Czym jest śledzenie czasu i jakie korzyści może Ci przynieść?
Śledzenie czasu to proces rejestrowania liczby godzin przepracowanych przez pracowników w określonym czasie lub przy konkretnym projekcie.
Jeśli na hasło „śledzenie czasu” wyobrażasz sobie pracowników podbijających sobie nawzajem karty w fabryce, nie jest to jedyna rzecz, na której się tutaj skupimy. Przyjrzymy się bliżej temu, czym jest śledzenie czasu i dlaczego ma kluczowe znaczenie dla właścicieli firm oraz menedżerów HR.
Dlaczego śledzenie czasu jest ważne?
Boże Narodzenie zbliża się wielkimi krokami, a ja staram się kończyć pracę wcześniej przez większość dni. Po zakończeniu pracy napisałem do znajomego, pytając, czy chce coś zjeść po pracy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
„Przynieś jedzenie!” — powiedział. I ruszyłem.
Rozkoszując się pysznym tajskim jedzeniem, zaczęliśmy rozmawiać. Zapytałem go, czy jego menedżer nie był niezadowolony, że zrobił sobie nieplanowaną przerwę w środku dnia. „Nie, do ukończenia projektu zostało mi tylko tyle pracy, ile można wykonać w godzinę”.
Przez chwilę pomyślałem, że to nieszkodliwa przerwa… ale czy na pewno?
Prywatne przerwy przynoszą wiele korzyści. Jednak mój mózg jest zaprogramowany na myślenie jak księgowy. Od razu stało się dla mnie jasne, gdzie prywatna przerwa mojego znajomego ostatecznie się pojawi — w wyniku finansowym firmy.
Jak? Dobrze, że pytasz.
Załóżmy na przykład, że Twoja firma stosuje kalkulację kosztu standardowego w celu precyzyjnego ustalania cen. Bez oprogramowania do śledzenia czasu firma nie będzie dysponować danymi pozwalającymi uwzględnić nieproduktywne godziny — czyli normalny czas bezczynności, jak określa się to w rachunkowości — w koszcie standardowym. W rezultacie koszt standardowy nie będzie odzwierciedlał rzeczywistego kosztu firmy.
Tym, czego potrzebujesz, aby przezwyciężyć to i kilka innych wyzwań, jest śledzenie czasu.
Jak oprogramowanie do śledzenia czasu może pomóc?
Wszystkie firmy mają wspólne cele: usprawnienie systemów obiegu pracy HR, ograniczenie kosztów pracy oraz minimalizowanie strat produktywności. Jednak bez danych nie jesteś w stanie zaśpiewać tej piosenki. Aby osiągnąć cele związane z produktywnością i efektywnością, potrzebujesz wiarygodnych danych dotyczących czasu.
W tym celu porozmawiajmy o tym, jak oprogramowanie do śledzenia czasu przynosi firmom korzyści i pomaga im osiągać cele.
Automatyzacja ewidencji czasu pracy i fakturowania
Pozbycie się sterty dokumentów to podstawowa, najbardziej oczywista korzyść aplikacji do śledzenia czasu. Komu potrzebna jest papierowa dokumentacja lub arkusze Excela, skoro pracownicy mogą samodzielnie rejestrować rozliczane godziny?
Tradycyjne arkusze kalkulacyjne już nie wystarczają. Potrzebujesz solidnego, zautomatyzowanego rozwiązania do śledzenia czasu, które umożliwia dostęp do danych o czasie pracy pracowników w czasie rzeczywistym oraz oferuje integracje z narzędziami do fakturowania i zarządzania projektami.
Im częściej pracownicy wypełniają ewidencję czasu pracy, tym jest ona dokładniejsza.
„Osoby rejestrujące swój czas co najmniej raz dziennie osiągają dokładność na poziomie 66 procent, podczas gdy osoby rejestrujące czas co tydzień osiągają dokładność tylko 47 procent, a osoby uzupełniające ewidencję czasu pracy rzadziej niż raz w tygodniu osiągają dokładność zaledwie 35 procent” — wynika z badania przeprowadzonego przez AffinityLive.
Liczby te podkreślają znaczenie śledzenia czasu w czasie rzeczywistym oraz to, jak może ono ograniczyć ryzyko błędów i zaoszczędzić firmie ogromne kwoty.
Jeśli zatrudniłeś freelancerów lub kontrahentów i uzgodniłeś stawkę godzinową, mogą oni rejestrować rozliczany czas pracy, który będzie bezpośrednio przekazywany do systemu zarządzania projektami.
Z kolei jeśli rozliczasz klientów godzinowo, śledzenie czasu może wyeliminować potrzebę ręcznego prowadzenia ewidencji czasu pracy. Po zakończeniu projektu integracja modułu śledzenia czasu z systemem fakturowania i płac automatycznie wygeneruje fakturę.
Wyższa rentowność
Dzięki narzędziu do śledzenia czasu uzyskasz bardziej szczegółowy wgląd w koszty projektu, takie jak koszty poniesione na poprawki, komunikację i produkcję.
Gdy będziesz mieć wystarczającą ilość danych dotyczących rejestrowania czasu, łatwiej będzie Ci opracować dokładną strukturę kosztów przyszłych projektów i wyceniać je bardziej konkurencyjnie.
Mając dane z kart czasu pracy, możesz sprawdzić, ile czasu średnio zajmowało Twoim pracownikom wykonanie w przeszłości zadania X. Dodaj średnią liczbę standardowych godzin bezczynności, a następnie oblicz koszty pracy dla projektu. Jeśli nie uwzględnisz tych godzin bezczynności, ostatecznie wycenisz projekt zbyt nisko.
Dane dotyczące rejestrowania czasu mogą być bardzo pouczające i motywować zespoły do poprawy zarządzania czasem. Pomyśl o tym — co byś poczuł, gdybyś dowiedział się, że spędzasz 30 minut swojego dnia pracy, przewijając kanał na Twitterze?
Odpowiednie wyceny i lepsze zarządzanie czasem mogą wspólnie zwiększyć rentowność. Możesz nawet zdecydować się na wykorzystanie narzędzi do monitorowania pracowników, aby rejestrowanie i raportowanie zostały zautomatyzowane.
Usprawnij zarządzanie projektami dzięki integracjom
Gdy pracownicy nie wprowadzają dokładnych danych do kart czasu pracy, kosztuje to firmę dużo pieniędzy. Z tego powodu, integrując aplikację do rejestrowania czasu z oprogramowaniem do zarządzania projektami, takim jak Trello lub Asana, działasz na swoją korzyść.
Po integracji narzędzie do rejestrowania czasu automatycznie uzupełni oprogramowanie do zarządzania projektami dokładnymi danymi dotyczącymi czasu.
W zależności od zadań przydzielonych pracownikom mogą oni również potrzebować rejestrować czas pracy poza siedzibą biura. Narzędzie do rejestrowania czasu, które ma aplikację mobilną na wszystkie urządzenia, w tym Android i iOS, pozwoli pracownikom kontynuować rejestrowanie czasu niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Zarządzanie wynikami pracy
Zarządzanie wynikami pracy koncentruje się obecnie bardziej na doskonaleniu niż na rozliczaniu. Twoim celem nie jest pouczanie pracownika na temat nieefektywności, lecz prowadzenie wartościowych rozmów, które pomogą mu osiągać lepsze wyniki w przyszłości.
Oczywiście, aby pomóc członkom zespołu w poprawie wyników, nadal potrzebujesz danych. Musisz sprawdzić, ile czasu zajęło im wykonanie danego zadania, i porównać ten wynik ze standardowym wymaganym czasem.
Mając te dane, możesz korzystać z narzędzi do zarządzania wynikami pracy lub technik, takich jak analiza odchyleń. Gdy uzyskasz pewien wgląd w wyniki pracowników, możesz zaoferować zachęty, aby zmotywować ich do większej produktywności.
Jak wykorzystywać dane dotyczące czasu
Masz już dane dotyczące czasu pracy pracowników.
Co dalej?
Skoro wiesz już, jak dane dotyczące czasu mogą pomóc, porozmawiajmy o tym, jak możesz je wykorzystywać. Zanim podejmiesz decyzje na podstawie danych dotyczących czasu, musisz zrozumieć ich rodzaje.
Dane dotyczące czasu pracy pracowników można podzielić na produktywne i nieproduktywne.
Godziny produktywne
Godziny produktywne to te godziny, w których praca posuwa się naprzód. Są to godziny, za które klient chce zapłacić. Pomyśl o czasie pracy poświęconym na obsługę maszyny, pakowanie produktu lub zapewnianie obsługi klienta — w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.
Godziny nieproduktywne
Godziny nieproduktywne obejmują cały płatny czas, który nie jest poświęcany na produktywną pracę. Godziny te są uwzględniane w wycenie, ale w idealnej sytuacji klient nie chciałby za nie płacić. Godziny nieproduktywne to czas spędzony na sprawdzaniu wiadomości e-mail, uzyskiwaniu zgód od przełożonego lub robieniu prywatnych przerw.
W ramach działań mających na celu kontrolę kosztów powinieneś dążyć do ograniczenia liczby godzin nieproduktywnych, ale nie można ich całkowicie wyeliminować — zresztą nie jest to Twoim celem.
Chcesz je ograniczyć, a nie wyeliminować, ponieważ często pomagają zwiększyć ogólną produktywność pracownika. W idealnej sytuacji liczba godzin nieproduktywnych powinna mieścić się w rozsądnych granicach. Co ważniejsze, godziny nieproduktywne należy uwzględniać podczas wyceny produktu lub usługi.
Oto prosty przykład tego, jak możesz wykorzystywać dane dotyczące czasu w swojej firmie.
Załóżmy, że jesteś konsultantem. Ustaliłeś cenę swoich usług dla określonego rodzaju projektu — projektu A — na 1000 USD. Zazwyczaj do każdego klienta w projekcie typu A potrzebujesz jednego pracownika, a wykonanie projektu wymaga dziesięciu produktywnych godzin.
Wynagrodzenie Twojego pracownika wynosi 1500 USD tygodniowo za 30-godzinny tydzień pracy. Oznacza to również, że koszt pracownika przy projekcie A wynosi dla Ciebie 500 USD. Zakładając, że nie ponosisz żadnych kosztów ogólnych, zarobisz 500 USD na każdym ukończonym projekcie A (czyli cena 1000 USD pomniejszona o koszt pracownika wynoszący 500 USD).
Jednak po rozpoczęciu śledzenia czasu zdajesz sobie sprawę, że Twój pracownik faktycznie spędza 12 godzin na wszystkich projektach typu A. Pracownik poświęca dwie godziny na komunikację z klientem w sprawie projektu — przekazywanie aktualizacji, odpowiadanie na pytania i prośby o informacje.
Te dodatkowe dwie godziny kosztują Cię dodatkowe 100 USD za każdym razem, gdy kończysz projekt typu A. Bez danych ze śledzenia czasu nie wiedziałbyś, ile czasu Twój pracownik poświęca na konkretny projekt, a tym samym nie ustaliłbyś jego właściwej ceny.
Śledzenie czasu może pomóc Ci szybko zidentyfikować luki w ustalaniu cen zarówno dla dużych, jak i małych firm. Gdy masz już dane, pozostaje tylko wykonać obliczenia. Zdziwisz się, jak wnikliwe mogą być dane dotyczące czasu, zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz z nich korzystać.
Jest jednak pewien haczyk — przekazanie pracownikom informacji o śledzeniu danych dotyczących czasu często może zostać odebrane w negatywny sposób.
Stopniowo wdrażaj pracowników do śledzenia czasu
Znasz korzyści płynące z narzędzi do śledzenia czasu, ale Twoi pracownicy ich nie znają. I prawdopodobnie nie będą zachwyceni korzystaniem z narzędzia do śledzenia czasu. Nikt nie lubi być monitorowany, więc opór nie jest całkowicie zaskakujący.
Obawy Twoich pracowników wynikają z fałszywego przekonania, że dane dotyczące czasu będą wykorzystywane do mikrozarządzania. Ciężar wyjaśnienia właściwego uzasadnienia spoczywa jednak na menedżerze.
Ważne jest, aby zrozumieć, że nie możesz zmusić ich do korzystania z tego rozwiązania zbyt szybko. Pomóż im zrozumieć, że śledzenie czasu przynosi korzyści zarówno im, jak i firmie, prowadząc rozmowy przed wdrożeniem systemu śledzenia czasu. Komunikowanie zmian ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia tarć i pomyślnego wdrożenia zmiany.
Teraz, gdy wiesz już, czym jest śledzenie czasu, jakie są jego korzyści oraz jakie potencjalne wyzwania wiążą się z jego stosowaniem, warto poświęcić trochę czasu na poznanie sposobów ułatwienia zmian pracownikom i wdrożenia ich bez zakłóceń operacyjnych.
Warto również poznać korzyści płynące z oprogramowania do ewidencji czasu pracy i obecności, które uzupełnia działania związane ze śledzeniem czasu. Te aplikacje i narzędzia HR mogą zapewnić szerszą perspektywę, pomagając precyzyjnie dostosować strategie w celu zwiększenia produktywności i wydajności.
