Analiza danych HR: jak skutecznie wykorzystywać dane HR

Jak zbierać dane

Najpierw omówmy podstawy. Nie będę poświęcać temu zbyt wiele czasu, poza stwierdzeniem, że wybierając oprogramowanie HR z funkcjami raportowania, należy mieć na uwadze raportowanie. Analiza danych HR jest skuteczniejsza dzięki rozbudowanym funkcjom systemu HRMS, które umożliwiają obsługę dużych ilości informacji.

Poszukuj oprogramowania HR z konfigurowalnym raportowaniem, analizą danych w czasie rzeczywistym oraz opartymi na danych wnioskami, które usprawniają podejmowanie decyzji. Weź również pod uwagę zaawansowaną analizę predykcyjną, porównywanie wyników ze standardami branżowymi oraz integrację z zewnętrznymi narzędziami analityki biznesowej, aby uzyskać bardziej pogłębione wnioski.

Korzystanie z chmurowego oprogramowania HR może również uprościć analizę danych HR poprzez centralizację wszystkich istotnych informacji na jednej platformie dostępnej z dowolnego miejsca (to jedna z wielu zalet chmurowego oprogramowania HR).

Przedstawianie danych w znaczący sposób

Możemy gromadzić ogromne ilości danych, ale zacznijmy od najbardziej podstawowego wskaźnika — liczby pracowników. Podawanie miesięcznej liczby osób w organizacji jest przydatne.

428

Ale być może bardziej istotne będzie pokazanie, czy liczba ta wzrosła, czy spadła w porównaniu z poprzednim miesiącem/kwartałem/rokiem:

382, 418, 420, 428….

Ale chwileczkę, wykres byłby tu lepszy, prawda?

Na najbardziej podstawowym poziomie widzimy więc linię trendu wskazującą, że liczba pracowników rośnie.

Mamy kilka miesięcy, w których liczba ta rosła szybciej, oraz jeden, w którym się zmniejszyła.  

Dlaczego?

Dodajmy miesięczną liczbę osób rozpoczynających i kończących pracę — dzięki temu uzyskamy pełniejszy obraz.

Widzimy więc szczyt, ale porównywanie wartości 15 i 400 na tej samej osi nie jest czytelne, więc ponownie wprowadźmy zmiany.

Zmieniając dane dotyczące osób rozpoczynających i kończących pracę na wykres słupkowy, porównując je obok siebie dla każdego miesiąca i przenosząc je na prawą oś, sprawiliśmy, że wykres jest wizualnie prosty do zrozumienia.

Liczba pracowników rośnie, ale zatrudnianie było nieregularne z miesiąca na miesiąc, a wrzesień i maj były wyjątkami. Czy możemy wyjaśnić to w naszym opisie?

Musimy również wyraźniej zaznaczyć, że nasz wykres ma 2 osie pionowe, a także doprecyzować tytuł.

Co jeszcze możemy zobaczyć na tym wykresie lub co jeszcze musimy zobaczyć? Wygląda na to, że w ostatnich miesiącach odeszło więcej osób, ale firma również się rozwijała, więc być może można się tego spodziewać. Jeśli dodamy do wykresu wskaźnik rotacji, uzyskamy pełniejszy obraz.

Aha! Teraz stworzyliśmy bogaty zbiór danych pracowników dotyczących tej grupy osób i pokazaliśmy na jednym wykresie, że zatrudnianie jest nieregularne, liczba pracowników rośnie, rotacja wzrasta, a liczba osób odchodzących się zwiększa.

Przy użyciu ograniczonej ilości tekstu możemy „porozmawiać” z interesariuszami o tym, co dzieje się w organizacji, i miejmy nadzieję skłonić ich do podjęcia działań.

To dobry przykład tego, jak, tworząc podstawowe zestawy danych (liczba pracowników, zatrudnienia, odejścia, rotacja), o których mówiliśmy wcześniej, możemy pokazywać trendy i przeprowadzać podstawowe analizy przy użyciu prostych narzędzi (tutaj można pobrać te arkusze).

Analizując swoje dane w ich najprostszej formie i zadając sobie pytanie „Jaką historię próbuję tu opowiedzieć?”, możesz opracowywać wskazówki dla siebie, eksperymentować z układem wykresów i tworzyć komunikaty o dużej sile oddziaływania wizualnego dla swoich interesariuszy.

Wizualizacja danych jest niezbędną częścią analizy danych HR. Nowoczesne rozwiązania programowe HR często są wyposażone we wbudowane pulpity analityczne, które mogą ułatwić to zadanie.

Możesz nawet poeksperymentować z narzędziami takimi jak ChatGPT, aby pomogły Ci w analizie. Jeśli na przykład weźmiemy powyższy wykres i po prostu opiszemy to, co widzimy, możemy poprosić ChatGPT o zwięzłe przedstawienie tych informacji.

„Liczba pracowników wzrosła z 320 do 428 w ciągu ostatnich 12 miesięcy, 2 miesiące (wrzesień i październik) charakteryzowały się największą liczbą zatrudnień — odpowiednio 63 i 28, w listopadzie odnotowano największą liczbę odejść — 20, a rotacja wzrosła w ciągu roku z 27% do 36%”

Jak widać, szybko wprowadzając najważniejsze informacje do narzędzia takiego jak ChatGPT, możesz wygenerować zwięzłą wersję swojego komentarza w krótszym czasie, niż zajęłoby Ci samodzielne przepisanie go, a Twoi interesariusze będą pod wrażeniem (pomocne mogą być także wskazówki dotyczące ChatGPT dla działów HR).

Skoro już o tym mowa, poświęćmy chwilę na zastanowienie się nad naszymi interesariuszami i nieco bardziej rozbudujmy ten przykład.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tworzenie person dla danych

Jeśli będziemy kontynuować powyższy przykład, jakie dodatkowe dane możemy dodać, aby wyjaśnić, co się dzieje?

Oczywistym przykładem byłby rodzaj, lokalizacja i dane demograficzne dotyczące stanowisk, na które prowadzono rekrutację, szczególnie w okresach gwałtownego wzrostu (np. czy może to być coroczny nabór absolwentów?).

Innym oczywistym obszarem jest to, kto odchodzi (stanowiska, lokalizacja, dane demograficzne), jakie są powody tych odejść, czy zmieniały się one z biegiem czasu oraz czy są zgodne z tym, co ludzie słyszą bezpośrednio w organizacji? 

Na przykład wynagrodzenie jest często wskazywane jako motywacja do odejścia, ale mierzenie tego za pomocą danych o osobach odchodzących jest wskaźnikiem opóźnionym (tj. pojawiającym się długo po zdarzeniu), ponieważ pracownicy zdążyli już poszukać innego stanowiska, znaleźć je, złożyć wypowiedzenie i przepracować okres wypowiedzenia.

Jeśli więc widzisz podkreślone wskaźniki opóźnione, musimy znaleźć sposoby na uzyskiwanie danych w czasie rzeczywistym za pośrednictwem metod słuchania pracowników.

Teraz zaczyna się robić nieco głębiej i bardziej skomplikowanie, dlatego musimy dokładnie przemyśleć nie tylko dane, ale także rozmowę, którą próbujemy zainicjować, oraz naszych odbiorców — i właśnie tutaj przydaje się korzystanie z wewnętrznych person.

Persony są często wykorzystywane przez zespoły marketingowe do przedstawienia obrazu docelowych klientów podczas tworzenia kampanii marketingowych. Stają się one dość skomplikowane, ale tutaj zastosujemy je w prosty sposób.

Przedstawię kilka przykładów person, które sprawdziły się u mnie w przeszłości, założenia, jakie można przyjąć na temat danej grupy, a następnie dane, które prawdopodobnie będą chciały otrzymywać, oraz sposób ich przekazywania.

Przykłady wewnętrznych person

Persona zespołu kadry kierowniczej

Ta grupa ma ograniczoną ilość czasu i musi rozumieć długoterminowy wpływ tego, co mówią nam dane dotyczące pracowników, na kondycję organizacji i postępy w realizacji kluczowych celów strategicznych.

Jej członkowie zarządzają również zespołem lub funkcją, dlatego potrzebują także dużej ilości szczegółowych informacji na ten temat.

Charakterystyka	Dostosowanie
Zajęci	- Nie polegaj na danych służących wyłącznie własnym celom, umieść je w prezentacji i wyślij ją wraz z późniejszym kontaktem. Poświęć czas na przedstawienie komentarza i wyjaśnienie informacji - Przedstawiaj informacje zwięźle, upewniając się, że wszystko, co uwzględniasz, jest istotne, i zachowując możliwie krótką formę.
Skupieni na finansach i szerokim, ogólnym obrazie organizacji	- Skup się na wskaźnikach związanych z finansami - W jaki sposób wskaźniki łączą się z szerszymi celami strategicznymi? Np. czy próbujesz się rozwijać? Czy próbujesz zmniejszyć liczbę stanowisk kierowniczych?
Obeznani z danymi i biznesem	- Są przyzwyczajeni do złożonych informacji przedstawionych w odpowiedni sposób, więc poświęć na to więcej czasu
Potrzebują szczegółowego obrazu swojej funkcji	- Szczegółowe przedstawienie ich funkcji, obejmujące zatrudnienia, odejścia, rotację, rozpiętość zarządzania, poziomy hierarchii, różnorodność, uczenie się, zaangażowanie, dane demograficzne i relacje pracownicze - Przekazuj informacje dostosowane do ich funkcji, najlepiej przedstawiając pozostałą część organizacji jako punkt odniesienia

Persona menedżerów

Menedżerowie muszą mieć szeroką wiedzę o organizacji, aby zapewnić im kontekst dotyczący ich zespołów i roli (a więc dużo łatwo dostępnych danych na wysokim poziomie).

Będą wdrażać do firmy nowych pracowników i przeprowadzać rozmowy z potencjalnymi kandydatami, dlatego muszą znać podstawy i nieco więcej — wystarczająco dużo, aby móc zacząć opowiadać pewną historię.

Informacje	Dostosowania
Grupa jest zróżnicowana pod względem lokalizacji, zespołów i poziomu stanowisk	- Potrzebne są solidne dane na wysokim poziomie, łatwo dostępne- Muszą wiedzieć, gdzie znaleźć bardziej szczegółowe dane dotyczące zespołów, lokalizacji itp. - Należy przekazać pewne informacje, ale w przypadku osób poszukujących konkretnych informacji można również polegać na samodzielnym dostępie do danych
Muszą być poinformowani	- Mniejszy nacisk na informowanie ich o tym, co należy zmienić na poziomie organizacji, ale nadal trzeba przekazywać im informacje pozwalające na wyciąganie własnych wniosków
Muszą prowadzić rozmowy rekrutacyjne i wdrażać pracowników	- Muszą wiedzieć, kim jesteśmy — ciekawostki na temat organizacji, np. dane demograficzne (zob. poniżej)

Persona pracowników

Podobnie jak menedżerowie potrzebują szerokiego przeglądu informacji, ale prawdopodobnie z mniejszą ilością szczegółów.

Informacje	Dostosowania
Grupa jest zróżnicowana pod względem lokalizacji, zespołów i poziomu stanowisk.	- Potrzebne są solidne dane na wysokim poziomie, łatwo dostępne  - Należy przekazać pewne informacje, ale w przypadku osób poszukujących konkretnych informacji można również polegać na samodzielnym dostępie do danych
Muszą prowadzić rozmowy rekrutacyjne i wdrażać pracowników.	Muszą wiedzieć, kim jesteśmy — ciekawostki na temat organizacji

Persony działu zasobów ludzkich

Twój zespół HR potrzebuje innych informacji niż pracownicy i menedżerowie, ponieważ opracowuje strategie i przedstawia sytuację w formie spójnej historii.

Na przykład firma może chcieć znać średnią liczbę aplikacji na jedno stanowisko lub łączną liczbę aplikacji w danym miesiącu, ale zespół pozyskiwania talentów będzie potrzebować tych danych w podziale na poszczególne stanowiska, a także informacji o nieukończonych aplikacjach i wejściach na stronę kariery, aby skutecznie zarządzać lejkiem kandydatów.

Następnie mogą analizować takie kwestie jak ogólna skuteczność marketingu rekrutacyjnego lub konkretne opisy stanowisk, aby sprawdzić, czy należy wprowadzić jakieś zmiany.

Informacje	Dostosowanie
Liderzy i analitycy HR	- Potrzebują dostępu do odpowiednich danych, aby móc wyciągać wnioski i opracowywać spostrzeżenia
Partnerzy biznesowi HR	- Potrzebują dostępu do danych związanych z ich rolą/grupą klientów

Przekonałem się, że tworzenie person jest niezwykle pomocne w jasnym określeniu, dlaczego udostępniamy konkretne dane i jaki jest ich cel.

Powyższe cztery proste przykłady person pokazują, że na podstawie tego samego podstawowego zestawu danych możemy udostępniać te same dane wraz z odpowiednim komentarzem, wezwaniami do działania i różnymi poziomami szczegółowości.

Korzystając z naszego wcześniejszego przykładu dotyczącego odejść pracowników, zatrudnień, osób odchodzących i liczby pracowników, można stwierdzić, że informacje te będą najbardziej przydatne dla zespołu zarządzającego najwyższego szczebla (zarówno w skali całej firmy, jak i w odniesieniu do poszczególnych funkcji), menedżerów (w skali całej firmy, ale należy wskazać im, gdzie mogą samodzielnie uzyskać dane dotyczące swoich zespołów, jeśli ma to zastosowanie) oraz HR (dostęp do samodzielnego uzyskiwania danych według rodzaju roli). 

Wykorzystując persony w ten sposób, uzyskujesz z nich rzeczywistą wartość, a także oszczędzasz dużo czasu i wysiłku.

Jeśli weźmiesz 40 KPI, które analizowaliśmy wcześniej, możesz przypisać je do person — oto krótki przykład z części artykułu dotyczącej wskaźników rekrutacyjnych:

Nazwa KPI	EMT	Menedżerowie	Pracownicy	HR
Ile osób zatrudniacie i w jakiej lokalizacji/dziale kierownictwa?	Tak, dla całej firmy i funkcji Tak, dla konkretnej organizacji, którą kierują, oraz wszelkich dodatkowych informacji, jeśli są dostępne	Tak, dla całej firmy i funkcji	Tak, dla całej firmy	Pozyskiwanie talentów: wszystkie szczegóły Partnerzy biznesowi: wszystkie szczegóły dotyczące ich funkcji Pozostali: Tak, dla całej firmy i funkcji
Ile czasu zajmuje wam zatrudnienie kogoś na określone stanowiska?	Tak, dla stanowisk istotnych z punktu widzenia celów strategicznych organizacji Tak, dla liczby na wysokim poziomie	Nie, ale należy zapewnić samodzielny dostęp do danych	Nie	Tak, dla partnerów biznesowych i zespołu pozyskiwania talentów

W ten sposób tworzysz prostą bazę danych pokazującą, kto czego potrzebuje i dlaczego. Warto również zachować metodę obliczeń, źródło danych, wizualizację oraz proces bazowy/audytowy dla każdego z tych elementów, aby wszystkie informacje znajdowały się w jednym, łatwo dostępnym miejscu.

Trochę zabawy

Chcę przedstawić tutaj jeszcze jeden przykład, który jest istotny dla wszystkich Twoich firm, a także dla osób spoza nich — jak przedstawiać dane demograficzne naszej firmy? 

Opowiadając historię firmy, zawsze uważałem, że najbardziej interesujące dla ludzi jest to, „kim jesteśmy”, a najbardziej zapadającym w pamięć faktem, z jakim się spotkałem, była liczba narodowości reprezentowanych w firmie.

Posłużmy się więc kilkoma prostymi przykładami.

• Płeć
• Obywatelstwo
• Wiek
• Staż pracy

Załóżmy, że mamy dane na ten temat (wszystkie przedstawione tutaj dane są oczywiście fikcyjne).

• Płeć. 45% mężczyzn, 55% kobiet
• Obywatelstwo. (łącznie 13) 3 najliczniejsze grupy: brytyjskie 59%, francuskie 12%, włoskie 8%
• Wiek. (średnia 34 lata): <30 42%, 31–40 28%, 41–50 27%, 51+3%
• Staż pracy. <1 roku 26%, 1–2 lata 24%, 2–3 lata 22%, 3–4 lata 12% 4–5 lat 6%, 5+ 10%

Wszystko jasne, ale niezbyt angażujące, prawda?

Korzystając z 4 wykresów utworzonych w Arkuszach Google lub Slidesgo (oba narzędzia są bezpłatne), w ciągu kilku minut możesz zamienić listę liczb w coś angażującego, co opowiada historię Twojej organizacji.

Tego typu wizualizacje można wykorzystać w odniesieniu do innej grupy odbiorców — osób spoza firmy — oraz opublikować na swojej stronie internetowej i innych kanałach zewnętrznych, aby zaprezentować organizację szerszemu gronu odbiorców.

Można ich również używać wewnętrznie i dzielić według kraju/funkcji/działu, aby dostarczać szczegółowych informacji wewnątrz organizacji.

Przygotowanie w ten sposób grafik i wykresów jest łatwe i nie wymaga dużego doświadczenia. Wystarczy poeksperymentować, a w internecie można znaleźć setki bezpłatnych filmów na YouTube lub demonstracji pokazujących, jak to zrobić.

Wykorzystanie w ten sposób możliwości systemów informacji o zasobach ludzkich do analizy danych może usprawnić podejmowanie decyzji i planowanie strategiczne.

Wykorzystanie danych w ten sposób zaangażuje odbiorców i dostarczy informacji zwrotnych potrzebnych do podjęcia kolejnych działań.

More Articles

• 17 najlepszych certyfikatów z analityki HR 2026

Wskaźniki HR i sztuczna inteligencja

Sztuczna inteligencja (AI) pomaga interpretować wskaźniki HR, wykrywając wzorce lub trendy szybciej niż ludzie. Na przykład AI może przewidzieć, czy pracownik może odejść z firmy, lub zasugerować sposoby usprawnienia procesów rekrutacyjnych. Dzięki wykorzystaniu AI zespoły HR mogą podejmować lepsze decyzje, które poprawiają satysfakcję pracowników i wyniki firmy.

Oto kilka przykładów wykorzystania AI w analityce HR:

• Przewidywanie rotacji pracowników: AI może analizować wzorce zachowań pracowników, takie jak oceny zadowolenia z pracy lub absencja, aby przewidzieć, kto może odejść z firmy.
• Usprawnianie rekrutacji: narzędzia AI mogą szybko przeglądać życiorysy, szeregując kandydatów na podstawie kwalifikacji, dzięki czemu proces zatrudniania staje się szybszy i dokładniejszy.
• Analiza zaangażowania pracowników: AI może analizować ankiety, wiadomości e-mail lub dane z czatów, aby wykrywać nastroje pracowników i dostarczać wskazówek dotyczących poprawy atmosfery w miejscu pracy.
• Śledzenie wyników pracy: AI może monitorować wskaźniki wyników, takie jak odsetek ukończonych projektów, aby wyróżniać najlepszych pracowników i identyfikować osoby, które mogą potrzebować wsparcia.
• Informacje na temat różnorodności i inkluzji: AI może pomagać zespołom HR analizować trendy dotyczące zatrudniania i awansów, aby upewnić się, że cele związane z różnorodnością są realizowane, a stronniczość ograniczona do minimum.
• Zalecenia dotyczące uczenia się i rozwoju: AI może sugerować spersonalizowane programy szkoleniowe dla pracowników na podstawie ich umiejętności i celów zawodowych.
• Prognozowanie absencji: AI może przewidywać wzorce absencji pracowników i sugerować rozwiązania ograniczające problemy związane z nieobecnościami.
• Analiza wynagrodzeń: AI może pomagać zespołom HR analizować struktury wynagrodzeń, aby zapewnić ich sprawiedliwość i konkurencyjność rynkową.

Wiele systemów HR dla dużych przedsiębiorstw wykorzystuje analitykę opartą na AI, aby wydobywać z danych HR praktyczne informacje.

Najważniejsze wnioski

W obu artykułach omówiliśmy więc, jak:

• skutecznie kontrolować i rejestrować nasze dane
• wykorzystywać persony, aby określić, kto powinien zobaczyć poszczególne informacje
• przekształcać liczby i wykorzystywać proste lub bardziej zaawansowane reprezentacje wizualne, aby upraszczać nasze dane
• wypróbowywać nowe rozwiązania w zakresie wizualizacji, aby zwiększać ich atrakcyjność, w tym korzystać z bezpłatnych zasobów internetowych
• identyfikować określone kluczowe informacje, które większość lub wszyscy odbiorcy powinni zobaczyć, nawet jeśli są przedstawione w nieco inny sposób
• identyfikować podstawowe trendy w kluczowych danych.

Jesteś teraz w bardzo dobrym miejscu, aby zacząć zachowywać spójność w przekazie kierowanym do odbiorców. Gdy dojdziesz do momentu, w którym będziesz w stanie:

• Oblicz większość z 40 kluczowych wskaźników
• Przedstaw wskaźniki dotyczące rotacji, liczby pracowników, nowo zatrudnionych i odchodzących w formie wizualizacji oraz podziel je według każdej istotnej grupy
• Przedstaw wizualnie kluczowe dane demograficzne dla każdej persony
• Regularnie udostępniaj te informacje (co miesiąc lub co kwartał, w zależności od potrzeb)
• Zbuduj interaktywną bazę danych HR/arkusz kalkulacyjny zawierający wskaźniki, ich metodologię oraz informacje o tym, komu są udostępniane.

Opowiadasz swojej firmie interesującą historię i kierujesz do każdej persony inny zestaw pytań, na które może ona przekazać Ci informacje zwrotne.

Nawet jeśli masz złożone problemy i pytania, właściwym podejściem jest rozpoczęcie od podstaw i stopniowe budowanie na tym fundamencie. Z miesiąca na miesiąc możesz dodawać nowe dane i wykresy, aby opowiadać coraz bogatszą historię.

Te same zasady mają zastosowanie, jeśli masz wiele narzędzi i systemów generujących dla Ciebie raporty; poświęć czas na upewnienie się, że obliczenia są spójne i zrozumiałe, a podstawowe informacje są konsekwentnie udostępniane właściwym personom.

Najważniejszy wniosek jest taki, że gdy zobowiążesz się do rozpoczęcia pracy ze wskaźnikami i analizą, możesz szybko osiągnąć wiele bez bycia ekspertem w dziedzinie danych, a jednocześnie zyskasz podstawę do bardziej zaawansowanej analityki pracowników w przyszłości.

Narzędzia już istnieją — musisz tylko połączyć swoją wiedzę merytoryczną o tym, czym są dane, ze zmysłem biznesowym, aby dowiedzieć się, jak mogą Ci pomóc.

Pomoże Ci to znaleźć właściwy sposób udostępniania informacji w możliwie najbardziej przystępnej formie, a niewątpliwie będziesz się przy tym dobrze bawić i z pewnością dowiesz się więcej o swojej firmie.

Dalsza lektura, która pomoże Ci w Twojej podróży przez dane:

• Czym jest analityka pracowników: przewodnik wprowadzający
• Najlepsze konferencje poświęcone analityce pracowników
• 29 wskaźników KPI dla HR, które pomogą Ci osiągnąć cele strategiczne
• Wskaźniki, które należy śledzić, aby usprawnić strategię zarządzania talentami
• 15 najlepszych certyfikatów z analityki HR
• 10 najlepszych programów do analityki pracowników na potrzeby analizy siły roboczej
• Wykorzystanie potencjału pulpitów HR: najważniejsze wskaźniki analityki pracowników do śledzenia
• 10 najlepszych programów do analityki HR na potrzeby użytecznych danych dotyczących siły roboczej
• 10 najlepszych programów do analityki biznesowej