Lista de verificação para planeamento de eventos virtuais: antes, durante e depois

Sejamos honestos: o planeamento de eventos é conhecido por ser extremamente stressante. Os organizadores de eventos têm inúmeros fatores a considerar ao preparar e lançar um evento e, com tantos pratos no ar, é fácil esquecer um detalhe importante e lançar a equipa numa espiral de confusão.

Ter uma lista de verificação para o planeamento de eventos virtuais pode eliminar parte da incerteza do processo de planeamento. Criei esta lista para abranger todo o processo – antes, durante e depois — e, espero, também para ajudar a reduzir um pouco a sua tensão arterial.

Lista de verificação para o planeamento de eventos virtuais

Quer esteja nas fases iniciais do planeamento de um evento virtual e apenas a idealizar o seu tema, quer esteja na reta final e prestes a entrar em direto, esta lista de verificação abrangente cobre tudo aquilo de que precisa. Vamos começar.

Antes do seu evento

Defina os seus objetivos

Por que motivo está a organizar este evento? Para obter potenciais clientes para uma nova oferta? Para aumentar o reconhecimento da sua marca? Para criar uma oportunidade de criação de contactos para a sua comunidade? Anote entre 3 e 5 objetivos principais para o evento que gostaria de alcançar. Escolha métricas específicas, mensuráveis e realistas que possa acompanhar. 

Compreenda o seu orçamento

O orçamento do seu evento influenciará o montante que pode gastar em elementos como oradores principais, benefícios para os participantes e até os preços da tecnologia para o seu evento virtual. Conheça o seu orçamento desde o início e cumpra-o para garantir um evento virtual rentável.

Escolha um tipo de evento virtual 

Existem muitos tipos diferentes de eventos virtuais, incluindo:

• Reuniões virtuais
• Feiras comerciais virtuais
• Webinários
• Conferências virtuais
• Transmissões em direto
• Sessões principais
• Eventos de criação de contactos
• Eventos híbridos (eventos que incluem elementos digitais e presenciais em tempo real)

Ao escolher o tipo de evento mais adequado para si, considere quem é o seu público-alvo e quanto tempo é provável que dedique ao evento. Para saber mais sobre os diferentes tipos de eventos virtuais, consulte o meu artigo sobre 7 tipos de eventos virtuais para organizar.

Estabeleça contacto com patrocinadores

Se o seu orçamento precisar de um pequeno reforço, considere procurar patrocinadores. À semelhança de um evento presencial, os patrocinadores têm a oportunidade de chegar ao seu público através da criação de espaços, sessões, anúncios e bancas patrocinadas no seu evento em linha. 

Desenvolva o seu conteúdo

Agora que compreende os seus objetivos, formato e orçamento, pode começar a criar conteúdo. Algumas perguntas que deve colocar a si próprio nesta fase são:

• O que é que o seu público-alvo quer aprender? Quais são os seus problemas atuais?
• O seu conteúdo é simples e direto? Para manter a atenção do seu público, edite ou remova tudo o que não esteja a acrescentar valor.
• Como está a envolver o seu público? Adicione elementos de gamificação, sondagens e inquéritos.
• Está a reservar tempo para perguntas frequentes e/ou oportunidades de criação de contactos?

Com estas respostas em mente, pode definir um tema e contactar oradores principais e outros apresentadores para começarem a preparar as suas palestras ou sessões práticas.

Escolha uma plataforma para eventos virtuais

A tecnologia para eventos virtuais evoluiu muito nos últimos anos. Atualmente, existem muitas plataformas capazes de criar uma experiência virtual totalmente imersiva para os seus convidados. Para proporcionar um evento virtual verdadeiramente memorável, considere ir além do Zoom e trabalhar com software de gestão de eventos que ofereça funcionalidades como:

• Bancas de patrocinadores
• Átrio virtual
• Palco virtual para sessões principais
• Gamificação
• Sessões paralelas
• Espaços de criação de contactos
• Personalização da marca

Muitas plataformas oferecem uma interface de navegador, além de aplicações móveis, para proporcionar aos convidados a possibilidade de escolher como se ligam. Consulte a nossa lista das melhores plataformas para eventos virtuais para encontrar a mais adequada para si.

Promoção do evento

Utilize os seus canais de redes sociais e a sua lista de marketing por e-mail para promover o seu evento junto da sua rede e além dela. Partilhe publicações, vídeos e histórias nas redes sociais utilizando hashtags com palavras-chave relevantes para aumentar o alcance. Para obter mais informações sobre marketing de eventos virtuais, consulte o nosso artigo:

• Planeamento de eventos virtuais: 10 dicas para um evento virtual extraordinário

Registe os seus convidados

Como irão os seus convidados registar-se e comprar bilhetes para o seu evento virtual? Numa página de destino do evento? Num formulário Google? A maioria das plataformas para eventos virtuais oferece funcionalidades de registo que permitem receber pagamentos, registar os seus convidados e até fornecer-lhes um crachá exclusivo ou um código QR que podem utilizar para aceder a determinadas funcionalidades do evento.

Oriente os seus convidados

Antes do início do evento, envie várias comunicações às pessoas que se registaram. Partilhe instruções passo a passo sobre como participar no evento e navegar no espaço da conferência virtual. Explique tudo o que a experiência do seu evento irá oferecer e como tirar partido do que está disponível.

Durante o seu evento

Planeie a resolução de problemas

Os imprevistos de última hora não são apenas uma possibilidade num evento virtual – são uma certeza. Planeie para eles, pedindo aos moderadores que ajudem a responder às perguntas dos participantes no chat. Peça aos apresentadores que se juntem a si pelo menos 30 minutos antes do evento para testarem a sua tecnologia. Tenha à mão um dispositivo de reserva com todas as aplicações relevantes descarregadas. Os responsáveis pelo planeamento de eventos virtuais devem ter sempre um Plano B em mente para manter tudo a funcionar sem problemas.

Estabeleça uma ligação com o público

Como cumprimentaria o seu público num evento presencial? O envolvimento do público é igualmente importante num fórum online, e pode criar uma ligação semelhante virtualmente se investir tempo nisso. Na data do evento, faça perguntas aos participantes e recolha as suas respostas no chat ou através de um inquérito ou sondagem em direto. Utilize a gamificação para acrescentar alguma diversão. Certifique-se de que os seus convidados sabem que valoriza o seu tempo e atenção.

Incentive o estabelecimento de contactos

O estabelecimento de contactos é um aspeto fundamental da experiência de qualquer conferência, seja presencial ou online. Quando for relevante, utilize a sua plataforma para eventos virtuais para criar espaços de estabelecimento de contactos. Algumas ferramentas permitem inclusivamente que os participantes consultem os perfis uns dos outros no LinkedIn enquanto conversam. Funcionalidades como estas incentivam os convidados a estabelecer ligações entre si e permitem-lhes fazer facilmente um acompanhamento após o evento.

Recolha dados

Uma área em que os eventos virtuais se destacam é a análise de dados. É difícil conseguir que as pessoas preencham inquéritos em papel! No entanto, as plataformas para eventos virtuais recolhem dados como as taxas de participação e o tempo que os convidados permaneceram nas sessões. Os resultados dos inquéritos e das sondagens também podem ser utilizados para desenvolver novo conteúdo para o seu próximo evento. 

Após o seu evento

Faça um acompanhamento com os convidados

Após o evento, envie um e-mail a todos os seus convidados no prazo de 48 horas. Alguns elementos que pode incluir no e-mail são:

• Inquérito pós-evento
• Gravação a pedido do evento em direto
• Lista dos seus próximos eventos
• Quaisquer produtos ou ofertas pagas que queira destacar

Analise os dados com as partes interessadas

Analise minuciosamente os dados do evento. Há algum padrão que consiga identificar? Qual foi o aspeto mais popular? Que tipos de funcionalidades de eventos virtuais foram pouco utilizados? Isso resultou de uma promoção deficiente do evento ou os membros do público não conseguiram encontrar valor nesses aspetos? Reúna os membros da sua equipa para uma análise pós-evento e partilhe as suas ideias.

Registe as conclusões para eventos futuros

Assim que compreender os dados, registe-os num documento central. Desta forma, os seus organizadores de eventos poderão ter a informação à mão ao definir a estratégia para o seu próximo evento virtual.

Crie um evento virtual de sucesso

Os eventos virtuais já não são a triste segunda opção quando as opções presenciais não estão disponíveis. Pelo contrário, no período pós-pandemia, estão a afirmar-se como uma opção de destaque. 77.2% dos profissionais de empresas afirmam que preferem os eventos virtuais, porque são muito fáceis de frequentar.

Para começar já, publiquei uma versão personalizável da minha lista de verificação para eventos virtuais, que pode descarregar gratuitamente da nossa Biblioteca de Recursos aqui.

Para obter mais informações sobre como organizar um evento virtual de sucesso, consulte estes artigos:

• Os 10 melhores programas para conferências virtuais e eventos digitais
• 15 orientações de etiqueta para reuniões virtuais 

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