Checklista för planering av virtuella evenemang: före, under och efter

Förstå din budget

Din evenemangsbudget påverkar hur mycket du kan lägga på saker som huvudtalare, förmåner för deltagare och till och med prissättningen för din teknik för virtuella evenemang. Ha koll på din budget från början och håll dig till den för att säkerställa ett lönsamt virtuellt evenemang.

Bestäm vilken typ av virtuellt evenemang 

Det finns många olika typer av virtuella evenemang, bland annat:

• Virtuella möten
• Virtuella mässor
• Webbinarier
• Virtuella konferenser
• Livesändningar
• Huvudanföranden
• Nätverksevenemang
• Hybridevenemang (evenemang som i realtid innehåller digitala inslag och inslag ansikte mot ansikte)

När du väljer den typ av evenemang som passar dig bör du tänka på vilka din målgrupp är och hur mycket tid de sannolikt kommer att lägga. Om du vill lära dig mer om de olika typerna av virtuella evenemang kan du läsa min artikel om 7 typer av virtuella evenemang att anordna.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Ta kontakt med sponsorer

Om din budget skulle behöva lite extra stöd kan du överväga att hitta sponsorer. Precis som vid ett fysiskt evenemang får sponsorer möjlighet att nå din målgrupp genom att skapa sponsrade ytor, sessioner, annonser och montrar i ditt onlineevenemang. 

Utveckla ditt innehåll

Nu när du förstår dina mål, ditt format och din budget kan du börja skapa innehåll. Några frågor att ställa dig själv i det här skedet är:

• Vad vill din målgrupp lära sig? Vilka problem brottas de med just nu?
• Är ditt innehåll fokuserat? För att behålla målgruppens uppmärksamhet bör du redigera bort eller ta bort allt som inte tillför värde.
• Hur involverar du din målgrupp? Lägg till spelifiering, omröstningar och enkäter.
• Lämnar du tid för vanliga frågor och/eller möjligheter till nätverkande?

Med dessa svar i åtanke kan du fastställa ett tema och kontakta huvudtalare och andra presentatörer för att börja utforma deras föredrag eller arbetsseminarier.

Välj en plattform för virtuella evenemang

Tekniken för virtuella evenemang har utvecklats mycket under de senaste åren. I dag finns det många plattformar som kan skapa en helt uppslukande virtuell upplevelse för dina gäster. För att skapa ett verkligt minnesvärt virtuellt evenemang bör du överväga att gå längre än Zoom och arbeta med programvara för evenemangshantering som erbjuder funktioner som:

• Sponsorområden
• Virtuell lobby
• Virtuell scen för huvudanföranden
• Spelifiering
• Parallella sessioner
• Nätverksytor
• Anpassad varumärkesprofilering

Många plattformar erbjuder ett webbläsargränssnitt utöver mobilappar för att ge gästerna möjlighet att själva välja hur de vill ansluta. Ta en titt på vår lista över de bästa plattformarna för virtuella evenemang för att hitta den som passar dig.

Marknadsföring av evenemanget

Använd dina sociala mediekanaler och din e-postlista för att marknadsföra evenemanget inom och utanför ditt nätverk. Dela inlägg, videor och berättelser i sociala medier med relevanta sökord och hashtaggar för att öka räckvidden. Om du vill ha mer information om marknadsföring av virtuella evenemang kan du läsa vår artikel:

• Planering av virtuella evenemang: 10 tips för ett fantastiskt virtuellt evenemang

Registrera dina gäster

Hur ska dina gäster registrera sig och köpa biljetter till ditt virtuella evenemang? På en landningssida för evenemanget? Via ett Google-formulär? De flesta plattformar för virtuella evenemang erbjuder registreringsfunktioner som kan ta emot betalningar, registrera dina gäster och till och med förse dem med ett unikt märke eller en QR-kod som de kan använda för att få tillgång till vissa evenemangsfunktioner.

Vägled dina gäster

Innan evenemanget börjar ska du skicka flera meddelanden till dem som har registrerat sig. Dela steg-för-steg-instruktioner om hur de ansluter till evenemanget och navigerar i det virtuella konferensutrymmet. Berätta allt om vad evenemanget kommer att erbjuda och hur de kan dra nytta av det som finns tillgängligt.

Under evenemanget

Planera för felsökning

Problem i sista minuten är inte bara en möjlighet vid ett virtuellt evenemang – de är något du kan räkna med. Planera för dem genom att be moderatorerna hjälpa till med deltagarnas frågor i chatten. Be presentatörerna att ansluta minst 30 minuter före evenemanget för att testa sin teknik. Ha en reservenhet till hands med alla relevanta appar nedladdade. De som planerar virtuella evenemang bör alltid ha en plan B i åtanke för att hålla allt igång utan problem.

Skapa kontakt med publiken

Hur skulle du hälsa på din publik vid ett fysiskt evenemang? Publikengagemang är lika viktigt i ett onlineforum, och du kan skapa en liknande kontakt virtuellt om du investerar tid i det. På dagen för evenemanget kan du ställa frågor till deltagarna och samla in deras svar i chatten eller via en enkät eller en omröstning i realtid. Använd spelifiering för att skapa lite extra underhållning. Se till att dina gäster vet att du värdesätter deras tid och uppmärksamhet.

Uppmuntra nätverkande

Nätverkande är en viktig del av alla konferensupplevelser, oavsett om de sker på plats eller online. När det är relevant kan du använda din plattform för virtuella evenemang för att skapa utrymmen för nätverkande. Vissa verktyg låter till och med deltagarna se varandras LinkedIn-profiler medan de chattar. Funktioner som dessa uppmuntrar gästerna att ta kontakt med varandra och gör det enkelt för dem att följa upp efter evenemanget.

Samla in data

Ett område där virtuella evenemang utmärker sig är analys. Det är svårt att få människor att fylla i enkäter på papper! Men plattformar för virtuella evenemang samlar in data som deltagarfrekvens och hur länge gästerna stannade i sessionerna. Resultaten från enkäter och omröstningar kan också användas för att utveckla nytt innehåll till nästa evenemang. 

Efter evenemanget

Följ upp med gästerna

Efter evenemanget ska du skicka ett e-postmeddelande till alla dina gäster inom 48 timmar. Några saker som du kan ta med i e-postmeddelandet är:

• Enkät efter evenemanget
• Direktsändningen tillgänglig på begäran
• Lista över kommande evenemang
• Alla produkter eller betalda erbjudanden som du vill lyfta fram

Granska data med berörda parter

Gå igenom analyserna för evenemanget. Ser du några mönster? Vilken del var mest populär? Vilka typer av funktioner för virtuella evenemang användes minst? Var detta ett resultat av bristande marknadsföring av evenemanget, eller misslyckades publiken med att se värdet i dessa delar? Samla teammedlemmarna för en utvärdering efter evenemanget och dela med dig av dina tankar.

Dokumentera resultat för framtida evenemang

När du har förstått datan skriver du ner den i ett centralt dokument. På så sätt kan dina evenemangsplanerare ha informationen till hands när de utformar strategin för ditt nästa virtuella evenemang.

Skapa ett framgångsrikt virtuellt evenemang

Virtuella evenemang är inte längre det tråkiga andrahandsalternativet när fysiska alternativ inte är tillgängliga. Tvärtom håller de efter pandemin på att bli förstahandsvalet. 77.2% av företagsverksamma säger att de föredrar virtuella evenemang eftersom de är så enkla att delta i.

För att hjälpa dig komma igång direkt har jag lagt upp en anpassningsbar version av min checklista för virtuella evenemang, som du kan ladda ner kostnadsfritt från vårt resursbibliotek här.

För mer information om hur du anordnar ett framgångsrikt virtuellt evenemang kan du läsa dessa artiklar:

• 10 bästa programvarorna för virtuella konferenser och digitala evenemang
• 15 riktlinjer för etikett vid virtuella möten 

Håll dig uppdaterad om de senaste insikterna från våra branschexperter genom att inte glömma att prenumerera på vårt nyhetsbrev!