Para medir o sucesso da integração, é necessário acompanhar métricas específicas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) que mostrem até que ponto o seu programa de integração está a funcionar. Neste artigo, vou mostrar-lhe exatamente que dados deve acompanhar — utilizando informações da sua plataforma de integração, do seu sistema de RH ou das suas ferramentas de aprendizagem — para que possa perceber rapidamente o que está a funcionar, identificar lacunas e introduzir melhorias reais na sua experiência de integração.
8 formas de medir o sucesso da integração
Utilize estas estratégias para o ajudar a simplificar a sua experiência de integração, acompanhar a satisfação dos novos colaboradores e garantir que o seu processo de integração está otimizado para alcançar o sucesso.
1. Rotatividade de novos colaboradores (voluntária e involuntária)
Cerca de ⅓ dos novos colaboradores não ultrapassará os primeiros 90 dias. No entanto, a sua taxa de rotatividade de colaboradores não é uma métrica estática; trata-se, na verdade, de uma série de dados que pode ajudar a contar a história da retenção dos seus colaboradores.
A sua taxa de retenção de colaboradores é composta por duas métricas principais diferentes:
- A rotatividade voluntária de novos colaboradores ocorre quando um colaborador contratado recentemente decide sair da organização por iniciativa própria, normalmente nos primeiros meses de trabalho. Isto pode acontecer devido a razões como expectativas profissionais não satisfeitas, falta de compatibilidade cultural, melhores oportunidades noutro local ou insatisfação com a experiência de integração.
- A rotatividade involuntária, por outro lado, refere-se à cessação do vínculo laboral de um colaborador por iniciativa do empregador e não do colaborador. Isto ocorre frequentemente devido a fatores como desempenho insuficiente, problemas comportamentais, reestruturação organizacional ou redução de efetivos, e não por decisão pessoal do colaborador de abandonar a organização.
Qualquer empresa terá a infelicidade de contratar alguns colaboradores que podem parecer excelentes no papel, mas que, por uma razão ou outra, rapidamente não se adaptam.
No entanto, se os seus números de rotatividade voluntária forem elevados, o problema poderá ser muito mais profundo e poderá ser atenuado através de um processo de integração melhorado.
Ao acompanhar as taxas de retenção e de rotatividade dos novos colaboradores, especialmente durante o primeiro ano de trabalho, conseguirá avaliar se o seu processo de integração é provavelmente parte do problema ou não.
Se tal parecer provável, tente investigar mais a fundo para descobrir quais são os problemas mais comuns, utilizando um inquérito anónimo.
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2. Tempo até à produtividade dos novos colaboradores
Quanto tempo demora até os seus novos colaboradores se adaptarem? Os novos colaboradores envolvem-se rapidamente e estão preparados para resolver problemas, ou trabalham demasiado devagar, demoram muito tempo a aprender e cometem demasiados erros para o seu nível de conforto?
Para medir o tempo até à produtividade dos seus colaboradores, terá primeiro de definir o que significa ser «produtivo» para cada função. Isto pode incluir etapas específicas, como concluir a sua lista de verificação de integração, ou pode ser medido através do cumprimento de objetivos específicos ou da gestão autónoma de tarefas com sucesso.
Pode medir o tempo até à produtividade dos seus colaboradores utilizando o seguinte método:
- Calcule o número de dias que os novos colaboradores demoram a tornar-se produtivos (terá de definir o que significa produtividade para cada função)
- Divida esse número pelo número total de novos colaboradores no período em questão
Embora algumas funções sejam mais complexas do que outras, um programa de integração abrangente deve colocar os colaboradores num caminho rápido para o sucesso. Para a maioria dos colaboradores, deverão ser necessárias semanas, e não meses, até começarem a aproximar-se dos KPIs e a desempenhar satisfatoriamente as suas funções, especialmente se tiverem as competências necessárias.
Se não estiverem a cumprir estas métricas, poderá existir um problema mais significativo no seu programa de integração. Talvez os colaboradores não estejam a aprender a importância de cumprir estes KPIs, ou talvez exista uma lacuna na formação que esteja a deixar estes colaboradores estagnados.
Uma vez que a integração de gestores é um pouco diferente, deverá separá-los da sua análise do tempo até à produtividade e utilizar etapas diferentes para determinar quando é que os novos gestores são considerados «produtivos».
3. Testes
Se alguma vez fez um exame no final de um curso com a duração de um ano e teve dificuldade em reter informações que aprendeu na primeira semana de estudo, lembre-se de que os novos colaboradores estão a passar por uma experiência muito semelhante.
Desde o primeiro dia, são bombardeados com informação e é difícil lembrar-se de tudo a qualquer momento. É por isso que implementar testes no seu processo de integração, como testes de avaliação de competências e questionários, pode ser útil.
Os testes podem ajudá-lo a determinar se os seus novos colaboradores compreendem plenamente as suas funções e a forma como estas se relacionam com os objetivos da empresa. Também pode questioná-los sobre a história relevante da empresa (importante para funções de contacto com o cliente) ou sobre os objetivos específicos que espera que alcancem.
Os questionários bem-sucedidos são positivos, mas os que não têm sucesso também fornecem informações importantes. Se muitos colaboradores responderem incorretamente à mesma pergunta, isso provavelmente indica que a informação não foi transmitida ou foi transmitida de uma forma que não lhes disse nada. Estas métricas podem ajudá-lo a fazer pequenos ajustes ao seu material de formação para tornar o processo de aprendizagem mais eficaz.
4. Inquérito sobre a integração
Uma forma eficaz de medir o sucesso da integração é inquirir diretamente o novo colaborador. Pergunte-lhe diretamente se considera ou não que o processo de integração é eficaz e o que pensa que poderia ser melhorado.
Muitas vezes, integrar software de recrutamento neste processo pode ser benéfico, uma vez que permite acompanhar e gerir estes inquéritos e utilizar fluxos de trabalho automatizados para garantir que são realizados nos momentos ideais durante a fase de integração.
Outra alternativa para automatizar e simplificar o seu inquérito sobre a integração é uma simples ferramenta de inquéritos aos colaboradores. Estas ferramentas oferecem frequentemente modelos que simplificam consideravelmente o processo.
Algumas perguntas básicas que poderá querer incluir no seu inquérito após a integração são:
- Qual foi a primeira impressão que teve da empresa?
- Como mudou essa impressão desde que entrou na empresa?
- O processo de integração dos colaboradores representa fielmente a cultura da empresa?
- Foi-lhe fornecido tudo o que precisava para começar da melhor forma possível?
Recomendamos que envie vários mini-inquéritos distribuídos pelas diferentes fases da integração, enquanto a experiência ainda está fresca na memória dos colaboradores. E não se limite apenas a estas perguntas. Existem muitas outras perguntas úteis para inquéritos sobre a integração que também deverá considerar fazer!
Uma vez que a sua experiência de integração será diferente para os colaboradores internos e remotos, poderá considerar enviar um inquérito separado com perguntas especificamente sobre o processo de integração remota.
Lembre-se de que os inquéritos nem sempre precisam de ser identificados. As pessoas podem hesitar em responder se recearem ser penalizadas pela sua honestidade. Os inquéritos anónimos podem ajudar a obter respostas genuínas que, embora possam ser difíceis de aceitar, podem ser um catalisador fundamental para implementar mudanças significativas.
5. Taxa de conclusão da formação
Pode ter um programa de formação abrangente, mas se os seus colaboradores não estiverem envolvidos no processo, é provável que este não esteja a ser útil.
Mesmo que considere disponibilizar um programa de formação abrangente para novos colaboradores, a sua taxa de conclusão da formação pode indicar que esta não é tão eficaz como pensa.
Analise mais atentamente a quantidade de formação realizada num determinado período e o sucesso dos colaboradores nessa formação. Depois, lembre-se de que começaram agora num novo emprego e têm muito para aprender de uma só vez. Está a dar-lhes tempo suficiente para reverem cuidadosamente a informação e para a assimilarem realmente?
Se existir um problema com a formação incompleta, verifique se o programa de integração disponibiliza tempo suficiente para a formação. Os participantes têm algumas horas sem interrupções para concluir os módulos online e consultar os manuais, ou espera-se que passem toda a noite a estudar depois de um dia já cansativo?
Para ajudá-lo a acompanhar a sua taxa de conclusão da formação e a simplificar todo o processo de formação, poderá querer utilizar software de formação, caso ainda não disponha de um.
6. Taxa de envolvimento
O envolvimento dos colaboradores pode ser um desafio para os empregadores com uma força de trabalho em qualquer fase, mas é especialmente importante quando se trabalha com novos colaboradores.
O número de colaboradores que estão ativamente envolvidos com a cultura da empresa, em comparação com o número de colaboradores que se desligaram e estão apenas a controlar as horas, faz uma grande diferença no sucesso organizacional.
Uma métrica abrangente para avaliar este aspeto é o índice de recomendação dos colaboradores (eNPS). Ao realizar inquéritos, peça aos colaboradores que avaliem a probabilidade de recomendarem a um amigo ou colega trabalhar na sua empresa.
O cálculo do eNPS é a percentagem de colaboradores que o classificam positivamente menos a percentagem que o classifica negativamente na escala. O seu NPS dos colaboradores pode ajudar a medir a qualidade da experiência de integração de novos colaboradores que se esforçou por criar, bem como a satisfação geral dos colaboradores.
7. Entrevistas de permanência
Consideramos as entrevistas de saída uma ferramenta para obter conhecimentos antes de alguém sair pela porta, mas as entrevistas de permanência analisam porque é que os seus colaboradores continuam a trabalhar todos os dias.
Faça um acompanhamento dos novos colaboradores depois de estes terem tido oportunidade de se instalar e pergunte sobre o processo de integração e sobre como se estão a sentir em geral. O que correu bem? O que aconteceu demasiado depressa ou devagar? Foram omitidas algumas atividades de orientação? Sentem que precisam de mais formação em alguma área essencial?
As entrevistas de permanência podem fazer maravilhas pela retenção dos colaboradores, especialmente quando são realizadas regularmente. Mostram aos colaboradores que está empenhado e que se preocupa com o seu crescimento futuro. Mais importante ainda, mostram que pretende resolver rapidamente os problemas antes que algo fique fora de controlo.
Não hesite em fazer perguntas e aprofundar as respostas de um colaborador. Assim que confiarem que se trata verdadeiramente de um fórum aberto de comunicação, estarão dispostos a fornecer-lhe as respostas de que precisa.
Saiba mais sobre as entrevistas de permanência e os tipos de perguntas que pode fazer.
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8. Custos da integração
Acompanhar os custos do seu programa de integração também pode ajudá-lo a monitorizar o seu sucesso. Ao analisar os custos da sua integração (incluindo despesas diretas e indiretas), pode avaliar se o seu processo de integração está a proporcionar um forte retorno do investimento (ROI) da integração.
Eis os diferentes custos de integração que deve considerar:
- Materiais de integração e formação, tais como custos das licenças do software de integração e kits de orientação.
- Custos de formação, incluindo sessões de formação formais, certificações ou cursos de formação externos.
- Horas despendidas em formação por gestores e outros membros da equipa. Lembre-se de que o tempo não é gratuito, especialmente em ambientes de trabalho que faturam horas aos clientes.
- Custos de perda de produtividade. À semelhança do ponto anterior, haverá uma perda temporária de produtividade enquanto os novos colaboradores aprendem o funcionamento da organização e precisam da ajuda de outras pessoas para atingirem o desempenho máximo.
Depois de analisar estes custos, terá uma ideia mais clara sobre se a sua estratégia de integração precisa de ser otimizada, talvez adiando itens dispendiosos (como cursos de formação externos) para mais tarde, quando os novos colaboradores já não estiverem tão sobrecarregados com novas tarefas. Esta abordagem pode ajudar a limitar os custos iniciais até determinar se o seu novo colaborador vai permanecer a longo prazo ou não.
O mais importante? Mantenha-se envolvido
Existem muitas formas diferentes de medir o sucesso da integração, mas o mais importante é prestar atenção ao sucesso do seu programa de integração, pelo menos até certo ponto.
O que funciona pode ser aplicado ao seu processo de integração de prestadores de serviços independentes e de colaboradores remotos.
Embora existam boas práticas para a integração que permanecerão consistentes, o nosso processo de integração nunca deve ser uma situação de o configurar e esquecer. Essa abordagem equivale a deixar a sua empresa estagnar e assumir que as suas vendas serão tão elevadas daqui a 5 anos, sem qualquer crescimento ou desenvolvimento.
Preste muita atenção à eficácia dos seus esforços de integração e observe o impacto que têm no sucesso dos seus novos colaboradores e da organização em geral.
Para saber mais, consulte os nossos recursos sobre como automatizar a sua integração e como personalizar a integração de colaboradores.
