Jak zmaksymalizować zwrot z inwestycji w proces wdrażania pracowników
Badania przeprowadzone przez Leena AI wykazały, że średni koszt wdrożenia wynosi od 600-1,800 USD na pracownika w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz ponad 3,000 USD w większych organizacjach.
Te koszty się sumują, a przy tym nie uwzględniają kosztu alternatywnego związanego z odejściem nowo zatrudnionej osoby lub wydłużeniem czasu potrzebnego na osiągnięcie przez nią produktywności.
Wdrożenie to kluczowy pierwszy etap podróży pracownika, który pozwala zrobić dobre pierwsze wrażenie i pomóc nowo zatrudnionej osobie osiągać dalsze sukcesy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wykorzystaj ten artykuł, aby uzyskać maksymalny zwrot z inwestycji w działania związane z wdrażaniem pracowników.
Jak wdrożenie pracowników wpływa na wyniki finansowe firmy?
Celem skutecznego procesu wdrażania jest pomoc nowo zatrudnionym osobom w integracji z organizacją i osiągnięciu produktywności w możliwie najbardziej efektywny sposób. Ponadto może on pomóc ograniczyć rotację pracowników i wzmocnić kulturę organizacyjną.
Na przykład badanie przeprowadzone przez Talmundo wykazało, że ponad 50% respondentów twierdzi, iż wdrożenie skróciło krzywą uczenia się.
Inne badanie przeprowadzone przez SHRM wykazało, że organizacje postrzegają skuteczne wdrożenie jako czynnik poprawiający wskaźniki retencji (52 procent), skracający czas do osiągnięcia produktywności (60 procent) i zwiększający ogólną satysfakcję klientów (53 procent).
Ponieważ zastąpienie pracownika nową osobą kosztuje szacunkowo 21% jego rocznego wynagrodzenia, samo zwiększenie wskaźników retencji może przynieść znaczący zwrot z inwestycji w proces wdrażania.
Jak zwiększyć zwrot z inwestycji w proces wdrażania?
Skoro omówiliśmy już, ile może kosztować wdrożenie pracowników, jak zmaksymalizować zwrot z inwestycji?
Uwzględnij działania poprzedzające wdrożenie
Rozpoczęcie procesu wdrażania przed pierwszym dniem pracy, na przykład poprzez przesłanie powitalnych wiadomości e-mail, podręczników, samouczków i dokumentów kadrowych, może pomóc zwiększyć jego efektywność.
Działania poprzedzające wdrożenie angażują nowo zatrudnione osoby już na wczesnym etapie, zwiększają ich pewność siebie i przyspieszają proces wdrażania. Badania Aberdeen Group wykazały, że 83% najlepszych firm w swojej klasie rozpoczyna wdrażanie jeszcze przed pierwszym dniem pracy.
Nie czekamy do pierwszego dnia, aby rozpocząć cały proces. Kiedy ktoś pojawia się w biurze (lub loguje się, jeśli pracuje zdalnie), jego sprzęt jest gotowy, konta są skonfigurowane, a on sam już wie, jak wygląda jego harmonogram na pierwszy tydzień.
Zrób dobre pierwsze wrażenie
Według badań 20% rotacji pracowników ma miejsce w ciągu pierwszych 45 dni, dlatego dobre pierwsze wrażenie ma znaczenie.
Wszystko zaczyna się od działań poprzedzających wdrożenie, ale następnie przychodzi okres orientacyjny i mniej więcej pierwszy miesiąc pracy. To czas, aby przedstawić misję, wizję i wartości organizacji oraz związane z nimi możliwości, wykorzystując prawdziwe historie lub przykłady pokazujące te zasady w praktyce i budujące więź emocjonalną.
Do najważniejszych działań w okresie orientacyjnym należą:
- Spotkanie z zespołem kierowniczym
- Praca w parze z opiekunem lub mentorem
- Praktyczne zapoznanie się z produktami lub usługami firmy
- Wyznaczenie celów, w tym szybkich zwycięstw, aby zbudować dynamikę
- Koordynowanie szkoleń i rozwoju.
Również drobne gesty, takie jak zestaw powitalny lub spersonalizowane przygotowanie stanowiska pracy, mogą pozostawić trwałe pozytywne wrażenie.
Zadbaj o spójny proces
Niespójne wdrażanie prowadzi do zróżnicowanych rezultatów i utrudnia pomiar skuteczności.
Podobnie jak w przypadku większości działań, najskuteczniejszym sposobem zapewnienia spójności jest stworzenie planu wdrożenia, który można dostosować do każdej osoby.
Niektóre elementy, takie jak powitalne prezentacje przygotowane przez kierownictwo, można ustandaryzować dla różnych planów, pozostawiając przestrzeń na personalizację procesu wdrażania pracownika.
Orientacja to etap, na którym występuje najwięcej podobieństw między stanowiskami, dlatego zaleca się przygotowanie co najmniej 90-dniowego planu wdrożenia, ale jak wyjaśnię dalej, nie powinno się na tym kończyć.
Poświęć więcej czasu na wdrażanie
Choć 90 dni to dobry punkt odniesienia, jak wskazano w tym artykule HBR, nowi pracownicy mogą potrzebować niemal roku, aby osiągnąć pełną biegłość, szczególnie na bardziej seniorskich stanowiskach.
Dlatego po pierwszych trzech miesiącach upewnij się, że nowy pracownik nadal otrzymuje regularne wsparcie w postaci regularnej informacji zwrotnej, na przykład podczas spotkań indywidualnych 1:1 z menedżerami.
Uwzględnij integrację społeczną
Badania wykazały, że pozytywne interakcje społeczne w pracy bezpośrednio wpływają na procesy fizjologiczne organizmu, a pozytywne interakcje społeczne wzmacniają zasoby fizjologiczne.
Wszystko to oznacza, że budowanie relacji w pracy przyspiesza produktywność i zaangażowanie. Dobrym sposobem na osiągnięcie tego celu jest system opiekuna.
Analitycy danych Microsoftu, piszący dla Harvard Business Review, odkryli, że im częściej opiekun wdrażania spotykał się z nowym pracownikiem, tym wyżej nowy pracownik oceniał własne tempo osiągania produktywności:
- 56% nowych pracowników, którzy spotkali się ze swoim opiekunem wdrażania co najmniej raz w ciągu pierwszych 90 dni, stwierdziło, że opiekun pomógł im szybko osiągnąć produktywność na danym stanowisku.
- 73% wśród osób, które spotkały się dwa lub trzy razy
- 86% wśród osób, które spotkały się od czterech do ośmiu razy
- 97% wśród osób, które spotkały się więcej niż osiem razy.
Innym ciekawym pomysłem zaczerpniętym z artykułu Mike’a Gibbona na temat najlepszych praktyk wdrażania pracowników są Ciasteczka nowicjusza:
„W jednej z firm, w których pracowałem, istniała praktyka nazywana „Ciasteczkami nowicjusza”. Zachęcano nowych pracowników do upieczenia lub kupienia ciasteczek, a pozostali przychodzili, przedstawiali się, brali ciasteczko i rozmawiali. To był świetny (i smaczny!) sposób na poznanie nowych współpracowników po raz pierwszy!”.
Ponadto rozłożenie zadań związanych z wdrażaniem między różnych członków zespołu, a nawet działy, pomaga budować relacje i odciąża menedżerów.
Jeśli wdrażasz pracowników z różnych krajów, warto rozważyć sprowadzenie ich do biura przynajmniej na pierwszy tydzień.
Wykorzystaj automatyzację
Automatyzacja poprawia zwrot z inwestycji w proces wdrażania, ograniczając nakład pracy ręcznej, minimalizując błędy i usprawniając powtarzalne zadania, co prowadzi do oszczędności czasu i kosztów.
„Korzystamy z technologii, aby proces wdrażania był mniej uciążliwy” — mówi Tetiana Burda, dyrektorka administracyjna w Syndicode. „Na przykład korzystamy z narzędzi do wdrażania, aby automatyzować powtarzalne zadania, takie jak wysyłanie powitalnych wiadomości e-mail, organizowanie modułów szkoleniowych czy cyfrowe podpisywanie umów przed pierwszym dniem pracy. Ludzie często nie doceniają tego, ile problemów można wyeliminować dzięki prostej automatyzacji. Uwalnia ona dział HR, pozwalając mu skupić się na tym, co najważniejsze: relacjach międzyludzkich”.
Jak mierzyć zwrot z inwestycji w proces wdrażania
Pomiar zwrotu z inwestycji w proces wdrażania wymaga korzystania z narzędzi, takich jak oprogramowanie do wdrażania pracowników, system zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) itd., w celu śledzenia następujących wskaźników:
- Wskaźniki utrzymania pracowników: Porównaj wskaźniki utrzymania pracowników, którzy przeszli ustrukturyzowany proces wdrażania, z tymi, którzy go nie przeszli. Wyższy wskaźnik utrzymania wśród wdrożonych pracowników wskazuje na sukces programu.
- Czas osiągnięcia produktywności: Zmierz, ile czasu zajmuje nowym pracownikom osiągnięcie pełnej produktywności lub kompetencji na zajmowanych stanowiskach. Krótszy czas wdrożenia może świadczyć o skutecznym procesie wdrażania.
- Wyniki zaangażowania pracowników: Wykorzystaj ankiety dotyczące wdrażania, aby zrozumieć, jak nowi pracownicy postrzegają proces wdrażania, oraz ocenić poziom ich zaangażowania w trakcie i po jego zakończeniu. Wyższe zaangażowanie zazwyczaj koreluje z lepszym ROI.
- Wskaźniki wydajności: Monitoruj wydajność nowych pracowników w pierwszym roku pracy. Poprawa wydajności z czasem może wskazywać na skuteczność programu wdrażania w przygotowaniu ich do pełnienia obowiązków.
- Koszt wdrażania w porównaniu z rezultatami: Porównaj koszt wdrażania, obejmujący materiały, szkolenia, koszty oprogramowania do wdrażania i czas pracy personelu, z wartością, jaką ono generuje, taką jak lepsze utrzymanie pracowników, szybsze osiąganie produktywności lub niższe koszty rekrutacji.
- Mobilność wewnętrzna i wskaźniki awansów: Monitoruj, jak szybko nowi pracownicy awansują w organizacji. Pracownicy, którzy zostali skutecznie wdrożeni, są często lepiej przygotowani do rozwoju i awansu.
- Opinie menedżerów: Zbieraj informacje od menedżerów na temat przygotowania i wydajności nowych pracowników po zakończeniu wdrażania. Pozytywne opinie wskazują, że program dobrze przygotowuje pracowników.
Łącząc te wskaźniki, organizacje mogą uzyskać kompleksowy obraz tego, jak programy wdrażania wpływają na ROI, oraz zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
Najważniejsze informacje dotyczące ROI procesu wdrażania
Inwestycja w odpowiedni proces wdrażania to łatwy sposób na osiągnięcie korzyści z wszystkich powodów wymienionych powyżej. Wystarczy niewielka inwestycja w stworzenie ustrukturyzowanego procesu i być może wprowadzenie nowych narzędzi, np. oprogramowania do wdrażania, systemu HRMS lub systemu zarządzania nauczaniem.
Główne korzyści z oprogramowania do wdrażania polegają na tym, że pomaga ono nowym pracownikom szybciej osiągnąć produktywność i zwiększa prawdopodobieństwo, że pozostaną w firmie. Ułatwia również pracę zespołów wewnętrznych i wspiera budowanie bardziej spójnej kultury.
Zapisz się do newslettera People Managing People, aby otrzymywać więcej informacji
Aby uzyskać więcej informacji na temat wdrażania, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.
