O software de gestão de contactos é uma ferramenta que lhe permite organizar, armazenar e aceder facilmente a todos os seus contactos profissionais importantes num único local seguro, sem depender da memória ou de notas autocolantes. Se está cansado de perder números ou de procurar em emails antigos, este software mantém a sua rede de contactos à mão e ajuda-o a criar relações e a gerir o seu negócio sem problemas.
O que é o software de gestão de contactos?
A gestão de contactos consiste em utilizar um sistema de automatização para manter todos os seus contactos disponíveis e facilmente acessíveis num único local. Pense nele como uma agenda virtual.
Os sistemas de gestão de contactos mantêm o nome, a morada, a entidade empregadora, a localização, o número de telefone e o email de cada pessoa sempre à mão, para que já não tenha de vasculhar a memória para encontrar alguém.
A parte mais importante de um sistema eficaz de gestão de contactos é manter as pessoas de que mais precisa no seu negócio facilmente acessíveis. Tal como o software de centro de atendimento, o software de gestão de contactos garante que a sua equipa consegue satisfazer ou superar as expectativas dos clientes, que estão em constante evolução.
Se o seu negócio depende, de alguma forma, de pessoas, como clientes, para realizar transações de vendas ou se simplesmente procura restabelecer um contacto, sabe que o sucesso está no acompanhamento. Um software eficaz de gestão de contactos ajudará a gerir os principais dados dos clientes dos quais o seu negócio depende.
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Quais são as vantagens do software de gestão de contactos?
Imagine ter o histórico completo das interações com os clientes à distância de um clique. O software de gestão de contactos oferece todas as funcionalidades necessárias para não só ver todos os seus contactos num único local, mas também acompanhar o histórico do seu envolvimento com eles.
Cada chamada telefónica, cada email e cada reunião durante o almoço podem ser registados no seu software de gestão de contactos. Quando telefonou pela última vez a esta pessoa? O que lhe disse sobre a experiência do candidato ou do cliente? Está a planear escrever-lhe e apercebe-se de que alguém da sua equipa de vendas entrou em contacto com ela ainda ontem?
Por esse motivo, o seu software de gestão de contactos é fundamental para a sua equipa de vendas, ajudando-a a gerir os seus negócios. Os profissionais de vendas e as equipas de recrutamento prosperam graças à sua rede de contactos, e uma boa gestão de contactos é essencial para o seu sucesso numa pequena empresa.
De que outra forma se lembrará de quando deve fazer o acompanhamento de um potencial cliente ou candidato específico, ou de quando deve enviar os parabéns pelo aniversário ao seu fornecedor favorito? A possibilidade de definir notificações no seu software garante que nunca perderá datas importantes para entrar em contacto.
A verdadeira vantagem de gerir os seus contactos digitalmente é que ficam completamente acessíveis em qualquer lugar. Enquanto pequena empresa, pode estar constantemente na estrada e ter uma equipa de vendas que nunca para. Isto mantém o respetivo processo de vendas sempre à mão e ajuda os profissionais de vendas a sentirem-se confiantes de que podem aceder a este recurso essencial sem perder o ritmo.
Principais funcionalidades do software de gestão de contactos
Embora muitas vezes tomemos como garantidas algumas das aplicações informáticas básicas que utilizamos, estas funcionalidades de gestão de contactos podem ser fundamentais no que diz respeito à gestão de contactos.
Por exemplo, um software de gestão de contactos baseado na nuvem pode ligar-se a todo o sistema de gestão documental de uma empresa, permitindo assim a partilha fácil de ficheiros entre contactos. Se pretende enviar materiais para uma campanha de marketing, por exemplo, ou procura algum tipo de automatização de marketing para os seus potenciais clientes de vendas, a possibilidade de enviar documentos facilmente pode ser fundamental para o sucesso de uma campanha.
O software de gestão de contactos é também uma ferramenta importante para interagir com as redes sociais da sua empresa. Ao associar os contactos às respetivas contas nas redes sociais, pode perceber o que os seus clientes e consumidores estão a dizer publicamente sobre a sua empresa em tempo real.
Estão a ter interações positivas? Fizeram um excelente testemunho numa plataforma popular? Este tipo de informação sobre os clientes é fundamental para acompanhar a satisfação dos clientes.
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Software de gestão de contactos vs. um CRM
Demasiadas vezes, o software de gestão de contactos é confundido com sistemas de gestão das relações com os clientes, normalmente conhecidos como sistemas CRM ou simplesmente como um "CRM". É fácil cometer este erro, uma vez que a gestão de contactos é uma parte essencial do que faz um software de gestão das relações com os clientes.
A diferença é que a gestão de contactos é apenas uma parte do que o software CRM faz. A gestão das relações com os clientes foi concebida para mostrar todo o percurso do cliente ao longo do processo de vendas, documentando cada interação, cada transação e cada elemento do processo de vendas.
Para a maioria das pequenas empresas, a diferença reside frequentemente no preço e no fluxo de trabalho. Um CRM oferece normalmente várias funcionalidades adicionais de que a maioria das pequenas empresas não necessitará.
A adoção de um CRM exige que uma empresa e os seus comerciais reestruturem completamente a sua estrutura de gestão de vendas, incluindo o processo de introdução de dados e a forma como acompanham os dados dos seus contactos.
Além disso, uma plataforma CRM completa é muito mais cara do que uma solução simples de gestão de contactos. As soluções CRM são geralmente concebidas para empresas de maior dimensão e, por isso, têm um preço adequado a essa realidade.
As ferramentas de gestão de contactos certas podem responder bem às necessidades da sua empresa sem ultrapassar o seu orçamento. Se a sua empresa crescer para além das necessidades de uma solução de gestão de contactos, uma ferramenta CRM poderá fazer parte do seu futuro.
Veja também: Os 10 melhores fornecedores de software de gestão do desempenho empresarial (EPM)
Como escolher o melhor software de gestão de contactos?
Existem excelentes exemplos de ferramentas de gestão de contactos disponíveis, dependendo das suas necessidades específicas.
Para algumas pequenas empresas, um livro de endereços no Gmail poderá ser suficiente. Outras ferramentas, como o Hubspot, têm versões gratuitas que se integram facilmente no Gmail e permitem acompanhar todas as suas interações por e-mail e os contactos profissionais.
O Hubspot, por exemplo, também permite criar modelos que tornam as suas comunicações por e-mail ainda mais fáceis. Tanto o Gmail como o Hubspot têm também a vantagem de disponibilizar aplicações móveis, facilitando a sua utilização em deslocação.
À medida que cresce, existem fornecedores populares no mercado, como a Zoho e a Salesforce, que oferecem soluções CRM completas. Quaisquer que sejam as suas necessidades, existe uma solução disponível para ajudar a gerir as suas listas de contactos e tornar a sua configuração geral muito mais simples.
Para saber mais, consulte a nossa seleção do melhor software de gestão de contactos atualmente disponível no mercado.
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