Planering av virtuella evenemang 2026: 10 tips för att lyckas
Vid den här tiden förra året bodde jag i en stuga i skogen och ledde virtuella workshoppar med begränsad internetåtkomst och gott om tekniska utmaningar. Trots mina omfattande insatser för att planera virtuella evenemang hände det ibland att internet bara … lade av.
Men att arbeta inom ramen för detta dilemma fick mig att utveckla en lista över bästa praxis. Jag bestämde mig för att finslipa de delar av mina virtuella evenemang som låg inom min kontroll, så att jag, när krafter utanför min kontroll oundvikligen försökte få mig ur kurs, med knapp marginal kunde undvika nederlag.
Om du planerar virtuella evenemang, är moderator, evenemangssamordnare eller värd är jag övertygad om att dessa 10 tips hjälper dig att genomföra ett förstklassigt virtuellt evenemang … oavsett om det sker från avlägsna vildmarker eller en livlig storstad med stabil internetuppkoppling.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är ett virtuellt evenemang?
Virtuella evenemang liknar fysiska evenemang, förutom att grupper möts i ett onlineforum. Trots att människor inte träffas ansikte mot ansikte kan virtuella evenemang fortfarande erbjuda många av samma funktioner som fysiska evenemang, bland annat teambuilding, möjligheter till nätverkande, sponsorbås och till och med huvudanföranden på en digital ”scen”.
Varför stå värd för ett virtuellt evenemang?
Virtuella evenemang har ökat kraftigt i popularitet sedan pandemin. Och även om reserestriktionerna har hävts och virtuella evenemang inte längre är en nödvändighet, finns det fortfarande en efterfrågan på virtuella (eller åtminstone hybrida) evenemangsalternativ.
94 % av evenemangsarrangörerna har planerat virtuella evenemang för det kommande året, och 48 % planerar att öka antalet virtuella evenemang de håller nästa år.
Varför?
Några av fördelarna med virtuella evenemang är:
- Inga resekostnader
- Utökad global räckvidd (oavsett tidszoner)
- Mycket skalbara
- Publiken kan se innehåll på begäran
- Omedelbara insikter om publiken i realtid
- Kan delta i – eller vara värd för – evenemanget från bekvämligheten i det egna vardagsrummet!
10 tips för att genomföra ett lyckat virtuellt evenemang
Om du befinner dig i början av planeringsprocessen för ett virtuellt evenemang kan du gå igenom följande tips för att se till att din virtuella konferens, ditt webbinarium, din mässa, livesändning eller nätverksträff genomförs utan problem.
1. Börja med ett mål i åtanke
Varför anordnar du egentligen detta virtuella evenemang? Vill du öka kännedomen om ditt varumärke? Samla in potentiella kunder för ett nytt betalt erbjudande? Skapa möjligheter till nätverkande?
Förstå dina mål från början så att du kan utveckla din evenemangsstrategi i enlighet med dem. Använd samma mätvärden för att mäta dina resultat efter evenemanget.
2. Välj en plattform
Din plattform för virtuella evenemang kan avgöra om ditt evenemang lyckas eller misslyckas. Även om det går att livesända direkt från Zoom eller Instagram finns det många plattformar som kan hjälpa dig att skapa en verkligt uppslukande digital upplevelse för dina gäster.
Börja sökandet med att ta reda på hur många deltagare du kommer att ha, vilka funktioner du vill inkludera i ditt evenemang (t.ex. möjligheter till nätverkande, gruppsessioner, huvudanföranden, webbinarier med mera) och vilken budget du har.
Ta sedan en titt på vår praktiska lista över de bästa plattformarna för virtuella evenemang på marknaden i dag, inklusive för- och nackdelar, priser, översikter och skärmbilder från varje plattform.
3. Bestäm tidpunkten
En av de största fördelarna med att genomföra evenemanget virtuellt är att deltagarna kan se en inspelning även om de missar liveevenemanget. Med det sagt rekommenderar jag att du tar reda på vilken tidszon som gäller för majoriteten av din målgrupp och väljer en tid som passar dem.
Det finns något magiskt i att se ett evenemang utvecklas i realtid. En livlig och engagerad publik kommer dessutom att få dina talare att prestera på topp.
4. Marknadsför, marknadsför, marknadsför
Är du aktiv på sociala medier? Dela inlägg, berättelser och videor, och inkludera evenemangets landningssida i länkarna i din bio. Har du en e-postmarknadsföringslista? Skicka ut inbjudan till alla i din databas.
Kommer ditt evenemang att ha gästande talare? Dra nytta av deras nätverk för att öka deltagandet! Överväg att förse dem med grafik som de enkelt kan dela på sina sociala medieplattformar, eller en ensidig PDF med punktlistor över evenemangets höjdpunkter så att de enkelt kan införliva informationen i sina egna inlägg.
5. Inkludera allt du behöver och inget mer
Människor har kort uppmärksamhetsspann. Detta gäller vid interaktioner ansikte mot ansikte, men i ännu högre grad online. Du kommer att konkurrera om uppmärksamheten med grannens katt, sms från mamma, e-postaviseringar, Amazon-budet och mycket mer.
Skapa ditt innehåll och lägg sedan tid på att redigera det. Hur kan du effektivisera? Är dina bilder tydliga och koncisa? Ta med all relevant information och ta bort resten.
6. Tillåt inte hat – moderera!
Det är en olycklig sanning att människor inte alltid är vänliga … särskilt när de kan gömma sig bakom en skärm.
Överväg att ha en eller två moderatorer närvarande under ditt evenemang. Dessa moderatorer kan gå igenom chatten, se till att alla visar respekt och till och med ta bort deltagare om någon uppvisar olämpligt beteende.
7. Engagera publiken
Gästerna är inte passiva åskådare. De är värdefulla deltagare! Att uppmuntra deras deltagande i evenemanget får dem inte bara att känna sig mer engagerade och knutna till dig, utan ger dig också värdefulla insikter som du får från dem.
Överväg att lägga till spelifiering, omröstningar och enkäter. Be dina moderatorer att hålla reda på vanliga frågor i realtid. Lägg även till nätverksmöjligheter och gruppsessioner för att skapa kontakt mellan publiken.
8. Tänk igenom alla ”tänk om”
Min tumregel för virtuella evenemang är denna: Utgå från att det kommer att uppstå ett tekniskt problem någon gång.
Ännu bättre är att utgå från att detta tekniska problem kommer att inträffa under de första 5 minuterna.
Jag vet – det är tråkigt. Men enligt min erfarenhet stämmer det.
Genom att känna till detta kan du planera i förväg. Här är några exempel:
- Be dina presentatörer att träffas 20–30 minuter i förväg för att kontrollera att deras teknik fungerar
- Ha flera alternativ för mikrofoner och hörlurar tillgängliga
- Starta om datorn innan du börjar
- Ha en extra enhet till hands med alla relevanta appar och verktyg nedladdade
- Utse en annan teammedlem som kan hoppa in och underhålla gästerna (eller leda en spelifieringsaktivitet) om en presentatör behöver ta en paus
9. Följ upp efter evenemanget
En av de mest värdefulla aspekterna av ett virtuellt evenemang är möjligheten att skapa nya potentiella kunder och utöka ditt nätverk. Lägg tid på att utveckla din strategi efter evenemanget. Hur ska du hålla kontakten med deltagarna? Vilka produkter vill du lyfta fram?
Skicka ut korrespondens inom 48 timmar efter evenemanget. Genom att ta kontakt medan evenemanget fortfarande är färskt kan du dra nytta av den drivkraft du skapade under tiden tillsammans.
10. Dokumentera det du har lärt dig
Det är lätt att gå direkt från mållinjen till startlinjen för ett annat projekt. Men det är så vi förlorar värdefulla insikter. Ta i stället tid efter evenemanget för att prata med dina intressenter. Vad gick bra? Vad gick fel? Vad kunde ha förbättrats?
Många plattformar för virtuella evenemang samlar in mätvärden för deltagande och engagemang. Gå igenom siffrorna, fira dina framgångar och identifiera dina svaga punkter. Sammanställ uppgifterna i anteckningar med viktiga lärdomar som ditt team kan använda när ni planerar nästa virtuella evenemang.
Läs mer om teknik för virtuella evenemang
Din programvara för evenemangshantering spelar en avgörande roll för hur ditt innehåll levereras, hur professionella talarna låter och hur enkelt och trevligt det är för dina gäster att logga in och delta.
Därför har vi gjort vårt förarbete och undersökt många av de bästa verktygen för teknik för virtuella evenemang, så att du slipper:
Om du vill lära dig mer om hantering av virtuella evenemang och om att engagera en digital arbetsstyrka, får du inte missa dessa artiklar från våra ämnesexperter:
- De 7 bästa teambuildingaktiviteterna på distans
- 15 riktlinjer för etikett vid virtuella möten
- 7 typer av virtuella evenemang att anordna
- En checklista för planering av virtuella evenemang före, under och efter
- Checklista för planering av virtuella evenemang – gratis nedladdning
Innan du går vidare kan du prenumerera på vårt nyhetsbrev People Managing People för att hålla dig uppdaterad om de senaste insikterna från branschexperter!
