Jak zasady projektowania doświadczeń użytkownika mogą pomóc działowi HR uruchamiać nowe narzędzia i usługi

Czy istnieje lepszy obszar do zastosowania zasad UX niż ten funkcjonalny, którego jedynym celem jest umożliwienie ludziom jak najlepszej pracy i czerpania z niej przyjemności?

Czym jest UX?

Doświadczenie użytkownika (UX) „odnosi się do odczuć użytkowników podczas korzystania z produktu, aplikacji, systemu lub usługi”. UX tradycyjnie koncentrował się na produktach programistycznych i sposobie, w jaki ich docelowi użytkownicy wchodzą z nimi w interakcję. Jednak sposób myślenia projektanta UX — dogłębne zrozumienie klienta i tworzenie produktów, z których ludzie chcą korzystać, zamiast tych, z których naszym zdaniem powinni korzystać — jest pomocny dla liderów obszaru ludzi i kultury.

Najczęściej UX ma zastosowanie przy projektowaniu produktów programistycznych, gdy użytkownik jest oddzielony od dostawcy produktu i samodzielnie korzysta z produktu oraz doświadcza go. 

W związku z tym projektanci UX koncentrują się na wszystkim — od udziału w wywiadach z klientami i zrozumienia ich problemów, przez projektowanie makiet produktów i ich programowanie, aż po mierzenie skuteczności funkcji produktu. 

Dlaczego UX jest ważny w obszarze ludzi i kultury?

Liderzy obszaru ludzi i kultury nieustannie mają za zadanie opracowywać nowe sposoby wykonywania istniejących działań (zarządzanie płacami, polityka świadczeń i urlopów) oraz kreatywne sposoby realizacji nowych działań (uruchamianie programów uznania, pomaganie zespołom w nawiązywaniu kontaktu, zwiększanie zaangażowania pracowników itd.). 

W związku z tym liderzy obszaru ludzi i kultury oraz ich zespoły nieustannie wprowadzają nowe produkty i usługi dla swoich klientów wewnętrznych — pracowników firmy. Sposób myślenia oparty na UX pomaga projektować te narzędzia i procesy tak, aby były dostępne, proste i przyjemne w użyciu dla pracowników. 

Jak stosować zasady projektowania UX do narzędzi i procesów HR

Projektanci UX odwołują się w swojej pracy do wielu zasad projektowania UX. Niektóre z nich mają zastosowanie przy projektowaniu usług i można je z łatwością przenieść na projektowanie narzędzi i procesów HR. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dla kogo to jest?

Założeniem tej zasady jest to, że przed opracowaniem jakichkolwiek rozwiązań należy w pełni zrozumieć użytkownika, w tym: 

• Jego historię
• Problemy
• Emocje i przemyślenia z nimi związane
• To, jakie korzyści przyniesie mu rozwiązanie, oraz 
• To, w jaki sposób zamierza z niego korzystać. 

Stworzenie narzędzia lub procesu, który użytkownicy pokochają, jest niemożliwe, jeśli nie rozumiesz ich w pełni. 

Gdy masz już jasny obraz użytkowników i ich historii (na przykład dzięki wywiadom z klientami i obserwacji), możesz przejść do deski kreślarskiej i zacząć zastanawiać się nad sposobami rozwiązania problemu. 

Zastosowanie w HR

W firmie HeyTaco ludzie często zgłaszają się do nas, mówiąc, że chcą uruchomić program uznania, ponieważ w ankiecie zaangażowania pracowników wyrazili, że nie czują się doceniani przez swoich współpracowników i kierownictwo. 

Zespół HR, chcąc rozwiązać problem, od razu zaczyna analizować różne platformy uznania i nagród bez przeprowadzenia rozmowy ze swoimi klientami wewnętrznymi — pracownikami — na temat tego, co sprawia, że czują się doceniani, oraz czego obecnie im brakuje. 

Bez dokładniejszego zagłębienia się w opinie pracowników i zrozumienia nie tylko jednej osoby, lecz także różnorodnych profili klientów obecnych w zespole, program uznania w tym przypadku jest skazany na porażkę i stworzy doświadczenie, z którym nikt nie będzie chciał wchodzić w interakcję. 

Praktykuj ciekawość

„Jedną rzeczą, którą możesz zacząć robić już dziś, aby lepiej rozumieć swoich klientów wewnętrznych, jest praktykowanie ciekawości. Za każdym razem, gdy ktoś dzieli się opinią lub przemyśleniem, zamiast od razu przechodzić do rozwiązywania problemu, zachęć tę osobę do powiedzenia czegoś więcej. Pozwól drugiej osobie wyjaśnić, z czego wynika jej punkt widzenia i dlaczego pewne rzeczy są dla niej ważne. Pomoże ci to lepiej zrozumieć tę osobę jako całość.”

Nie każ mi myśleć

Im bardziej utrudniamy naszym użytkownikom dokonanie wyboru, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że go dokonają, i tym większe, że się poddadzą. Celem tej zasady jest ułatwienie użytkownikom podejmowania decyzji, aby zwiększyć prawdopodobieństwo ukończenia przez nich zadania. 

Według Marvel obciążenie poznawcze zwiększają trzy rzeczy: zbyt duża liczba możliwości wyboru, zbyt wiele procesów myślowych wymaganych do dokonania wyboru oraz brak jasności. 

Na przykład następnym razem, gdy będziesz wybierać z przyjaciółmi miejsce na kolację, zamiast pięciu bardzo ogólnych propozycji poleć dwie naprawdę dobre opcje, wskazując najlepsze danie w ich menu. Założę się, że cała grupa znacznie szybciej podejmie decyzję.

Zastosowanie w HR

Przedstawienie 20 opcji świadczeń zdrowotnych może brzmieć świetnie, ale może przyprawić nowego pracownika o zawrót głowy. Pomóż ludziom zdecydować, który plan jest dla nich odpowiedni, zadając im kilka pytań, a następnie przesyłając 3 opcje, które poleciłbyś na podstawie ich sytuacji. 

Użyteczność: zwrot z wysiłku

Użyteczność mierzy łatwość korzystania z czegoś. Możesz mierzyć użyteczność na kilka różnych sposobów:

• Czy ludzie mogą ukończyć zadanie?
• Ile czasu zajmuje im jego ukończenie?
• Czy potrafią sobie przypomnieć, jak ukończyć zadanie, nawet po upływie dłuższego czasu?
• Czy wykonanie zadania było dla nich przyjemnym doświadczeniem? 

Zwracanie uwagi na te kryteria podczas projektowania nowej usługi lub uruchamiania nowego produktu wewnętrznego (takiego jak nowy podręcznik pracownika) może pomóc ci tworzyć doświadczenia użytkowników, które pokochają twoi pracownicy — nawet w przypadku stosunkowo nudnego zadania, takiego jak pobieranie formularza W2.

Zauważaj własne doświadczenia

„Możesz wiele dowiedzieć się o użyteczności, obserwując, jak doświadczasz różnych czynności w swoim życiu. Na przykład zmiany rezerwacji lotu. Zwróć uwagę, ile czasu zajęło ci ukończenie procesu płatności po wybraniu lotu. Czy poproszono cię o PONOWNE podanie danych kontaktowych? Czy odczułeś ulgę, że masz to już za sobą, czy zdziwiło cię, jak płynnie przebiegł ten proces? Rozwijanie umiejętności związanych z użytecznością zaczyna się od ciekawości i zauważania doświadczeń zapewnianych przez codzienne narzędzia i usługi wokół nas.

Zastosowanie w HR

Na przykład podczas tworzenia szkolenia dla nowych menedżerów zastanów się, jak zwiększyć jego użyteczność mierzoną według powyższych kryteriów. Nie pisz długich podręczników i przewodników szkoleniowych, które planujesz przekazać menedżerom, licząc na to, że je przeczytają. 

Zamiast tego zastanów się nad zadaniem, które mają wykonać nowi menedżerowie, oraz nad tym, jak ułatwić im jego wykonanie i sprawić, by było przyjemne. Możesz odkryć, że tworzenie krótkich, łatwych do przyswojenia fragmentów informacji i treści oraz wysyłanie ich menedżerom raz w tygodniu przez pierwsze kilka miesięcy pełnienia przez nich funkcji może zwiększyć użyteczność szkolenia, a tym samym poprawić efektywność menedżerów na danym stanowisku. 

Poznaj kontekst

Ta zasada dotyczy przede wszystkim zrozumienia, jak, kiedy i dlaczego twoi klienci będą korzystać z utworzonego przez ciebie narzędzia lub usługi. Samo rozwiązanie problemu za pomocą narzędzia nie wystarczy. Jeśli zrozumiesz okoliczności, w których klient korzysta z narzędzia, prawdopodobieństwo, że zacznie go używać, będzie większe. 

Zadawaj pytania

„Istnieje wiele sposobów na poznanie kontekstu, ale pierwszym, który przychodzi mi do głowy, jest po prostu zadawanie pytań. Za każdym razem, gdy poczujesz potrzebę udzielenia odpowiedzi lub uzasadnienia, dlaczego dane narzędzie lub usługa są świetne, zatrzymaj się i zadaj jeszcze jedno pytanie. Trudno jest przełamać nawyk ciągłego odpowiadania, stąd ta chwila zatrzymania. Uczymy się znacznie więcej dzięki pytaniom niż dzięki słuchaniu samych siebie.”

Zastosowanie w HR

Wprowadzając nowe narzędzie do wyrażania uznania, zastanów się, dlaczego ludzie okazują komuś uznanie, jak często to robią i gdzie. 

Jeśli dowiesz się, że ludzie chcą podziękować dokładnie wtedy, gdy wydarzy się coś, za co chcą wyrazić wdzięczność, i chcą to robić za pomocą używanych już narzędzi, rozważ włączenie wyrażania uznania do ich codziennego przepływu pracy. 

Ułatw im korzystanie z narzędzia do wyrażania uznania zarówno na komputerze stacjonarnym, jak i laptopie, aby mogli podziękować także wtedy, gdy nie znajdują się przed dużym ekranem. 

More Articles

• Systemy HRIS, HRMS a HCM: jaka jest różnica?
• 20 najlepszych newsletterów HR, które warto subskrybować w 2026 roku
• 17 najlepszych certyfikatów z analityki HR 2026

Zbieraj informacje zwrotne — oceniaj i dostosowuj.

Jeśli chodzi o usługi i narzędzia związane z obszarem Ludzi i Kultury, wdrożenie i zapomnienie o nich nigdy nie jest właściwym wyborem. Gdy zmieniają się nasi klienci wewnętrzni i kontekst biznesowy, musimy zmieniać sposób, w jaki dostarczamy wartość naszym klientom. 

Ciągłe ocenianie swoich inicjatyw i odpowiednie dostosowywanie ich pomoże ci wyprzedzać zmieniające się preferencje, gusta i uwarunkowania. 

Czerp radość z informacji zwrotnych

„Kluczem do otrzymywania informacji zwrotnych jest autentyczne czerpanie radości z ich otrzymywania. Gdy postrzegasz informacje zwrotne jako szansę na poprawę, będziesz prosić o nie częściej, a inni będą dzielić się nimi z tobą chętniej. Dzięki temu stworzysz nowe doświadczenia, których samodzielnie nigdy nie udałoby ci się przewidzieć.”

Zastosowanie w HR

Oprócz proszenia swoich pracowników o informacje zwrotne i wysyłania ankiet pracowniczych jednym z niedostatecznie wykorzystywanych sposobów zdobywania wiedzy jest obserwowanie ich interakcji z produktem lub usługą. Czasami ludzie nie są czegoś świadomi, ale jeśli po prostu będziesz obserwować, jak z czegoś korzystają, pokażą ci wiele na temat tego, co myślą. 

Wiele rzeczy można zmienić, nawet jeśli wymaga to czasu. Im wyższa jest stawka (im trudniej coś zmienić, na przykład dostawcę usług płacowych), tym ważniejsze jest, aby na początku poświęcić czas na poznanie problemów użytkowników, skorzystać z bezpłatnych wersji próbnych, utworzyć grupy pilotażowe oraz odpowiednio wcześnie i często zbierać informacje zwrotne. 

Im niższa jest stawka, tym więcej masz przestrzeni na eksperymentowanie i uczenie się wspólnie z klientami. 

Doświadczenie społeczności

Chcesz kontynuować rozmowę o tym, jak możesz usprawnić doświadczenia swoich pracowników i procesy? Dołącz do społeczności People Managing People, w której możesz współpracować i dzielić się pomysłami z innymi specjalistami ds. HR i operacji personalnych, którzy każdego dnia mierzą się z tymi samymi wyzwaniami co ty.