4 sposoby na automatyzację procesu wdrażania pracowników

Odpowiedź: automatyczne wdrażanie.

W tym artykule pokażę, jak usprawnić wdrażanie nowych pracowników, przenosząc część powtarzalnych zadań z barków działu HR i menedżerów. Zautomatyzowany proces wdrażania sprawi, że nowi pracownicy poczują się mile widziani, zintegrują się z zespołem i będą przygotowani do sprawnego rozpoczęcia pracy.

Czym jest automatyczne wdrażanie?

Automatyczne wdrażanie oznacza proces wdrażania pracowników z wykorzystaniem połączenia cyfrowych przepływów pracy i oprogramowania do automatyzacji.

Automatyczne wdrażanie można przeprowadzić za pomocą różnych systemów, w tym dedykowanego oprogramowania do wdrażania, systemów zarządzania zasobami ludzkimi, a czasami nawet oprogramowania rekrutacyjnego.

Zasadniczo platformy te umożliwiają automatyzację wdrażania pracowników poprzez uruchamianie zdefiniowanych działań powiązanych z kluczowymi wydarzeniami w cyklu życia nowego pracownika.

Można ich używać do powiadamiania nowych pracowników, menedżerów lub całego działu HR o niedokończonych zadaniach związanych z wdrażaniem, delikatnie przypominając im o konieczności ich wykonania.

W innych przypadkach oprogramowanie do automatycznego wdrażania pracowników wysyła do zintegrowanych aplikacji żądania zmiany danych. Ogólnie rzecz biorąc, jest to łatwy sposób na zwiększenie zwrotu z inwestycji w proces wdrażania.

Oto kilka przykładów zadań związanych z wdrażaniem, które oprogramowanie może z łatwością zautomatyzować:

• Tworzenie nowych kont użytkowników w firmowym katalogu
• Przyznawanie dostępu do aplikacji lub innych systemów
• Zamawianie sprzętu potrzebnego nowym pracownikom
• Planowanie spotkań wprowadzających
• Prośby o podpisanie dokumentów związanych z wdrażaniem
• Nawiązywanie kontaktu między nowymi pracownikami a ich opiekunami
• Rozsyłanie ankiet dotyczących opinii na temat procesu wdrażania.

Każdy proces, który można zautomatyzować za pomocą systemu HR lub systemu do zarządzania projektami, powinien zostać zautomatyzowany. Zwiększa to wydajność i zmniejsza ryzyko przeoczeń, które mogłyby negatywnie wpłynąć na postrzeganie organizacji przez nowego pracownika.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Alice Ferretti

Założycielka HumansROpens new window

Zanim jednak zagłębimy się w uzasadnienie automatycznego wdrażania, przypomnijmy, dlaczego w ogóle jest to problem.

Wyzwania związane z ręcznym wdrażaniem pracowników

Jeśli od pewnego czasu nie przeprowadzaliście wdrażania, ale przygotowujecie się na nadchodzącą falę nowych pracowników, oto czego musicie unikać:

1. Niższa wydajność

Ręczny proces wdrażania jest czasochłonny dla wszystkich zaangażowanych osób. Od pracowników HR, przez zespoły wsparcia IT, po menedżerów — odhaczanie listy kontrolnej wdrażania dla każdego nowego pracownika wymaga czasu.

Poza tym, gdy jesteście całkowicie pochłonięci projektami generującymi wysokie przychody, wdrażanie pracowników nie jest priorytetem. A poświęcanie dużej ilości czasu na dostosowanie procesu wdrażania do potrzeb nowych osób tylko jeszcze bardziej go wydłuży.

Tradycyjne procesy ręczne są również uciążliwe dla mniej dojrzałych firm z ograniczoną liczbą pracowników. Na przykład dokumentowanie danych pracowników i przydzielanie zadań związanych z wdrażaniem zajmują znaczną część ich czasu.

Automatyzacja to sposób na optymalizację wdrażania poprzez zmniejszenie liczby zadań wykonywanych ręcznie.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Mniejszy entuzjazm nowych pracowników

Jeśli nowi pracownicy spędzają pierwszy dzień lub tydzień na próbach uzyskania dostępu do aplikacji, poszukiwaniu dokumentów wśród wszystkich firmowych systemów i proszeniu menedżera o omówienie oczekiwań związanych z ich rolą, oznacza to problem.

Widzisz, nowi pracownicy nabierają rozpędu w nowej pracy. A jeśli próbujesz ręcznie stworzyć angażujące doświadczenie wdrożeniowe, możesz poświęcać personalizację na rzecz szybkości, co zabija entuzjazm nowych pracowników.

Dlatego warto również dodać osobisty akcent do procesu wdrażania.

3. Więcej błędów ludzkich

Ręczne zadania związane z wdrażaniem są podatne na błędy. Na przykład zespół HR może spóźnić się ze zebraniem i zapisaniem wszystkich wymaganych informacji o pracowniku potrzebnych do obsługi płac, świadczeń oraz zgodności procesu wdrażania z przepisami.

Może też zapomnieć o zapisaniu tych danych we wszystkich wymaganych miejscach, a nawet zapomnieć, gdzie zostały zapisane.

Błędy te wpływają również na możliwość mierzenia skuteczności wdrażania.

Na szczęście oprogramowanie do automatyzacji może wykonywać za Ciebie podatne na błędy zadania związane z wprowadzaniem danych oraz inne zadania administracyjne.

4. Ręczne działania nie skalują się

Jeśli, podobnie jak większość firm, planujesz rozwój, warto wyeliminować wiele ręcznych procesów, aby zapewnić skalowalność działań.

Procesy, na których opierało się wdrażanie pierwszych 10 czy 20 pracowników, mogły wtedy działać, ale szybko wymkną się spod kontroli, gdy zaczniesz wdrażać większą liczbę osób.

Zamiast tego cofnij się o krok i poszukaj sposobów na przeprojektowanie programu wdrażania, aby lepiej wykorzystywać zautomatyzowane przepływy pracy, funkcje samoobsługowe i łatwe do powtarzania procesy, takie jak wysyłanie ankiet wdrożeniowych lub szablonów dla różnych przypadków użycia pracowników.

Jako główna osoba kontaktowa ds. wdrażania w HR wiedziałam, że gdybym była nieobecna, nikt nie wiedziałby, jak się tym zająć. Automatyzacja kluczowych części procesu naprawdę pomogła to usprawnić. Gdy kandydat podpisał umowę o pracę, seria zautomatyzowanych przepływów pracy powiadamiała kluczowych interesariuszy o wszystkich wymaganych zadaniach, dzięki czemu nic nie zostało pominięte z powodu ręcznych procesów.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Kim Behnke

była starsza specjalistka ds. administracji HROpens new window

Teraz przejdźmy do szczegółów wyjaśniających, co możesz zautomatyzować i jak.

4 kroki do automatyzacji wdrażania

Jeśli zastanawiasz się, jakie kroki należy podjąć, aby zautomatyzować ręczny proces wdrażania, pomożemy Ci.

Poniżej wyróżniłem kilka kluczowych obszarów, w których możesz zautomatyzować proces zatrudniania, niezależnie od tego, czy wdrażasz nowych pracowników zdalnych, czy osoby pracujące stacjonarnie.

1. Zdefiniuj zadania poprzedzające wdrożenie

Zwykle robisz kilka rzeczy przed dniem rozpoczęcia pracy przez nowych pracowników, prawda? Automatyzacja wdrażania pracowników może Ci w tym ogromnie pomóc. Wystarczy wykonać kolejne kroki.

Pierwszy z nich polega na spisaniu zadań poprzedzających wdrożenie, które zwykle wykonujesz, takich jak:

• Utworzenie profilu pracownika w systemie informacji o zasobach ludzkich (HRIS) w celu zapisania jego roli, danych kontaktowych, danych bankowych i informacji podatkowych
• Wysłanie nowo zatrudnionej osobie powitalnej wiadomości e-mail oraz formularza do zebrania informacji, takich jak rozmiary odzieży (na potrzeby firmowych gadżetów!), aby można było przygotować pakiet powitalny
• Dodanie nowego konta użytkownika do platformy zarządzania tożsamością (np. Active Directory, Okta itd.)
• Skonfigurowanie konta nowego pracownika w systemie zarządzania usługami IT
• Poinformowanie kluczowych interesariuszy o szczegółach dotyczących nowego pracownika
• Dodanie nowego pracownika do odpowiednich kanałów na firmowej platformie komunikacyjnej
• Poproszenie jego przełożonego o wskazanie aplikacji potrzebnych do wykonywania pracy (wraz z poziomem dostępu)
• Powiadomienie zespołu wsparcia IT o konieczności sprawdzenia dostępnych licencji i przyznania dostępu
• Powiadomienie przełożonego i członków zespołu nowego pracownika, aby zarezerwowali w swoich kalendarzach czas na rozmowy zapoznawcze.

Na tym etapie procesu wdrażania jesteś przygotowany na pierwszy dzień pracy nowych pracowników. Oznacza to, że jesteś o krok bliżej posiadania nowego zespołu, który będzie produktywny 

2. Standaryzacja etapów wdrożenia

Podczas wdrażania nowego pracownika zalecamy:

• Zaplanowanie spotkania wdrożeniowego z nowo zatrudnionymi osobami w ich pierwszym dniu pracy
• Zapoznanie rekrutowanych osób ze sobą nawzajem
• Indywidualne spotkania z nowymi członkami ich zespołu
• Przekazanie dokumentów dla nowo zatrudnionych osób oraz
• Przekazanie nowo zatrudnionym osobom pełnego podręcznika pracownika lub, w szczególności, skróconego podręcznika dla nowych pracowników.

Na początku może się to wydawać zniechęcające. Jednak dzięki zautomatyzowanemu procesowi wdrażania nie musisz wykonywać tego wszystkiego ręcznie. Zamiast tego możesz skorzystać ze zautomatyzowanych przepływów pracy.

Musisz tylko dokładnie wiedzieć, jakie są poszczególne etapy Twojego przepływu pracy związanego z wdrażaniem, aby móc skonfigurować odpowiednie rozwiązanie programowe do ich realizacji. W ten sposób przyspieszysz proces i zapewnisz spójność, wykonując dokładnie te same kroki za każdym razem, gdy wdrażasz nową osobę.

Możesz na przykład ustalić, że przepływ pracy związany z wdrażaniem obejmuje dodanie każdego nowego pracownika do obszaru roboczego Microsoft SharePoint lub biznesowego kanału komunikacji dla osób rekrutowanych.

3. Strukturyzacja przepływu pracy związanego z wdrażaniem

Jak dotąd omówiliśmy wdrożenie, ale przepływ pracy związany z wdrażaniem na tym się nie kończy. Proces obejmuje również inne przepływy pracy, takie jak 

• Przepływy pracy związane z dokumentacją (w tym uprawnieniami do kont użytkowników)
• Przepływy pracy związane ze szkoleniami (w tym testami sprawdzającymi wiedzę)
• Przepływy pracy związane ze śledzeniem postępów (w tym regularnymi spotkaniami kontrolnymi)
• Przepływy pracy związane z opiniami (w tym ankietami satysfakcji)

Przede wszystkim musisz zaprojektować jasny proces, który w możliwie największym stopniu ustandaryzuje proces wdrażania i zapewni listę kontrolną procesu HR, której będą mogli przestrzegać pracownicy odpowiedzialni za wdrażanie. Zalecamy opracowanie planu na 30, 60 i 90 dni.

Jeśli nie wiesz, co to jest ani jak go przygotować, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat tworzenia planu wdrażania w organizacji na 30, 60 i 90 dni, który zawiera również szablon.

Jeśli masz już utworzony 30-, 60- i 90-dniowy plan wdrażania, kolejnym krokiem jest określenie elementów na każdym etapie planu. Powinien on obejmować następujące elementy: 

• Foldery i dokumenty związane z dokumentacją, do których nowi pracownicy potrzebują dostępu
• Kursy szkoleniowe lub wewnętrzne samouczki szkoleniowe, które muszą ukończyć
• Spotkania kontrolne, w których muszą uczestniczyć
• Ankiety satysfakcji, które muszą wypełnić

Po wykonaniu tych czynności możesz zautomatyzować zadania związane z wdrażaniem, które właśnie uporządkowałeś i opisałeś.

4. Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie

Weź pod uwagę etapy i harmonogram zawarte w planie na 30, 60 i 90 dni, a także role osób zaangażowanych w każdy z tych etapów. To dane wejściowe potrzebne do skonfigurowania zautomatyzowanego oprogramowania do wdrażania pracowników, które uruchomi zdefiniowane przez Ciebie przepływy pracy.

Właściwie potrzebujesz również odpowiedniego zestawu narzędzi z funkcjami automatyzacji wdrażania. Innymi słowy, potrzebujesz niektórych lub wszystkich poniższych systemów:

• System śledzenia kandydatów (ATS)
• HRIS
• Rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych
• Platforma komunikacji biznesowej
• Platforma podręcznika pracownika lub system zarządzania dokumentami
• Aplikacja do tworzenia formularzy online
• Aplikacja do przechowywania danych w chmurze
• System zarządzania nauczaniem (LMS)
• Rozwiązanie z zakresu automatyzacji przepływów pracy, które zintegruje wszystkie powyższe aplikacje

Może się okazać, że niektóre systemy są już wbudowane w inne systemy lub z nimi zintegrowane. Na przykład niektóre systemy HRIS mają wbudowane oprogramowanie do podpisu elektronicznego, a niektóre systemy LMS integrują się z platformami komunikacji biznesowej.

To od Ciebie zależy, czy potrzebujesz całkowicie nowego narzędzia, czy możesz skorzystać z posiadanych już rozwiązań HR. Musisz również wybrać, jaki rodzaj oprogramowania do wdrażania pracowników najlepiej nabyć: platformy oferujące jak najwięcej wbudowanych funkcji czy samodzielne systemy HR.

Musisz również ocenić ceny oprogramowania do wdrażania pracowników, aby określić najlepszą opcję dla swojego budżetu.

Co mogą automatyzować te systemy oprogramowania?

Niezależnie od tego, na co się zdecydujesz, poniżej znajdziesz przykłady tego, co platforma do automatyzacji przepływów pracy może zrobić za Ciebie (automatycznie):

• Uruchomić proces wdrażania wstępnego, gdy tylko oznaczysz kandydata jako zatrudnionego w systemie ATS
• Polecić swojemu oprogramowaniu do podpisu elektronicznego, aby
  • Wysyłało umowy pracownicze do sprawdzenia i podpisania przez wszystkie wymagane strony w ustalonej kolejności (może w tym również pomóc sztuczna inteligencja w zarządzaniu umowami)
  • Przypominało tym stronom o terminach
  • Powiadamiało je w czasie rzeczywistym o zebranych podpisach
• Przekazywało podpisane umowy do Twojej aplikacji do przechowywania danych w chmurze
• Polecić systemowi HRIS wysłanie nowo zatrudnionym pracownikom formularzy online w celu zebrania ich danych pracowniczych
• Poprosić swoją platformę komunikacji biznesowej, aby
  • Dodawała nowych pracowników do kanału wdrażania
  • Przedstawiała ich odpowiednim opiekunom wdrożenia
  • Sugerowała nowym pracownikom zapoznanie się z firmowymi nagraniami wideo, podręcznikami zasad i procedur, dokumentacją dotyczącą świadczeń pracowniczych oraz schematami organizacyjnymi w aplikacji do przechowywania danych w chmurze
• Komunikować się z Twoim systemem LMS, aby
  • Zapisywać nowych pracowników na odpowiednie ścieżki szkoleniowe
  • Udostępniać linki do odpowiednich kursów lub modułów szkoleniowych, gdy nadejdzie właściwy czas
  • Powiadamiać odpowiednich opiekunów wdrożenia o postępach nowych pracowników w programie szkoleniowym dotyczącym wdrażania

Ponadto oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy zdejmuje z Ciebie następujące zadania:

• Zleca zespołowi wsparcia IT skonfigurowanie oprogramowania dla nowego pracownika
• Przydziela opiekunów wdrożenia każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi
• Powiadamia tych opiekunów o przydzieleniu
• Planuje spotkania orientacyjne, rozmowy wdrożeniowe poznajmy-zespół oraz regularne spotkania kontrolne z nowymi pracownikami w kalendarzach zaangażowanych osób
• Wysyła tym osobom przypomnienia w odpowiednim czasie

Jak zautomatyzować proces zakończenia pracy

Tak jak automatyzacja usprawnia wdrażanie pracowników, może również uprościć i usprawnić Twój proces zakończenia pracy.

Wykorzystanie automatyzacji i sztucznej inteligencji w procesie zakończenia pracy pracownika w tej końcowej części cyklu życia pracownika zarówno zmniejsza obciążenia administracyjne, jak i gwarantuje, że nic ważnego nie zostanie pominięte.

Oto kilka sposobów na zautomatyzowanie procesu zakończenia pracy pracownika za pomocą oprogramowania HR:

• Zaplanuj rozmowę końcową. Skonfiguruj automatyzację, która automatycznie wyśle odchodzącym pracownikom zaproszenie na rozmowę końcową wraz z linkiem do rezerwacji terminu i kopią kwestionariusza rozmowy końcowej. Pomoże to Twojemu zespołowi zebrać cenne opinie, a jednocześnie ułatwi pracownikowi zmianę.
• Powiadom pracowników, kiedy zakończy się ich ochrona ubezpieczeniowa. Odchodzący pracownicy będą chcieli wiedzieć, kiedy zakończą się ich świadczenia i czy mają możliwość kontynuowania ochrony prywatnie, na przykład w ramach COBRA w USA lub równoważnych planów w innych krajach. Zapewnia to przejrzystość i pomaga pracownikom podejmować świadome decyzje dotyczące ich ochrony.
• Automatycznie odbierz dostęp do systemów i kont użytkowników. Możesz użyć automatyzacji, aby dezaktywować konta odchodzącego pracownika we wszystkich systemach firmowych, w tym w poczcie e-mail, narzędziach do zarządzania projektami i oprogramowaniu HR, w jego ostatnim dniu pracy. Zapobiega to zagrożeniom bezpieczeństwa i zapewnia zgodność z zasadami ochrony danych.
• Generuj standardowe dokumenty dla odchodzących pracowników. Jeśli Twoja firma posiada informacje zastrzeżone, które chcesz chronić, możesz poprosić odchodzących pracowników o wypełnienie umowy o zachowaniu poufności. Możesz zautomatyzować ten proces, aby mieć pewność, że każdy pracownik mający dostęp do informacji zastrzeżonych otrzyma ten formularz.
• Śledź i odzyskuj firmowe zasoby. Skonfiguruj zautomatyzowany przepływ pracy, który powiadomi zespoły IT i administracji o należącym do firmy sprzęcie (np. laptopach, identyfikatorach dostępu i urządzeniach mobilnych), który należy zwrócić. Dzięki temu ewidencja zasobów będzie aktualna, a ryzyko utraty cennych zasobów się zmniejszy.
• Usuń pracownika z wewnętrznych katalogów i struktur zespołów. Użyj automatyzacji w oprogramowaniu HR, aby automatycznie aktualizować schematy organizacyjne, grupy e-mail, kanały Slacka i wewnętrzne katalogi. Dzięki temu narzędzia komunikacyjne będą dokładne, a nieporozumienia dotyczące statusu pracownika zostaną ograniczone.
• Wyślij ogłoszenie pożegnalne. Zautomatyzuj wysyłkę pożegnalnej wiadomości e-mail do całej firmy lub konkretnego zespołu, aby docenić wkład pracownika i przekazać informacje o jego odejściu. Sprzyja to pozytywnym doświadczeniom związanym z procesem offboardingu i pomaga pozostałym pracownikom przygotować się na wszelkie zmiany.

Aby koordynować takie działania w jednym miejscu, zespoły mogą korzystać z oprogramowania do onboardingu i offboardingu w celu automatyzacji przepływów pracy, zarządzania zmianami dostępu, przydzielania zadań i śledzenia postępów.

Co dalej?

Aby uzyskać więcej porad dotyczących onboardingu, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.