Jak prowadzić rzetelne dochodzenia HR: przewodnik w 6 krokach

1. Skargi pracowników dotyczące molestowania, dyskryminacji, nękania lub drobnych przewinień. W takim przypadku postępowanie wyjaśniające HR jest zazwyczaj wszczynane na podstawie skargi w celu zebrania faktów, oceny sytuacji i określenia odpowiedniego sposobu działania.
2. Podejrzenie, że pracownik naruszył zasady obowiązujące w firmie, na przykład angażując się w nieetyczne zachowanie, naruszając poufność lub łamiąc zasady bezpieczeństwa. Należy wszcząć postępowanie wyjaśniające HR, aby pomóc ustalić fakty i podjąć odpowiednie działania dyscyplinarne.
3. Zarzuty dotyczące poważnych przewinień, w tym oszustwa, sprzeniewierzenia, kradzieży lub innych nielegalnych działań w organizacji. Zapewnia to sprawiedliwy i bezstronny proces ustalania prawdy oraz reagowania na wszelkie naruszenia prawne lub etyczne.
4. W przypadkach, gdy między pracownikami lub działami pojawiają się konflikty, postępowanie wyjaśniające HR może pomóc ujawnić podstawowe problemy, zebrać istotne informacje i ułatwić rozwiązanie, które poprawi relacje między pracownikami.
5. Aby zapewnić zgodność z obowiązkami prawnymi i regulacyjnymi. Na przykład postępowanie wyjaśniające HR może być konieczne w celu zajęcia się potencjalnymi naruszeniami prawa pracy, przepisów dotyczących bezpieczeństwa w miejscu pracy lub standardów właściwych dla danej branży.
6. W sytuacjach, gdy wyniki pracy pracownika stale nie spełniają oczekiwań, można przeprowadzić postępowanie wyjaśniające HR w celu zidentyfikowania ukrytych problemów, zapewnienia wsparcia lub szkolenia, jeśli jest to potrzebne, oraz określenia odpowiednich działań, takich jak plany poprawy wyników pracy.

Co jest potrzebne, aby postępowanie wyjaśniające HR zakończyło się sukcesem?

Jeśli wystarczająco długo przeglądać wątek HR na Reddicie, można znaleźć mnóstwo historii o tym, jak takie postępowania kończą się niepowodzeniem, ale niewiele o tym, jak przeprowadzać je prawidłowo. Z biegiem lat nauczyłem się, że każde postępowanie powinno być:

Terminowe

Szybko reaguj na wszystkie skargi, ale poświęć tyle czasu, ile potrzeba, aby zachować należytą staranność i przeprowadzić dokładne oraz poufne postępowanie wyjaśniające (więcej na ten temat później).

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sprawiedliwe i obiektywne

Traktuj wszystkie strony z szacunkiem i godnością. Nie przesądzaj wyniku postępowania, zanim nie przesłuchasz wszystkich stron i nie przejrzysz wszystkich istotnych dokumentów.  

Dzięki temu wynik postępowania oraz wszelkie działania podjęte na jego podstawie będą zarówno sprawiedliwe, jak i obiektywne.

Bezstronne

Unikaj wyrażania opinii podczas prowadzenia rozmów i skup się na ustalaniu faktów. Rozmowy w ramach postępowania wyjaśniającego powinny mieć poważny i rzeczowy charakter, a podczas całej rozmowy zachowuj spokój i kontrolę. Prawdopodobnie będziesz mieć własne opinie na ten temat, ale ważne jest, aby pozostać bezstronnym.

Uporządkowane

Przygotuj się do postępowania wyjaśniającego, tworząc plan pracy i listę pytań, na które powinny odpowiedzieć poszczególne strony.

Pamiętaj jednak, aby pozostawić w planie pracy miejsce na elastyczność, w miarę jak w trakcie postępowania będziesz lepiej poznawać fakty.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania sprawami to prosty sposób na zachowanie porządku w trakcie postępowań i po ich zakończeniu. Jeśli nie masz do niego dostępu, dobrym rozwiązaniem jest również organizowanie spraw w osobnych folderach na ograniczonym dysku sieciowym.

Dobrze udokumentowane

Dokumentuj treść rozmów i zapisuj dokładnie to, co mówi rozmówca, stosując bezpośrednie cytaty, gdy tylko jest to możliwe.

Oprócz własnych notatek z rozmów najlepiej jest, aby oświadczenia świadków były spisywane lub przedstawiane przez poszczególne strony własnymi słowami. 

Dokumentuj również wszelkie dodatkowe dowody przedstawione przez osoby, z którymi przeprowadzasz rozmowy, i odnotuj, od kogo pochodzą oraz kiedy je otrzymałeś.  

Ponownie: nie jest to miejsce na przedstawianie własnych interpretacji, przekonań ani założeń — tylko fakty!

Przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego HR krok po kroku

Przed rozpoczęciem procesu postępowania wyjaśniającego HR należy ustalić, kto je przeprowadzi. 

Chociaż większość postępowań wyjaśniających w moim miejscu pracy prowadzę osobiście, dyrektor HR zajmuje się postępowaniami dotyczącymi osób na stanowisku wiceprezesa lub wyższym. Jeśli sprawa dotyczy któregokolwiek członka zespołu HR, postępowanie przeprowadzi nasz radca prawny. 

Pamiętaj, że proces prowadzenia postępowania wyjaśniającego może różnić się w zależności od konkretnych okoliczności i zasad obowiązujących w Twojej organizacji, a podczas jego prowadzenia może być konieczne zasięgnięcie porady prawnej.

Przyjrzyjmy się ramom postępowania, które możesz wykorzystać do prowadzenia postępowań wyjaśniających w swoim miejscu pracy.

Krok pierwszy – spotkaj się z osobą zgłaszającą problem

Spotkaj się z osobą zgłaszającą problem, aby omówić sprawę. Osoba ta może być bezpośrednio dotknięta daną kwestią, ale nie musi. Warto uzyskać szczegółowe informacje dotyczące tego, kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak. 

Podczas rozmowy uzyskaj jak najwięcej szczegółów. Zadawaj pytania otwarte, aby zachęcić rozmówcę do odpowiedzi; staraj się unikać prostych pytań, na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”. 

Na przykład:

• „Z Twojej perspektywy opowiedz mi, co zobaczyłeś(-aś), kiedy wróciłeś(-aś) tego dnia z lunchu” zamiast „Czy widziałeś(-aś), jak doszło do tego zdarzenia?”. 
• „Czy możesz mi powiedzieć, co usłyszałeś(-aś) podczas tego spotkania?” zamiast „Czy słyszałeś(-aś), jak kłócili się podczas spotkania?”

Zapytaj, czy są jacyś świadkowie lub osoby posiadające wiedzę o omawianym zdarzeniu, a także o zakresie ich wiedzy (więcej na ten temat w kolejnym kroku).

Podobnie zapytaj, czy istnieją dowody, które mogą rzucić światło na zgłoszone zarzuty, takie jak e-maile, notatki, nagrania audio/wideo, wiadomości tekstowe itp.

Krok drugi – spotkaj się z potencjalnymi świadkami

Spotkaj się z potencjalnymi świadkami wskazanymi w pierwszym kroku. W trakcie postępowania możesz również odkryć, że pojawią się kolejni świadkowie. 

Przygotowując pytania dla świadków, zastanów się, jak je sformułować, aby ograniczyć lub wyeliminować konieczność ujawnienia źródła faktów leżących u podstaw tych pytań. Pamiętaj, że w zależności od charakteru sprawy może to nie być możliwe. 

Przed rozmową z każdym świadkiem wyjaśnij potrzebę udzielania pełnych i szczerych odpowiedzi oraz przypomnij mu o obowiązującej w firmie polityce zakazu działań odwetowych. Jeśli jest to właściwe, poinformuj go, że postępowanie jest w toku, i poproś o zachowanie poufności przez cały czas jego trwania.

Zbierz od świadków wszelkie dowody potwierdzające ich wypowiedzi lub związane ze sprawą i poinformuj rozmówcę, aby skontaktował się z Tobą, jeśli przypomni sobie lub dowie się czegoś nowego albo będzie miał nowe obawy, w tym dotyczące działań odwetowych. 

Krok trzeci – spotkaj się z oskarżonym pracownikiem

Spotkaj się z oskarżonym pracownikiem. Podobnie jak w przypadku pytań przygotowanych dla świadków, chcesz ograniczyć konieczność ujawnienia źródła faktów. 

Na podstawie rozmów ze skarżącym i świadkami będziesz mieć listę pytań, na które oskarżony będzie musiał odpowiedzieć. Ważne jest, aby zachować obiektywizm i nie wyrażać opinii podczas tej rozmowy.

Zbierz dowody, które może posiadać oskarżony i które dotyczą sprawy. Może to być ta sama dokumentacja, którą otrzymałeś(-aś) od innych osób, jednak nadal należy ją zgromadzić. 

Przed rozpoczęciem rozmowy ponownie wyjaśnij potrzebę pełnej współpracy i przypomnij oskarżonemu o obowiązującej w firmie polityce zakazu działań odwetowych.

Krok czwarty – przeanalizuj i oceń 

Przeanalizuj i oceń wszystkie informacje zebrane podczas postępowania. Poszukaj niespójności, schematów lub dodatkowych dowodów, które mogą pomóc w sformułowaniu sprawiedliwego i bezstronnego wniosku.

Przygotuj szczegółowy raport z postępowania, dokumentujący ustalenia. Uwzględnij podsumowanie skargi lub zdarzenia, przeprowadzone rozmowy, pisemne oświadczenia, wszystkie zebrane dowody oraz wszelkie wyciągnięte wnioski.

Na podstawie ustaleń postępowania określ właściwy sposób działania. Może on obejmować działania naprawcze lub środki dyscyplinarne, mediację, rozwiązanie konfliktu lub inne działania, zależnie od wagi i charakteru problemu.

Krok piąty – przedstaw wyniki i proponowane działania

W pierwszej kolejności, w stosownych przypadkach, przedstaw kierownictwu wyniki i proponowane działania. Przekaż informacje o działaniach, które zostaną podjęte, oraz o wszelkich dalszych krokach.

Następnie przekaż ostateczną decyzję oskarżonemu i podejmij działanie określone w kroku 5, aby odpowiednio naprawić sytuację.

Na koniec przekaż skarżącemu wyniki postępowania, ale nie udostępniaj żadnych poufnych informacji, które mogą obejmować jego rezultat i działania podjęte wobec oskarżonego. Może to być trudna rozmowa, którą należy przeprowadzić w odpowiedni sposób. 

More Articles

• Jak przeprowadzić rozmowę końcową z pracownikiem: przewodnik eksperta
• Spotkania na wyższym szczeblu: kompleksowy przewodnik z procesem
• 7 sposobów na poprawę relacji pracowniczych w organizacji
• 41 kluczowych polityk HR i najlepszych praktyk (z przykładami)
• 7 kluczowych zasad HR wraz z przykładami z podręczników pracowników

Krok szósty – oceń skuteczność

Regularnie oceniaj skuteczność wszelkich podjętych działań i monitoruj sytuację, aby upewnić się, że problem został właściwie rozwiązany. 

W razie potrzeby skontaktuj się ponownie z zaangażowanymi stronami. To kluczowy krok, który często jest pomijany i może doprowadzić do pogorszenia problemu, a nawet do wystąpienia działań odwetowych. 

Uwaga dotycząca działań odwetowych

Według EEOC działania odwetowe są najczęściej zgłaszaną podstawą dyskryminacji. 

Przypomnienie uczestnikom dochodzenia o obowiązującej w firmie polityce przeciwdziałania działaniom odwetowym jest wspomniane w kilku powyższych krokach. Wszystkie strony muszą rozumieć, że w miejscu pracy obowiązuje zasada zerowej tolerancji dla działań odwetowych.

Terminowe, bezstronne i sprawiedliwe dochodzenie HR

Należy pamiętać, że dochodzenia HR powinny być prowadzone w sposób sprawiedliwy i poufny, z zachowaniem wymogów prawnych oraz polityk firmy. Głównym celem jest zapewnienie bezpiecznego, inkluzywnego i zgodnego z przepisami środowiska pracy, a jednocześnie zajęcie się wszelkimi problemami, które mogą się pojawić. 

Korzystając z powyższych kroków, powinieneś przeprowadzić kolejne dochodzenie w sposób terminowy, bezstronny i sprawiedliwy. 

Zapisz się do biuletynu People Managing People, aby być na bieżąco z najnowszymi informacjami od People Managing People.

Dodatkowe materiały, które pomogą Ci w kwestiach związanych z relacjami z pracownikami:

• 7 sposobów na poprawę relacji z pracownikami w Twojej organizacji
• Zaufanie w miejscu pracy — dlaczego jest ważne i jak je budować