A Complete Guide to Building a Recruitment Budget

Anställda utgör en betydande del av alla OpEx-budgetar – mellan löner, skatter, förmåner etc. blir det snabbt mycket! Detta är naturligtvis inte en ”kostnad”, utan ett utbyte mot det fantastiska arbete våra team utför!

Med detta i åtanke bör det inte komma som någon överraskning att rekrytering är en del av anställningskostnaden och, om den inte kontrolleras, verkligen kan skena.

Med alla plattformar, tekniker och byråer som finns där ute är det verkligen viktigt att hålla koll på vad som är värt pengarna och vad som inte är det. Nedan beskriver jag en praktisk guide för hur du kan börja tänka kring och skapa en rekryteringsbudget, med ett litet exempel från min egen budget.

Var ska du börja med din rekryteringsbudget?

Det första steget är att kontrollera med och samarbeta med ekonomiavdelningen, och jag kan inte nog betona hur viktigt ditt partnerskap med det teamet är!

De kan ha ett särskilt format som de föredrar att arbeta med, de kan redan ha viss information eller, ännu viktigare, redan ha fastställt en övre gräns för dig.

När du arbetar med dem kommer här en snabb checklista med frågor att besvara för att förstå hur din budget kan komma att se ut.

Hur många nyanställningar ska du göra under det nya året/halvåret/kvartalet?
- När behövs dessa roller? (dvs. kommer du att ha många roller samtidigt eller utspridda över tid? )
Finns det några särskilt svåra roller – särskilt chefsroller?
Finns det några säsongsanställningar, tillfälliga anställningar eller kontraktsanställningar?
Hur ser det ut med rekryteringar i stora volymer – inom drift, kundupplevelse eller bland nyutexaminerade?

Om du även har historiska uppgifter är det bra att hålla koll på:

Hur hög är personalomsättningen?
Vad var den genomsnittliga kostnaden per anställning under föregående år?
Vilka nyckeltal för rekrytering hjälper dig att definiera framgång?

För att få hjälp med allt detta kan du läsa min artikel om hur du skapar en hållbar rekryteringsplan.

När du har fått ordning på detta kan du dela upp budgeten i olika delar, och vi kan börja ta reda på hur din budget kan komma att se ut.

Budgetens delar

Många kan be dig att kategorisera efter fasta eller rörliga kostnader, och det är helt okej att göra det. Jag kommer att ange vilka som sannolikt är fasta och vilka som sannolikt är rörliga kostnader.

Personligen använder jag något annorlunda kategoriseringar för att se till att jag inte missar något som kan bygga upp rekryteringskostnader

Fasta kostnader

Det här är de fasta driftskostnaderna, som till största delen utgörs av rekryteringsteamets löner.

Beroende på om ditt rekryteringsteam är fast anställda eller arbetar på kontrakt kan du behöva räkna med en ”verklig kostnad för en anställd”. Detta omfattar sådant som skatter, pensioner och förmåner (semesterersättning, bonusar etc.) utöver grundlönen.

Som en grov riktlinje brukar man i Storbritannien räkna med att kostnaden är minst 1.5X grundlönen. Din exakta multiplikator kan variera beroende på jurisdiktion, och därför är det viktigt att samarbeta med ekonomiavdelningen (den som hanterar lönerna har dessa uppgifter).

Om du vill gå mer på djupet kan du även uppskatta hur mycket tid en rekryterande chef eller person i ett rekryteringsteam kan behöva lägga och hur mycket det skulle kosta baserat på deras lön och ”verkliga kostnad”.

Detta är särskilt viktigt i ett mycket litet företag, eftersom du kanske inte har ett särskilt rekryteringsteam och dina rekryterande chefer kan behöva sköta en stor del av rekryteringen själva. (Om så är fallet finns det rekryteringslösningar för småföretag som både är användarvänliga och prisvärda.)

Om en rekryterande chef till exempel ska tillsätta 10 ingenjörsroller på 3 månader innebär det mycket tid som måste ägnas åt att tillsätta dessa roller, så hälften av deras OPEX-kostnad kan räknas som en rekryteringskostnad.

Om tillräckligt många sådana kostnader läggs ihop kan det vara dags att överväga om det är mer kostnadseffektivt att anställa ett internt rekryteringsteam.

Rekryteringsverktyg/plattformar

I dagens värld kommer detta sannolikt att utgöra en mycket stor del av din budget, och det är troligen här som många av de smygande rekryteringskostnaderna kan uppstå (tillsammans med annonsering), men de är avgörande för rekryteringsprocessen.

ATS—system för hantering av sökande

Detta är sannolikt en årlig kostnad, även om jag vet att vissa system för hantering av sökande ger dig möjlighet att betala månadsvis, så att du kan variera medlemskapet, även om det sannolikt blir dyrare.

Kontrollera med ekonomiteamet hur de vill att den årliga kostnaden ska representeras i den löpande månadsbudgeten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Have an account? Log In

LinkedIn Recruiter

Ett vanligt verktyg som du kan använda om du har ett rekryteringsteam. Annars kan du prova Recruiter Lite eller Premium och köpa fler InMails, även om detta kan bli dyrt, så min rekommendation är att ha ett separat område i Excel-kalkylbladet där du håller reda på vem som har vilken typ av licens.

Det hände till exempel en gång att någon som inte längre arbetade på företaget hade köpt en LinkedIn Recruiter-licens separat och när jag började på tjänsten och tittade på min första budget insåg jag att den personen redan hade kostat mer än £6000 på kort tid!

Andra rekryteringsplattformar

Det finns många typer av rekryteringsplattformar där ute! Vissa fokuserar på att sammanställa kandidater (t.ex. Cord, Talent.io, Haystack), medan andra fokuserar på att ge dig större räckvidd (Amazing hiring, Seekout osv.).

Prissättning och struktur för rekryteringsprogramvara varierar; vissa erbjuder månadsvis flexibilitet och andra endast årsabonnemang. Besök dem alla om du inte känner till dem och se vad som fungerar bäst för dig.

En snabb kommentar om plattformar där du också kan annonsera—det är här annonseringsdelen och plattformsdelen av budgeten kan flyta ihop, men använd ditt omdöme. Jag brukar lägga alla annonseringskostnader “per jobb” under annonsering. Remoteok låter mig bläddra bland kandidater, men jag brukar också publicera jobb där, så kostnaden hamnar i min annonseringsbudget.

Relaterad läsning: 10 bästa programvarorna för rekrytering

Introduktionsprogramvara

Även om detta tekniskt sett ligger utanför den traditionella rekryteringsfasen är det klokt att inkludera kostnaden för introduktionsprogramvara i din rekryteringsbudget.

Investeringar i introduktionsprogramvara säkerställer en smidig övergång för nyanställda och bidrar till att standardisera processer som digitalt pappersarbete, efterlevnadsutbildning och tidig målsättning.

Dessutom integreras moderna introduktionsplattformar ofta med system för hantering av sökande (ATS), vilket skapar ett smidigare arbetsflöde från det att erbjudandet accepteras till den första arbetsdagen.

Som en del av dina budgetöverväganden bör du se till att granska kostnaderna för introduktionsprogramvara för att hitta en lösning som passar företagets storlek och behov.

Annonsering

Precis som med plattformar finns det många ställen där du kan annonsera dina jobb, så det är viktigt att hålla reda på hur många kandidater varje jobbannonsplats genererar.

System för hantering av sökande

Glöm inte att vissa system för hantering av sökande har avtal med vissa jobbannonsplatser och kan ge dig kostnadsfria eller rabatterade jobbannonser.

Om du letar efter ett ATS kan detta vara något att vara uppmärksam på—har de jobbannonsplatser på olika platser som du enkelt kan publicera annonser på via ATS:et? Det gör även uppföljningen mycket enklare.

Experttips. Även om ATS:et inte har inbyggd funktionalitet för jobbannonser bör du se till att förstå hur ditt ATS bäst kan spåra sökande från varje jobbannonsplats.

Greenhouse kan till exempel skapa en länk för en specifik jobbannonsplats, så att du kan spåra varifrån kandidaterna kommer, vilket gör utvärderingen mycket enklare.

Annonsering på LinkedIn

Jag skiljer detta från resten eftersom prissättningen fungerar lite annorlunda. Här kan du ha förbetalda annonsplatser eller jobbplatser med “budgivning”.

Om du har det senare alternativet är det oerhört viktigt att hålla koll på utgifterna, eftersom du kanske tänker “Ah, £10 per dag är inte så farligt”, men det blir £300 per månad och om du har 10 tjänster försvinner en rejäl del av din budget.

Tänk på att din tjänst också kan behöva konkurrera med stora företag som har råd att spendera £100 per tjänst och dag, vilket verkligen sätter saker och ting i perspektiv.

Annonseringsplattformar

Det finns så många numera! Vissa är generalistiska (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs) och andra har en nisch – det kan vara per bransch, per arbetsvillkor som distansarbete eller specialiserade på en målgrupp som SheCanCode.

Det kan vara svårt att välja, men det jag vanligtvis gör är att försöka förstå vilka roller jag har och sedan se om det säger något om vilken fördelning jag behöver leta efter.

Om jag till exempel har många teknikroller, var skulle teknikerna finnas? Om jag har roller där jag är öppen för distansarbetare, då går vi dit! Design – då går jag direkt till Behance eller Dribble.

Det finns många alternativ, vilket är anledningen till att det är så viktigt att hålla koll, eftersom varje publicering kan kosta mellan $300—700 i 30 dagar och det kan snabbt bli mycket, särskilt om du publicerar samma roll på flera ställen och har många roller.

Exemplet jag gav i början, där £100k spenderades på att knappt anställa 6 personer (2 kom till slut från rekommendationer), berodde på denna ”sprid ut och hoppas”-inställning.

Arbetsgivarvarumärke

Det kanske inte är lätt att sätta ett ekonomiskt värde på detta, eftersom nästan all aktivitet du gör online kan betraktas som arbetsgivarvarumärkesbyggande (t.ex. ett inlägg på dina egna sociala medier är kostnadsfritt).

Men om du gör en målmedveten satsning på arbetsgivarvarumärket kan du överväga att marknadsföra dig själv som arbetsgivare på plattformar som Linkedin eller Glassdoor utan att nödvändigtvis publicera en ledig tjänst. Det kan vara en separat kostnadspost.

Rekryteringsevenemang / jobbmässor

Att sponsra eller delta i evenemang kan vara kostsamt, så se till att titta på några evenemang som kan vara mest relevanta för dig i ditt område och träffa arrangörerna för att få mer information.

De kan vara ett utmärkt ställe att träffa kandidater på och jag har haft stor framgång, men du måste tänka på dina egna förutsättningar. Har du den tid och de resurser som krävs för att gå på ett evenemang som kanske inte leder till en enda anställning, men som kan öka din synlighet?

Rekryteringsbyråer

I takt med att interna rekryterare blivit vanligare finns det nästan en medfödd drivkraft att ”minska användningen av byråer till noll” som en del av kompetenschefens KPI:er. Jag vet, jag har själv haft det som KPI.

Det finns dock tillfällen då ett externt partnerskap kan vara nödvändigt. Du kanske ännu inte har ett dedikerat rekryteringsteam, ditt team kanske har nått sin kapacitet eller så kanske du går in på en marknad du inte känner till. I så fall kan ett samarbete med lokala specialister, såsom rekryteringsbyråer i New York eller rekryteringsföretag i Boston, ge dig tillgång till lokala kandidatnätverk och expertis inom rekrytering.

För att ge ett exempel: även om jag började med chefsrekrytering en gång i tiden, slutade jag efter övergången till en intern roll med att tillsätta fler roller på mellannivå, eftersom det var där volymen fanns.

Det är därför jag, när vd:n kommer till mig och ber mig öppna en roll för en person på C-nivå, faktiskt förespråkar att anlita ett företag inom chefsrekrytering, eftersom de har de kontakter som jag en gång hade.

Beroende på var du befinner dig kan den genomsnittliga byråavgiften ligga mellan 15-25% av den grundläggande årslönen, men det är en avvägning mellan tid och pengar. Glöm inte att räkna med värdet av din tid, eftersom du kan komma att lägga betydligt mer än om du helt enkelt hade anlitat en rekryterare från en byrå.

Övrigt/diverse

Som alltid finns det en kategori för ”Diverse” eller ”Övrigt” för att fånga upp allt annat som kan vara relevant.

En sak är att räkna med eventuella rekommendationsbonusar eller incitamentsbetalningar. Om du har historiska data om rekommendationer är det bra, men om inte brukar jag vara generös och räkna med att ungefär 20% av anställningarna kommer från rekommendationer (och jag arbetar hårt för att få in rekommendationer!).

En annan sak är tjänster som tjänster för bakgrundskontroller – de kan snabbt bli kostsamma och i vissa jurisdiktioner eller för vissa roller är referenstagning eller bakgrundskontroller obligatoriska.

Så håller du koll

Återigen rekommenderar jag att du samarbetar med ekonomiteamet och frågar hur de följer upp alla andra kostnader. Om en post till exempel har en årskostnad, vill de då att den bokförs den månad den betalas eller ska kostnaden delas med 12 och fördelas över året?

Om det inte finns något sådant team är jag personligen för att lägga in posten den månad den betalas, så att jag även kan hålla koll på när abonnemanget ska förnyas.

För att därefter räkna ut den faktiska totala kostnaden per anställning tar du den fullständiga kostnaden för året för allt du uppskattar att du kommer att spendera och delar den med antalet anställningar.

Kostnad per anställning = totala kostnader/antal anställningar

Här är en skärmbild av hur jag personligen organiserar min budget (länk till kalkylbladet här):

skärmbild av budgetexempel — Budgetexempel

För ett mer högteknologiskt tillvägagångssätt är en av fördelarna med rekryteringsprogramvara, till exempel ATS-system, att enkelt kunna följa kostnader i anpassningsbara rekryteringsinstrumentpaneler.

Så här utvärderar du

Som alltid när det gäller siffror och data är det viktigaste vad du gör med dem.

Jag brukar dela upp min uppföljning och utvärdering i tre lösa kategorier: prioritet ett, prioritet två och prioritet tre.

Det hjälper mig att förstå hur ofta jag bör göra en översyn och vilka typer av mätvärden jag ska fastställa.

Kostnader med prioritet ett

Det här är sådant som annonsering och plattformsanvändning. Anledningen till att jag tycker att de har prioritet ett är att a) kostnaderna snabbt kan dra iväg och b) du ganska snabbt kan få en uppfattning om hur mycket du får ut av varje plattform eller jobbannonswebbplats. Därför är det klokt att regelbundet kontrollera resultatet för varje sådan kanal.

När det gäller kandidatplattformar kontrollerar jag alltid med mitt team hur kandidatkvaliteten, kandidatantalet och engagemanget ser ut (eller så håller jag själv koll på det). På så sätt ser jag också till att teamet använder de plattformar vi har köpt tillgång till.

När det gäller annonsering ser jag till att kontrollera konverteringsgraden från varje jobbannonswebbplats, så att jag får en uppfattning om kandidaternas potentiella kvalitet.

Om jag till exempel använder tre jobbannonswebbplatser: en ger mig många kandidater, men konverteringsgraden är inte särskilt bra, den andra har få kandidater, men vi har anställt hälften av dem, och den tredje har få kandidater och inga anställningar. Då vet jag vilken jag ska ta bort direkt och vilken som står näst på tur.

Prioritet ett omfattar också bemannings- och rekryteringsbyråer – de kan vara dyra, och du vill försäkra dig om att de gör det de ska för pengarna du betalar dem, om jag får uttrycka mig så rakt.

Kostnader med prioritet två

Det här är sådant som arbetsgivarvarumärke och evenemang. Sådant kanske inte händer särskilt ofta, och du kan behöva genomföra några aktiviteter för att få en känsla för vad som fungerar och vad som inte gör det. Därför behöver du sannolikt följa upp dem mer sällan än sådant som har prioritet ett.

När det gäller evenemang bör du hålla koll på antalet anställningar och det allmänna engagemanget. Om du deltar i ett evenemang där du inte anställer någon, men pratade med många människor, är det ändå bättre än ett evenemang där ingen kom fram till dig.

Kostnader med prioritet tre

Det här är sådant som behöver följas upp under en något längre period för att du ska förstå om du verkligen får ut det du behöver av utgifterna.

Här brukar jag kategorisera löner för rekryteringsteamet samt utgifter för ATS/HRS. Du behöver inte följa kostnaden lika ofta, och när det gäller rekryteringsteamet är detta ändå inte det bästa sättet att utvärdera resultatet – det är bättre att använda mätvärden.

Hur står du dig?

Det är notoriskt svårt att säga vad den genomsnittliga kostnaden per anställning bör vara. Siffrorna på nätet varierar mellan $3,000-8,000. Jag brukar räkna med omkring $6,000 som ett ungefärligt genomsnitt, men det beror på så många faktorer.

När jag först började arbeta internt sa den chef för talangförvärv som jag arbetade under till mig: ”Så länge vi är billigare än att använda en byrå borde det vara bra.”

Även om jag tycker att den här typen av inställning förstärker någon form av motsatsförhållande mellan de två, vilket jag inte är något stort fan av, förstår jag också logiken.

Om du upptäcker att kostnaden per anställning börjar närma sig 20 % av grundlönen per tjänst kan du behöva tänka om kring din strategi och hålla tillbaka dina utgifter.

Observera att jag säger ”kan”. Det kan vara så att du har den budgeten och är okej med utgifterna eftersom du har lagt mycket på arbetsgivarvarumärket, vilket sannolikt kommer att ge resultat senare och sänka den genomsnittliga kostnaden per anställning på lång sikt.

Den allmänna regeln är att alltid fråga sig: ”Är detta det bästa sättet att använda de här pengarna?”

Om du till exempel lägger 20 % av lönen enbart på annonsering på jobbannonswebbplatser och dessutom lägger massor av tid på att granska CV:n – är det då dags att anlita en byrå eller tänka om kring hur många ställen vi annonserar på?

Glöm inte att du också kan spendera mycket just nu eftersom du har flera tjänster att tillsätta och de är brådskande. Det blir dyrt, men ju fler du anställer, desto lägre blir kostnaden så småningom.

Det beror verkligen på dina rekryteringsbehov. Rekrytering följer, precis som många andra saker, Venn-diagrammet för billigare-snabbare-bättre (Bra, snabbt, billigt: Du kan bara välja två! - Pyragraph)

Så lägger du fram ditt argument för ekonomiavdelningen/den högsta ledningen

Det här kan vara en svår diskussion att ta, men om du är förberedd med åtminstone några uppskattningar finns det i alla fall en utgångspunkt.

Precis som i alla förhandlingar bör du gå in med allt du behöver – den ”ideala” budgeten för verktyg och annonsering – och vara beredd att nöja dig med ett ”bra” belopp.

Se också till att eventuell återstående budget förs över till nästa månad. På så sätt bygger du upp en buffert både för dig själv och för företaget.

Du kanske får höra: ”Kom till oss när du behöver saker i stället för att planera en budget.”

Det ger mig tillbakablickar.

Om du får höra detta rekommenderar jag att du frågar varför det inte är möjligt att budgetera just nu och om det skulle vara till hjälp att göra en kvartals- eller halvårsbudget.

Med detta får både rekryterings- och den högsta ledningens/ekonomiavdelningens team en tydlig bild av vilka kostnader och insatser som krävs.

Annars kan det växa till ett stort problem om du måste ”be om” godkännande varje gång du publicerar en ledig tjänst och den andra sidan till slut ber dig att göra det i bulk (eller med andra ord, budgetera), och du har då bara slösat bort en massa tid däremellan.

Om budgeten du får är för låg och du känner att du inte kommer att ha tillräckligt att arbeta med överhuvudtaget (jag tycker att en rimlig gräns skulle vara omkring $2000 per rekrytering), måste du börja prata med människor om prioriteringar.

Antingen måste du göra många fler saker manuellt och därmed långsammare, så att du inte kan arbeta med lika många tjänster, eller så kan du inte annonsera för lika många tjänster samtidigt, vilket också kommer att sakta ner dig.

Informera ekonomiavdelningen/den högsta ledningen om de sannolika resultaten och samarbeta för att ta reda på vilken inverkan det får på verksamheten. Antingen inser ni att det som prioriterades faktiskt inte var så brådskande, eller så hittas det budget någonstans.

Avslutande tankar

Att budgetera är inte lätt, vare sig det gäller hemmet eller arbetet, men med lite framförhållning kan det bli åtminstone något mindre svårt.

För att använda en metafor är det som med streamingtjänster. Allt streamas i dag och det kan vara så bekvämt, men jag prenumererar på Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax och YouTube Premium … du förstår poängen. Det kan lätt gå överstyr!

Du har mycket att hålla koll på, men budgeten kommer sannolikt att vara en av dina största begränsningar om du inte har fått en blankocheck (och i så fall får du gärna berätta vilket företag som gör det!).

För att hjälpa dig att hantera allt kan du fastställa hur ofta du ska gå igenom dina prioriteringar ett, två och tre och göra det till en del av din rutin. Därefter kommer det att falla in i ett mönster och du bör kunna sätta igång, samtidigt som du samlar in data.

Som alltid, lycka till!

Några ytterligare resurser som kan hjälpa dig med din rekryteringsstrategi:

Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People för att regelbundet få insikter om hur du attraherar, rekryterar och behåller rätt personer i din organisation.