Nos últimos anos, depois de ter estado envolvido em cerca de uma dúzia de projetos de tecnologia de RH, posso afirmar uma coisa com certeza: ainda não conheci nenhuma função de RH 100% orientada por dados .
Vou começar por deixar claro que este artigo não pretende repreender os profissionais de RH, mas tornar a função de RH mais valiosa e desejada na organização. Trata-se também de provar que é mais fácil justificar os casos de negócio da tecnologia de RH. E quando o RH é mais valorizado, não se limita a ter um lugar à mesa: é convidado a ocupar o melhor lugar à mesa.
Então, como começa tudo? Com estes 3 passos simples:
Documentar todos os processos
Comece por documentar todos os seus processos numa recolha abrangente de dados que detalhe as tecnologias utilizadas, os volumes, a velocidade, as pessoas envolvidas (incluindo fornecedores e clientes), as entradas e as saídas. Isto é comummente designado por diagrama SIPOC.
Isto não deveria ser uma surpresa, mas, caso seja, é aqui que o RH precisa de começar. Não importa se não tem um analista de negócio, o programa e as competências adequados, ou uma equipa de consultores que lhe forneça dados de referência sobre a forma como os seus pares fazem o mesmo.
Embora tudo o que foi referido acima torne o processo mais rápido e fácil, uma forma simples de começar é utilizar papel de cenário, algumas notas autocolantes e canetas e, claro, profissionais de RH.
Depois de os processos empresariais serem mapeados, podem facilmente ser introduzidos num fluxograma do MS Word ou em qualquer programa gratuito de mapeamento. A ideia é simples e, quando a empresa e o RH sabem como as coisas são feitas, quem as faz, quanto tempo demoram, o que entra e sai de cada etapa e quantas vezes todo o processo é repetido, é fácil calcular o seguinte:
- Quanto tempo demora tudo
- Quanto custam os processos de RH à empresa
- Quanto pode ser poupado através da utilização de tecnologia
Inventário da tecnologia
Este tem de ser um dos passos mais fáceis que as funções de RH podem realizar neste momento e não deveria exigir a contratação de quaisquer consultores ou recursos. Crie uma tabela, um diagrama ou um mapa simples das tecnologias de RH atualmente utilizadas, do que custam à função de RH e à organização e, consequentemente, de quem é responsável por elas.
Não há outra forma de o dizer: se não tiver esta informação pronta, não perca tempo a participar em reuniões com consultores ou mesmo com partes interessadas internas, como as equipas de tecnologias da informação e comunicação (TIC), as equipas financeiras e os utilizadores finais, porque, para que as partes interessadas levem a sério a procura de novas tecnologias, isto é o mínimo indispensável.
Calcular os custos das pessoas
Por último, mas não menos importante, pelo menos 75% dos custos da maioria das empresas estão relacionados com as pessoas. Por isso, introduzir essa informação no seu inventário de processos, juntamente com os custos das pessoas que executam cada etapa, deverá ser fácil.
Isto dirá à empresa exatamente quanto custa cada processo de RH e qual é o custo de manutenção. Isto não deveria ser um conceito estranho para o RH. O desafio costuma ser ter os processos documentados à partida, o que nos leva de volta ao Passo 1 acima!
Todos os passos conduzem à medição clara dos dados relativos às pessoas, aos processos e à tecnologia, abrindo caminho à tomada de decisões baseadas em dados.
Algo que poderá ajudar é um programa de relatórios de despesas que o ajude a compreender como cada euro é gasto.
Se está preocupado com os custos da empresa, opte por recursos gratuitos ou baratos. O programa de RH de código aberto tem frequentemente um plano gratuito e altamente flexível.
Conclusão
Conhecer o verdadeiro custo de gerir a sua organização começa por fazer um inventário completo. Sem este inventário, corre o risco de ignorar detalhes que podem parecer inofensivos, mas que podem revelar-se prejudiciais para o sucesso da sua organização. Saiba como um analista de HRMS pode facilmente assumir todas estas tarefas no nosso artigo aqui.
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