8 sposobów mierzenia skuteczności programu wdrażania nowych pracowników

Wskaźnik utrzymania pracowników składa się z dwóch różnych kluczowych mierników:

• Dobrowolna rotacja nowych pracowników ma miejsce, gdy niedawno zatrudniony pracownik samodzielnie decyduje się opuścić organizację, zwykle w ciągu pierwszych kilku miesięcy zatrudnienia. Może się tak stać z powodu niespełnionych oczekiwań związanych ze stanowiskiem, braku dopasowania do kultury organizacyjnej, lepszych możliwości w innych firmach lub niezadowolenia z procesu wdrażania.
• Niedobrowolna rotacja z kolei oznacza rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem z inicjatywy pracodawcy, a nie pracownika. Często dochodzi do niej z powodu takich czynników jak słabe wyniki, problemy z zachowaniem, restrukturyzacja organizacji lub redukcja zatrudnienia, a nie z powodu osobistej decyzji pracownika o odejściu z organizacji.

Każdej firmie może zdarzyć się zatrudnienie pracowników, którzy na papierze wyglądają świetnie, ale z tego czy innego powodu bardzo szybko okazują się niedopasowani do stanowiska.

Jeśli jednak wskaźniki dobrowolnej rotacji są wysokie, problem może być znacznie głębszy, a rozwiązaniem może okazać się usprawnienie procesu wdrażania nowych pracowników.

Śledząc wskaźniki utrzymania i rotacji nowych pracowników, szczególnie w pierwszym roku zatrudnienia, będziesz w stanie ocenić, czy proces wdrażania prawdopodobnie stanowi część problemu.

Jeśli wydaje się to prawdopodobne, spróbuj dokładniej zbadać sprawę, aby ustalić, jakie są najczęstsze problemy, korzystając z anonimowej ankiety.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Czas osiągnięcia pełnej produktywności przez nowych pracowników

Jak długo trwa osiągnięcie przez nowych pracowników pełnej efektywności? Czy nowi pracownicy szybko angażują się w pracę i są gotowi rozwiązywać problemy, czy też pracują zbyt wolno, długo uczą się nowych rzeczy i popełniają zbyt wiele błędów, aby było to dla Ciebie akceptowalne? 

Aby zmierzyć czas osiągnięcia pełnej produktywności przez pracownika, najpierw musisz określić, co oznacza „produktywność” na każdym stanowisku. Może to obejmować konkretne kamienie milowe, takie jak ukończenie listy kontrolnej wdrażania nowych pracowników, albo być mierzone osiągnięciem określonych celów lub skutecznym samodzielnym wykonywaniem zadań.

Czas osiągnięcia pełnej produktywności przez pracowników możesz zmierzyć za pomocą następującej metody:

• Oblicz liczbę dni potrzebnych nowym pracownikom na osiągnięcie pełnej produktywności (musisz określić, co produktywność oznacza na każdym stanowisku)
• Podziel tę liczbę przez całkowitą liczbę nowych pracowników w danym okresie 

Choć niektóre stanowiska są bardziej skomplikowane niż inne, kompleksowy program wdrożeniowy powinien szybko skierować pracowników na drogę do sukcesu. W przypadku większości pracowników osiągnięcie poziomu zbliżonego do założeń KPI i zadowalającego wykonywania obowiązków powinno zająć tygodnie, a nie miesiące, szczególnie jeśli posiadają oni wymagane umiejętności.

Jeśli nie osiągają tych wskaźników, może to oznaczać poważniejszy problem z Twoim programem wdrożeniowym. Być może pracownicy nie są uczeni, jak ważne jest osiąganie tych KPI, albo występują braki w szkoleniach, które uniemożliwiają im dalszy rozwój.

Ponieważ wdrażanie menedżerów wygląda nieco inaczej, warto wyłączyć ich z analizy czasu osiągnięcia pełnej produktywności i zastosować inne kamienie milowe, aby określić, kiedy nowi menedżerowie są uznawani za „produktywnych”.

3. Testowanie

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się zdawać egzamin pod koniec rocznego kursu i mieć trudności z przypomnieniem sobie informacji, których nauczyłeś się w pierwszym tygodniu nauki, pamiętaj, że nowi pracownicy mają bardzo podobne doświadczenia. 

Od pierwszego dnia są bombardowani informacjami i trudno jest im w dowolnym momencie pamiętać o wszystkim. Dlatego wdrożenie testów do procesu wdrażania, takich jak testy oceny umiejętności i quizy, może dostarczyć cennych informacji.

Testy mogą pomóc określić, czy nowi pracownicy w pełni rozumieją swoje role i to, jak wiążą się one z celami biznesowymi. Możesz również sprawdzić ich znajomość istotnej historii firmy (co jest ważne w przypadku stanowisk związanych z obsługą klienta) lub konkretnych wskaźników, które mają osiągnąć. 

Udane quizy są wartościowe, ale nieudane również dostarczają informacji. Jeśli wielu pracowników udziela błędnej odpowiedzi na to samo pytanie, prawdopodobnie oznacza to, że dana informacja nie została przekazana albo została przekazana w sposób, który do nich nie trafił. Te dane mogą pomóc wprowadzić niewielkie poprawki do materiałów szkoleniowych, aby proces nauki był skuteczniejszy.

4. Ankieta dotycząca wdrażania

Skutecznym sposobem pomiaru sukcesu procesu wdrażania jest przeprowadzenie ankiety wśród samych nowych pracowników. Zapytaj ich bezpośrednio, czy uważają, że proces wdrażania jest skuteczny i co ich zdaniem można poprawić.

Często korzystne może być zintegrowanie oprogramowania rekrutacyjnego z tym procesem, ponieważ może ono śledzić i zarządzać tymi ankietami oraz wykorzystywać zautomatyzowane przepływy pracy, aby zapewnić ich przeprowadzanie w optymalnych momentach podczas etapu wdrażania.

Inną opcją automatyzacji i usprawnienia ankiety dotyczącej wdrażania jest proste narzędzie do przeprowadzania ankiet wśród pracowników. Często oferują one szablony, które znacznie usprawniają ten proces.

Niektóre podstawowe pytania, które możesz uwzględnić w ankiecie po zakończeniu wdrażania, to:

• Jakie było ich pierwsze wrażenie na temat firmy?
• Jak zmieniło się ono od czasu ich dołączenia do firmy?
• Czy proces wdrażania pracownika dokładnie odzwierciedla kulturę firmy?
• Czy zapewniono im wszystko, czego potrzebowali, aby rozpocząć pracę w najlepszy możliwy sposób?

Zalecamy wysłanie kilku krótkich ankiet rozłożonych na różne etapy wdrażania, gdy doświadczenia są jeszcze świeże w pamięci pracowników. Nie ograniczaj się też tylko do tych pytań. Istnieje wiele innych przydatnych pytań do ankiety dotyczącej wdrażania, które również warto zadać!

Ponieważ proces wdrażania będzie wyglądał inaczej w przypadku pracowników pracujących w siedzibie firmy i pracowników zdalnych, możesz rozważyć wysłanie osobnej ankiety zawierającej pytania dotyczące konkretnie procesu wdrażania pracowników zdalnych.

Pamiętaj, że ankiety nie zawsze muszą być imienne. Ludzie mogą wahać się przed udzieleniem odpowiedzi, jeśli obawiają się konsekwencji za szczerość. Anonimowe ankiety mogą pomóc uzyskać prawdziwe odpowiedzi, które choć mogą być trudne do przyjęcia, mogą stać się kluczowym impulsem do wprowadzenia znaczących zmian. 

5. Wskaźnik ukończenia szkoleń

Możesz mieć kompleksowy program szkoleniowy, ale jeśli Twoi pracownicy nie angażują się w ten proces, prawdopodobnie nie przynosi Ci on żadnych korzyści.

Nawet jeśli uważasz, że oferujesz nowym pracownikom kompleksowy program szkoleniowy, wskaźnik ukończenia szkoleń może wskazywać, że szkolenie nie jest tak skuteczne, jak Ci się wydaje.

Przyjrzyj się bliżej temu, ile szkoleń jest realizowanych w danym okresie i jak dobrze pracownicy sobie z nimi radzą. Następnie pamiętaj, że dopiero rozpoczęli nową pracę i mają wiele rzeczy do nauczenia się jednocześnie. Czy dajesz im wystarczająco dużo czasu na dokładne przejrzenie informacji i ich pełne przyswojenie? 

Jeśli występuje problem z nieukończonymi szkoleniami, sprawdź, czy program wdrażania w ogóle przewiduje na nie wystarczająco dużo czasu. Czy uczestnicy mają kilka niezakłóconych godzin na ukończenie modułów online i przejrzenie podręczników, czy oczekuje się od nich nauki przez cały wieczór po już męczącym dniu?

Aby śledzić wskaźnik ukończenia szkoleń i usprawnić cały proces szkoleniowy, możesz skorzystać z oprogramowania szkoleniowego, jeśli jeszcze go nie masz.

6. Wskaźnik zaangażowania

Zaangażowanie pracowników może być wyzwaniem dla pracodawców na każdym etapie rozwoju zespołu, ale jest szczególnie ważne w przypadku nowych pracowników. 

Liczba pracowników aktywnie zaangażowanych w kulturę firmy w porównaniu z liczbą pracowników wyłączonych z pracy i tylko obserwujących zegar ma ogromne znaczenie dla sukcesu organizacji.

Jednym z kompleksowych wskaźników służących do oceny tego obszaru jest wskaźnik rekomendacji netto pracowników (eNPS). Podczas przeprowadzania ankiet poproś pracowników o ocenę prawdopodobieństwa, że poleciliby pracę w Twojej firmie przyjacielowi lub współpracownikowi. 

Obliczenie eNPS to odsetek pracowników, którzy oceniają Cię wysoko, pomniejszony o odsetek tych, którzy oceniają Cię nisko w skali. Twój wskaźnik NPS pracowników może pomóc mierzyć jakość doświadczeń związanych z wdrożeniem nowych pracowników, które starasz się zapewnić, a także ogólne zadowolenie pracowników.

7. Rozmowy zatrzymujące pracowników

Myślimy o rozmowach końcowych jako o narzędziu pozwalającym zdobyć wiedzę, zanim ktoś odejdzie z firmy, ale rozmowy zatrzymujące pracowników koncentrują się na tym, dlaczego Twoi pracownicy przychodzą do pracy każdego dnia. 

Skontaktuj się z nowymi pracownikami, gdy będą już mieli czas, by się zaaklimatyzować, i zapytaj o proces wdrożenia oraz o to, jak ogólnie się czują. Co sprawdziło się dobrze? Co przebiegło zbyt szybko lub zbyt wolno? Czy pominięto jakieś działania orientacyjne? Czy czują, że potrzebują więcej szkoleń w kluczowych obszarach?

Rozmowy zatrzymujące pracowników mogą zdziałać cuda w zakresie ich utrzymania, zwłaszcza gdy są przeprowadzane regularnie. Pokazują pracownikom, że zależy Ci na nich i na ich przyszłym rozwoju. Co ważniejsze, pokazują, że chcesz szybko rozwiązywać problemy, zanim wymkną się spod kontroli. 

Nie wahaj się zadawać pytań i dokładniej analizować odpowiedzi pracownika. Gdy zyskają zaufanie, że jest to naprawdę otwarte forum komunikacji, będą skłonni udzielić Ci odpowiedzi, które musisz usłyszeć.

Dowiedz się więcej o rozmowach zatrzymujących pracowników i o tym, jakie pytania możesz zadawać. 

8. Koszty wdrożenia

Śledzenie kosztów programu wdrożeniowego może również pomóc Ci monitorować jego skuteczność. Analizując koszty wdrożenia (w tym wydatki bezpośrednie i pośrednie), możesz ocenić, czy proces wdrożenia zapewnia wysoki zwrot z inwestycji (ROI) z wdrożenia.

Oto różne koszty wdrożenia, które należy wziąć pod uwagę:

• Materiały wdrożeniowe i szkoleniowe, takie jak koszty licencji na oprogramowanie wdrożeniowe i zestawy materiałów orientacyjnych.
• Koszty szkoleń, w tym formalnych sesji szkoleniowych, certyfikacji lub zewnętrznych kursów szkoleniowych.
• Liczba godzin poświęconych na szkolenia przez menedżerów i innych członków zespołu. Pamiętaj, że czas nie jest darmowy, zwłaszcza w środowiskach pracy, w których godziny są rozliczane z klientami.
• Koszty utraconej produktywności. Podobnie jak w przypadku powyższego punktu, nastąpi tymczasowy spadek produktywności, gdy nowi pracownicy będą poznawać swoje obowiązki i będą potrzebować pomocy innych, aby osiągnąć pełną wydajność.

Po przeanalizowaniu tych kosztów będziesz mieć lepsze rozeznanie, czy Twoja strategia wdrożeniowa wymaga optymalizacji, na przykład poprzez przesunięcie kosztownych elementów (takich jak zewnętrzne kursy szkoleniowe) na późniejszy termin, gdy nowi pracownicy nie będą już tak przytłoczeni nowymi zadaniami. Takie podejście może pomóc ograniczyć początkowe koszty do czasu ustalenia, czy nowy pracownik pozostanie w firmie na dłużej.

Co najważniejsze? Zaangażuj się

Istnieje wiele różnych sposobów mierzenia sukcesu wdrożenia, jednak najważniejsze jest to, aby przynajmniej na pewnym poziomie zwracać uwagę na powodzenie programu wdrożeniowego.

To, co działa, można przełożyć na proces wdrażania niezależnych wykonawców i pracowników zdalnych.

Chociaż istnieją najlepsze praktyki dotyczące wdrażania, które pozostaną niezmienne, nasz proces wdrożeniowy nigdy nie powinien działać na zasadzie „ustaw i zapomnij”. Takie podejście jest równoznaczne z pozwoleniem, aby firma popadła w stagnację, i założeniem, że za 5 lat sprzedaż będzie równie wysoka, mimo całkowitego braku wzrostu i rozwoju.

Zwracaj szczególną uwagę na skuteczność działań wdrożeniowych i obserwuj ich wpływ na sukces nowych pracowników oraz całej organizacji. 

Więcej informacji znajdziesz w naszych materiałach na temat automatyzacji procesu wdrożenia oraz personalizacji wdrażania pracowników.