As soluções de gestão de escritórios vão muito além da disposição das secretárias — trata-se de criar um ambiente onde a sua equipa prospere e cada centímetro de espaço seja utilizado de forma eficaz.
As tendências mais recentes na tecnologia de RH deram origem a um conjunto de ferramentas que podem ajudar a facilitar uma melhor gestão do espaço de escritório, quer se destinem a acomodar trabalhadores híbridos, quer a um regresso completo ao escritório.
As plataformas empresariais de RH podem agora incorporar ferramentas de gestão do espaço de escritório, otimizando melhor a forma como os espaços físicos são utilizados.
O que é a gestão do espaço de escritório?
Uma gestão eficaz do espaço de escritório tornou-se um fator essencial para melhorar a satisfação e a produtividade dos colaboradores no ambiente de trabalho em rápida evolução dos dias de hoje.
A gestão do espaço de escritório envolve investigar, planear e otimizar a forma como a sua organização utiliza o espaço em todo o seu portefólio imobiliário. O processo utiliza normalmente dados em tempo real relativos à utilização do espaço, à área disponível em metros quadrados, às taxas de ocupação, aos custos imobiliários e a uma variedade de outras métricas para elaborar planos e realizar previsões. Com uma gestão eficiente do espaço de escritório, as empresas podem criar ambientes que promovam a colaboração, otimizem a alocação de recursos e, em última análise, impulsionem o sucesso empresarial.
Desde a pandemia, as necessidades relativas ao espaço de trabalho mudaram drasticamente, dando resposta aos membros das equipas presenciais e remotos. Quando muitas equipas trabalhavam totalmente de forma presencial antes da covid, muitas transitaram agora para um modelo de trabalho híbrido no qual os espaços físicos podem ser tratados de forma mais flexível, adequada a um mundo onde os colaboradores não precisam de estar presentes todos os dias.
É provável que os locais de trabalho híbridos tenham apenas alguns colaboradores a tempo inteiro no local, com a maioria a aparecer ocasionalmente. Quando isso acontece, serviços como a reserva de secretárias e a reserva flexível de secretárias, a reserva de salas de conferência, a gestão de visitantes e os registos de entrada podem melhorar drasticamente a eficiência.
As empresas precisam de repensar a forma como utilizam o espaço de escritório num mundo híbrido. O espaço de escritório deve centrar-se mais na colaboração e menos em estar sentado à secretária durante todo o dia.
Ao aplicar uma gestão estratégica da força de trabalho, as empresas podem criar espaços de trabalho inteligentes que apoiem a colaboração e o bem-estar dos colaboradores. As empresas podem utilizar ferramentas de gestão do espaço para monitorizar dados atuais e históricos de alocação do espaço, identificar espaços subutilizados e fornecer sugestões sobre como transformá-los em plantas mais valiosas.
Talvez descubra que algumas das suas salas de reunião poderiam ser reconvertidas numa área de secretárias partilhadas, ou que as disposições dos lugares para trabalhadores remotos são mais adequadamente relegadas para uma área específica da planta.
Talvez duas localizações de escritório possam ser combinadas numa só. A gestão do espaço de escritório significa utilizar o espaço disponível para melhor servir a sua equipa e a sua empresa.
Principais benefícios da gestão do espaço de escritório para a sua empresa
A gestão do espaço de escritório oferece vários benefícios. Vejamos três dos mais impactantes:
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Melhora a satisfação dos colaboradores
Ajustar a sua estratégia de gestão do espaço pode melhorar a satisfação dos colaboradores, facilitando a realização das suas tarefas pelos membros da equipa no ambiente de trabalho. Pense nisto:
- Se um funcionário tiver de lutar por uma secretária sempre que visita um escritório, suportará stress e ansiedade desnecessários que poderiam ser aliviados através de uma aplicação móvel para reservar o espaço antecipadamente.
- Se, quando estão no local, os funcionários tiverem de escolher uma nova secretária todos os dias com base nos trabalhadores temporários que vão e vêm, não se sentirão tão valorizados nas suas funções.
O planeamento do espaço de escritório é uma atividade centrada nos funcionários, com potencial para mostrar-lhes que as suas necessidades são importantes. O design intencional do espaço desempenha um papel fundamental no reforço da cultura empresarial e no aumento da coesão da equipa.
Espaços cuidadosamente concebidos, que refletem os valores de uma empresa, podem promover um sentimento de pertença e orgulho entre os funcionários. Por exemplo, a incorporação de espaços abertos pode promover a transparência e a colaboração, enquanto áreas designadas para relaxamento podem demonstrar um compromisso com o bem-estar dos funcionários.
Obter Eficiências de Custos
Pelas mesmas razões pelas quais a gestão do espaço de escritório melhora a pegada de carbono, também pode permitir poupar dinheiro. Manter espaços subutilizados num portefólio imobiliário é dispendioso, especialmente quando a organização paga diariamente pelo seu aquecimento e iluminação.
Ao compreenderem a utilização atual e histórica do espaço, as empresas podem decidir condensar os espaços em configurações mais eficientes, rescindir contratos de arrendamento ou até vender partes do seu portefólio para libertar capital de exploração.
Para otimizar ainda mais a eficiência de custos, o software de RH pode fornecer informações de valor inestimável.
Reduzir a Pegada de Carbono
As empresas ambientalmente conscientes monitorizam o consumo de eletricidade, aquecimento e água para garantir que recursos naturais valiosos não são desperdiçados. Otimizar o espaço pode reduzir a pressão sobre a rede, diminuindo o número de locais que consomem recursos.
Do mesmo modo, quando é dada aos funcionários a opção de trabalhar remotamente, as organizações podem reduzir a sua pegada de carbono ao diminuir os tempos de deslocação. Quando uma empresa utiliza a gestão imobiliária para alterar a distribuição dos lugares e criar opções mais sustentáveis, o planeta também beneficia.
A integração de materiais sustentáveis e sistemas energeticamente eficientes demonstra a dedicação de uma empresa à responsabilidade ambiental, reforçando ainda mais a identidade e o moral corporativos.
Guia Passo a Passo para Otimizar o Seu Espaço de Escritório
Agora que compreendemos os benefícios da gestão do espaço, vejamos como implementar o planeamento do espaço de escritório em 5 passos:
Passo Um: Análise
O processo de planeamento do espaço começa com a compreensão dos seus dados existentes. Faça um inventário de métricas atuais, tais como:
- Tecnologia de escritório existente utilizada no espaço
- Área total
- Capacidade total do local de trabalho
- Capacidade de cada espaço individual
- Função de cada área do escritório.
Passo Dois: Utilizar Ferramentas de Monitorização
Um acompanhamento eficaz é realizado da melhor forma com as ferramentas certas, incluindo software de sensores de ocupação que fornece dados em tempo real sobre a forma como os espaços estão a ser utilizados. A integração de sistemas de gestão do local de trabalho pode ajudar no planeamento e na execução da sua estratégia de gestão do espaço. Também pode gerir funções como a reserva de secretárias e de salas de reunião com um software de reserva de secretárias partilhadas.
Passo Três: Perguntar à Equipa
O feedback dos funcionários é crucial para desenvolver uma estratégia de gestão do espaço que funcione para todas as pessoas envolvidas. Considere enviar um inquérito aos funcionários. Faça perguntas como:
- Como avaliaria o seu espaço de trabalho?
- Sente que tem apoio para concluir as suas tarefas no trabalho?
- Como podemos melhorar a experiência no escritório?
- Qual é o seu maior desafio quando visita o escritório?
Quarto passo: estabelecer objetivos
Com o feedback que recebe da sua equipa, poderá restringir os objetivos centrais do seu plano de otimização. Como podem estes objetivos ser alcançados utilizando o espaço de que dispõe atualmente?
Ao reafetar recursos, o software de gestão do espaço de escritório com tecnologia de IA pode ser uma ferramenta inestimável para o ajudar a idealizar novas soluções e a desenvolver plantas que as apoiem.
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Quinto passo: implementação
Implementar eficazmente o seu plano de gestão do espaço de escritório é um processo contínuo. Após o lançamento inicial, terá de monitorizar continuamente a utilização e recolher regularmente feedback da sua equipa. Desta forma, poderá identificar rapidamente os problemas e criar soluções adaptáveis.
Por exemplo, criar um ambiente de escritório flexível pode apoiar eficazmente diversas necessidades e atividades profissionais. A incorporação de mobiliário modular e divisórias móveis permite às equipas reconfigurar facilmente os espaços, possibilitando transições fluidas entre reuniões colaborativas e tarefas individuais que exigem concentração.
Reaproveitar áreas subutilizadas como zonas multifuncionais maximiza a eficiência do escritório, oferecendo aos colaboradores espaços adaptáveis que respondem a vários estilos de trabalho. Por exemplo, um canto não utilizado pode ser transformado num espaço de trabalho silencioso ou numa área de reuniões informal sem exigir grandes obras de renovação. Este nível de flexibilidade melhora a utilização do espaço e garante que o escritório se mantém ágil, evoluindo de acordo com as necessidades empresariais e dos colaboradores.
Como pode o software de gestão do espaço de escritório ajudar?
O software de gestão do espaço de escritório pode tratar muitas das tarefas administrativas morosas associadas à gestão do espaço de escritório.
Estas ferramentas permitem aos colaboradores efetuar reservas autónomas de secretárias, salas de reuniões e lugares de estacionamento, além de ajudarem a criar plantas interativas para prever e reinventar a utilização do espaço.
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