Um sistema de acompanhamento de candidaturas (ATS) facilita o recrutamento ao organizar e simplificar todo o seu processo de recrutamento. Poderá tomar decisões de recrutamento mais rápidas e inteligentes, melhorar a colaboração e proporcionar melhores experiências aos candidatos, enquanto poupa tempo e reduz o esforço manual. Neste artigo, explicarei exatamente como a utilização de um ATS beneficia o utilizador e a sua equipa.
O que é um sistema de acompanhamento de candidaturas?
Um sistema de acompanhamento de candidaturas (ATS) é uma forma de software de recrutamento utilizado pelas organizações para gerir os seus processos de recrutamento.
A principal função de um ATS é facilitar a gestão dos candidatos, por parte dos departamentos de Recursos Humanos e das equipas de recrutamento, ao longo do processo de recrutamento e proporcionar uma experiência exemplar aos candidatos.
As principais funcionalidades de um ATS incluem o acompanhamento de candidaturas, a publicação de ofertas de emprego, o agendamento de entrevistas, as comunicações automatizadas com os candidatos e a análise de dados de recrutamento.
Fundamentalmente, a forma como funcionam os ATS consiste numa base de dados que armazena os dados dos candidatos e informações sobre as respetivas candidaturas, por exemplo, o currículo, a carta de apresentação e o feedback das entrevistas.
As equipas de recrutamento podem depois configurar a ferramenta de acordo com o seu processo de recrutamento e fazer avançar os candidatos à medida que progridem em cada etapa.
14 principais benefícios de um sistema de acompanhamento de candidaturas
Os ATS são ferramentas úteis para automatizar o recrutamento (pelo menos as partes mais aborrecidas) e um sistema de acompanhamento de candidaturas bem escolhido pode proporcionar os seguintes benefícios:
1. Maior eficiência
Um ATS automatiza muitas tarefas demoradas, como a publicação de ofertas de emprego, a seleção de candidatos e o acompanhamento de candidatos e responsáveis pelo recrutamento, permitindo que os recrutadores se concentrem em atividades mais estratégicas.
2. Base de dados centralizada
Os ATS ajudam a organizar e armazenar as informações dos candidatos numa base de dados centralizada. As organizações podem utilizá-la para criar um conjunto de potenciais candidatos que ajuda na pesquisa de candidatos e no marketing de recrutamento.
3. Seleção de candidatos mais fácil
O software ATS pode ser programado para colocar determinadas perguntas durante a fase de candidatura e rejeitar automaticamente os candidatos que não cumprem determinados critérios, por exemplo, a localização ou o estatuto de visto.
Alguns ATS com IA afirmam que podem utilizar inteligência artificial para filtrar e classificar candidatos, mas recomendamos cautela neste aspeto.
4. Comunicação simplificada
As ferramentas de comunicação automatizada integradas num ATS facilitam interações atempadas e consistentes com os candidatos e as equipas de recrutamento, melhorando a experiência geral dos candidatos e mantendo-os informados sobre o estado das suas candidaturas.
5. Melhor colaboração e coordenação
O sistema permite uma melhor colaboração entre os membros da equipa de recrutamento, possibilitando-lhes partilhar notas, feedback e avaliações sobre os candidatos num único local.
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6. Decisões baseadas em dados
As plataformas ATS ajudam no recrutamento baseado em dados, fornecendo funcionalidades de análise e elaboração de relatórios que oferecem informações sobre vários aspetos do processo de recrutamento, como a eficácia das fontes, o tempo necessário para contratar e o custo por contratação, ajudando as organizações a tomar decisões baseadas em dados para melhorar o recrutamento.
7. Melhor experiência dos candidatos
Ao proporcionar um processo de candidatura simplificado, atualizações atempadas e dados úteis, os ATS ajudam a melhorar a experiência dos candidatos, tornando mais provável que os talentos formem uma impressão positiva da organização, independentemente do resultado.
8. Poupança de custos
Ao automatizar e otimizar vários aspetos do processo de recrutamento, um ATS pode gerar poupanças de custos através da redução da carga de trabalho administrativa, de ciclos de recrutamento mais rápidos, de uma menor dependência de consultores externos e da melhoria dos resultados do recrutamento.
9. Conformidade e segurança
Um ATS garante que os dados dos candidatos são armazenados de forma segura e ajuda as organizações a cumprir os requisitos legais e os regulamentos de proteção de dados, reduzindo o risco de penalizações por incumprimento.
10. Escalabilidade
Um ATS pode ser facilmente dimensionado para responder às necessidades de organizações em crescimento, permitindo-lhes gerir volumes crescentes de candidaturas e ofertas de emprego sem um aumento correspondente da carga de trabalho manual. À medida que assume mais tarefas no ATS, também pode recorrer ao fornecedor para obter formação sobre ATS para recrutadores e equipas de contratação.
11. Consistência da marca
Os sistemas ATS incluem frequentemente modelos personalizáveis para páginas de carreiras, ofertas de emprego e comunicações, garantindo que a marca empregadora e as mensagens da organização são consistentes em todas as interações com os candidatos.
12. Maior facilidade no cumprimento e na elaboração de relatórios
Um ATS pode ajudar a garantir o cumprimento da legislação laboral e dos regulamentos de contratação, mantendo registos detalhados do processo de contratação.
13. Integração com outro software de RH
As integrações com outras ferramentas de software de RH, software de verificação de antecedentes, plataformas de avaliação, software de processamento salarial e sistemas de calendário facilitam o fluxo contínuo de dados à medida que os colaboradores avançam ao longo do ciclo de vida do colaborador.
14. Recrutamento global
Para organizações com operações internacionais, um ATS pode apoiar a contratação de colaboradores internacionais, permitindo utilizar vários idiomas e fusos horários, bem como cumprir diferentes regulamentações locais.
As funcionalidades que apoiam a contratação internacional podem ter custos adicionais, por isso, confirme o que está incluído no preço do ATS.
Possíveis desvantagens da utilização de um sistema de acompanhamento de candidatos
Embora os sistemas de acompanhamento de candidatos sejam, na sua maioria, verdadeiramente úteis, existem algumas possíveis desvantagens a considerar:
Menor interação humana
A automatização pode reduzir potencialmente a quantidade de interação pessoal entre recrutadores e candidatos, especialmente no que diz respeito ao fornecimento de feedback aos candidatos e à rejeição de candidatos. Há coisas que precisam de um toque humano!
Custos
A implementação e a manutenção de um ATS podem ser dispendiosas, especialmente para pequenas empresas ou startups com orçamentos limitados, razão pela qual elaborámos uma lista de sistemas de acompanhamento de candidatos para pequenas empresas.
Afirmações exageradas
Como referido acima, alguns ATS afirmam que conseguem utilizar IA para filtrar, classificar e talvez até rejeitar candidatos. No entanto, como explica a especialista em recrutamento Mariya Hristova:
“Ainda não encontrei um ATS com um modelo de classificação de CV por função baseado em “IA” ou mesmo em “aprendizagem automática” bem executado. Mesmo funções com o mesmo título podem ser tão diferentes que não vejo nenhuma ferramenta atual capaz de classificar de forma fiável os CV dos candidatos. A maioria acaba simplesmente por funcionar como um detetor de SEO, ou seja, procura palavras-chave e a frequência da sua utilização.
Por este motivo, embora possa ser tentador utilizá-las para ajudar a repartir a carga de trabalho, evito estas ferramentas. Em vez disso, a minha solução consiste em não deixar acumular os CV e em revê-los regularmente (dedicar 30 minutos por dia).”
Alguns sistemas também têm dificuldades em digitalizar e interpretar currículos com uma formatação irregular.
Como funcionam os sistemas de acompanhamento de candidatos
Os ATS funcionam automatizando e simplificando várias etapas do processo de recrutamento:
1. Publicação e distribuição de ofertas de emprego
- Criação: Os recrutadores criam ofertas de emprego no ATS, especificando as descrições das funções, os requisitos e outras informações relevantes.
- Distribuição: O ATS inclui ferramentas de publicação de ofertas de emprego que distribuem essas ofertas por vários sites de emprego, páginas de carreiras da empresa e plataformas de redes sociais, de modo a alcançar um público mais vasto.
2. Recolha de candidaturas
- Candidaturas online: Os candidatos candidatam-se a empregos através do ATS, submetendo os seus currículos, cartas de apresentação e outros documentos necessários.
- Candidaturas por e-mail: Algumas plataformas ATS também podem recolher candidaturas enviadas por e-mail e importá-las automaticamente para o sistema.
4. Seleção de candidatos
- Correspondência de palavras-chave: O ATS compara as qualificações e a experiência do candidato com os requisitos da função, utilizando a correspondência de palavras-chave e outros critérios.
- Classificação automatizada: Em teoria, os candidatos são classificados automaticamente com base na sua adequação à função, permitindo aos recrutadores dar prioridade aos candidatos mais qualificados.
- Perguntas de seleção: Algumas plataformas ATS incluem perguntas de seleção personalizáveis que ajudam a filtrar ainda mais os candidatos com base em qualificações ou critérios específicos.
5. Gestão de candidatos
- Perfis: O ATS cria perfis individuais para cada candidato, armazenando todas as informações relevantes, documentos e histórico de comunicações.
- Acompanhamento do processo: Os recrutadores podem acompanhar os candidatos através das várias fases do processo de contratação, como a análise de candidaturas, o agendamento de entrevistas e a gestão de ofertas.
6. Comunicação e envolvimento
- E-mails automatizados: O ATS pode enviar e-mails automatizados aos candidatos em diferentes fases do processo de recrutamento, como confirmações de candidatura, convites para entrevistas e notificações de rejeição.
- Agendamento de entrevistas: Os recrutadores podem utilizar um ATS com software integrado de agendamento de entrevistas que se integra com calendários para evitar conflitos de agendamento.
7. Colaboração e feedback
- Colaboração da equipa: Os membros da equipa de contratação podem partilhar notas, feedback e avaliações sobre os candidatos no ATS, facilitando um processo colaborativo de tomada de decisões.
- Classificações e comentários: Os recrutadores e os responsáveis pela contratação podem classificar os candidatos e deixar comentários, ajudando a criar uma visão abrangente de cada candidato.
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8. Relatórios e análise
- Análise de dados: O ATS disponibiliza ferramentas de análise de recrutamento que fornecem informações sobre vários aspetos do processo de recrutamento, como a eficácia das fontes, o tempo necessário para contratar e a qualidade dos candidatos.
- Relatórios personalizados: Os recrutadores podem gerar relatórios personalizados para acompanhar métricas específicas e tomar decisões baseadas em dados.
9. Conformidade e segurança
- Proteção de dados: O ATS garante que os dados dos candidatos são armazenados de forma segura, em conformidade com os regulamentos de proteção de dados.
- Registos de auditoria: O sistema mantém registos de auditoria detalhados, documentando todas as ações realizadas no ATS para fins de conformidade e responsabilização.
10. Integração com outros sistemas
- Integração com HRIS: O ATS pode integrar-se com sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS) e outras ferramentas de RH para garantir uma transição simples de candidato a novo colaborador.
- Serviços de terceiros: Algumas plataformas ATS integram-se com serviços de verificação de antecedentes, ferramentas de avaliação e outros fornecedores terceiros para melhorar o processo de recrutamento.
Obtenha aconselhamento especializado
Para ajudar a iniciar o seu percurso na escolha de um novo ATS, compilámos uma lista útil dos melhores sistemas de acompanhamento de candidatos. Em alternativa, pode falar com um dos nossos especialistas em software de RH.
