Contratar trabalhadores é um passo decisivo para fazer crescer a sua empresa, proporcionando oportunidades para aumentar a produtividade, trazer novas competências e expandir as operações de forma eficaz.
No entanto, o processo também traz consigo um conjunto próprio de desafios, desde lidar com requisitos legais até encontrar os talentos certos para fazer crescer a sua equipa.
Este guia irá acompanhá-lo ao longo de todo o processo de contratação de trabalhadores, do início ao fim.
Antes de contratar trabalhadores
1. Preparação legal e administrativa
Antes de poder contratar alguém, há alguns requisitos legais que deve verificar primeiro. Embora recomendemos obter aconselhamento jurídico, é provável que tenha de cumprir os seguintes requisitos:
1.1 Registo fiscal
Sabia que isto iria acontecer! Naturalmente, para contratar alguém legalmente, precisa de preencher os formulários necessários para pagar os impostos federais e estaduais ao Tio Sam.
Formulários federais (obrigatórios para todas as empresas dos EUA):
- Formulário SS-4:
- Objetivo: Solicitar um EIN (Número de Identificação do Empregador) junto da IRS.
- Onde apresentar: site da IRS.
- Formulário 940:
- Objetivo: Declarar e pagar o imposto federal sobre o desemprego (FUTA).
- Frequência: Anualmente.
- Formulário 941:
- Objetivo: Declarar o imposto federal sobre o rendimento, a Segurança Social e a retenção do imposto Medicare.
- Frequência: Trimestralmente.
- Formulário W-2:
- Objetivo: Declarar os salários pagos e os impostos retidos aos trabalhadores.
- Frequência: Anualmente (entregue aos trabalhadores e à IRS).
- Formulário 1099-NEC (se aplicável):
- Objetivo: Declarar os pagamentos efetuados a prestadores de serviços independentes.
- Frequência: Anualmente.
Formulários fiscais estaduais (variam consoante o estado):
- Formulários de registo do imposto estadual sobre a folha salarial:
- Objetivo: Registar-se para efeitos de retenção do imposto estadual sobre o rendimento.
- Onde apresentar: Site do Departamento de Receitas ou da Repartição de Finanças do seu estado.
- Registo no seguro estadual de desemprego (SUI):
- Objetivo: Registar-se para pagar os impostos relativos ao seguro de desemprego.
- Onde apresentar: Site do Departamento de Força de Trabalho ou do Departamento do Trabalho do estado.
- Registo no seguro estadual de invalidez (SDI) (se exigido):
- Estados abrangidos: Califórnia, Nova Iorque, Nova Jérsia, Rhode Island e Havai.
- Formulário de comunicação de novas contratações:
- Objetivo: Comunicar os trabalhadores recém-contratados ao Registo de Novas Contratações do seu estado.
- Onde apresentar: Site do Gabinete de Apoio à Criança ou do Gabinete do Trabalho do estado.
- Formulários de impostos locais e de licença comercial:
- Objetivo: Registar-se para cumprir os requisitos locais relativos a impostos sobre a folha salarial ou impostos comerciais, se aplicável.
1.2. Configurar o processamento salarial
Os trabalhadores não ficarão consigo durante muito tempo se não lhes pagar. Configurar o processamento salarial implica criar um processo para calcular e pagar os salários dos trabalhadores, assegurando simultaneamente o cumprimento da legislação fiscal federal, estadual e local.
Aconselhamos a escolher um serviço de processamento salarial ou um fornecedor ou a utilizar software de processamento salarial para automatizar os cálculos, as declarações fiscais e os depósitos diretos.
1.3 Compreender a legislação laboral
Familiarize-se com a legislação laboral a nível federal, estatal e local. Estas leis abrangem áreas como o salário mínimo, o pagamento de horas extraordinárias, as políticas de não discriminação, as normas de segurança no trabalho e as certificações ou verificações de antecedentes exigidas no seu setor.
Alguns bons locais para encontrar informações incluem sites oficiais como o Departamento do Trabalho dos EUA (DOL), Comissão para a Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC) e o departamento do trabalho do seu estado.
1.4 Obter um seguro de acidentes de trabalho
O seguro de acidentes de trabalho cobre as despesas médicas e os salários perdidos dos trabalhadores em caso de lesões ou doenças relacionadas com o trabalho.
A maioria dos estados exige que as empresas com trabalhadores tenham este seguro (embora os requisitos variem consideravelmente) e a falta desta cobertura pode resultar em multas significativas e consequências legais.
Contacte um fornecedor de seguros autorizado no seu estado para comparar apólices e prémios.
1.5 Preparar contratos de trabalho
Redija contratos de trabalho ou cartas de oferta que definam claramente as funções, a remuneração, os benefícios e as políticas da empresa.
Embora não sejam obrigatórios para a maioria dos empregos, os contratos de trabalho podem ajudar a definir expectativas e reduzir a probabilidade de litígios.
Entre os elementos a incluir estão as condições relativas à confidencialidade, à propriedade intelectual e à cessação do contrato, se aplicável.
Considere utilizar modelos jurídicos ou trabalhar com um advogado para garantir o cumprimento da legislação laboral estatal e federal.
2. Preparação financeira
2.1 Definir um orçamento para salários e benefícios
Para definir um orçamento para salários e benefícios, comece por pesquisar os salários padrão do setor para cada função, com base na experiência e na localização, utilizando ferramentas como o Gabinete de Estatísticas do Trabalho (BLS) ou sites de emprego como o Glassdoor.
Adicione os custos obrigatórios suportados pelo empregador, como os impostos sobre os salários (Segurança Social, Medicare e seguro de desemprego), e benefícios como seguro de saúde, contribuições para a reforma e férias pagas.
2.2 Implementar benefícios para os trabalhadores
Para implementar benefícios para os trabalhadores, identifique os benefícios obrigatórios exigidos por lei, como o seguro de acidentes de trabalho, o seguro de desemprego e as contribuições para a Segurança Social.
Em seguida, considere quais benefícios voluntários oferecerá, como seguro de saúde, planos de reforma, férias pagas e programas de bem-estar, com base nas normas do setor na sua localização (ou localizações) e no seu orçamento.
Estabeleça parcerias com fornecedores de benefícios de confiança, com um historial sólido de apoio a empresas do seu setor ou com uma dimensão semelhante à da sua empresa.
Outro aspeto a verificar é há quanto tempo operam e se são especializados em tipos específicos de benefícios, como seguros de saúde, planos de reforma ou programas de bem-estar.
3. Políticas e procedimentos
3.1 Elaborar um manual do trabalhador
Crie um manual do trabalhador que defina as políticas da empresa, as expectativas no local de trabalho, os direitos dos trabalhadores e procedimentos como assiduidade, conduta e licenças. Inclua políticas legais, como as relativas à não discriminação, à prevenção do assédio e às diretrizes de segurança no local de trabalho.
É importante que o manual seja claro, conciso e acessível, atualizando-o regularmente à medida que as políticas mudam—o Slite, o Notion ou outras ferramentas específicas para manuais do trabalhador são perfeitos para este efeito.
Se a sua empresa tiver muitas políticas relativas aos trabalhadores para acompanhar, considere criar um manual do trabalhador específico para novas contratações, de modo a evitar a sobrecarga de informação no primeiro dia do processo de integração.
3.2 Estabelecer normas de segurança no local de trabalho
Garanta que o seu local de trabalho cumpre os regulamentos de segurança estabelecidos pela OSHA ou pelas autoridades específicas do setor.
Realize avaliações de segurança, disponibilize o equipamento de proteção necessário, crie procedimentos de resposta a emergências e forme regularmente os funcionários sobre os protocolos de segurança, documentando também o cumprimento dos mesmos para evitar possíveis infrações.
4. Preparação para o recrutamento e a integração
4.1 Criar uma descrição de funções
Redija uma descrição de funções detalhada que defina claramente as responsabilidades da função (e de que forma contribuirão para o sucesso da organização), as qualificações, as competências necessárias e os resultados esperados.
Certifique-se de que utiliza uma linguagem clara, orientada para a ação e imparcial, para atrair os candidatos certos e estabelecer expectativas claras desde o início.
Saiba mais sobre como elaborar descrições de funções eficazes no excelente artigo de Mariya Hristova sobre como redigir uma descrição de funções.
4.2 Conceber um processo de contratação
Comece a desenvolver um processo de contratação estruturado que inclua a criação de anúncios de emprego, a triagem de currículos, a realização de entrevistas e a aplicação de avaliações de competências.
Defina critérios de contratação claros, decida quais os membros da equipa que estarão envolvidos no processo de seleção e uniformize os métodos de avaliação para garantir consistência, equidade e conformidade com a legislação laboral.
Também deverá ponderar a criação de um processo de contratação adequado ao trabalho remoto.
Processo de contratação
5.1 Procurar candidatos
A procura de candidatos envolve encontrar potenciais contratados através do marketing de recrutamento e de estratégias ativas de procura.
O marketing de recrutamento inclui promover a sua marca empregadora através de bolsas de emprego, redes sociais e do site da sua empresa, bem como publicar atualizações regulares, como testemunhos de funcionários e vídeos da empresa, para demonstrar o valor da sua organização enquanto potencial empregadora.
A procura ativa envolve pesquisar diretamente candidatos através da sua rede de contactos, de quaisquer recomendações de funcionários existentes, do LinkedIn, de fóruns profissionais e de sites de emprego específicos do setor.
5.2 Fazer a triagem dos candidatos
O processo de triagem de candidatos começa com a análise de currículos e candidaturas para avaliar a experiência profissional, as competências e a formação académica dos candidatos.
Os modernos sistemas de acompanhamento de candidatos podem ajudar a automatizar esta etapa, filtrando os currículos e classificando-os com base em palavras-chave ou requisitos específicos da função, por exemplo, a elegibilidade.
Após a análise inicial, uma breve triagem telefónica ou por vídeo permite aos responsáveis pela contratação avaliar as competências de comunicação, a disponibilidade e o interesse dos candidatos na função.
Durante esta conversa, esclareça as expectativas da função e certifique-se de que o candidato compreende os valores da empresa.
Segue-se a elaboração da lista restrita, na qual os candidatos são classificados com base nas qualificações e nos resultados da triagem. Esta etapa reduz o grupo aos candidatos mais adequados para uma avaliação posterior.
5.3 Realizar entrevistas
A realização de entrevistas envolve reunir-se com os candidatos selecionados para avaliar as suas qualificações, competências e adequação à cultura da empresa.
Uma entrevista bem estruturada inclui perguntas direcionadas para as capacidades técnicas, as competências de resolução de problemas e os traços comportamentais.
As perguntas de entrevista comportamental podem ser úteis para compreender de que forma um candidato aplicou as suas competências e lidou com situações da vida real — um forte indicador do seu comportamento futuro em cenários semelhantes e da forma como trabalharia na sua organização.
As entrevistas podem ser realizadas individualmente, virtualmente ou como parte de um painel, envolvendo membros essenciais da equipa e responsáveis pela tomada de decisões.
Para manter a equidade, os avaliadores devem utilizar um sistema de pontuação ou um formulário de comentários normalizado. Isto garante que cada candidato é avaliado segundo os mesmos critérios, promovendo um processo de seleção objetivo e inclusivo.
Leia mais no excelente artigo de Hristova sobre como entrevistar alguém.
5.4 Fazer uma proposta
Encontrou uma correspondência; agora chega a fase ligeiramente angustiante de fazer-lhe uma proposta. Como Hristova salienta no seu excelente artigo sobre como fazer uma proposta de emprego, é melhor telefonar primeiro à pessoa para lhe dar a conhecer a decisão antes de lhe enviar uma carta formal com o título da função, o salário, a data de início, os benefícios e as condições de emprego, etc.
Recomendo vivamente que leia o artigo de Hristova para o ajudar a abordar esta fase crucial e a contratar mais candidatos que pretende.
5.5 Verificações de antecedentes e elegibilidade
Antes de oficializar a contratação, realize verificações de antecedentes e de elegibilidade para confirmar as credenciais do candidato e o seu estatuto legal de trabalho.
O historial profissional e académico deve ser confirmado através de registos oficiais ou de serviços de verificação reputados.
As verificações de referências permitem obter informações sobre o desempenho profissional anterior, a ética de trabalho e o carácter do candidato, contactando antigos empregadores ou contactos profissionais.
As verificações de elegibilidade legal incluem confirmar o direito ao trabalho através do Formulário I-9 nos EUA ou garantir que os vistos e autorizações adequados estão regularizados.
Se forem necessárias verificações de antecedentes criminais, assegure o cumprimento da legislação relevante e certifique-se de que as verificações são adequadas à função (software de verificação de antecedentes ou serviços de testes de drogas podem ajudar neste caso).
A transparência relativamente ao processo cria confiança e garante que os candidatos são informados ao longo de todo o processo.
Depois de contratar funcionários
6.1 Comunicar as novas contratações
Mais burocracia, que bom! Eis o que você e o novo funcionário têm de concluir do ponto de vista legal:
Para o empregador (as suas responsabilidades):
- Preencher o Formulário I-9 (verificação da elegibilidade para o emprego):
- Tem de verificar a identidade do funcionário e a sua autorização legal para trabalhar nos EUA.
- Analise e conserve documentos comprovativos, como passaportes ou cartas de condução.
- Comunicar a nova contratação ao seu estado:
- Registe o funcionário no Programa de Comunicação de Novas Contratações do seu estado no prazo de 20 dias após a contratação (ou antes, dependendo do seu estado).
- Configurar o processamento salarial:
- Registe-se para obter contas de impostos federais e estaduais sobre a folha salarial, caso ainda não o tenha feito.
- Obter um seguro de acidentes de trabalho:
- Adquira este seguro se for exigido pelo seu estado, cobrindo lesões ou doenças relacionadas com o trabalho.
- Afixar os cartazes obrigatórios no local de trabalho:
- Afixe os avisos relativos à legislação laboral federal e estadual num local visível, abrangendo o salário mínimo, a segurança no local de trabalho e as políticas de não discriminação.
- Criar um processo individual do funcionário:
- Mantenha um processo confidencial do funcionário, incluindo formulários preenchidos, cartas de proposta assinadas e registos de desempenho.
- Disponibilizar os benefícios exigidos (se aplicável):
- Ofereça benefícios como seguro de saúde, planos de reforma e licença remunerada, se exigidos por lei ou pela política da sua empresa.
Para o funcionário (as suas responsabilidades)
- Preencher o Formulário W-4 (Certificado de Retenção do Trabalhador):
- Este formulário determina o montante de imposto federal sobre o rendimento que deve ser retido dos seus salários.
- Preencher os formulários estaduais de retenção na fonte (se aplicável):
- Dependendo do estado, os trabalhadores poderão ter de preencher formulários de retenção específicos desse estado.
- Apresentar os documentos do Formulário I-9:
- O trabalhador deve apresentar documentos válidos que comprovem a sua identidade e autorização para trabalhar no prazo de três dias após a contratação.
- Inscrever-se nos benefícios (se forem disponibilizados):
- Os trabalhadores devem analisar e inscrever-se nos benefícios patrocinados pela empresa, como o seguro de saúde, os planos de reforma e as licenças remuneradas.
- Assinar a carta de oferta/contrato de trabalho:
- Se necessário, devem aceitar formalmente a função assinando o contrato de trabalho ou a carta de oferta.
- Tomar conhecimento das políticas da empresa:
- Os trabalhadores devem assinar declarações de tomada de conhecimento de políticas importantes, como as políticas contra o assédio, de confidencialidade e de segurança no trabalho, se aplicável.
6.2 Integração
A integração abrange alguns dos requisitos legais e administrativos acima indicados, mas trata-se sobretudo de garantir que a pessoa recém-contratada tem o melhor início possível.
Isto significa fornecer-lhe as ferramentas, os conhecimentos e o apoio necessários para ter sucesso. Os elementos comuns incluem formação específica para a função, apresentações aos membros da equipa e uma visão geral da cultura, dos valores e das expectativas da empresa.
Um programa de integração bem estruturado melhora o envolvimento dos trabalhadores, a satisfação profissional e a retenção a longo prazo. Saiba mais no nosso artigo sobre a criação de um programa de integração de 30-60-90 dias eficaz.
Como contratar trabalhadores: 5 boas práticas
As pessoas são pessoas e fazem coisas estranhas. Nem sempre é claro o que as motiva e a vida acontece.
O recrutamento de ciclo completo bem-sucedido baseia-se na confiança, transparência, organização, determinação e comunicação.
Eis algumas boas práticas para ajudar a atrair e reter os talentos de que necessita:
1. Criar uma EVP
Uma proposta de valor para o trabalhador (EVP) é um conjunto de benefícios e ofertas únicas que uma entidade empregadora promete proporcionar aos seus trabalhadores em troca das suas competências, conhecimentos especializados e compromisso.
É, essencialmente, o valor que uma organização proporciona aos seus trabalhadores em troca dos seus contributos.
A EVP ajuda a atrair, reter e envolver talentos, comunicando e promovendo eficazmente aquilo que torna a organização num local de trabalho desejável. Abrange vários componentes, tais como:
- Objetivo, visão e missão
- Valores organizacionais
- Remuneração total
- Cultura
- Oportunidades de desenvolvimento profissional
- Flexibilidade
- Equilíbrio entre a vida profissional e pessoal
- A experiência geral do trabalhador.
Para uma análise mais aprofundada, sugiro o excelente guia de Hristova sobre a criação de uma EVP.
2. Cultivar uma marca empregadora forte
Depois de criar a sua EVP, deve cultivar a sua marca empregadora.
Em essência, a sua marca empregadora é a sua reputação enquanto entidade empregadora. É a forma como se apresenta nas redes sociais, nas descrições de funções, nas entrevistas e em tudo o que é visto pelos candidatos.
É também a forma como se comporta enquanto empresa. É ética? Os trabalhadores são bem tratados? Vive de acordo com os seus valores?
Uma citação que sempre me marcou relativamente à criação de uma marca é de Warren Buffet: “São necessários 20 anos para construir uma reputação e cinco minutos para a arruinar. Se pensar nisso, fará as coisas de forma diferente.”
Para uma análise mais aprofundada, consulte o guia de Mariya sobre criação de uma marca empregadora.
3. Utilize um processo de entrevista estruturado
Abordámos acima a importância das entrevistas e volto a reforçá-la aqui.
É importante criar uma estrutura de entrevista consistente para garantir que todos os candidatos são avaliados com base nos mesmos critérios. Isto ajuda a proporcionar uma experiência consistente aos candidatos, além de poder reduzir preconceitos e tornar o processo mais justo.
4. Tire partido da tecnologia
Durante os primeiros tempos, é provável que consiga trabalhar com um simples sistema de gestão de colaboradores para ajudar a criar a sua equipa. Os sistemas de gestão de colaboradores oferecem, por si só, inúmeras vantagens.
No entanto, se o recrutamento aumentar, existem algumas ferramentas úteis que ajudam a melhorar o processo para todas as partes envolvidas e a acompanhar os KPIs de recrutamento, mantendo os seus esforços alinhados com os objetivos da empresa.
O rei/rainha incontestado do software de recrutamento é o sistema de acompanhamento de candidaturas (ATS). Estes sistemas utilizam ferramentas de automatização do recrutamento para ajudar a publicar ofertas de emprego, agendar entrevistas, acompanhar e comunicar com os candidatos ao longo do processo de contratação, analisar currículos e interpretar comentários.
5. Recorra a profissionais
O recrutamento é conhecido por ser uma tarefa complexa, sobretudo a parte relacionada com a procura de candidatos, pelo que, por vezes, é vantajoso contratar um profissional ou recorrer aos seus serviços. Tem algumas opções, dependendo do seu orçamento de recrutamento:
- Criar uma equipa interna de recrutamento.
- Recorrer a uma agência de recrutamento especializada, mediante avença ou pagamento à entrega. Estas agências são especialmente úteis para recrutar executivos ou candidatos difíceis de encontrar.
- Recorrer a uma organização profissional de empregadores ou a um empregador de registo. Estas entidades são particularmente úteis para recrutar talento fora da sua jurisdição de origem.
Para saber mais, consulte o nosso artigo sobre como contratar um recrutador, como contratar um gestor ou como contratar um assistente.
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