HR:s guide till att bemästra processen för löneöversyn

Vad är processen för löneöversyn?

En löneöversyn innebär att man utvärderar och justerar de anställdas löner inom en organisation. Detta kan börja med en granskning av lönelikhet.

Processen omfattar en bedömning av lönestrukturer, genomförande av lönerevisioner och implementering av förändringar baserat på faktorer som marknadsförhållanden, medarbetarnas prestationer och den övergripande lönebudgeten.

Den säkerställer att lönerna förblir konkurrenskraftiga, rättvisa och i linje med företagets strategiska mål.

När bör man se över lönerna?

Det finns ett antal faktorer som kan utlösa behovet av en löneöversyn i samband med planering av personalförmåner. Det kan handla om: 

• Förändringar på marknaden: Förändringar i branschens lönestandarder eller ekonomiska förhållanden.
• Medarbetarnas prestationer: Att uppmärksamma högpresterande medarbetare eller hantera löneskillnader mellan anställda.
• Budgetjusteringar: Förändringar i organisationens budget kräver en omjustering av lönestrukturerna.
• Efterlevnad av regelverk: Nya arbetsrättsliga lagar eller bestämmelser som påverkar lönesättningen.
• Strategiska mål: Anpassning till förändrade företagsmål eller omstrukturering.
• Problem med att behålla personal: Hög personalomsättning kan tyda på missnöje med lönen.
• Fusion eller förvärv: Att säkerställa rättvisa lönestrukturer efter en fusion är avgörande för att bevara företagskulturen och medarbetarnas trivsel.

Viktiga steg i processen för löneöversyn

Processen för löneöversyn kan i princip delas upp i fyra steg. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Steg 1 – Insamling av data

Först och främst behöver du data. Se det här steget som att samla ingredienser innan du lagar en gourmetmåltid. 

Du behöver sammanställa lönestatistik, marknadstrender och intern lönedata. Verktyg som PayScale samt rapporter från certifieringsorgan eller tredjepartsanalytiker kan också vara ovärderliga här. 

Den vanligaste datakällan är lönestatistik. Enligt Society for Human Resource Management (SHRM) använder 85 % av företagen flera undersökningar när de analyserar lönedata. Utöver undersökningar kan en översynsprocess integrera data från någon av följande källor: 

• Myndighetsdata från Bureau of Labor Statistics eller Statistics Canada
• Rekryterare
• Platsannonser
• Offentliga redovisningar för företagsledningar och styrelseledamöter i börsnoterade företag.

Processen för löneöversyn kan också förbättras med system för lönelikhet genom att effektivisera dataanalysen, identifiera löneskillnader och säkerställa rättvisa justeringar i hela organisationen.

Analysera lönedata

Därefter är det dags att leka detektiv och analysera data för att upptäcka avvikelser och trender (något som specialiserade företag inom lönejämförelse kan hjälpa till med).

Det är viktigt att jämföra med branschstandarder. Jag arbetade en gång med ett företag som inte kunde behålla de bästa medarbetarna i sitt ingenjörsteam. Personalomsättningen var problematisk eftersom den regelbundet hindrade företagets förmåga att genomföra viktiga projekt.

Efter en analys upptäckte de att de betalade sina ingenjörer 20 % mindre än marknadslönen. Genom att justera lönerna förbättrades inte bara arbetsmoralen, utan de lyckades också stoppa förlusten av sina främsta talanger. Ibland är lösningen på problemen med att behålla personal så enkel.

För HR bör syftet med lönehantering vara att säkerställa konkurrenskraftiga och rättvisa ersättningspaket mellan medarbetare och inom den egna branschen.

Fastställa ersättningspolicyer

Om ni ännu inte har några tydliga ersättningspolicyer som ingår i en bredare ersättningsfilosofi på plats, är processen för ersättningsöversyn ett bra tillfälle att fastställa dem. 

Transparens och konsekvens är dina bästa vänner här. Titta på Google eller Microsoft för inspiration – de är kända för sina utmärkta ersättningsrutiner. Policyerna bör vara tydliga, rättvisa och lätta att förstå. På så sätt vet alla vad de kan förvänta sig och varför.

Kommunicera förändringar

Kommunikation är avgörande. Du kan inte bara lägga fram en ny lönestruktur för dina medarbetare och förvänta dig att de ska förstå den. Var tydlig och empatisk.

Det finns flera sätt att göra detta på, men här är tre steg som helt enkelt inte får hoppas över, samt exempel på hur kommunikationen kan låta.

1. E-postuppdatering: ”Vi har granskat våra lönestrukturer för att säkerställa rättvisa och konkurrenskraft. Här är vad som förändras och varför.”
2. Teammöte: ”Låt oss diskutera de nya ersättningspolicyerna och besvara eventuella frågor du kan ha.”
3. Enskilda möten: ”Så här påverkar den nya lönestrukturen dig och så här påverkar den dina framtida utvecklingsmöjligheter.”

Fördelar med en strukturerad process för ersättningsöversyn

Fördelarna med en process för ersättningsöversyn är många! Du kommer att se ökad medarbetarnöjdhet, högre personalbevarande, förbättrade prestationer och bättre möjligheter att attrahera topptalanger. 

Den gynnar också det arbete dina medarbetare utför på flera viktiga sätt. 

• Medarbetare: Får rättvis och konkurrenskraftig ersättning, vilket leder till högre moral och arbetstillfredsställelse.
• Ledning: Får en tydligare förståelse för ersättningstrender och kan fatta välgrundade beslut om lönejusteringar.
• HR-avdelningen: Kan hantera löneskillnader och efterlevnadsproblem, vilket säkerställer rättvisa och jämlika lönerutiner.

Processen kommer att leda till flera viktiga åtgärder som du behöver vidta, bland annat att göra justeringar av lönespann och förmånsplaner, uppdatera policyer och kommunicera med medarbetarna för att upprätthålla transparens. 

Vanliga utmaningar och hur du övervinner dem

Processen för ersättningsöversyn innebär en djupgående granskning av dina lönerutiner som arbetsgivare, vilket kan synliggöra trender eller utmaningar som din organisation behöver hantera för att nå dit den vill när det gäller ersättning. 

Hantera partiskhet

Partiskhet kan smyga sig in i processen för ersättningsöversyn, precis som den kan göra i processen för prestationsöversyn. 

För att motverka detta bör du införa utbildningsprogram och använda verktyg för prestationsöversyn som hjälper till att identifiera och minska partiskhet. Det är som att ge processen ett par röntgenglasögon för att se igenom orättvisa metoder.

Hålla jämna steg med marknadstrender

Marknaden förändras ständigt. Här är tre aktuella trender som påverkar ersättningsöversyner:

Ersättning vid distansarbete

I takt med att distansarbete blir allt vanligare omprövar företag platsbaserade löneskalor. Vissa betalar distansarbetare utifrån lokala marknadslöner kombinerat med årliga kostnadsjusteringar, medan andra håller fast vid huvudkontorets lönenivåer.

Kompetensbaserad lön

Kompetensbaserad lön vinner mark. I stället för att enbart basera lönen på befattningstitlar belönar företag specifika färdigheter och kompetenser samt en persons övergripande potential att påverka verksamheten. 

Lönetransparens

Allt fler företag inför lönetransparens och delar öppet lönespann för att främja förtroende och rättvisa.

Fokus på total ersättning

Företag utökar lönerevisionerna till att omfatta förmåner, personalförmåner, incitament och välmåendesprogram, med fokus på den totala ersättningen snarare än enbart lönen. Den här typen av strategi för personalförmåner tenderar att göra dig mer konkurrenskraftig som arbetsgivare.

Verktyg för lönerevisionsprocessen

För att genomföra en effektiv lönerevisionsprocess behöver du dra nytta av moderna tekniska lösningar som kan hjälpa dig med benchmarking, bedömning och hållbar löneutveckling kopplad till prestation.

Vi har granskat lösningarna på marknaden noggrant och har sammanställt vår lista över favoriter.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Qobra — Bästa planredigeraren för ersättning utan kod
2. 2. Deel HR — Bäst för jämförelser i realtid i över 110 länder
3. 3. Xactly — Bäst för lönejämlikhet och personalbevarande
4. 4. Aeqium — Bäst för adaptiv ersättningsplanering för företag
5. 5. Visdum — Bäst för AI-driven modellering av ersättningar
6. 6. SalaryCube — Bäst för utvärdering av jobbroller
7. 7. Comprehensive — Bäst för att ersätta kalkylblad
8. 8. CompUp — Bäst för komplexa ersättningsprogram och TRS
9. 9. Lattice — Bäst för att koppla samman lön och prestation
10. 10. Workleap — Bäst för kompensationsgranskningar i hela företaget

Viktigaste slutsatserna

Om det är en sak jag hoppas att du tar med dig från den här artikeln så är det följande: lönerevisionsprocessen är avgörande för att upprätthålla en rättvis och konkurrenskraftig lönestruktur.

Granska och uppdatera regelbundet dina rutiner för att hålla jämna steg med marknadstrender och säkerställa efterlevnad. En grundlig och rättvis process är inte bara bra för medarbetarna – den är också bra för verksamheten.

Vanliga frågor

F: Vilka är de viktigaste stegen i lönerevisionsprocessen?

Processen omfattar insamling av data, analys av data, fastställande av lönepolicyer och kommunikation av förändringar till medarbetarna.

F: Hur kan jag säkerställa att min lönerevisionsprocess är fri från partiskhet?

Genomför utbildningsprogram och använd verktyg och tekniker för att upptäcka partiskhet, så att orättvisa rutiner kan identifieras och motverkas.

F: Vilka verktyg kan bidra till att effektivisera lönerevisionsprocessen?

Du kan alltid titta på webbplatser som PayScale eller Salary.com, men om du vill få en djupare förståelse för ersättningen för en specifik roll och vad som driver den, vill du förmodligen investera i en löne- eller lösning för ersättningshantering. Verktyg som kan hjälpa till med datainsamling, analys och underhåll av aktuella löneintervall omfattar plattformar som Deel, Lattice och Trinet.

Vilka data behöver jag för en lönerevision?

Du behöver lönestatistik, marknadstrender, intern lönedata och relevant information från tillförlitliga källor som SHRM eller Bureau of Labor Statistics.

Vill du fortsätta lära dig om lönerevisionsprocesser och hur du säkerställer att dina lönestrukturer är rättvisa och konkurrenskraftiga? Överväg att gå med i People Managing People Community. Där hittar du en grupp likasinnade personalledare som står inför samma utmaningar som du och skapar innovativa lösningar varje dag!