Czym jest monitoring pracowników?

Czym jest monitorowanie pracowników?

Monitorowanie pracowników może obejmować każdy proces związany z gromadzeniem informacji o aktywności pracowników.

Aktywność może obejmować wszystko, co wykonuje pracownik. Na przykład:

• Ruch internetowy (odwiedzane strony internetowe, aktywność w serwisach społecznościowych)
• Geolokalizacja (dane dotyczące pozycji GPS)
• Dane dotyczące zdrowia (badania lekarskie, urządzenia do monitorowania aktywności fizycznej)
• Korzystanie z aplikacji (z jakich aplikacji pracownik korzysta i jak długo)

Jakie są rodzaje monitorowania pracowników?

Chociaż technologia otworzyła przed nami ogromny zakres możliwości i cen, wszystkie metody mają trzy podstawowe elementy:

1 - Obserwowanie (najczęściej z monitorowaniem w czasie rzeczywistym i integracjami z oprogramowaniem innych firm)

2 - Raportowanie (w tym powiadomienia push i e-mail lub niestandardowe raporty)

3 - Zapewnienie ciągłości dwóch poprzednich etapów.

Monitorowanie internetu (stron internetowych, poczty e-mail i mediów społecznościowych)

Internet jest obecnie głównym obszarem monitorowania pracowników. Raporty mogą obejmować wszystko — od historii przeglądarki po karty ewidencji czasu pracy pokazujące, ile czasu spędza się w mediach społecznościowych.

Poczta e-mail powoli staje się przestarzałym narzędziem komunikacji ze względu na to, jak nieproduktywna i nieefektywna jest w porównaniu z nowszymi narzędziami komunikacyjnymi. 

Nadal jednak jest używana, a wiele organizacji polega na oprogramowaniu do monitorowania poczty e-mail pracowników, aby ją monitorować. Dane gromadzone z wiadomości e-mail pracowników zazwyczaj obejmują treść, temat i odbiorców wiadomości.

Nadzór nad systemem operacyjnym

Większość oprogramowania do monitorowania pracowników rejestruje aktywność na komputerze pracownika, w tym programy uruchamiane przez użytkownika oraz czas ich używania. Często rejestrowany jest również czas bezczynności komputera.

Niektóre programy monitorujące mogą także tworzyć film poklatkowy przy użyciu zdjęć wykonanych kamerą internetową lub automatycznie robić zrzuty ekranu.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Monitorowanie komputera za pomocą rejestratorów klawiszy

Rejestrowanie klawiszy, czyli rejestrowanie naciśnięć klawiszy, to metoda zapisująca wszystko, co wpisuje użytkownik, która może również wykonywać zrzuty ekranu.

Ta metoda wiąże się z istotnym ryzykiem dotyczącym prywatności pracowników i naruszeń bezpieczeństwa danych. Wynika to z faktu, że niemal całe używane obecnie oprogramowanie monitorujące jest hostowane online — przy zastosowaniu tej metody wszystko, od numerów kart kredytowych po tajemnice handlowe, zostanie przechwycone i przesłane przez sieć.

Organizacje, które muszą przechowywać dane monitorowania we własnej infrastrukturze, mogą zamiast tego korzystać z lokalnego oprogramowania do monitorowania pracowników.

Monitorowanie rozmów telefonicznych i czatów

Niektóre programy monitorujące umożliwiają nagrywanie rozmów telefonicznych i monitorowanie komunikatorów internetowych w godzinach pracy, aby później pobrać dane do analizy.

Śledzenie lokalizacji

Firmy mogą korzystać ze śledzenia GPS, aby śledzić samochody oraz lokalizować laptopy i urządzenia mobilne w czasie pracy pracownika.

Monitoring wideo

Wiele firm integruje nagrania z kamer wideo, aby monitorować obecność i działania pracowników w czasie pracy.

Zalety monitorowania pracowników w środowisku opartym na wysokim poziomie zaufania

Istnieje kilka kluczowych korzyści z oprogramowania do monitorowania pracowników:

• Możesz wykorzystać zebrane dane, aby pomóc pracownikom, którzy mają trudności z wykonywaniem swoich obowiązków, oraz zdecydować, jaki rodzaj szkoleń jest potrzebny poszczególnym zespołom.
• To również doskonała okazja do przekazywania informacji zwrotnych i rozmowy o tym, jak każdy pracownik może rozwijać swoje umiejętności oraz planować karierę, aby jak najlepiej je wykorzystywać.
• Możesz także korzystać z raportów, aby wyznaczać bardziej realistyczne cele i oczekiwania wobec zespołów, pomagając im doskonalić się poprzez osiąganie kolejnych kamieni milowych.
• Prowadzenie otwartych rozmów na temat danych pokazuje, że zależy Ci na pracownikach, oraz zwiększa zaangażowanie i zadowolenie zespołu.

Kwestie, które należy rozważyć przy wdrażaniu monitorowania pracowników

Poniższe zagrożenia związane z monitorowaniem pracowników należy ograniczyć za pomocą starannie opracowanej polityki monitorowania.

Prywatność

Posiadanie systemu monitorowania pracowników otwiera drogę do wielu obaw dotyczących prywatności. 

Istnieje wysokie ryzyko ujawnienia danych firmowych lub osobowych w wyniku incydentu z zakresu cyberbezpieczeństwa albo działania złośliwego oprogramowania, takiego jak koń trojański czy wirus komputerowy.

Niestety żadne rozwiązanie nie może zagwarantować, że zebrane dane będą w 100% bezpieczne.

Zaangażowanie pracowników

Jeśli nie ufasz swoim pracownikom, dlaczego oni mieliby ufać Tobie?

I dlaczego mieliby dbać o swoją pracę, jeśli nie ufają firmie, dla której pracują?

Dlatego tak ważne jest, aby zastanowić się, jak poruszyć ten temat z pracownikami, żeby nie wpłynąć negatywnie na ich morale.

Wzrost poziomu stresu

Niektórzy ludzie, gdy otrzymują władzę, mają naturalną skłonność do wywierania wpływu i sprawowania kontroli nad innymi.

Kiedy mają do dyspozycji narzędzia do monitorowania pracowników i inne aplikacje HR, znacznie łatwiej jest im zacząć nadużywać swojej pozycji wobec pracowników.

Ponadto, gdy ludzie wiedzą, że firma, dla której pracują, ich szpieguje, wzrasta ich poziom stresu, a ryzyko wypalenia zawodowego jest większe.

Kwestie prawne 

Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM), którego celem jest tworzenie lepszych miejsc pracy, przed skonfigurowaniem programu monitorowania miejsca pracy należy zasięgnąć porady prawnej. 

Na przykład w USA trzeba przestrzegać przepisów federalnych i stanowych, a każdy przypadek jest inny.

Podczas monitorowania rozmów telefonicznych trzeba również przestrzegać ustawy o prywatności komunikacji elektronicznej (ECPA).

W UE obowiązuje prawo do prywatności w pracy. Pracodawcy muszą poprosić pracownika o zgodę na gromadzenie danych osobowych oraz poinformować go, w jaki sposób i dlaczego są one zbierane.

Należy również przestrzegać określonych przepisów dotyczących prywatności. RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zawiera rygorystyczne wymagania dotyczące przechowywania i przekazywania poufnych informacji.

Oto kilka kwestii, które warto rozważyć:

• Jakich metod monitorowania aktywności mogę używać?
• Kiedy i w jakim miejscu monitorowanie jest dozwolone?
• Czy muszę uzyskać zgodę pracowników, czy wystarczy ich powiadomić?

Jak lider powinien podejść do monitorowania pracowników w swoim zespole

Warto poświęcić trochę czasu na zastanowienie się nad rzeczywistymi powodami, które prowadzą Cię do takiego sposobu myślenia, korzystając z poniższych pytań.

• Jakie wymówki znajduję, aby uzasadnić mikrozarządzanie tym pracownikiem? Na przykład: czy uważam, że tylko ja mogę oddać to zadanie?

• Dlaczego nie potrafię dostrzec szerszej perspektywy? Jako lider musisz pozostawić zespołowi zajmowanie się szczegółami i skupić się na szerszej perspektywie. 

• Jak mogę pomóc temu pracownikowi robić postępy? Kiedy ostatnio informował o postępach? Czy miały miejsce jakieś wcześniejsze wydarzenia, które mogły sprawić, że zacząłeś kwestionować jego umiejętności lub mu nie ufać?

• Jak mogę pozytywnie wykorzystywać oprogramowanie do śledzenia aktywności? Czy uważasz, że obecność jest ważniejsza niż wydajność? Jak czułbyś się jako pracownik, gdyby Twoja firma zdecydowała się monitorować Twoje działania? Które metody rozważyłbym, a których nie?

Skuteczne platformy do zarządzania sprawami HR zapewniają, że obawy pracowników dotyczące praktyk monitorowania są rozpatrywane w sposób sprawiedliwy i przejrzysty.

Idealne nastawienie firmy towarzyszące monitorowaniu pracowników

Jeśli chcesz osiągać znakomite rezultaty podczas monitorowania pracowników, zainwestuj zasoby w budowanie kultury organizacyjnej opartej na wysokim poziomie zaufania, w której pracownicy czują, że:

• Są szanowani jako profesjonaliści
• Mają liderów, a nie szefów
• Kultura organizacyjna jest zasadniczo sprawiedliwa
• Obowiązują przemyślane zasady monitorowania.

Jak zbudować środowisko oparte na wysokim poziomie zaufania

Od ponad 30 lat Great Place to Work bada zależność między kulturą opartą na wysokim poziomie zaufania a ogólnym sukcesem firmy. 

W 2016 roku opublikowali dokument „Argumenty biznesowe za kulturą opartą na wysokim poziomie zaufania”, zawierający kluczowy wniosek:

Firmy o kulturze opartej na zaufaniu osiągają lepsze wyniki na giełdzie, mają znacznie niższą rotację pracowników, są bardziej kreatywne, a ich pracownicy są bardziej zaangażowani i produktywni. Wykazują również wyższy poziom satysfakcji klientów.

Ponadto, według GPW, żadna firma bez kultury opartej na wysokim poziomie zaufania nigdy nie trafiła na listę „100 najlepszych firm Fortune, dla których warto pracować”.

W 2020 roku badanie przeprowadzone przez London School of Economics (LSE) wykazało, że „liderzy i menedżerowie będą musieli coraz częściej uczyć się, że zaufanie ma kluczowe znaczenie dla wydajności, zaangażowania, aktywności i utrzymania produktywnych pracowników”.

Doist, firma tworząca oprogramowanie zwiększające produktywność i definiująca przyszłość pracy, ma interesujące podejście do tego wyzwania.

Zaczynają od zatrudniania właściwych osób, szukając łatwych do rozpoznania cech wskazujących, że dana osoba prawdopodobnie zasługuje na zaufanie.

Nie znajdziesz tam żadnych ofert pracy z nierealistycznymi wymaganiami, takimi jak wielozadaniowość i dostępność do pracy przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. 

Proces rekrutacji jest tak przejrzysty, jak to tylko możliwe, a zarówno kandydat, jak i firma często przekazują sobie informacje zwrotne.

Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu kandydata budują zaufanie od pierwszego dnia, organizując specjalny proces wdrożenia, który obejmuje:

• Zaproszenie osoby z zespołu do roli mentora dla nowo zatrudnionej osoby. Dbają również o to, aby zarezerwowała w swoim harmonogramie trochę czasu na dostępność w pierwszym miesiącu i odpowiadanie na wszelkie pytania.

• Częstą komunikację i zawsze szczere informacje zwrotne.

• Zapewnianie nowym pracownikom rzeczywistych możliwości wniesienia wkładu w rozwój firmy od pierwszego dnia.

• Jasne określenie oczekiwanych rezultatów ich pracy oraz wszelkich wskaźników wydajności, które zostaną wykorzystane do jej oceny.

• Tworzenie okazji do swobodnych rozmów, podczas których nowo zatrudnione osoby mogą nawiązywać relacje ze współpracownikami i lepiej się poznawać.

Po kilku tygodniach nadal umacniają zaufanie, dając nowym członkom zespołu autonomię w wykonywaniu pracy.

Jedna z lekcji płynących z tego przykładu mówi, że liderzy muszą opanować sztukę delegowania zadań innym, aby budować zaufanie; powinni zastąpić skłonność do mikrozarządzania umiejętnościami przywódczymi. 

Nie jest to łatwe zadanie, ale przynosi zaskakujący rezultat:

Pracownicy automatycznie odpowiadają na takie nastawienie większą produktywnością, poczuciem odpowiedzialności i motywacją.

Końcowe przemyślenia

Monitorowanie pracowników powinno być stosowane w środowisku opartym na wysokim poziomie zaufania, aby zwiększać pozytywny wpływ na wydajność, efektywność i zaangażowanie pracowników.

Pamiętaj, że najważniejsze jest zbudowanie kultury organizacyjnej opartej na wysokim poziomie zaufania.

Zatrudniaj właściwe osoby, zadbaj o starannie opracowany proces wdrożenia i zapewnij pracownikom autonomię potrzebną do wykonywania pracy.

Kluczowe jest, aby kadra kierownicza koncentrowała się na usuwaniu przeszkód utrudniających przepływ pracy, jednocześnie zwiększając zaangażowanie i motywację pracowników. Monitorowanie pracowników może być doskonałym narzędziem pomagającym osiągnąć ten cel.

Gdy wspólnie zbudujecie kulturę wysokiego zaufania i wdrożycie odpowiednie narzędzia, sukces organizacji będzie naturalną konsekwencją.

W tym celu zapoznaj się z naszym wyborem najlepszego oprogramowania do monitorowania pracowników dostępnego obecnie na rynku.

Powiązany artykuł: Najlepsze oprogramowanie do śledzenia produktywności dla zespołów hybrydowych