Vad är kontorshotell? Komplett guide för hybrida kontor

Vad är kontorsbokning?

Kontorsbokning är en flexibel strategi för hantering av arbetsutrymmen som ger medarbetare möjlighet att boka skrivbord, kontor eller mötesrum efter behov, i stället för att ha permanent tilldelade arbetsplatser.

Detta tillvägagångssätt är vanligt på företag som använder flexibla arbetsformer, såsom distansarbete eller hybrida arbetsmodeller, där medarbetarna inte behöver en fast arbetsplats varje dag.

Hur fungerar kontorsbokning?

Med hjälp av en bokningsplattform online, exempelvis plattformar för hantering av kontorsutrymmen eller programvara för bokning av flexibla arbetsplatser, kan medarbetare välja en arbetsplats utifrån sina behov och checka in vid ankomst. 

Vissa system integreras med kalendrar och kontorskartor, vilket gör det möjligt för medarbetare att välja platser nära kollegor eller resurser de behöver.

Vid ankomst checkar medarbetarna in via en kiosk, mobilapp eller QR-kod för att bekräfta sin bokning.

När bokningen är slut checkar medarbetarna ut, och arbetsplatsen kan städas innan nästa bokning. 

Många organisationer använder också analyser från bokningssystemet för att övervaka hur utrymmena används, justera tillgången till sittplatser och förbättra kontorets effektivitet.

Utöver ”ren” kontorsbokning inför vissa organisationer en hybridmodell. Exempelvis kan endast en del av arbetsplatserna vara avsedda för bokning, eller så kan det finnas särskilda zoner för varje avdelning där medarbetarna kan välja skrivbord inom sitt teams område.

Fördelar med kontorsbokning

Organisationer kan använda kontorsbokning för att utnyttja kontoret mer effektivt och stödja distans- och hybridmedarbetare. Möjliga fördelar är bland annat:

• Optimering av utrymme: Minskar behovet av stora kontorsytor genom att företag kan använda utrymmet mer effektivt. Mindre utrymme innebär naturligtvis vanligtvis lägre hyres- och underhållskostnader.
• Flexibilitet: Medarbetarna kan välja var de arbetar utifrån dagens behov, till exempel lugna områden för fokuserat arbete eller samarbetsutrymmen för teammöten.
• Främjar samarbete: Medarbetare från olika avdelningar eller team kan sitta nära varandra en viss dag, vilket främjar kommunikation och samarbete över olika funktioner.
• Medarbetartillfredsställelse: Kontorsbokning ger medarbetarna flexibilitet och självständighet att välja arbetsmiljö, vilket kan förbättra arbetstillfredsställelsen och balansen mellan arbete och fritid.
• Bättre data om kontorsanvändningen: Organisationer kan följa mönster i hur utrymmena används och anpassa sig därefter, samt optimera kontorslayouten för att bättre motsvara arbetsstyrkans faktiska behov.
• Miljöfördelar: Genom att mindre resurser behövs för uppvärmning, kylning och underhåll av stora kontorsutrymmen kan företag minska sin miljöpåverkan genom att införa kontorsbokning.

Vilka typer av organisationer har vanligtvis störst nytta av kontorsbokning?

Organisationer som har störst nytta av kontorsbokning har vanligtvis hybrida eller växande arbetsstyrkor. Dessa omfattar:

• Hybrid- och distansbaserade företag: Företag där medarbetarna delar sin tid mellan hemmet och kontoret kan minska antalet outnyttjade skrivbord och förbättra utrymmeseffektiviteten.
• Konsultföretag och företag inom professionella tjänster: Företag vars medarbetare ofta reser, arbetar med kunder eller byter team har nytta av flexibla sittplatsarrangemang.
• Startupföretag: Snabbväxande företag med föränderliga teamstrukturer kan använda kontorsbokning för att skala upp sina arbetsutrymmen utan onödig expansion av fastighetsytan.
• Huvudkontor och delade kontor: Stora företag med flera avdelningar eller coworkingutrymmen kan förbättra samarbetet och optimera användningen av kontorsutrymmet.
• Företag inom hälso- och sjukvård samt läkemedel: Fältsäljteam, forskare eller specialister som inte behöver ett permanent skrivbord varje dag kan dra nytta av flexibla bokningsbara arbetsplatser.
• Utbildnings- och forskningsinstitutioner: Universitet, forskningscenter och innovationshubbar kan använda kontorsbokning för att effektivt hantera delade kontor och samarbetsutrymmen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Utmaningar med kontorsbokning

Å andra sidan kan några möjliga utmaningar med kontorsbokning vara:

• Bokningskonflikter: Medarbetare kan ha svårt att få tillgång till den arbetsplats de föredrar, särskilt under dagar då många arbetar på kontoret, vilket kan leda till frustration.
• Förlust av personligt utrymme: Medarbetare kan känna sig frånkopplade eller mindre bekväma utan en egen arbetsplats att anpassa efter sina behov. En Reddit-användare beskrev hur medarbetare känner sig som 'bortkomna styvbarn’.
• Att lägga beslag på skrivbord: Detta händer när medarbetare reserverar skrivbord i onödan under längre perioder, vilket begränsar tillgängligheten och minskar effektiviteten i utnyttjandet av utrymmet.
• Beroende av teknik: Kontorshotellverksamhet är i hög grad beroende av bokningssystem, och tekniska problem kan störa processen.

Experttips

Det är avgörande att investera i ett virtuellt, mobilvänligt system för rumsbokning med automatiska avbokningar om ingen dyker upp till bokningen, så att någon annan kan använda tiden. Kommunicera också rutinerna ofta. — Katrina Magdol, grundare och huvudkonsult, Amalou Consulting

Kontorshotellverksamhet jämfört med flexibla arbetsplatser

Kontorshotellverksamhet gör det möjligt för medarbetare att reservera skrivbord eller utrymmen i förväg, vilket ger förutsägbarhet och bättre utrymmeshantering genom ett bokningssystem. 

Flexibla arbetsplatser fungerar däremot enligt principen först till kvarn, där medarbetare väljer tillgängliga skrivbord när de anländer. Det ger större spontanitet men mindre struktur. 

Kontorshotellverksamhet passar bättre för planerade kontorsbesök, medan flexibla arbetsplatser fungerar för flexibla och oplanerade arbetsdagar.

Du kan läsa mer i vår artikel om kontorshotellverksamhet jämfört med flexibla arbetsplatser.

Hur vet du om kontorshotellverksamhet passar ditt företag?

Som nämnts kan de flesta organisationer dra nytta av kontorshotellverksamhet på någon nivå. Här är några tecken att vara uppmärksam på:

1. Personalens sammansättning

• Hybrid- eller distansarbetande personal: Om en betydande del av personalen arbetar på distans eller hybrid kan kontorshotellverksamhet hjälpa dig att utnyttja utrymmet så effektivt som möjligt.
• Mobila medarbetare eller medarbetare som reser: Om ditt team ofta reser i arbetet kan kontorshotellverksamhet erbjuda tillfälliga arbetsplatser när de besöker kontoret.

2. Utnyttjande av kontorsutrymmet

• Underutnyttjade utrymmen: Om du märker att kontoret har många tomma skrivbord eller mötesrum under dagen, särskilt när hybrid- eller distansarbete blir allt vanligare, kan kontorshotellverksamhet hjälpa dig att maximera användningen av det tillgängliga utrymmet.
• Fastighetskostnader: Om du betalar för stora kontorsutrymmen men upptäcker att de inte utnyttjas fullt ut kan kontorshotellverksamhet minska ditt lokalbehov och sänka de löpande kostnaderna utan att produktiviteten påverkas negativt.

3. Behov av flexibilitet

• Förändrade teamstorlekar eller platser: Om ditt företag växer snabbt eller ofta genomgår omorganisationer kan kontorshotellverksamhet erbjuda den flexibilitet som krävs för att skala upp eller ner utan att binda upp sig i långsiktiga hyresavtal eller bygga om permanenta arbetsstationer.
• Projektbaserat arbete: Team som bildas och upplöses utifrån specifika projekt kan dra nytta av kontorshotellverksamhet, eftersom de kan boka utrymmen efter behov, främja samarbete och minska behovet av permanenta sittplatser.

4. Medarbetarnas önskemål

• Önskan om flexibilitet: Om dina medarbetare har uttryckt intresse för flexibla arbetsformer kan kontorshotellverksamhet stödja detta genom att låta dem välja var de vill arbeta när de kommer till kontoret.
• Samarbetsinriktad arbetskultur: Om samarbete mellan avdelningar eller team är avgörande kan kontorshotellverksamhet uppmuntra till samverkan över funktionsgränser genom att låta medarbetare boka arbetsplatser nära kollegor eller projektteam.

5. Komplexitet i utrymmeshanteringen

• Flera kontorsplatser: Om ditt företag bedriver verksamhet på flera platser kan kontorsbokning hjälpa till att standardisera processen för lokalhantering på olika platser och ge medarbetarna en konsekvent upplevelse, oavsett var de arbetar.
• Bokning av mötesrum och resurser: Kontorsbokning integreras ofta med andra bokningssystem, till exempel verktyg för bokning av mötesrum och stöd för resurshantering (t.ex. bildskärmar och projektorer). Om den nuvarande processen för att hantera dessa resurser är komplex eller ineffektiv kan kontorsbokning förenkla den.

Bästa praxis för kontorsbokning

Minns du utmaningarna som nämndes tidigare? Kontorsbokning kan vara utmärkt, men det kräver genomtänkt hantering av kontorsutrymmen. 

Följ dessa bästa praxis för att undvika dem och dra full nytta av fördelarna med kontorsbokning i din organisation.

1. Planera utifrån medarbetarnas behov

• Förstå arbetsmönster: Genomför enkäter eller intervjuer för att bedöma hur medarbetarna föredrar att arbeta (på distans, hybrid eller på kontoret) och anpassa kontorsbokningen efter dessa behov genom att erbjuda varierade arbetsplatsalternativ (tysta zoner, samarbetsytor osv.).
• Dela in kontoret i zoner: Utse specifika områden för olika typer av arbete (t.ex. samarbetsytor och individuella arbetsplatser). Det gör det enklare för medarbetarna att hitta lämpliga arbetsplatser utifrån dagens arbetsuppgifter.

2. Skapa tydliga policyer och riktlinjer

• Fastställ bokningsregler: Ange tydliga regler för hur långt i förväg arbetsplatser kan reserveras, bokningsbegränsningar, avbokningsrutiner samt regler för städning och personliga tillhörigheter. 
• Inför tidsbegränsningar: Uppmuntra medarbetarna att endast boka de timmar eller dagar de behöver, så att ingen lägger beslag på skrivbord i onödan. En tidsgräns för användning av arbetsplatser kan främja rättvis tillgång till gemensamma utrymmen.
• Hantera uteblivna bokningar: Fastställ en rutin för att hantera personer som inte dyker upp, till exempel genom att automatiskt frigöra oanvända skrivbord efter en viss tid.

Author's Tip

Använd automatiska påminnelser i Slack eller Teams, till exempel: “Du har reserverat ett skrivbord på femte våningen i morgon. Behöver du avboka?” Detta minskar antalet uteblivna bokningar och frigör utrymme för andra utan att kräva manuell övervakning.

3. Erbjud tillräckliga bekvämligheter

• Ergonomiska möbler: Se till att arbetsplatserna är utrustade med bekväma och justerbara möbler. Medarbetare som arbetar på olika platser bör ha tillgång till samma nivå av ergonomiskt stöd som de som har fasta skrivbord.
• Standardiserad teknik: Utrusta alla arbetsplatser som kan bokas med standardiserad utrustning, till exempel bildskärmar, dockningsstationer och eluttag.
• Förvaring för personliga tillhörigheter: Erbjud skåp eller andra förvaringslösningar där medarbetarna säkert kan förvara personliga tillhörigheter och arbetsmaterial när de inte är på kontoret.

4. Erbjud flexibla arbetsplatsalternativ

• Varierade utrymmen: Moderna kontor erbjuder en blandning av arbetsmiljöer, till exempel öppna skrivbordsplatser, privata kontor, samarbetsytor och tysta zoner. Det gör att medarbetarna kan hitta rätt miljö för sina specifika arbetsuppgifter.
• Hybridmötesrum: Se till att mötesrummen är utrustade med videokonferensutrustning och andra samarbetsverktyg för att stödja hybridmöten med både medarbetare på kontoret och på distans.

Author's Tip

Gruppera liknande funktioner eller team i “områden” baserat på bokningstrender och arbetsflödenas behov. Det ger kontorsbokningen en mer medveten och sammanhållen känsla, även om människor inte är där varje dag.

5. Övervaka och optimera utnyttjandet av utrymmen

• Spåra användningsdata: Använd analyser från kontorstekniken för att spåra hur arbetsytorna används och identifiera trender, till exempel underutnyttjade områden eller tider med hög beläggning.
• Kontorsadministratör: Utse en kontorsadministratör som håller reda på vilka som faktiskt befinner sig på sin plats jämfört med vilka som bara bokar den för att reservera den, vilket har förbättrat tillgängligheten.
• Justera layouten utifrån efterfrågan: Konfigurera om kontorets layout utifrån användningsdata för att möta efterfrågan, genom att vid behov lägga till fler samarbetsytor eller tysta zoner.
• Analysera kostnadsbesparingar: Analysera regelbundet de ekonomiska fördelarna med kontorshotell, till exempel minskade fastighetskostnader och energibesparingar, för att utvärdera programmets framgång.
• Samla regelbundet in feedback: Använd enkäter eller fokusgrupper för att mäta medarbetarnas nöjdhet med kontorshotellssystemet.

Så väljer du en lösning för kontorshotell

Som nämnts är kontorshotell beroende av specialiserad kontorsteknik för att fungera effektivt. Här är några viktiga faktorer att tänka på när du väljer den bästa lösningen för dina behov:

1. Användarvänlighet: Leta efter en plattform med ett enkelt och intuitivt gränssnitt som gör det möjligt för medarbetarna att enkelt boka skrivbord, mötesrum och andra utrymmen utan förvirring.
2. Integration med befintliga system: Säkerställ att lösningen integreras med din nuvarande programvara, till exempel kalendrar, HR-appar, kommunikationsverktyg och programvara för hantering av kontorsutrymmen. Leta efter lösningar som Deskfound som har stöd för enkel inloggning (SSO) och andra säkerhetsåtgärder för att passa din IT-infrastruktur.
3. Mobil åtkomst: Leta efter en lösning som stöder mobil åtkomst, så att medarbetarna kan boka utrymmen när de är på språng och kontrollera tillgängligheten i realtid.
4. Hantering av utrymmen i realtid: Systemet bör erbjuda insyn i realtid i tillgängliga skrivbord och kontorets beläggning, vilket möjliggör bättre optimering och uppföljning av utrymmena. Exempelvis har OfficeSpace användbara verktyg för att hantera kontorslayouter, optimera beläggningen och spåra användningsdata.
5. Anpassningsbarhet: Överväg lösningar som kan anpassas efter företagets specifika behov, till exempel genom att utse zoner för team, stödja fasta och flexibla skrivbord eller erbjuda återkommande bokningar. Edens funktion för grannskapsindelning är ett bra exempel på detta.
6. Analyser och rapportering: Det är användbart om lösningen tillhandahåller detaljerade rapporter om hur utrymmena används, så att du kan fatta datadrivna beslut för att optimera planeringen av kontorsutrymmen, inklusive formatering och resursfördelning. 

Leverantörsstöd och skalbarhet: Läs recensioner och utnyttja ditt nätverk för att välja en leverantör med stark kundsupport och en lösning som kan skalas i takt med att företaget växer eller förändrar sina behov av arbetsutrymmen.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

Redo att förnya ditt kontor med en smart, ny arbetsplatsdesign? Om du vill få fler råd om hur du använder dina kontorsutrymmen på bästa sätt kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.