playlisty Spotify 
• Rozmawiajcie o ulubionym zdjęciu lub dziele sztuki 
• Wysyłajcie niespodziewane prezenty tradycyjną pocztą i otwierajcie je wszyscy podczas spotkania  
• Zorganizujcie firmowy wieczór filmowy lub klub książki 
• Rozważcie gry oparte na kalamburach lub grze Words with Friends 
• Rozważcie program grywalizacji dopasowany do kultury firmy i celów pracowników.

13. Automatyzuj rutynowe zadania, aby skupić się na dobrej zabawie

Automatyzacja powtarzalnych zadań związanych z wdrażaniem pozwala zespołom HR poświęcić więcej czasu na tworzenie angażujących i kreatywnych doświadczeń dla nowych pracowników.

Zajmując się żmudnymi procesami, takimi jak gromadzenie dokumentów, śledzenie zadań i przypomnienia e-mail, możesz nadać priorytet działaniom, które budują więzi, wzmacniają kulturę firmy i sprawiają, że wdrażanie jest przyjemne dla wszystkich.

Oprogramowanie do obiegu procesów HR może zautomatyzować nudne zadania administracyjne, takie jak:

• Gromadzenie dokumentów: Automatycznie proś o dokumenty pracowników i przechowuj je.
• Przydzielanie zadań: Przydzielaj zadania związane z wdrażaniem odpowiednim interesariuszom.
• Wiadomości powitalne: Automatycznie wysyłaj spersonalizowane wiadomości nowym pracownikom.
• Planowanie szkoleń: Automatyzuj rezerwowanie i przypomnienia dotyczące sesji szkoleniowych.
• Potwierdzanie zapoznania się z zasadami: Śledź ukończenie zapoznawania się z podręcznikiem pracownika i potwierdzania akceptacji zasad.
• Dostęp do systemów: Automatyzuj konfigurowanie kont i uprawnień do oprogramowania.
• Śledzenie postępów: Automatycznie monitoruj realizację zadań i kamienie milowe wdrażania.
• Gromadzenie opinii: Planuj i wysyłaj ankiety dotyczące wdrażania, aby zbierać opinie na temat tego procesu.

Zajmij się tymi sprawami, aby skupić się na rodzajach interakcji, z którymi oprogramowanie nie może sobie poradzić: budowaniu wartościowych relacji i dbaniu o ich trwałość.

Jeśli potrzebujesz wskazówek dotyczących wyboru najlepszego oprogramowania do wdrażania, w tym również możemy Ci pomóc.

Wdrażanie kształtuje doświadczenia pracowników

Wdrażanie jest jednym z kluczowych wyzwań związanych z zarządzaniem pracownikami zdalnymi.

Stworzenie skutecznego procesu wdrażania pracowników zdalnych jest stosunkowo nowym wyzwaniem w obszarze HR, dlatego nie jest niczym niezwykłym, że specjaliści HR wciąż szukają odpowiedzi na pytania z nim związane. Udział w kursie dotyczącym wdrażania pracowników, który pozwoli Ci być na bieżąco z najnowszymi trendami i technikami wdrażania pracowników zdalnych, będzie pomocny.

Po ustanowieniu procesu wdrażania pracowników zdalnych możesz wykorzystać jego elementy, aby zainspirować się tym, jak wdrażać niezależnych wykonawców.

Dbanie o najlepsze talenty od samego początku sprawi, że poczują się ważne i doceniane, tworząc podstawy wysokiego zadowolenia i poczucia przynależności. Jeśli chcesz zgłębić ten temat, ten artykuł zawiera jeszcze więcej wskazówek, które pomogą Ci zoptymalizować proces wdrażania od początku do końca.

Możesz również skorzystać z usług pracodawcy formalnego lub profesjonalnej organizacji pracodawcy, aby powierzyć im dużą część spraw administracyjnych i zapewnić sobie zgodność z przepisami.