Czym jest oprogramowanie do zarządzania zasobami? Kompletny przewodnik

Nowoczesne firmy korzystają z oprogramowania do zarządzania zasobami, aby ograniczyć koszty administracyjne związane z zarządzaniem zasobami. Usprawniają one zarządzanie zasobami, zapewniając lepszy wgląd w posiadane zasoby i umożliwiając optymalizację kosztów napraw i konserwacji.

Co robi oprogramowanie do zarządzania zasobami?

Oprogramowanie do zarządzania zasobami konsoliduje dane o zasobach ze wszystkich działów, dzięki czemu zawsze masz dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, co pozwala podejmować skuteczne decyzje.

Oto kilka przykładów tego, co mogą dla Ciebie zrobić rozwiązania do zarządzania zasobami:

1. Ułatwia podejmowanie skutecznych decyzji

Załóżmy, że kupiłeś dziesięć komputerów o porównywalnym zestawie funkcji. Pięć z tych komputerów pochodzi od innego producenta niż pozostałe pięć.

Wprowadzasz te zasoby do swojego rozwiązania do zarządzania zasobami. Pięć komputerów kupionych od producenta A przestało działać w ciągu kolejnych 18 miesięcy. W tym samym czasie tylko jeden z komputerów kupionych od producenta B przestał działać.

Ponieważ śledziłeś szczegóły dotyczące tych zasobów w swoim systemie, możesz wyświetlić te informacje na pulpicie i zidentyfikować te komputery na liście zasobów, która może obejmować setki innych zasobów. Możesz zdecydować, że w przyszłości będziesz kupować wyłącznie od producenta B, oszczędzając swojej firmie sporo pieniędzy.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Monitoruje koszt posiadania zasobów

Koszt posiadania zasobu zwykle rośnie w miarę jego amortyzacji. Na przykład maszyna może wymagać częstszych napraw po kilku latach użytkowania. W niektórych przypadkach wymiana zasobu ma większy sens niż wielokrotne naprawianie tego samego zasobu.

Potrzebujesz jednak dokładnej historii napraw i danych dotyczących konserwacji, aby zdecydować, czy należy wymienić zasób. Aby podejmować świadome decyzje dotyczące wymiany lub utrzymania zasobów, rozważ skorzystanie z narzędzi takich jak systemy zarządzania podatkami firmowymi do analizy pełnego kosztu posiadania i potencjalnych korzyści podatkowych.

Jeśli całkowity koszt posiadania zasobu (tj. koszty napraw, konserwacji i eksploatacji) przekracza korzyści ekonomiczne, jakie zapewnia on firmie, nadszedł czas na wymianę zasobu.

3. Łatwy dostęp do danych o zasobach

Dane o zasobach są potrzebne do monitorowania ich wydajności, podejmowania decyzji o naprawie lub wymianie oraz zrozumienia konsekwencji podatkowych związanych z amortyzacją zasobów, a także do wielu innych celów.

Korzystając z systemu zarządzania zasobami, możesz szybciej przeglądać dane o zasobach. Możesz wyszukiwać dane na podstawie różnych parametrów, takich jak lokalizacja zasobu, jego typ, gwarancja lub historia napraw.

Dostęp do tych informacji może zaoszczędzić mnóstwo czasu, który w przeciwnym razie trzeba byłoby poświęcić na przeglądanie arkuszy kalkulacyjnych.

4. Zapewnia zgodność z wymogami IRS i FASB

IRS wymaga od firm prowadzenia dokumentacji umożliwiającej weryfikację określonych informacji dotyczących aktywów firmy. 

Potrzebujesz dokumentacji zawierającej informacje takie jak cena zakupu, odliczenia z tytułu amortyzacji, wykorzystanie zasobów i inne dane. Przykłady dokumentów, które mogą pomóc potwierdzić te informacje, obejmują faktury zakupu, anulowane czeki i oświadczenia końcowe dotyczące transakcji nieruchomości.

Nowe standardy rachunkowości FASB dotyczące leasingu będą obowiązywać wszystkich do końca 2022 roku. Konieczne będzie dokładniejsze rejestrowanie aktywów leasingowanych. 

Zamiast ręcznie przetwarzać dane i dokumenty dotyczące zasobów, system zarządzania zasobami upraszcza przechowywanie dokumentów i przesyłanie ich w razie potrzeby odpowiednim stronom.

Korzyści z oprogramowania do zarządzania zasobami

Oto korzyści, których możesz oczekiwać po wdrożeniu zaawansowanego rozwiązania do zarządzania zasobami:

1. Oszczędza czas i pieniądze

Główną korzyścią z oprogramowania do zarządzania zasobami jest oszczędność czasu i pieniędzy. Centralizuje ono wszystkie dane potrzebne do monitorowania zasobów i zapewnienia zgodności bez konieczności ręcznego wprowadzania danych, a także stanowi kluczowy element każdej kompleksowej cyfrowej platformy do zarządzania biurem. Zmniejsza to obciążenie administracyjne, uwalnia czas zespołu i pozwala firmie oszczędzać pieniądze.

Dane dotyczące zasobów dostarczają informacji, które pomagają znaleźć możliwości ograniczenia kosztów. Możesz na przykład zauważyć zasoby wykorzystywane w minimalnym stopniu, które wymagają dużych nakładów na utrzymanie. Możesz zdecydować się na sprzedaż tych zasobów i zlecenie na zewnątrz zadań, do których wykorzystywana była maszyna, aby zaoszczędzić pieniądze.

2. Dostęp do rejestrów zasobów w czasie rzeczywistym

Załóżmy, że jesteś producentem. Wiesz, że program konserwacji zapobiegawczej jest niezbędny do ograniczenia awarii maszyn i kosztów napraw zasobów fizycznych. 

Jednak zapewnienie spójności programu może być trudne, gdy masz wiele zasobów. Właśnie tutaj może pomóc system zarządzania zasobami.

Podobnie firma programistyczna może posiadać zasoby takie jak komputery, serwery i zasoby cyfrowe, na przykład licencję na oprogramowanie. System zarządzania zasobami może dostarczyć informacji potrzebnych do monitorowania tych zasobów i pozwolić zaoszczędzić znaczne kwoty.

Na przykład przeciętna firma wydaje dwa razy więcej na zasoby programowe, niż jest to konieczne, z powodu braku wiedzy na temat środowiska oprogramowania firmy.

3. Efektywne zarządzanie cyklem życia zasobów

Zasób ma ograniczony okres użyteczności. Zużycie i eksploatacja mogą sprawić, że obecne zasoby staną się nieefektywne, a nawet bezużyteczne.

Rozwiązania programowe do zarządzania zasobami mogą dostarczać danych historycznych dotyczących cyklu życia danego rodzaju zasobu. Dostęp do tych danych może pomóc oszacować żywotność nowych zasobów, umożliwiając planowanie podatków, kosztów posiadania i wymiany zasobów.

Do śledzenia i monitorowania zasobów takich jak biurka i wyposażenie sal konferencyjnych pomocne może być oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych, które pozwala ustalić, kto, kiedy i jak często korzystał z danego zasobu.

4. Zoptymalizowane programy konserwacji

Konserwacja zapobiegawcza ma kluczowe znaczenie dla wydłużenia okresu użyteczności zasobu i ograniczenia wydatków na naprawy. Oprogramowanie do zarządzania zasobami może dostarczać danych dotyczących konserwacji, dzięki czemu zawsze możesz zwracać uwagę na zasoby, które mogą zbliżać się do końca okresu użyteczności.

Możesz zoptymalizować program konserwacji, zmieniając procedury konserwacyjne dla określonych zasobów na podstawie danych dotyczących konserwacji. Może to pomóc wydłużyć okres użyteczności zasobu. Możesz też zdecydować się na eksploatowanie maszyny aż do awarii.

5. Pomaga audytorom wewnętrznym i zewnętrznym

Audytorzy muszą między innymi zweryfikować istnienie, wartość i lokalizację zasobów. Rejestry zasobów odgrywają kluczową rolę w pomaganiu audytorom zewnętrznym w weryfikacji prawidłowości zasobów wykazanych w sprawozdaniach finansowych.

Ponadto audytorzy wewnętrzni mogą korzystać z rejestrów zasobów, aby upewnić się, że nie doszło do sprzeniewierzenia zasobów oraz że istnieją odpowiednie kontrole wewnętrzne chroniące zasoby firmy.

Rozwiązania programowe do zarządzania zasobami mogą również zawierać funkcję umożliwiającą audytorom wewnętrznym otrzymywanie aktualizacji statusu zasobów, co pozwala im skutecznie je monitorować.

Kluczowe funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami

Najlepsze rozwiązania programowe do zarządzania zasobami mają następujące funkcje:

• Przyjazny dla użytkownika interfejs: Złożony system często niweczy cel jego wdrożenia. Możesz zaoszczędzić pieniądze dzięki ograniczeniu nakładu pracy administracyjnej, ale jeśli system jest skomplikowany, konieczne może być poniesienie dodatkowych kosztów na szkolenie zespołu z jego obsługi. Potrzebujesz systemu, który jest intuicyjny i ma łagodną krzywą uczenia się.
• Obsługa wielu platform: Wybierz system, który działa na wszystkich popularnych systemach operacyjnych, szczególnie jeśli Twój zespół często pracuje w terenie. Aplikacja mobilna pozwala pracownikom aktualizować dane o zasobach na bieżąco, dzięki czemu dane są zawsze aktualne.
• Zarządzanie konserwacją: Twoje narzędzie do zarządzania zasobami powinno mieć wbudowany moduł zarządzania konserwacją lub integrować się z zewnętrznym narzędziem do konserwacji, takim jak skomputeryzowany system zarządzania utrzymaniem ruchu (CMMS). System zarządzania zasobami powinien umożliwiać planowanie konserwacji zasobów, wystawianie zleceń roboczych i śledzenie postępów. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa pozwala również monitorować wydajność zasobów w celu wdrożenia programu konserwacji predykcyjnej. 
• Śledzenie zasobów: Firmy śledzą zasoby za pomocą różnych technologii, takich jak kody kreskowe, śledzenie Bluetooth i RFID. Twój system zarządzania zasobami musi obsługiwać te technologie oraz wymagane przez nie urządzenia, takie jak skanery kodów kreskowych i skanery RFID.
• Raportowanie zasobów w czasie rzeczywistym: Po zebraniu danych musisz je zinterpretować. Rozbudowany arkusz kalkulacyjny może wyglądać onieśmielająco. System zarządzania zasobami upraszcza jednak interpretację, prezentując dane o zasobach w formie wizualnej. Dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz podejmować trafne decyzje szybko.
• Rejestrowanie wydania i zwrotu zasobów: Często z jednego zasobu może potrzebować korzystać wiele działów. Musisz mieć możliwość śledzenia zasobu w miarę jego przemieszczania się między działami, dlatego system powinien oferować funkcję rejestrowania wydania i zwrotu.

Zarządzaj zasobami w nowoczesny sposób

Po co tracić cały ten czas na ręczne wprowadzanie danych do arkusza kalkulacyjnego? Oszczędzaj czas i zapewnij znacznie większą dokładność danych dzięki solidnemu produktowi w postaci oprogramowania do zarządzania zasobami.

Oprócz oszczędności czasu i pieniędzy uzyskasz dostęp do różnych funkcji, które ułatwią podejmowanie trafnych decyzji i usprawnią procesy zarządzania zasobami.

Jeśli chcesz rozpocząć ocenę dostępnych opcji, zalecam zapoznanie się w następnej kolejności z naszym przewodnikiem po cenach oprogramowania do zarządzania zasobami.

Dodatkowe materiały:

• Odłóż pióro! Poznaj 6 korzyści podpisu elektronicznego
• Najlepsze oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem
• Najlepsze oprogramowanie do śledzenia produktywności dla zespołów hybrydowych
• Najlepsze oprogramowanie do zdalnego monitorowania pracowników