Jak uzasadnić biznesowo zakup oprogramowania HR: przewodnik w 10 krokach
Zarządzanie HR za pomocą arkuszy kalkulacyjnych w rozwijającej się firmie prowadzi do nieefektywności i problemów z prowadzeniem dokumentacji, przez co zadania takie jak śledzenie urlopów i szybkie zatrudnianie pracowników stają się trudne.
Korzystanie z inteligentnego oprogramowania HR może być łatwiejszym rozwiązaniem, niż myślisz, szczególnie dla zespołów HR małych firm dysponujących ograniczonym budżetem. W tym artykule wyjaśnimy, jakie kroki należy podjąć, aby przygotować solidne uzasadnienie biznesowe i uzyskać nowe oprogramowanie HR, którego potrzebujesz.
Jak przygotować uzasadnienie biznesowe dla oprogramowania HR:
- Potrzeby biznesowe i wizja
- Zidentyfikuj problemy
- Obecne etapy procesu
- Zdefiniuj miary sukcesu (ROI — zwrot z inwestycji)
- Uzyskaj wstępne poparcie i zgodę
- Zbierz wymagania
- Skontaktuj się z dostawcami
- Przygotuj się na odpowiedzi na obiekcje
- Przygotuj uzasadnienie biznesowe i uzyskaj zgodę
- Wybierz najlepsze oprogramowanie
Krok 1 — potrzeby biznesowe i wizja
Potrzeby biznesowe to konkretne wymagania i wyzwania, z którymi mierzy się Twoja firma podczas efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi, natomiast wizja dotyczy raczej długoterminowych celów i kierunku, w którym firma chce podążać dzięki pomyślnemu wdrożeniu nowego oprogramowania HR.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pierwszym krokiem jest spisanie wizji działu HR i upewnienie się, że jest ona zgodna ze strategią, kierunkiem rozwoju i wizją firmy.
Korzyścią z tego działania jest uzyskanie poparcia kluczowych interesariuszy i osób decyzyjnych w zespole kierowniczym. Wypisz najważniejsze potrzeby i powody, aby wszyscy mieli jasność co do wymagań dotyczących oprogramowania HR organizacji.
Przed zainwestowaniem w nowe technologie HR określ potrzeby biznesowe — niezależnie od tego, czy dotyczą pozyskiwania talentów, wdrażania pracowników czy rozwoju przywództwa. Zrozumienie celów pozwala upewnić się, że technologia jest zgodna ze strategią.
Dopasuj kierunek działania i wizję
Oto przykład tego, jak możesz dopasować potrzeby biznesowe do powodów, dla których warto zainwestować w nowy system HR.
| Potrzeba biznesowa | Dlaczego? |
|---|---|
| Potrzebujemy lepszych narzędzi do śledzenia liczby pracowników. | Nasz obecny proces monitorowania liczby pracowników jest czasochłonny i podatny na błędy, a kluczowe wskaźniki są obliczane ręcznie. |
| Musimy usprawnić proces rekrutacji, ponieważ planujemy zatrudnić w tym roku X nowych pracowników. | Kandydaci informowali, że nasz proces jest powolny i skomplikowany. Inwestując w nowy system śledzenia rekrutacji, możemy przyspieszyć proces przeglądania CV, planowania rozmów kwalifikacyjnych i wyboru kandydatów o x%. |
| Monitorowanie umów o pracę odbywa się ręcznie | W związku z celami dotyczącymi wzrostu liczby pracowników potrzebujemy zautomatyzowanego i zintegrowanego sposobu śledzenia podpisów na umowach. |
| Zwiększenie zaangażowania pracowników | Poziom naszego zaangażowania budzi niepokój, a obecnie korzystamy z ręcznego procesu oceny wyników pracy i przeprowadzania ankiet, przez co dane nie są łatwo dostępne ani możliwe do wykorzystania w praktyce. |
Nie ulegaj też syndromowi lśniącego przedmiotu ani nie zabiegaj o nowe oprogramowanie tylko dlatego, że zachwala ono jakieś efektowne nowe funkcje.... na przykład narzędzia wspierane przez sztuczną inteligencję! Zamiast tego skup się na oprogramowaniu, które rozwiąże konkretne problemy i wesprze realizację Twojej wizji oraz osiąganie celów.
Nie podążaj za trendami bez zrozumienia unikalnych potrzeb swojej firmy. Niezależnie od tego, czy chodzi o nowe narzędzie, zasady czy świadczenie, każdą inicjatywę dopasuj do celów organizacji i priorytetów pracowników.
Krok 2 – Identyfikacja problemów
Strategiczne zarządzanie talentami wspiera uzasadnienie biznesowe dla oprogramowania HR, dopasowując rozwiązania technologiczne do problemów związanych z rozwojem pracowników.
Problemy w tym kontekście oznaczają konkretne trudności i nieefektywności, których firma doświadcza w obecnych procesach zarządzania zasobami ludzkimi, a które oprogramowanie HR ma rozwiązać i ograniczyć. Wypisz wszystkie problemy i niczego nie pomijaj.
Przykładowa lista kontrolna do identyfikacji problemów
- Ile arkuszy kalkulacyjnych trzeba zaktualizować, gdy dodajesz pracownika lub zmieniasz jego dane?
- Czy pracownicy mogą aktualizować własne informacje?
- Jak często napotykasz błędy podczas wprowadzania danych?
- Jakie zadania zajmują Ci najwięcej czasu w ciągu dnia?
Odpowiedzi na te pytania będą podstawą uzasadnienia biznesowego zakupu nowego oprogramowania HR.
Krok 3 – Obecne etapy procesu
Obecne etapy procesu to sposób, w jaki działasz teraz w swoim dziale HR. Powinno to obejmować wszystkie podstawowe zadania HR, takie jak zarządzanie dokumentacją pracowników, wnioskami urlopowymi, rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników. (Zakładam, że korzystasz głównie z arkuszy kalkulacyjnych i wiadomości e-mail).
Zacznij od wypisania głównych procesów, etapów każdego procesu, osoby odpowiedzialnej za każdy etap oraz czasu potrzebnego na realizację każdego procesu.
Przykładowa uproszczona mapa procesu
| Główny proces | Podproces | Etapy procesu | Kto | Czas |
|---|---|---|---|---|
| Dokumentacja pracowników | Dodanie nowego pracownika | Otwórz arkusz kalkulacyjny i dodaj nowy wiersz z informacjami o pracowniku. Upewnij się, że numer pracownika został zaktualizowany. Dodaj pracownika do świadczeń i zaktualizuj arkusz kalkulacyjny do śledzenia świadczeń. Zaktualizuj rejestr płac. Wyślij do działu płac wiadomość e-mail z informacjami o pracowniku. Zarejestruj pracowników na platformie płacowej itd. | HR | 30–45 min |
| Dokumentacja pracowników | Aktualizacja adresu pracownika | Otwórz arkusz kalkulacyjny nr 1 i zaktualizuj go. Otwórz rejestr płac i zaktualizuj go. Wyślij do działu płac wiadomość e-mail z nowym adresem. | HR | 15 min |
| Dokumentacja pracowników | Saldo urlopowe pracownika | Wyślij menedżerowi wiadomość e-mail z prośbą o uzgodnienie danych. Porównaj jego notatki z notatkami działu HR. Otwórz aplikację do rejestrowania czasu pracy i zweryfikuj dane. Oblicz saldo z uwzględnieniem ewentualnego proporcjonalnego naliczenia (jeśli jest potrzebne). | HR i menedżer | 15–45 min |
Wskazówka: Możesz pójść o krok dalej w mapowaniu procesu i przy wszystkich etapach procesu zaznaczyć, czy dany etap przynosi organizacji wartość (VA — wartość dodana), czy nie przynosi żadnej wartości (NVA — brak wartości dodanej).
Krok 4 — Zdefiniuj mierniki sukcesu (ROI — zwrot z inwestycji)
Może to oznaczać większe zaangażowanie, wyższe wskaźniki retencji, szybsze obsadzanie stanowisk lub większe możliwości zespołu HR w zakresie budowania relacji, szkoleń i działań przynoszących wartość.
Jeśli dzięki inwestycji w oprogramowanie HR możesz zaoszczędzić czas, na co go przeznaczysz?
Osoby podejmujące decyzje chcą widzieć dane dotyczące ROI. W przypadku oprogramowania HR zazwyczaj mierzy się je oszczędnością czasu, dlatego do oszczędności można przypisać kwotę pieniężną.
Przykład (przyjęto wiele założeń i zachęcamy do ich podania):
Dla odniesienia: 52 tygodnie w roku * 8 godzin dziennie = 2 080 godzin
2 080 godzin * 60 minut na godzinę = 124 800 minut rocznie
Wynagrodzenie = $80,000
Czas na wykonanie danego zadania = 15 min
Liczba zadań w miesiącu = 50
Łączny czas w miesiącu = 750 min
Łączny koszt w miesiącu = (124,800/$80,000 = $1.56 wynagrodzenia za minutę). $1.56 * 750 min miesięcznie = $1,170 miesięcznego kosztu pracy.
Powyższy wzór pokazuje pozytywny wpływ znalezienia nowego rozwiązania HR wykorzystującego automatyzację do wyeliminowania 15-minutowego zadania, które specjaliści HR wykonują często — nawet 50 razy w miesiącu.
Eliminując to zadanie dzięki automatyzacji, Twoja firma zaoszczędziłaby $1,170 miesięcznie na kosztach pracy. To znacząca oszczędność, która pozytywnie wpłynie na wynik finansowy!
Krok 5 — Uzyskaj wstępną akceptację i zgodę
Wykorzystaj ten czas na przedstawienie wniosków z powyższych kroków i upewnij się, że masz akceptację liderów HR na kontynuowanie działań lub że wiesz, czy należy je zakończyć. Jeśli uzyskałeś ustną zgodę, działaj dalej!
Przykłady sposobów na uzyskanie wstępnej akceptacji
- Studia przypadków: Przedstaw studia przypadków podobnych organizacji, które z powodzeniem wdrożyły oprogramowanie HR, pokazując wymierne korzyści.
- Analiza kosztów i korzyści: Przedstaw szczegółową analizę kosztów i korzyści, wskazującą koszty oprogramowania HR w porównaniu z oszczędnościami i poprawą efektywności, których można oczekiwać po wdrożeniu nowej technologii HR.
- Demonstracje: Zorganizuj prezentację oprogramowania HR, aby pokazać jego możliwości, łatwość obsługi oraz porównać je z obecnym systemem.
- Dane dotyczące produktywności: Przedstaw statystyki dotyczące poprawy produktywności i oszczędności czasu w firmach korzystających z podobnego oprogramowania HR.
Krok 6 — Zbierz wymagania
Wiem, że nie jest to najprzyjemniejszy etap, ale należy do najważniejszych. Przed skontaktowaniem się z dostawcami oprogramowania określ jasno swoje wymagania i zbierz opinie wszystkich kluczowych interesariuszy.
| Kluczowe wymaganie | Kto | Dlaczego |
|---|---|---|
| Jedno, wiarygodne źródło danych o pracownikach | CEO, COO, HR, menedżer, pracownik | Zapobieganie błędom, zwiększenie szybkości i łatwości obsługi |
| Cele są monitorowane i widoczne dla kadry zarządzającej | Kadra kierownicza, menedżer, HR, pracownik | Wszystkie cele muszą być zebrane w jednym widoku dla kadry zarządzającej i lidera zespołu. |
| Menedżer ds. rekrutacji przegląda CV | HR, menedżer ds. rekrutacji | Obecnie dział HR kopiuje CV i wkleja je do folderu na współdzielonym dysku. Menedżerowie muszą być automatycznie powiadamiani o otrzymaniu CV, aby mogli szybko je zaakceptować lub odrzucić. |
| Kompatybilność z innym używanym już oprogramowaniem | CTO, menedżer IT | Aby w pełni wykorzystać nowe technologie HR, należy upewnić się, że są one kompatybilne z innym oprogramowaniem używanym już w organizacji. |
Krok 7 — Skontaktuj się z dostawcami
Porównaj oferty, poproś o kilka prezentacji i przedstaw swoje wymagania wybranym dostawcom oprogramowania HR, którzy początkowo wydają się dobrze dopasowani. Pomoże im to pokazać, jak ich oprogramowanie może ułatwić Ci pracę!
Jeśli interesująca Cię platforma nie ma wszystkich potrzebnych funkcji, zapytaj, jak łatwo będzie zintegrować ją z innymi aplikacjami w Twoim stosu technologii HR.
Po nawiązaniu kontaktu z dostawcami pamiętaj o porównywaniu możliwości ich produktów z Twoimi indywidualnymi wymaganiami.
| Kluczowe wymaganie | Krytyczne (Tak/Nie) |
|---|---|
| Wbudowane umowy i potwierdzenie podpisu | Nie |
| Pracownicy mogą aktualizować własne dane | Tak |
| Urlopy są monitorowane za pomocą systemu i zatwierdzane przez menedżera. Dział HR ma do nich wgląd. | Tak |
Krok 8 — Przygotuj się na odpowiedzi na obiekcje
Zanim przedstawisz ostateczną rekomendację, poświęć czas na przygotowanie się na potencjalne obiekcje — zwłaszcza dotyczące kosztów. Kwestie finansowe często stanowią największą przeszkodę podczas przedstawiania nowego oprogramowania HR, dlatego ważne jest, aby mieć przygotowane jasne i przekonujące odpowiedzi.
Częsta obiekcja: „To zbyt drogie”.
Uznaj obawy, a następnie skieruj rozmowę na wartość rozwiązania. Podkreśl długoterminowe oszczędności oferowane przez oprogramowanie dzięki ograniczeniu pracy ręcznej, minimalizacji liczby błędów i zmniejszeniu ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów. Jeśli to możliwe, pokaż, jak koszt wypada w porównaniu z ukrytymi wydatkami obecnego systemu — takimi jak czas poświęcany na naprawianie błędów lub zarządzanie niewygodnymi rozwiązaniami zastępczymi.
Częsta obiekcja: „Czy nie możemy po prostu nadal korzystać z tego, co już mamy?”.
Wyjaśnij ryzyko związane z brakiem działania. Starsze systemy często prowadzą do nieefektywności, słabej widoczności danych i zwiększenia obciążenia administracyjnego. Podkreśl, że nowe oprogramowanie wspiera rozwój, usprawnia operacje i pomaga firmie szybciej podejmować lepsze decyzje.
Częsta obiekcja: „Jaki będzie zwrot z inwestycji?”
Przygotuj dane. Skorzystaj ze wskaźników porównawczych, studiów przypadku lub kalkulatorów zwrotu z inwestycji udostępnianych przez dostawców, aby oszacować oszczędności, zaoszczędzony czas lub wzrost produktywności. Przedstaw korzyści w kategoriach istotnych dla interesariuszy — zaoszczędzonych pieniędzy, ograniczonego ryzyka lub zabezpieczonych przychodów.
Bezpośrednie zmierzenie się z obiekcjami wzmacnia Twoją argumentację i pokazuje, że przeanalizowałeś decyzję z każdej strony.
Krok 9 — Przygotuj uzasadnienie biznesowe i uzyskaj zgodę
Po zebraniu wszystkich powyższych danych nadszedł czas na przygotowanie uzasadnienia biznesowego. Nie musi to być dokument liczący 10 stron — może to być równie proste jak jednostronicowa notatka (bo kto ma czas czytać 10 stron?).
Osoby podejmujące decyzje szukają odpowiedzi na następujące pytania:
- Ile to kosztuje?
- Jakie problemy rozwiąże oprogramowanie?
- Co się stanie, jeśli nie zainwestujemy w oprogramowanie?
- Ile czasu zajmie wdrożenie?
- Dlaczego musimy zainwestować właśnie teraz?
- Jaki jest zwrot z inwestycji w to oprogramowanie?
Możesz nie znać odpowiedzi na pytania dotyczące kosztów; jednak uzyskanie zgody na tym etapie zapewni Ci warunki do osiągnięcia sukcesu.
Dobrze opracowane zapytanie ofertowe dotyczące oprogramowania HR pomoże Ci przedstawić te informacje w formacie, który dostawcy mogą łatwo zrozumieć i na który mogą odpowiedzieć.
Wiele firm testuje bezpłatne systemy HR, aby zaprezentować korzyści z automatyzacji HR przed podjęciem decyzji o płatnych rozwiązaniach.
Oto szablon uzasadnienia biznesowego, którego możesz użyć w przypadku oprogramowania HR:
- Podsumowanie dla kadry kierowniczej: Krótki przegląd propozycji, najważniejszych korzyści i wniosków.
- Obecna sytuacja i opis problemu: Opis obecnego stanu oraz konkretnych wyzwań lub problemów, które mają zostać rozwiązane.
- Proponowane rozwiązanie i korzyści: Szczegółowy opis proponowanego rozwiązania i oczekiwanych korzyści, w tym analiza kosztów i korzyści (skorzystaj z obliczeń z kroku 4, aby porównać je z potencjalnym kosztem oprogramowania i wyszczególnić oszczędności).
- Plan wdrożenia i ocena ryzyka: Strategia wdrożenia krok po kroku, harmonogram oraz podsumowanie potencjalnych zagrożeń wraz z planami ich ograniczania.
- Wnioski i rekomendacje: Zwięzłe podsumowanie uzasadnienia biznesowego wraz z końcowymi rekomendacjami dla osób podejmujących decyzje.
Opracowanie solidnego uzasadnienia biznesowego dla oprogramowania HR jest łatwiejsze dzięki najlepszym certyfikatom HRIS, które potwierdzają Twoją wiedzę specjalistyczną.
Krok 10 — Wybierz najlepsze oprogramowanie
Hurra! Dotarłeś tak daleko i otrzymałeś zgodę na rozpoczęcie współpracy z wybranym dostawcą.
Pamiętaj jednak, że uzyskanie zgody w ramach procesu tworzenia uzasadnienia biznesowego to nawet nie połowa sukcesu. Następnym krokiem jest wybór oprogramowania HR, które najlepiej odpowiada potrzebom i możliwościom Twojej firmy w zakresie wdrożenia, wdrażania pracowników oraz szkoleń.
Jeśli prowadzisz dział HR w małej firmie, Twoje wymagania wobec oprogramowania będą inne niż w przypadku firmy zatrudniającej 2000 pracowników. Ustalanie priorytetów powinno odpowiadać zarówno obecnym potrzebom, jak i potrzebom wspierającym rozwój firmy.
Oprogramowanie HR zwiększa efektywność działu HR
Automatyzacja procesów HR poprawi doświadczenia pracowników, menedżerów i kandydatów. Poświęcenie czasu na stworzenie szczegółowego uzasadnienia biznesowego przyniesie następujące korzyści:
- Określenie kluczowych procesów, które wymagają zmiany lub usprawnienia
- Zebranie opinii i wymagań od właściwych osób
- Określenie, ile czasu można zaoszczędzić i przeznaczyć na pracę przynoszącą wartość
- Wykazanie, gdzie inwestycje w oprogramowanie powinny mieć pierwszeństwo. Możesz sądzić, że potrzebujesz platformy do zarządzania wydajnością, ale w rzeczywistości należy zacząć od systemu zarządzania zasobami ludzkimi.
Niezależnie od tego, jak szczegółowe i wnikliwe będzie Twoje opracowanie, stworzenie solidnego uzasadnienia biznesowego dla oprogramowania HR usprawni funkcjonowanie Twojej organizacji.
Z mojego doświadczenia wynika, że gdy wdrożyliśmy system HRIS, ATS, system śledzenia celów oraz oprogramowanie do zarządzania efektywnością (wszystko jednocześnie), zaobserwowaliśmy mierzalny wzrost satysfakcji pracowników, skrócenie czasu pracy administracyjnej oraz więcej czasu poświęcanego działaniom przynoszącym wartość.
To z kolei zapewnia lepsze doświadczenia pracownikom, menedżerom i specjalistom HR.
Powodzenia w procesie cyfrowej transformacji HR!
Co dalej:
Jeśli jesteś w trakcie analizowania, jak uzasadnić biznesowo zakup oprogramowania HR, skontaktuj się z doradcą SoftwareSelect, aby bezpłatnie otrzymać rekomendacje.
Wypełniasz formularz i odbywasz krótką rozmowę, podczas której doradcy poznają szczegóły Twoich potrzeb. Następnie otrzymasz krótką listę programów do przejrzenia. Doradcy będą Cię również wspierać przez cały proces zakupu, w tym podczas negocjowania cen.
