Certifierad lönerapportering: En komplett guide 2026

Bestyrkt lönerapportering är ett krav enligt Davis-Bacon-lagen, som föreskriver att arbetstagare på sådana projekt ska få minst den gällande lönen och förmåner utöver lön för det område där de arbetar.

Davis-Bacon-lagen

Davis-Bacon-lagen antogs av kongressen 1931 för att skydda arbetstagare från låga timlöner.

Enligt lagen måste du följa reglerna om bestyrkt lönerapportering om staten tilldelar ditt företag ett kontrakt på mer än 2 000 dollar för att slutföra byggnation, ändring, underhåll eller reparation av offentliga byggnader eller offentliga byggprojekt.

Det innebär att du ska lämna in din veckovisa bestyrkta lönerapport och betala dina arbetstagare den gällande lönen samt förmåner utöver lön i enlighet med deras geografiska placering.

De gällande lönerna fastställs av DOL genom undersökningar. Övertidsersättning motsvarande 1,5 gånger den anställdes grundlön för alla arbetade timmar över 40 kommer att krävas för kontrakt som omfattas av lagen om arbetstidsstandarder för kontraktsarbete.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Formulär WH-347

Formulär WH-347 är det formulär du använder för att lämna in din bestyrkta lönerapport till DOL. Instruktioner finns utförligt tillhandahållna av DOL, men här är en sammanfattning av vad som ingår:

Företagsinformation

• Klassificering
• Namn
• Adress
• Lönenummer
• För vecka som slutar (datum)
• Projekt och plats
• Projekt- eller kontraktsnummer.

Arbetstagarinformation

• Arbetstagarens namn och identifikationsnummer
• Arbetsklassificeringar (ange den klassificering som beskriver det arbete som faktiskt utförs av varje arbetstagare eller mekaniker).
• Arbetade timmar (för kontrakt som omfattas av lagen om arbetstidsstandarder för kontraktsarbete ska arbetade timmar utöver 40 timmar per vecka anges som "övertid".)
• Lönesats (inklusive förmåner)
• Bruttobelopp som tjänats in
• Alla löneavdrag och summan av avdragen
• Nettolön som betalats ut för veckan.

Vilka arbetsgivare måste använda bestyrkt lönerapportering?

Bestyrkt lönerapportering för entreprenörer är ett lagkrav för alla entreprenörer eller underentreprenörer som arbetar med statliga byggprojekt värda mer än 2 000 dollar.

Byggnation är ett brett begrepp och kan innebära allt från att bygga en skola till att reparera en motorväg. Det omfattar många olika typer av arbetsuppgifter, till exempel målning, dekorering, VVS eller elarbete. 

De löner och förmåner utöver lön som du måste betala fastställs av arbetsmarknadsdepartementet. Även om denna information bör tillhandahållas när du tilldelas kontraktet rekommenderas du att kontakta DOL för att bekräfta allt du är osäker på.

Underlåtenhet att följa reglerna om bestyrkt lönerapportering 

Underlåtenhet att följa reglerna om bestyrkt lönerapportering kan leda till följande:

• Innehållande av avtalsmedel: Den federala myndighet som finansierar byggprojektet kan innehålla en del av avtalsmedlen för att täcka beloppet för de underbetalningar som gjorts till arbetstagarna. Detta är ofta det första steget för att säkerställa att arbetstagarna får den lön de har rätt till.
• Utbetalning av retroaktiva löner: Entreprenörer kan behöva betala retroaktiva löner till arbetstagare som fått mindre betalt än de rådande lönesatserna för sitt arbete. Detta kan omfatta både löneskillnaden och eventuella underbetalda förmåner.
• Hävning av avtal: Vid allvarliga fall av bristande efterlevnad kan en entreprenörs pågående avtal hävas, och entreprenören kan hållas ansvarig för eventuella ytterligare kostnader som staten ådrar sig för att slutföra arbetet med en annan entreprenör.
• Uteslutning från offentliga upphandlingar: Entreprenörer och underentreprenörer som konstateras ha gjort sig skyldiga till betydande överträdelser av Davis-Bacon-lagen kan uteslutas från framtida statliga avtal under en viss period, vanligtvis tre år. Det innebär att de inte får lämna anbud på eller ta emot federala avtal, vilket kan få stor inverkan på deras verksamhet.
• Rättsliga åtgärder och böter: Entreprenörer kan bli föremål för rättsliga åtgärder, inklusive böter och sanktioner, vid uppsåtliga överträdelser av Davis-Bacon-lagen. Om det finns bevis på bedrägeri eller falska uppgifter kan även åtal väckas.
• Skadat anseende: Bristande efterlevnad kan även leda till ett skadat anseende, vilket påverkar entreprenörens möjlighet att få framtida uppdrag, även utanför statliga avtal.
• Civilrättsliga stämningar: Arbetstagare som inte har fått den korrekta rådande lönesatsen kan också ha rätt att väcka civilrättslig talan mot arbetsgivaren för obetalda löner.

Lönehanteringsworkshoppar är perfekta för att lära sig hur man upprätthåller efterlevnaden av standarder för certifierad lönehantering. Du kan ställa frågor och få svar från branschexperter samt lära dig om ny teknik och aktuell utveckling.

Delstatliga och lokala lagar om rådande löner

Entreprenörer som omfattas av Davis-Bacon-lagen kan även behöva följa delstatliga och lokala lagar som reglerar rådande löner och övertidsersättning.

Dessa lagar, som kallas "Little Davis-Bacon-lagar", är lagar på delstatsnivå i USA som liknar den federala Davis-Bacon-lagen. 

Medan den federala Davis-Bacon-lagen gäller byggprojekt som finansieras av den federala staten, gäller Little Davis-Bacon-lagar byggprojekt som finansieras eller stöds av delstaten.

Arbetsgivare på delstatsfinansierade projekt bör kontakta den berörda delstatliga arbetsmarknadsmyndigheten om deras rapporteringsskyldigheter inte förklaras tydligt när de får sitt avtal.

Vanliga misstag vid certifierad lönehantering att undvika

Att färdigställa certifierad lönehantering kräver noggrannhet och efterlevnad av särskilda bestämmelser. Genom att känna till vanliga misstag blir det lättare att undvika problem med efterlevnaden och sanktioner. Här är några av de vanligaste misstagen att undvika när du färdigställer certifierad lönehantering:

• Felaktiga lönesatser: Ett av de vanligaste felen är att betala arbetstagare mindre än de rådande lönesatserna för deras yrkeskategorier. Se till att du använder det aktuella lönebeslutet för projektet.
• Felklassificering av arbetstagare: Att felaktigt klassificera arbetstagare i en yrkeskategori med lägre lön är ett vanligt misstag. Varje arbetstagare måste klassificeras utifrån det arbete som faktiskt utförs.
• Felaktig rapportering av arbetade timmar: Om antalet arbetade timmar, inklusive övertid, inte rapporteras korrekt kan det leda till problem med efterlevnaden. Det är viktigt att föra noggranna register över alla timmar som varje anställd arbetar. Att investera i de bästa lönehanteringstjänsterna för småföretag kan förenkla processen och säkerställa efterlevnaden.
• Fel vid beräkning av övertid: Övertid måste beräknas korrekt och betalas i enlighet med lagen om rättvisa arbetsnormer (FLSA). Kom ihåg att övertid vanligtvis betalas med en och en halv gång den anställdes ordinarie lön för arbetade timmar över 40 under en arbetsvecka.
• Underlåtenhet att inkludera förmåner: Om förmåner ingår i lönebeslutet för den rådande lönen måste de beräknas och rapporteras korrekt. Detta omfattar bidrag till pensionsplaner, sjukförsäkring, semesterfonder med mera.
• Ofullständiga eller försenade inlämningar: Rapporter om certifierad lönehantering måste lämnas in varje vecka och vara fullständiga. Sena eller ofullständiga inlämningar kan leda till sanktioner.
• Bristande bevarande av korrekta register: Entreprenörer måste bevara löneuppgifter under en viss period, vanligtvis tre år. Dessa uppgifter ska vara korrekta och lättillgängliga för granskning.
• Försummelse av delstatsspecifika krav: Om du arbetar med ett projekt som även omfattas av delstatliga lagar om rådande löner (så kallade "Little Davis-Bacon-lagar") ska du se till att även dessa följs, eftersom de kan innehålla andra eller ytterligare krav.

Ändra eller korrigera löneunderlag

Det är avgörande att upprätthålla korrekta certifierade löneunderlag för att följa lagarna om rådande löner och undvika eventuella sanktioner. Om avvikelser eller fel identifieras i tidigare inskickade certifierade lönerapporter är det viktigt att hantera dem snabbt och systematiskt.

Så här ändrar och korrigerar du dessa uppgifter när du har upptäckt ett fel:​

1. Dokumentera varje identifierat fel tillsammans med den korrekta informationen för att säkerställa en tydlig redogörelse för avvikelserna.
2. Skapa ett nytt löneunderlag som innehåller korrekta uppgifter. Märk tydligt detta som ett ändrat underlag för den aktuella löneperioden.
3. Se till att alla korrigerade uppgifter är fullständiga, inklusive information om anställda, arbetsklassificeringar, arbetade timmar, lönesatser och avdrag.​
4. Följ riktlinjerna för inskickande från den berörda myndigheten eller organisationen.
   • Vissa system tillåter kanske inte direkta ändringar av inskickade uppgifter. I sådana fall ska du skicka in ett nytt underlag för samma löneperiod. Det ändrade underlaget ersätter då det ursprungliga.
   • Du bör också bifoga ett uttalande som förklarar vilka korrigeringar som har gjorts och varför ändringarna behövdes.
5. Informera berörda anställda om korrigeringarna, särskilt om ändringarna påverkar deras lön eller skatteavdrag. Du bör också ge dem uppdaterade lönespecifikationer eller besked som återspeglar ändringarna.
6. För detaljerade register över både de ursprungliga och ändrade lönerapporterna, inklusive dokumentation av identifierade fel och vidtagna korrigerande åtgärder.​ Du bör också spara all korrespondens som rör ändringarna för framtida hänvisning och kontroll av efterlevnad.
7. Analysera slutligen grundorsakerna till felen för att förhindra att de återkommer. Det kan innebära att förbättra interna kontroller, ge personalen ytterligare utbildning i lönehantering eller införa löneprogramvara med funktioner för felkontroll för att förbättra noggrannheten.​

Snabba och korrekta korrigeringar av löneunderlag säkerställer inte bara att arbetsrättsliga regler följs, utan upprätthåller också integriteten och tillförlitligheten i organisationens lönehantering.

Bästa praxis för att lämna in certifierade arbetsrapporter

Följ dessa bästa metoder för att säkerställa att du hanterar certifierade löneunderlag korrekt:

• Förstå kraven: Sätt dig in i Davis–Bacon-lagen, relaterade arbetsnormer och eventuella delstatsspecifika lagar om rådande löner (Little Davis–Bacon-lagar). Det är grundläggande att känna till detaljerna i dessa krav.
• Håll dig uppdaterad om rådande lönesatser: Kontrollera regelbundet om det finns uppdateringar av rådande lönesatser för projektets plats och arbetsklassificeringar.
• För detaljerade register: Dokumentera noggrant och detaljerat alla arbetade timmar, inklusive start- och sluttider, raster, övertid och så vidare. God dokumentation är avgörande för rapportering av certifierade löneunderlag.
• Använd korrekt löneprogramvara: Använd löneprogramvara som är utformad för certifierade löneunderlag. Det innebär att säkerställa att den kan hantera specifika uppgifter som olika lönesatser, beräkningar av övertid och registrering av förmåner, så att eventuella tillhörande kostnader för löneprogramvara enkelt kan motiveras.
• Samarbeta med en specialist: En specialist på certifierade löneunderlag eller ett löneföretag har den kunskap och erfarenhet som krävs för att hjälpa dig att hantera certifierade löneunderlag och följa reglerna.