Regresso ao escritório: vantagens, desvantagens e dicas para o sucesso

A PWC anunciou recentemente que, em janeiro de 2025, começará a monitorizar o local a partir do qual os funcionários estão a trabalhar. Pensa-se, embora tal não tenha sido oficialmente confirmado, que o motivo seja garantir o cumprimento da sua política RTO de três dias por semana no escritório.

Em suma, em muitos casos, os trabalhadores estão a adiar o regresso ao escritório. É evidente que não estão satisfeitos por serem obrigados a regressar, mas muitas organizações — especialmente as grandes empresas — estão a exigi-lo na mesma.

Então, o que deve ser feito? Quais são os potenciais benefícios e desafios do regresso dos trabalhadores ao escritório e como pode o RTO ser implementado com sucesso?

Como é o regresso ao escritório atualmente?

Já passaram alguns anos desde que a pandemia tornou necessário o trabalho remoto e vimos algumas organizações voltar atrás na sua decisão relativamente a esta opção.

De acordo com um relatório da Gallup sobre o trabalho híbrido, publicado em maio de 2024, 27% das organizações trabalham agora remotamente, 53% adotam um modelo híbrido e 21% trabalham totalmente no local.

Como pode ver no gráfico abaixo, mais organizações estão a exigir que os trabalhadores regressem ao escritório num modelo híbrido. Além disso, um recente inquérito da KPMG a 1500 CEO revelou que 64% preveem um regresso total ao escritório até 2026. 

A questão é: porquê?

Potenciais benefícios do regresso ao escritório

As organizações estão claramente interessadas no regresso dos trabalhadores ao escritório, apontando o aumento da colaboração e uma cultura mais forte como principais motivos. 

Mas serão estas afirmações fundamentadas? O que diz a investigação sobre os potenciais benefícios do regresso dos trabalhadores ao escritório?

Colaboração interdisciplinar reforçada

• Estudo do MIT: Um estudo do MIT concluiu que os académicos que trabalhavam próximos uns dos outros impulsionavam a investigação interdisciplinar em artigos e patentes.
• Estudo da Universidade de Stanford: Uma investigação da Universidade de Stanford concluiu que, embora o trabalho remoto possa aumentar a produtividade em algumas tarefas, pode reduzir a colaboração e a inovação em comparação com o trabalho no escritório, onde as conversas espontâneas ocorrem mais facilmente.
• Universidade de Chicago: Uma investigação da UoC concluiu que os funcionários reduziram os seus círculos de comunicação e interagiram com menos pessoas e unidades de negócio, tanto dentro como fora da firma.

Reuniões melhores para grupos grandes

• CEPR: Uma investigação do CEPR concluiu que, de um modo geral, o trabalho remoto é considerado muito eficiente para equipas pequenas, ao passo que as reuniões presenciais são melhores para grupos grandes de pessoas.
• Análise da MRFR: Prevê-se que o mercado de software de reserva de salas de reunião cresça de $1.1(USD Billion) em 2023 para $2.51 (USD Billion) até 2032, o que demonstra que se espera que mais pessoas se reúnam presencialmente.

Os trabalhadores mais jovens valorizam algum tempo presencial

• Seramount: Uma investigação recente da Seramount concluiu que 74% dos inquiridos da Geração Z preferem algum tipo de regime de trabalho híbrido, em comparação com  52% dos trabalhadores de todos os outros grupos demográficos. Apenas 11% dos inquiridos da Geração Z preferiam trabalhar totalmente à distância, em comparação com 34 por cento dos restantes trabalhadores.

Mais oportunidades de mentoria

• Projeto de investigação sobre o trabalho a partir de casa (WFH): Um estudo realizado pelo Projeto de investigação sobre o trabalho a partir de casa (WFH) concluiu que os trabalhadores no escritório passam quase mais 40% de tempo a orientar membros da equipa do que aqueles que trabalham a partir de casa.

Ligações mais fortes

• Atlassian: ​​As equipas da Atlassian reúnem-se num dos seus escritórios cerca de três vezes por ano para fortalecer os laços e fazer avançar projetos importantes. A sua investigação mostra que estes encontros intencionais das equipas conduzem a um aumento de 27% na perceção de ligação, especialmente entre recém-licenciados e novos contratados, e que este impulso dura cerca de 4-5 meses.

Desafios do regresso ao escritório

Por outro lado, quais são os potenciais desafios da implementação do RTO?

Descontentamento dos trabalhadores

• Perda de flexibilidade: Muitas pessoas habituaram-se à flexibilidade do trabalho remoto. De acordo com uma investigação da FlexJobs, 95% dos trabalhadores querem alguma forma de trabalho remoto.
• Deslocações: Outro inquérito da FlexJobs concluiu que 79% dos inquiridos consideravam evitar a deslocação como o principal motivo para preferirem o trabalho remoto.

Redução da produtividade de alguns trabalhadores

• Distrações no escritório: Nem todos os trabalhadores têm um melhor desempenho em ambientes de escritório. Alguns podem considerar as distrações do escritório (por exemplo, o ruído e as interrupções frequentes) problemáticas. Uma investigação do Pew concluiu que 56% dos trabalhadores afirmam que o WFH os ajuda a concluir o trabalho e a cumprir os prazos.

Desafios legais

• Ações judiciais: Os trabalhadores contratados para trabalhar totalmente à distância podem ter o direito de processar a entidade empregadora se forem despedidos por se recusarem a regressar ao escritório. A viabilidade da pretensão de um trabalhador depende de este poder ser despedido sem justa causa ou apenas por justa causa.
• Proteções do trabalho remoto: Em algumas jurisdições, os trabalhadores podem beneficiar de proteções legais que apoiam o seu direito de continuar a trabalhar remotamente em determinadas condições. Por exemplo, em países como a Alemanha, existem regulamentações que protegem os trabalhadores de serem obrigados a regressar ao escritório, a menos que a entidade empregadora consiga demonstrar uma necessidade empresarial imperiosa.
• Lei dos Americanos com Deficiência (ADA): Ao abrigo da ADA nos EUA, os trabalhadores com problemas de saúde que os coloquem em maior risco devido à COVID-19 ou a outros problemas de saúde podem solicitar adaptações razoáveis para continuarem a trabalhar remotamente.

Aumento dos problemas relacionados com as pessoas

• Aumento dos conflitos: Ao investigar o seu artigo sobre colaboração no RTO versus conflitos, Gleb Tsipursky concluiu que 57% dos inquiridos afirmaram ter experienciado mais problemas relacionados com as pessoas enquanto trabalhavam no escritório. Em contrapartida, apenas 12% indicaram uma maior ocorrência desses problemas enquanto trabalhavam remotamente.

Diferentes políticas de regresso ao escritório

Assim, se está a considerar implementar o RTO, quais são as suas opções?

RTO opcional

O RTO opcional permite que os trabalhadores escolham se querem trabalhar no escritório ou remotamente, oferecendo a máxima flexibilidade. Algumas pessoas podem optar por ir todos os dias, outras uma ou duas vezes por semana, e outras raramente.

Entre os potenciais benefícios incluem-se a retenção dos trabalhadores, o recrutamento e a produtividade

Modelo híbrido

Os trabalhadores são obrigados a deslocar-se ao escritório um determinado número de dias por semana. Continua a existir a opção de oferecer alguma flexibilidade, por exemplo, relativamente ao número de dias, aos dias específicos ou à duração de cada dia.

Entre os potenciais benefícios incluem-se uma maior colaboração entre disciplinas e laços mais fortes entre as equipas.

RTO a tempo inteiro

É obrigatório que todos os colaboradores regressem ao escritório a tempo inteiro, com poucas exceções. Sinceramente, olhando para a investigação e falando com pessoas reais, não tenho a certeza de quais são os potenciais benefícios em relação ao modelo híbrido, exceto talvez um maior controlo sobre a forma como as pessoas passam o tempo no escritório. Uma forma simpática de o dizer seria ter total visibilidade sobre o que as pessoas estão a fazer a todo o momento (não é um ambiente onde este editor gostaria de trabalhar).

6 dicas para uma estratégia de regresso ao escritório bem-sucedida

Siga estas boas práticas para que o RTO tenha o impacto pretendido:

1. Comunique de forma clara e transparente

Deve existir pouca ambiguidade relativamente ao plano de RTO. Isto significa fornecer informações detalhadas, incluindo prazos, horários e expectativas.

Além disso, é importante ser transparente quanto às razões que estão na base da decisão. Tal como salienta Matt Erhard, sócio-gerente do Summit Search Group: “A primeira coisa que deve fazer, antes de começar a elaborar a sua política de RTO, é esclarecer especificamente por que razão quer trazer os colaboradores de volta ao escritório.

A razão para tal é dupla. Em primeiro lugar, será mais provável que os trabalhadores compreendam e aceitem a exigência de regressar ao escritório se esta for apoiada por uma justificação clara — e, acompanhando este aspeto, se partilhar com eles essa justificação e o "porquê" por detrás da sua decisão.

A segunda razão é que isso é fundamental para manter o envolvimento dos colaboradores durante esta transição e para elaborar a sua política de forma a que estes objetivos declarados não sejam apenas cumpridos, mas constituam o foco central das mudanças.

Por exemplo, se disser que está a trazer as pessoas de volta ao escritório para que possam colaborar melhor, então o seu plano de RTO deve garantir que os membros das equipas que trabalham em conjunto em projetos estejam no escritório ao mesmo tempo.

Se não demonstrar de que forma o trabalho no escritório contribuirá para alcançar os objetivos da exigência, então a sua justificação parecerá aos colaboradores uma desculpa vazia e insincera, e é provável que, como resultado, perca alguns membros da equipa.”

Outra dica é dar aos colaboradores tempo suficiente para se adaptarem aos novos requisitos, especialmente se precisarem de tomar providências pessoais, como organizar o cuidado dos filhos ou o transporte. A Amazon, por exemplo, deu pelo menos aos trabalhadores 3 meses completos para se prepararem para um RTO a tempo inteiro.

2. Promova um diálogo aberto e recolha opiniões

Crie canais de escuta dos colaboradores, como software de inquéritos aos colaboradores, para que estes possam expressar as suas preocupações ou preferências relativamente ao regresso ao escritório.

Por exemplo, a American Express recorreu amplamente a inquéritos aos colaboradores para conceber e aperfeiçoar o seu programa híbrido Amex Flex.

3. Apoie a transição e a adaptação

Como descobriu Gleb Turpinsky, algumas pessoas esqueceram-se de como é trabalhar num escritório e alguns trabalhadores mais jovens talvez nunca tenham tido essa experiência!

É por isso que é aconselhável disponibilizar recursos ou formação para ajudar os colaboradores a readaptarem-se ao ambiente de escritório, como sessões práticas sobre gestão do tempo ou sobre o restabelecimento das competências de comunicação presencial, resolução de conflitos e relações com os colaboradores.

Se contratou colaboradores remotamente, considere um programa de integração específico que utilize software de integração para os ajudar a adaptar-se à cultura e ao ambiente do escritório.

Algumas organizações também oferecem benefícios adicionais, como despesas de estacionamento e de transportes públicos, que ajudam os colaboradores a compensar os custos das deslocações de e para o trabalho.

Além disso, os sistemas de gestão do escritório permitem às empresas manter ambientes de trabalho seguros, acomodando simultaneamente o regresso dos colaboradores ao escritório.

4. Lidere pelo exemplo

Como sempre, os líderes devem liderar pelo exemplo no que diz respeito ao RTO. Isto significa garantir que a liderança também está presente no escritório, dando o exemplo ao resto da organização.

Além disso, é importante que todos os líderes e gestores estejam alinhados na sua comunicação sobre o regresso ao escritório, apresentando uma posição unificada.

5. Tenha em consideração as necessidades e situações individuais

Com possíveis implicações legais em mente, reconheça que alguns colaboradores podem ter motivos válidos para preferirem ou precisarem de continuar a trabalhar remotamente (por exemplo, problemas de saúde ou responsabilidades de prestação de cuidados).

Adapte a sua abordagem com base nas funções e responsabilidades das diferentes equipas ou indivíduos. Por exemplo, as funções que equilibram concentração profunda e colaboração podem beneficiar de uma flexibilidade contínua. 

Como salienta Gevorg Nazaryan, CTO e cofundador da Docus: “Constatámos que a presença no escritório para atividades críticas e colaborativas, como sessões intensivas de conceção de produtos, é necessária e nada mais. Caso contrário, utilizam-se ferramentas digitais para estabelecer ligação com a equipa global.”

6. Modernize o escritório

Para tirar o melhor partido do espaço de escritório e potencialmente poupar nos custos imobiliários, algumas organizações implementam a partilha de secretárias ou a reserva de espaços de trabalho para incentivar. 

Estas soluções utilizam software de reserva de secretárias partilhadas ou software de gestão do espaço de escritório para proporcionar aos trabalhadores flexibilidade relativamente ao local onde trabalham no escritório.

Tal como acontece com políticas de RTO eficazes, um planeamento eficaz do espaço de escritório deve centrar-se nas necessidades dos trabalhadores e da organização.

Por exemplo, o gabinete de arquitetura HUB utilizou as opiniões dos colaboradores e dados sobre a utilização do escritório para conceber novos escritórios híbridos com a combinação certa de espaços de trabalho, em consonância com o seu processo de conceção.

A opinião do editor

Consigo ver algumas vantagens num modelo híbrido, mas num modelo altamente flexível. Como trabalhador remoto a 90%, o tempo ocasional passado presencialmente é útil para iniciar conversas com colegas de diferentes equipas, trabalhar em projetos complexos e criar laços. Sei, pelas conversas com os meus colegas, que eles sentem o mesmo.

Além disso, estar num escritório ajuda a combater o isolamento social, a fazer pausas e a criar limites entre a vida pessoal e profissional. Por estes motivos, alguns dos meus colegas que podem deslocar-se ao escritório fazem-no quase todos os dias.

Pessoalmente, considero que uma deslocação curta, de preferência uma caminhada ou um passeio de bicicleta de 20 a 30 minutos, pode ser bastante agradável e ajuda a separar a vida profissional da vida pessoal.

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